賈江洚

（銅仁職業(yè)技術(shù)學(xué)院 貴州 銅仁 554300）

1 引言

隨著數(shù)字化技術(shù)的深入發(fā)展，檔案管理工作也迎來(lái)了一個(gè)嶄新的局面。如何更好地發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的重要作用，以便促進(jìn)檔案資料的深入利用，已經(jīng)成為了當(dāng)前檔案管理相關(guān)人員普遍關(guān)注的重點(diǎn)課題。本文通過對(duì)數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)與應(yīng)用過程中存在的問題進(jìn)行分析，并提出了幾點(diǎn)應(yīng)用策略，對(duì)于提高檔案管理工作的質(zhì)量，具有十分重要的作用[1]。

2 數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的重要作用

2.1 有助于降低檔案管理工作的成本

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案資料大多以紙制品記錄為主，且由于工作量巨大、耗時(shí)耗力，檔案管理部門所需要的人員眾多，因而導(dǎo)致檔案管理工作的成本極高。而數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，不僅能夠大幅度提高工作效率，且由于不需要大量的紙制品消耗，因而能夠減少對(duì)樹木等自然資源的浪費(fèi)，也可以減少相關(guān)單位在人力資源方面上的成本損耗。此外，由于不需要再利用過多的空間去存儲(chǔ)紙質(zhì)檔案資料，因此相關(guān)單位還可以減少空間上的浪費(fèi)，提高了空間的可利用率。

2.2 有利于提高檔案管理工作的保密性

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案資料大多以手寫或打印的方式通過紙質(zhì)材料來(lái)進(jìn)行保存，在時(shí)間的浸染下，油墨可能會(huì)褪色，從而導(dǎo)致檔案資料信息的不完整。另外，由于缺乏有效的加密手段，因而檔案資料可能會(huì)存在被篡改的現(xiàn)象。而充分利用數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的優(yōu)勢(shì)，能夠把檔案資料等信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)形式進(jìn)行編輯、整理與保存，并通過技術(shù)手段對(duì)其進(jìn)行加密處理，因而提高了檔案管理工作的嚴(yán)密性，使檔案資料能夠真實(shí)有效地反饋給調(diào)閱者，提高了檔案資料的可利用率[2]。

2.3 有利于提高檔案管理工作的效率

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，當(dāng)相關(guān)人員需要對(duì)檔案資料進(jìn)行調(diào)閱時(shí)，往往需要檔案管理工作人員先將檔案資料進(jìn)行歸檔后，才能進(jìn)行查詢與調(diào)閱，極大地降低了工作效率。而充分利用數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的優(yōu)勢(shì)，能夠十分簡(jiǎn)單且快速地處理檔案資料信息的歸檔工作，并且在對(duì)檔案資料進(jìn)行查詢與調(diào)閱時(shí)，僅需要幾個(gè)簡(jiǎn)單的指令即可直接查找到相關(guān)資料，不僅快捷而且準(zhǔn)確，還能夠進(jìn)行遠(yuǎn)程操控處理，極大地提高了工作效率，提升了檔案資料的有效性。

3 數(shù)字化技術(shù)在檔案管理應(yīng)用過程中存在的問題

3.1 缺乏先進(jìn)的檔案管理意識(shí)

現(xiàn)階段，很多人對(duì)檔案管理的數(shù)字化還缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，部分領(lǐng)導(dǎo)者或檔案管理人員缺乏先進(jìn)的檔案管理意識(shí)，認(rèn)為傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)非常成熟，雖然比較落后，但大家已經(jīng)習(xí)慣遵循這種工作模式，并沒有對(duì)單位的效益產(chǎn)生負(fù)面影響，因而并不愿意去采納新技術(shù)。還有的單位雖然已經(jīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作數(shù)字化是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，但由于對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的投入不足，從而導(dǎo)致檔案管理數(shù)字化建設(shè)進(jìn)度緩慢，難以充分發(fā)揮其重要作用。

3.2 檔案管理人員缺乏專業(yè)化

一些檔案管理工作人員由于信息技術(shù)水平較低，因此在數(shù)字化檔案管理工作中，缺乏一定的專業(yè)水準(zhǔn)，且普遍存在缺乏安全管理意識(shí)的現(xiàn)象。很多檔案管理工作人員僅會(huì)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的軟件進(jìn)行簡(jiǎn)單操作，卻沒有能力對(duì)檔案資料的安全進(jìn)行保障，從而導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)容易受到網(wǎng)絡(luò)黑客或木馬病毒的攻擊，一旦檔案資料信息被泄露、篡改或損毀，有可能會(huì)對(duì)單位造成巨大的負(fù)面影響，甚至直接導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)上的重大損失。因此，提升檔案管理工作人員的專業(yè)水準(zhǔn)，對(duì)于提高檔案管理工作的有效性，具有十分重要的意義[3]。

