民政局檔案管理中的城市低保檔案管理策略分析

解 帥

（河北省滄州市泊頭市民政局，河北 滄州 062150）

城市低保審核需要對低保信息開展調(diào)查，全面核查低保申請人家庭情況，并對資料進(jìn)行整理、提交，審批完成后上報給民政局進(jìn)行審批，完成所有工作后建檔保存，目前城市低保檔案管理還存在較多不足之處，想要做好低保檔案管理工作就要重視協(xié)調(diào)工作，并優(yōu)化管理流程，結(jié)合低保變化特點(diǎn)制定針對性解決策略。

1 城市低保檔案管理現(xiàn)狀

首先是材料收集不夠齊全，城市低保的審批程序復(fù)雜，使得低保檔案呈現(xiàn)多層面性，每一個低保戶的檔案形成都需要居委會、民政部門等的配合，但目前城市低保材料大多存放于區(qū)民政局，居委會并未將形成的材料進(jìn)行歸檔，區(qū)民政局也并未及時將所歸檔材料情況進(jìn)行反饋，致使各個部門的低保檔案材料收集不全面。其次是審核存在不足，通常城市低保的審核標(biāo)準(zhǔn)以經(jīng)濟(jì)收入為基礎(chǔ)，由于社會經(jīng)濟(jì)的多元化發(fā)展使得很多家庭具有隱性收入，難以開展評估，致使在審核過程中存在錯報情況。例如：某些家庭雖然固定收入比較低，卻具有較高的隱性收入，綜合經(jīng)濟(jì)水平較高，但由于隱性收入并未進(jìn)行精準(zhǔn)評估，致使這些家庭獲得低保資格占用低保名額，而綜合經(jīng)濟(jì)水平較低的家庭卻失去了低保名額。最后低保檔案并未開展動態(tài)化管理，目前很多地區(qū)的城市低保檔案缺乏動態(tài)化管理及分類管理，各個家庭成員和成員的收入情況會不斷的產(chǎn)生變化，如果不及時進(jìn)行統(tǒng)計開展動態(tài)化管理，就難以將這些變化融入低保審核中，帶來諸多不便，而且低保審核作為一項系統(tǒng)性、長期性工作，不能及時更新檔案就會降低低保工作的實(shí)用性[1]。

2 民政局檔案管理中城市低保檔案管理策略

1）營造良好氛圍，強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。首先城市低保檔案管理作為民生檔案管理的重要組成部分，也是政府開展困難人群援助工作的重要依據(jù)，而低保檔案管理工作卻不被人們熟識，需要相關(guān)政府利用多樣化宣傳手段加強(qiáng)宣傳，使社會公眾可以真正意識到低保的重要性，明確低保檔案管理有助于維護(hù)群眾的合法權(quán)益，是充分體現(xiàn)黨對民生關(guān)注的工作，并調(diào)動各級政府對低保檔案管理的積極性，緩解專業(yè)人才匱乏、業(yè)務(wù)水平不高等問題，營造良好的檔案管理環(huán)境，提高管理條件。其次在進(jìn)行城市低保檔案管理時要重視貧困居民收入調(diào)查、協(xié)查聯(lián)簽等檔案的建立，結(jié)合城市實(shí)際情況制定文書檔案，完善收發(fā)記錄、案卷解讀等體制，監(jiān)督各類體制的落實(shí)，要遵循各個級別管理原則完善低保檔案臺賬，為開展城市低保檔案動態(tài)化管理奠定基礎(chǔ)。各個市區(qū)街道也要構(gòu)建相應(yīng)低保檔案，做到情況明、對象清、資料全，將低保申請人的狀況列入檔案中，對本地區(qū)的低保數(shù)據(jù)進(jìn)行整合與分析，完善城市低保數(shù)據(jù)，利用檔案憑證開展低保戶申請審批各項工作，避免出現(xiàn)虛假信息。最后要實(shí)現(xiàn)低保檔案管理的規(guī)范化，低保檔案需要經(jīng)過街道辦事處、民政部門等的受理審查，經(jīng)過各個程序形成文件資料，規(guī)范化管理是推動低保工作順利開展的基礎(chǔ)。低保檔案管理包括分級管理以及日常管理，其中分級管理涵蓋低保戶提出申請、填寫保障審批表、提交相關(guān)證明等，經(jīng)過街道、民政部門的審核與聯(lián)審聯(lián)批，明確通過對象，民政局需要將花名冊進(jìn)行分類統(tǒng)計，并進(jìn)行臨時抽查，通過對低保檔案的規(guī)范化管理，能夠保障其他工作的順利開展。日常管理是指在審批完低保材料后，落實(shí)一戶一號制度，結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行低保金增發(fā)、減發(fā)，對低保家庭的收入證明審核材料等進(jìn)行歸檔，并及時進(jìn)行更新，要求對全部低保對象進(jìn)行建檔統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，保障管理工作的井然有序開展[2]。

