科技工作程序?qū)τ诳萍紮n案管理的作用與意義探索

張 欣

（山西省地質(zhì)調(diào)查院，山西 太原 030006）

科技檔案主要就是在各種生產(chǎn)活動以及科技活動中所產(chǎn)生的，并且擁有著一定保存價(jià)值的科技文件，簡單來說，科技檔案就是隨著科技生產(chǎn)的不斷深入所產(chǎn)生的直接記錄，其不僅反映出了整體科技生產(chǎn)工作的進(jìn)程，還對科技活動的后續(xù)開展產(chǎn)生了直接影響。同時(shí)，由于科技生產(chǎn)活動是按照一定的邏輯以及秩序進(jìn)行的，其雖然都擁有著一個具體的發(fā)生、發(fā)展以及結(jié)束過程，但在不同的科技項(xiàng)目上卻都存在著較為明顯的差異。因此，站在科技檔案管理工作的角度上來看，科技工作程序會對整體管理工作產(chǎn)生極其顯著的影響。

1 科技檔案管理工作的基本概述

科技檔案的管理工作，具體包括科技檔案的收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統(tǒng)計(jì)以及檔案利用這幾個主要方面，其中的檔案利用則是科技檔案管理工作的主要目標(biāo)，而收集、整理、鑒定以及保管則是科技檔案管理中的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)內(nèi)容，必須要保證這些基礎(chǔ)工作的完整性以及穩(wěn)定性，才可以對科技檔案進(jìn)行更好的開發(fā)利用，并對最終的工作質(zhì)量展開統(tǒng)一檢驗(yàn)。同時(shí)，這些基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的目的在于保護(hù)科技檔案的準(zhǔn)確性、安全性以及完整性，能夠?yàn)榭萍紮n案的后續(xù)使用創(chuàng)造更加優(yōu)異的條件。除此之外，科技檔案管理之中的統(tǒng)計(jì)工作，則屬于一種監(jiān)督手段，同時(shí)也是對其他工作環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的一種信息 反饋[1]。

2 科技工作程序?qū)τ诳萍紮n案管理產(chǎn)生的影響

2.1 科技工作程序影響到了科技文件的歸檔時(shí)間

在科技文件檔案歸檔時(shí)間的選擇上，優(yōu)先需要考慮的就是科技工作程序，由于具體科技項(xiàng)目不同，其所涉及的工作程序同樣存在差異，這就對最后科技檔案的歸檔時(shí)間產(chǎn)生了影響。如果歸檔時(shí)間相對較早，就會對科技業(yè)務(wù)部門所開展的各種業(yè)務(wù)工作產(chǎn)生干擾；而歸檔時(shí)間較晚就會出現(xiàn)部分文件丟失或是損壞的問題，甚至引發(fā)泄密以及失迷等嚴(yán)重問題發(fā)生。因此，科技業(yè)務(wù)部門以及科技檔案管理部門之間必須要展開積極的協(xié)調(diào)，無論多么復(fù)雜的對象都應(yīng)當(dāng)深入研究主要的工作程序，從而保證歸檔時(shí)間的合理性以及科學(xué)性，在保證不影響業(yè)務(wù)部門基本工作內(nèi)容的同時(shí)，保證科技文件的歸檔質(zhì)量以及歸檔 效率。

2.2 科技檔案形成規(guī)律是科技工作程序的抽象反映

在檔案管理領(lǐng)域中，有著這樣一個觀點(diǎn)，其認(rèn)為科技檔案是人們在科技活動的開展過程中，所形成的一種有意識的檔案內(nèi)容，但其卻是從屬的，會受到科技工作在邏輯以及程序方面的制約。首先，科技檔案是隨著科技工作的深入所形成的文件材料；其次，科技檔案的因果關(guān)系以及有機(jī)聯(lián)系，都會受到科技工作邏輯程序帶來的影響，并且這一結(jié)論，同時(shí)也是各種科技檔案形成的主要規(guī)律?？萍紮n案的形成規(guī)律，已經(jīng)成為當(dāng)前科技檔案管理工作中基本的理論之一，因此，這就需要透過這些復(fù)雜的程序來深入解析科技文件以及科技檔案的形成規(guī)律，從而為后續(xù)檔案管理工作的開展提供依據(jù)[2]。

2.3 科技工作程序是科技檔案案卷組織的依據(jù)

由于科技檔案在本質(zhì)上是對各種科技工作所進(jìn)行的直接記錄以及反映，作為一組具有有機(jī)聯(lián)系的科技檔案案卷，其中必須要反映出科技工作在發(fā)生、發(fā)展以及進(jìn)程之中每一個細(xì)節(jié)的具體情況?？萍脊ぷ鞒绦蛟谝恍┚唧w環(huán)節(jié)中，通常都會按照具體結(jié)構(gòu)以及專業(yè)的劃分，細(xì)分為許多小程序或是小環(huán)節(jié)，因此，對科技檔案的案卷展開的組織工作，就是在將科技工作子程序所形成的科技文件，進(jìn)一步組成一個案卷或是多個案卷。由此可以看出，科技檔案案卷的組織，必須要充分依靠科技工作程序來展開。