3.3 缺乏完善的配套設(shè)施

數(shù)字化技術(shù)需要有相應(yīng)的硬件與軟件等配套設(shè)施作為其運(yùn)行載體，才能實(shí)現(xiàn)在檔案管理工作中的應(yīng)用。然而，很多單位的領(lǐng)導(dǎo)者卻缺乏這方面的觀念，以為只要有計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)就能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，因而沒有認(rèn)識(shí)到改善數(shù)字化檔案管理工作環(huán)境的重要性，以至于檔案管理工作的質(zhì)量難以提升。如檔案管理部門的環(huán)境惡劣，甚至有的單位并未對(duì)檔案管理部門設(shè)置專用的辦公區(qū)；還有的單位缺乏對(duì)數(shù)字化技術(shù)的有效投入，從而導(dǎo)致軟件系統(tǒng)的更新不及時(shí)，難以順利或流暢地完成檔案管理工作，因而影響到了檔案資料信息的有效利用，降低了檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

4 檔案管理工作中數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用措施

4.1 樹立科學(xué)的檔案管理理念

現(xiàn)階段，數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作的應(yīng)用過程中，主要是依托于先進(jìn)的信息技術(shù)手段與相關(guān)的設(shè)備、軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)的，但這些都要依靠工作人員來(lái)進(jìn)行操作。因此，提高數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的有效性，應(yīng)先從樹立單位負(fù)責(zé)人與檔案管理工作人員的先進(jìn)理念入手，構(gòu)建完善的檔案管理工作制度，并使檔案管理工作人員加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，以便從思想觀念與工作實(shí)踐兩方面入手，推動(dòng)數(shù)字化檔案管理工作建設(shè)的進(jìn)程。

首先，單位負(fù)責(zé)人應(yīng)以本單位的實(shí)際情況為參考來(lái)制訂檔案管理數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)，以便凸顯檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)的科學(xué)性與合理性。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)廣泛深入到社會(huì)的各行各業(yè)中，因而單位負(fù)責(zé)人應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要意義，并構(gòu)建完善的檔案管理工作制度，對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)加大投入力度，從而為檔案管理數(shù)字化建設(shè)奠定基石。

其次，完善的檔案管理制度首先應(yīng)符合單位的實(shí)際情況與數(shù)字化檔案管理建設(shè)的發(fā)展情況，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有序的安排，并根據(jù)管理工作性質(zhì)的不同，調(diào)整其管理的工作重點(diǎn)，從而達(dá)到對(duì)管理主體的準(zhǔn)確把握。此外，由于檔案管理工作涉及單位的眾多部門，因此檔案管理工作人員應(yīng)加強(qiáng)與單位各部門的聯(lián)系，并引導(dǎo)單位全員對(duì)檔案管理部門的資料采集與管理工作進(jìn)行高度配合，有助于提升檔案管理工作的質(zhì)量。檔案管理工作人員要將已采集的檔案信息進(jìn)行有效的整理與歸類，并利用數(shù)字化技術(shù)對(duì)導(dǎo)航菜單功能進(jìn)行細(xì)分化設(shè)置，有助于提升檔案資料查詢與調(diào)閱的效率與準(zhǔn)確率[4]。

4.2 提升檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

提升檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，有助于提升檔案管理工作數(shù)字化的有效性。因而，單位負(fù)責(zé)人應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作人員專業(yè)化的重要性，加強(qiáng)對(duì)其進(jìn)行培養(yǎng)，以便滿足檔案管理數(shù)字化建設(shè)的需求。

（1）單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員專業(yè)化的培訓(xùn)。一方面，要從思想觀念上轉(zhuǎn)變其對(duì)檔案管理數(shù)字化的認(rèn)識(shí)，使其能夠正確認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，從而使檔案管理工作人員能夠加強(qiáng)檔案工作的安全管理力度。另一方面，應(yīng)提高其信息技術(shù)的專業(yè)化水平，除了能夠正常操作檔案管理軟件外，還應(yīng)對(duì)一些相關(guān)的硬件知識(shí)與防護(hù)軟件加強(qiáng)把握，有助于提升其工作質(zhì)量。