2）完善管理制度，重視監(jiān)督管理。城市低保檔案管理工作開展需要以管理制度為基礎(chǔ)。首先要建立與完善材料收集制度，低保檔案收集要由相關(guān)民政部門、居委會等機(jī)構(gòu)進(jìn)行，通常居委會的收集范圍包括申請書、群眾舉報冊等，要對申請低保的家庭進(jìn)行分類登記，相關(guān)街道辦事處要收集低保家庭收入證明、領(lǐng)取金簽字表以及其他相關(guān)文件等，而民政部門要收集待遇申請審批表、復(fù)審證明、低保金停發(fā)通知書以及抽檢登記冊等等。其次要建立與完善檔案歸檔制度，民政局要結(jié)合實(shí)際需求完善檔案歸檔制度，優(yōu)化資源配置，實(shí)現(xiàn)分戶管理，并對檔案文件進(jìn)行排列編號、目錄填寫，實(shí)現(xiàn)分類排序，提高低保檔案的利用效率。在編制檔案時要建立管理目錄檢索體系，保證一戶一檔，為了提高檔案管理的質(zhì)量，要對低保資料進(jìn)行專門管理，如果低保戶停保要及時確定檔案保管有效期，在完成審查和審批活動后進(jìn)行銷毀。再次，要建立與完善檔案使用制度，要有使用登記冊，記錄使用者及使用原因，保障檔案的保密性。最后要建立與完善電子備案制度，落實(shí)紙質(zhì)歸檔與電子歸檔雙軌管理制度，并利用計算機(jī)技術(shù)對業(yè)務(wù)性數(shù)據(jù)資料進(jìn)行歸檔管理，配備檔案現(xiàn)代化管理基礎(chǔ)設(shè)備，保障信息管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，為開展信息化管理奠定基礎(chǔ)。另外，要堅持公平公開原則，對檔案進(jìn)行監(jiān)督管理，嚴(yán)格控制審批過程，避免出現(xiàn)不實(shí)數(shù)據(jù)，利用全社會力量進(jìn)行透明化監(jiān)督管理。例如：開展入戶調(diào)查，對低保戶進(jìn)行現(xiàn)場詢問、暗訪等，審核申報對象所遞交經(jīng)濟(jì)收入材料的真實(shí)性，發(fā)揮監(jiān)督管理效應(yīng)，提高低保檔案管理質(zhì)量。

3）強(qiáng)化基礎(chǔ)工作管理與信息化管理。做好基礎(chǔ)工作是提高低保檔案管理質(zhì)量的保障，城市低保檔案管理基礎(chǔ)工作涵蓋檔案收集、整理、保管、利用等等，低保檔案要真實(shí)地反映出低保對象基本情況，能夠作為低保資金發(fā)放的依據(jù)。其中檔案的保管要以戶為單元，并不對外開放，僅供機(jī)關(guān)單位查閱，一旦有其他部門想要借閱需要經(jīng)過審批同意，否則不允許對外公開，如若低保戶需要查閱需要出示身份證及低保材料，并且保證只借閱翻看自己的檔案。

信息化管理是結(jié)合低保戶特點(diǎn)構(gòu)建相關(guān)數(shù)據(jù)庫，建立檔案目錄、貧困情況目錄以及低保金發(fā)放目錄等模塊，在不同的信息庫內(nèi)儲存不同內(nèi)容，利用微機(jī)檢索提高服務(wù)效率，對于城市低保居民來講，并不是進(jìn)入低保檔案管理后就永遠(yuǎn)享受低保待遇，需要民政局利用現(xiàn)代化信息技術(shù)以及人力資源保障行政等部門的信息系統(tǒng)，及時對申請者以及低保對象收入情況進(jìn)行審查，加強(qiáng)行政立法，社會保障部門要對實(shí)際工資水平較低的家庭出示證明，對無業(yè)低保人員開展技能培訓(xùn)，相關(guān)金融部門也要配合民政局開展存款、交易情況調(diào)查，出示電子憑證，促使民政部門不斷完善低保檔案內(nèi)容。審查出困難程度緩解的低保家庭要及時進(jìn)行數(shù)據(jù)變更，電子資料要及時修訂，并把保障對象的補(bǔ)助水平變動全部歸檔立卷，利用信息化管理明確?？钯Y金動向，做到專款專用，避免出現(xiàn)私自挪用救濟(jì)金的現(xiàn)象，充分發(fā)揮出低保檔案管理的作用。另外，為了做好城市低保檔案管理工作要加強(qiáng)人才培養(yǎng)，打造一支具有較強(qiáng)知識技能以及綜合素養(yǎng)的人才隊伍，及時了解國家下發(fā)的低保政策，創(chuàng)新管理方法，提高管理效率[3]。

3 結(jié)論

總而言之，我國的城市低保檔案管理還存在較多不足之處，需要加以優(yōu)化，民政局要營造良好氛圍，強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善管理制度，重視監(jiān)督管理，開展動態(tài)化與信息化管理，提高檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)低保檔案管理向著科學(xué)化、規(guī)范化方向發(fā)展。