提高建筑企業(yè)檔案規(guī)范化管理的途徑探析

張 丹

（云南省鐵路建設(shè)工程公司，云南 昆明 675000）

建筑企業(yè)檔案管理具備較強(qiáng)的機(jī)密性、政策性以及專業(yè)性，要想讓這一工作能夠充分發(fā)揮出成效，助推建筑企業(yè)的良好發(fā)展，相關(guān)人員就必須重視建筑企業(yè)檔案規(guī)范化管理的這一原則。當(dāng)前大部分建筑企業(yè)檔案管理中普遍存在著檔案意識較為欠缺、檔案管理人員專業(yè)水平相對較低、信息化水平不足等問題，嚴(yán)重制約了建筑企業(yè)檔案管理的良好發(fā)展。

1 建筑企業(yè)檔案管理中所存在的問題

1.1 檔案意識較為欠缺

部分建筑企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層過于重視自身的經(jīng)濟(jì)效益，忽視了檔案管理的重要性，在他們看來檔案管理僅僅是形式上的面子工程，對于企業(yè)的發(fā)展無法產(chǎn)生良好的作用。由于領(lǐng)導(dǎo)層的檔案管理意識較為欠缺，直接導(dǎo)致了檔案管理工作顯得較為松懈，缺乏應(yīng)有的規(guī)范性，部分建筑企業(yè)并未建立完善的檔案室，檔案管理人員團(tuán)隊也不夠正規(guī)；部分建筑企業(yè)雖然建立了檔案室，但各類設(shè)施設(shè)備條件并不符合標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案室無法充分發(fā)揮出自身所具備的服務(wù)功能。

1.2 檔案管理人員專業(yè)水平較低

當(dāng)前大部分建筑企業(yè)所啟用的檔案管理人員在文化程度方面相對較低，專業(yè)知識不過硬，知識面顯得較為狹窄，并且在計算機(jī)以及外語方面缺乏深入的涉獵，自身的思想觀念以及管理水平無法迎合不斷變化的時代需求，這就使得企業(yè)所購置的檔案信息化管理設(shè)備出現(xiàn)了閑置的現(xiàn)象。也有部分檔案管理人員并未充分認(rèn)識到檔案管理工作所面臨的重大挑戰(zhàn)，或者是認(rèn)為自身已經(jīng)掌握了足夠的專業(yè)知識，固步自封，不愿意對全新的技能以及知識進(jìn)行學(xué)習(xí)，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理水平較為落后，這種現(xiàn)象對于建筑企業(yè)檔案管理工作的良好發(fā)展有著不利的影響[1]。

1.3 檔案管而不用現(xiàn)象較為嚴(yán)重

當(dāng)前大部分建筑企業(yè)都構(gòu)建了專業(yè)的檔案室，并根據(jù)自身的實際水平制定了配套的檔案管理制度，但從落實成效來看乏善可陳，并未將檔案室的功能利用到極致，檔案管而不用的現(xiàn)象較為嚴(yán)重。無論是在檔案利用、庫房管理方面，還是日常檔案巡視與檢查方面都并未嚴(yán)格按照制度中的要求來執(zhí)行，導(dǎo)致檔案管理工作并未得到真正的實施。

1.4 檔案管理信息化水平不足

要想有效推動檔案管理規(guī)范化發(fā)展，建筑企業(yè)就必須重視檔案管理信息化水平的提升。但當(dāng)前大部分建筑企業(yè)依舊采取了傳統(tǒng)的紙質(zhì)版處理檔案材料，相對而言有著較低的工作效率以及較差的管理質(zhì)量，并未充分利用計算機(jī)技術(shù)所提供的高速收集、處理、分析檔案功能，不利于檔案管理水平的提升。

2 提升建筑企業(yè)檔案規(guī)范化管理的對策建議

2.1 加強(qiáng)對規(guī)范化檔案管理的認(rèn)識

提高對規(guī)范化檔案管理工作的認(rèn)識，主要包括兩項內(nèi)容：一是提高企業(yè)管理人員對規(guī)范化檔案管理的思想認(rèn)識。作為企業(yè)發(fā)展中的中流砥柱，管理人員的思想認(rèn)識對企業(yè)決策和企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃都具有深刻的意義。因此，只有提高企業(yè)管理人員對檔案規(guī)范化管理的認(rèn)識，依據(jù)相關(guān)規(guī)章制度嚴(yán)格檔案管理工作，才有可能在企業(yè)上下形成規(guī)范化檔案管理的氛圍，確保人人都能認(rèn)識到規(guī)范化檔案管理對促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的必要性；二是加強(qiáng)檔案管理工作者對自身規(guī)范化開展工作的認(rèn)識，除了按照相關(guān)制度規(guī)定進(jìn)行檔案管理以外，還應(yīng)當(dāng)做好領(lǐng)導(dǎo)交代的其它與檔案管理相關(guān)的工作，例如加強(qiáng)信息技術(shù)學(xué)習(xí)、做好檔案信息收集等，促進(jìn)建筑企業(yè)檔案管理工作能夠順利開展。