（2）單位負(fù)責(zé)人應(yīng)設(shè)置科學(xué)的獎(jiǎng)懲制度與考核制度，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)能力的考核，考核達(dá)標(biāo)者可予以一定的獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)于考核不達(dá)標(biāo)者，不僅要對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幜P，還應(yīng)該延長(zhǎng)其培訓(xùn)時(shí)間，有助于提高培訓(xùn)活動(dòng)的有效性。

（3）單位還可以從外界直接聘請(qǐng)符合檔案管理數(shù)字化的專業(yè)型人才。需要注意的是，在招聘時(shí)應(yīng)結(jié)合其學(xué)習(xí)能力、職業(yè)能力以及信息技術(shù)等綜合方面進(jìn)行考慮，力求打造具有專業(yè)水平的檔案管理隊(duì)伍，有助于提升檔案管理工作的有效性。

（4）單位應(yīng)優(yōu)化晉升機(jī)制，對(duì)于專業(yè)能力強(qiáng)、學(xué)習(xí)能力快以及工作質(zhì)量?jī)?yōu)異的員工，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)其進(jìn)行加強(qiáng)培養(yǎng)，并在恰當(dāng)時(shí)機(jī)應(yīng)予以提拔，有助于保留人才，避免人才的流失，有助于加快檔案管理數(shù)字化的建設(shè)進(jìn)程[5]。

4.3 完善數(shù)字化信息設(shè)備的配套設(shè)施

檔案資料信息具有十分重要的可重復(fù)利用價(jià)值，能夠?yàn)閱挝坏念I(lǐng)導(dǎo)者提供發(fā)展方向的參考資料、能夠?yàn)閱挝桓鞑块T工作提供可參考經(jīng)驗(yàn)等。此外，檔案資料信息中還包括單位上下全體工作人員的個(gè)人詳細(xì)信息，一旦泄露可能會(huì)造成極其嚴(yán)重的后果。基于檔案管理工作在社會(huì)各個(gè)行業(yè)中，都具有十分重要的作用，因此，保證檔案資料信息的真實(shí)性、完整性以及安全性，對(duì)于檔案管理工作而言，具有十分重要的意義。

首先，相關(guān)單位應(yīng)完善檔案管理數(shù)字化的硬件設(shè)施，如應(yīng)采用高性能的電腦設(shè)備，避免其時(shí)而出現(xiàn)因內(nèi)存條故障、硬盤故障或者CPU、電源等問題而導(dǎo)致死機(jī)，從而造成檔案信息數(shù)據(jù)的損毀或丟失，破壞了檔案信息的完整性。

其次，相關(guān)單位應(yīng)加大對(duì)檔案管理系統(tǒng)的軟件投入，如購(gòu)買正版、高效的防毒殺毒軟件，有助于為計(jì)算機(jī)設(shè)備提高安全指數(shù)；還應(yīng)該加強(qiáng)其防火墻的保護(hù)力度，再遇到網(wǎng)絡(luò)黑客的襲擊時(shí)，具有一定的防護(hù)能力。另外，檔案管理工作人員應(yīng)定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)的軟件進(jìn)行配套更新或升級(jí)，從而使檔案信息調(diào)閱工作有所保障，并提高了檔案管理工作的速度與水平。

最后，單位應(yīng)設(shè)立專門的辦公區(qū)域用以檔案管理工作，除了有利于計(jì)算機(jī)設(shè)備的散熱，還有助于保證檔案資料信息的真實(shí)與完整，避免其他無(wú)關(guān)人員隨意進(jìn)出檔案管理部門，對(duì)檔案資料信息進(jìn)行復(fù)制、修改或刪除[5]。

5 結(jié)語(yǔ)

通過本文的分析與研究，充分發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的優(yōu)勢(shì)，能夠有效提升檔案管理工作的質(zhì)量。基于此，本文提出了幾點(diǎn)相應(yīng)的策略：樹立先進(jìn)的檔案管理意識(shí)、提高檔案管理人員的專業(yè)化水平、完善數(shù)字化信息設(shè)備的配套設(shè)施等。文中所提的幾點(diǎn)策略，對(duì)于優(yōu)化檔案管理工作數(shù)字化的質(zhì)量，具有十分重要的作用，有利于檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。