3 科技工作程序?qū)τ诳萍紮n案管理的主要作用與意義

3.1 處理好科技檔案利用與保密之間的關(guān)系

實(shí)現(xiàn)科技檔案信息服務(wù)的主要目標(biāo)，就在于進(jìn)一步提升科技檔案的適用范圍，使得科技檔案之中蘊(yùn)含的數(shù)據(jù)信息資源能夠得到更加廣泛的利用，但在這一過程中，必須要注重科技檔案的時(shí)效性以及保密性。盡管隨著經(jīng)濟(jì)全球化發(fā)展的不斷深入，科技檔案中的秘密時(shí)段以及秘密性正在不斷降低，但卻仍舊要在保證關(guān)鍵科學(xué)技術(shù)安全性的前提下，采取內(nèi)外有別、主動開發(fā)科技成果數(shù)據(jù)信息資源的方式，來穩(wěn)定促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，并且還應(yīng)當(dāng)及時(shí)按照相應(yīng)規(guī)定來對科技檔案做好解密以及降密工作，保證科技檔案安全管理的工作效率以及工作質(zhì)量。

3.2 穩(wěn)步提升科技檔案質(zhì)量

科技檔案作為各種科研活動開展的主要依據(jù)以及必要條件，可以明顯看出，當(dāng)前的科技檔案管理工作已經(jīng)不僅僅局限在科技材料分類、材料整理以及材料保管方面，而是要將其更好的列入研究課題以及科研計(jì)劃工作中。因此，這就要求在科技檔案管理工作中，要提升對檔案材料的了解程度，明確具體項(xiàng)目檔案的整理現(xiàn)狀以及形成過程，做到心里有數(shù)，并定期展開檢查核對，防止出現(xiàn)遺漏問題[3]。

3.3 科技檔案部門現(xiàn)場服務(wù)的依據(jù)

科技檔案管理工作的主要目的，就在于有效利用各種科技檔案。因此，為了進(jìn)一步提升科技檔案的利用率，基層的科技檔案管理工作者就應(yīng)當(dāng)在實(shí)踐工作中，積極總結(jié)出現(xiàn)場服務(wù)以及主動服務(wù)經(jīng)驗(yàn)，保證科技檔案的利用效果，這樣不僅可以得到科技管理人員以及科技工作人員的好評，也進(jìn)一步發(fā)揮出了科技檔案在經(jīng)濟(jì)工作以及科技生產(chǎn)過程中的實(shí)際效果。同時(shí)，這種現(xiàn)場服務(wù)以及主動服務(wù)也不能是盲目開展的，必須要保證其內(nèi)部的科學(xué)性，否則非但無法保證科技檔案的利用率，還對整體科技工作產(chǎn)生了不良影響。因此這就需要科技檔案管理人員更好的明確科技工作的主要程序，明確具體科技生產(chǎn)工作到了哪一階段之中，并且需要什么性質(zhì)的科技檔案材料作為基礎(chǔ)才可以提升現(xiàn)場服務(wù)以及主動服務(wù)的準(zhǔn)確性以及針對性，從而穩(wěn)步提升科技檔案的利用效率以及利用質(zhì)量。在不斷地實(shí)踐過程中可以看出，現(xiàn)場服務(wù)以及主動服務(wù)，只能依據(jù)科技工作程序開展，從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)提升科技檔案利用率的主要目的。除此之外，由于不同科技項(xiàng)目之間存在著較為明顯的差異，并且不同類型之間的工作程序也完全不同，這就更需要按照科技工作程序來展開科技檔案的現(xiàn)場服務(wù)以及主動服務(wù)，從而更好地提升管理效率以及管理質(zhì)量。

4 結(jié)論

科技檔案主要就是在各類科技生產(chǎn)活動中所產(chǎn)生的檔案，并且擁有著極其顯著的保存價(jià)值以及利用價(jià)值，能夠?yàn)楦鱾€企業(yè)的創(chuàng)新活動以及日常生產(chǎn)經(jīng)營產(chǎn)生直接影響。因此，這就需要進(jìn)一步提升對于科技檔案開發(fā)工作、利用工作以及管理工作的整體力度，同時(shí)，由于科技檔案管理屬于一種能創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值的工作內(nèi)容，就應(yīng)當(dāng)深入考慮科技工作程序?yàn)榭萍紮n案管理工作起到的作用，保證科技檔案的管理工作能夠穩(wěn)定開展。