2.2 提升建筑企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理水平

一是提升建筑企業(yè)檔案管理的數(shù)字化水平，重點(diǎn)加強(qiáng)對檔案資源的信息共享，提升企業(yè)檔案管理的規(guī)范化開展。例如，企業(yè)可以建立數(shù)字化檔案管理平臺，落實企業(yè)規(guī)范化檔案管理工作的信息收集等，促進(jìn)企業(yè)檔案信息能夠在內(nèi)部流通共享；二是完善企業(yè)開展檔案管理的網(wǎng)絡(luò)。將企業(yè)項目主管部門確定為企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)的主要負(fù)責(zé)部門，通過設(shè)置網(wǎng)絡(luò)建設(shè)崗位，將企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行集中建設(shè)，有利于實現(xiàn)建筑企業(yè)檔案同步管理。與此同時，完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)在工作交接中也能夠發(fā)揮作用，免去了傳統(tǒng)檔案管理工作中可能由人為因素帶來的誤差，確保工作交接順利實施；三是建立健全企業(yè)檔案信息化管理的相關(guān)機(jī)制，在現(xiàn)有的企業(yè)信息化檔案管理工作的基礎(chǔ)上，按照國家相關(guān)政策和法規(guī)，對企業(yè)檔案信息化管理進(jìn)行進(jìn)一步明確，可以指派一名專人來負(fù)責(zé)信息數(shù)據(jù)資料的管理，為信息化檔案管理工作信息數(shù)據(jù)審核提供便利，同時結(jié)合建筑企業(yè)的發(fā)展形勢和企業(yè)自身實際需要，確定數(shù)據(jù)管理安全工作的責(zé)任主體，確保企業(yè)檔案在進(jìn)行數(shù)據(jù)提取、數(shù)據(jù)上傳、數(shù)據(jù)加載以及數(shù)據(jù)安全保護(hù)等工作環(huán)節(jié)中的安全性[2]；四是強(qiáng)化對信息數(shù)據(jù)的采集管理工作：首先促進(jìn)現(xiàn)代化建筑企業(yè)檔案管理工作流程化，其次是提升數(shù)據(jù)資料的數(shù)字化，提升企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息的更新頻率，加強(qiáng)企業(yè)檔案動態(tài)管理，是企業(yè)信息庫中的檔案資源保持較高的可更改性。另外，在檔案信息化管理的設(shè)備和進(jìn)行擴(kuò)建或改造時，相關(guān)的圖紙新增或者更換工作要及時跟上，將這些資料留檔保存，提升企業(yè)檔案管理的規(guī)范性；最后，建立并完善企業(yè)開展檔案管理工作的內(nèi)部機(jī)制，加強(qiáng)對信息檔案管理的重視，確保在每一項工程完工后都能形成完整的檔案數(shù)據(jù)資料，并由施工單位及時移交至企業(yè)檔案管理部門，由檔案管理人員檢查資料的完整性后再入庫保存。

2.3 加大檔案管理人才隊伍的建設(shè)力度

通常而言，企業(yè)檔案管理是否能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化在很大程度上取決于企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)和工作水平。因此，對于建筑企業(yè)而言，應(yīng)當(dāng)加大對企業(yè)檔案管理人才隊伍的建設(shè)力度，切實提高它們在新時期下開展檔案管理工作的能力和水平。一是要不斷提升他們的政治素質(zhì)，確保其具備一定的組織性和紀(jì)律性，為規(guī)范化開展檔案管理工作奠定基礎(chǔ)；其次是加強(qiáng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，結(jié)合企業(yè)檔案管理工作的實際安排培訓(xùn)內(nèi)容[3]。重點(diǎn)針對計算機(jī)基礎(chǔ)知識、網(wǎng)絡(luò)相關(guān)知識進(jìn)行學(xué)習(xí)，不斷完善企業(yè)檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，為檔案管理人員能夠適應(yīng)時代發(fā)展對建筑企業(yè)檔案管理工作提出的新要求做好保障。另外，可以定期開展檔案管理工作人員工作心得交流，各自分享自己在工作中的有用經(jīng)驗，學(xué)習(xí)他人的長處、明確自身在檔案管理工作中存在的不足，并為接下來為規(guī)范化檔案管理工作做好鋪墊。

3 結(jié)語

總而言之，建筑企業(yè)檔案規(guī)范化管理是時代發(fā)展下對企業(yè)檔案管理工作提出的新要求和新挑戰(zhàn)，在一定程度上關(guān)系著建筑企業(yè)今后的規(guī)劃和發(fā)展。檔案管理本身具有高度的專業(yè)性和嚴(yán)謹(jǐn)性，這就需要企業(yè)管理人員帶頭轉(zhuǎn)變思想，加強(qiáng)對規(guī)范化檔案管理工作的重視，在企業(yè)內(nèi)部自上而下形成檔案規(guī)范化管理的氛圍，確保檔案管理能夠在推動企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮積極作用。同時，檔案管理人員要轉(zhuǎn)變觀念、不斷總結(jié)經(jīng)驗，以切實推動企業(yè)檔案管理工作規(guī)范、可持續(xù)開展。