淺談新形勢(shì)下基層檔案工作現(xiàn)狀及加強(qiáng)檔案管理工作的對(duì)策

張樹(shù)國(guó)

（山東省濱州市濱城區(qū)濱北街道辦事處，山東 濱州 256600）

1 現(xiàn)在基層檔案管理工作現(xiàn)狀

基層檔案工作是十分重要的基礎(chǔ)工作，它是衡量和觀察企事業(yè)單位管理水平的重要尺度和窗口之一。當(dāng)前形勢(shì)下，隨著檔案收集范圍、資源收集年限的擴(kuò)大和增加，另外由于歷史原因、崗位設(shè)置原因，對(duì)基層檔案管理工作的開(kāi)展形成制約，主要問(wèn)題表現(xiàn)在以下 幾點(diǎn)：

1）組織領(lǐng)導(dǎo)不到位。一是所建立的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)組織，掛名的人員不少，真正在其位、謀其政、干實(shí)事的人卻不多。有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自己所分管的檔案工作分而不管、管而不專(zhuān)，使檔案工作說(shuō)起來(lái)重要、做起來(lái)次要、忙起來(lái)不要。二是檔案工作在基層工作中擺不上位置，掛不是號(hào)。如在制定規(guī)劃、檢查評(píng)比、部署工作等，很少提及檔案工作。

2）基層檔案室收集工作滯后，而且案卷質(zhì)量不高，導(dǎo)致收藏檔案載體單一，內(nèi)容單調(diào)，檔案信息支離破碎，無(wú)法滿足用戶需要，從而導(dǎo)致檔案在其價(jià)值實(shí)現(xiàn)上大打折扣。

3）檔案室工作積極性差，檔案工作沒(méi)有活力，導(dǎo)致基層檔案室各個(gè)工作環(huán)節(jié)不到位。

4）基層檔案室工作人員更換頻繁，導(dǎo)致檔案室工作人員老是處于青黃不接的狀態(tài)，嚴(yán)重影響基層檔案工作的正常開(kāi)展。基層檔案室工作不受單位領(lǐng)導(dǎo)重視，也是基層檔案室工作停滯落后、效益低下的又一重要原因。由于基層檔案工作效益的隱蔽性和滯后性，大部分單位的領(lǐng)導(dǎo)都不能看到檔案工作給單位帶來(lái)的直接效益，導(dǎo)致他們走進(jìn)了認(rèn)為檔案不能創(chuàng)造價(jià)值的誤區(qū)。

5）干部隊(duì)伍不過(guò)硬?；鶎訖n案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低和知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，在一定程度上影響著基層檔案工作的開(kāi)展。不少基層檔案管理人員，對(duì)檔案知識(shí)不甚了解，就連最基本的分類(lèi)、歸檔等工作也要上級(jí)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員具體幫助，更談不上對(duì)所轄村、企事業(yè)單位履行監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé)了。

2 基層檔案管理工作的開(kāi)展建議

1）建立獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)。檔案管理作為基層檔案管理機(jī)構(gòu)。在領(lǐng)導(dǎo)和管理體制上，是基層黨委、政府的職能部門(mén)，業(yè)務(wù)上受上級(jí)檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督指導(dǎo)負(fù)責(zé)本級(jí)檔案管理工作，并對(duì)本轄區(qū)內(nèi)的各單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。一要確確實(shí)實(shí)把檔案工作擺上位置，納入日程，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，并努力把檔案工作納入基層國(guó)民經(jīng)濟(jì)計(jì)劃和社會(huì)發(fā)展規(guī)劃，保障基層檔案工作同鄉(xiāng)鎮(zhèn)其他工作同步發(fā)展，協(xié)調(diào)一致。二要強(qiáng)化目標(biāo)管理機(jī)制，適時(shí)引入和實(shí)行競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制或激勵(lì)機(jī)制，理順責(zé)、權(quán)、利等方面的關(guān)系，使基層檔案工作真正體現(xiàn)責(zé)清楚、權(quán)突出、利保證，賞罰分明。

2）完善檔案室管理制度。建立健全檔案室的管理制度，是做好檔案室工作的重要保證?；鶎訖n案室工作必須制度化。一是建立檔案收集和歸檔制度、檔案利用、保管制度；制定檔案保管期限表、歸檔范圍、分類(lèi)編目方法等規(guī)定。按照檔案管理規(guī)定，完善基層檔案管理制度，使“收集－整理－借閱－開(kāi)發(fā)”有可靠依據(jù)，確保良性循環(huán)的基層檔案管理。把分散在各站所和個(gè)人手中的文件材料收集齊全，立卷歸檔，集中到檔案室統(tǒng)一設(shè)專(zhuān)人管理與利用。二是基層檔案員更換時(shí)，要嚴(yán)格遵守交接規(guī)定，檔案管理人員交接前要清點(diǎn)檔案室的各類(lèi)檔案，嚴(yán)格辦理交接手續(xù)。避免檔案移交給上級(jí)檔案館時(shí)出現(xiàn)多卷少卷、責(zé)任不清等問(wèn)題。三是把這些制度和規(guī)定納入崗位責(zé)任制和年度考核辦法中，將檔案室管理工作與績(jī)效考核掛鉤，有效地提高基層檔案室的管理水平，促進(jìn)檔案室管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化，有力地推動(dòng)本區(qū)檔案工作的開(kāi)展。加強(qiáng)基層檔案管理規(guī)范力度，做好考核、投入。同時(shí)，加強(qiáng)基層檔案的考核，單位領(lǐng)導(dǎo)提高重視力度，明確分工，保證檔案有人管、有人做。對(duì)于目前基層檔案問(wèn)題，檔案人員應(yīng)經(jīng)常加強(qiáng)自律、互相學(xué)習(xí)，每隔一段時(shí)間進(jìn)行基層檔案大檢查，檢查檔案管理存在問(wèn)題并通報(bào)，責(zé)令認(rèn)真進(jìn)行整改。

3）提高檔案管理人員的素質(zhì)。一是加強(qiáng)培訓(xùn)，檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，當(dāng)一名合格的檔案管理人員，必須掌握檔案專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)，是做好檔案管理工作的前提。只有通過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，繼續(xù)教育，才能提高檔案業(yè)務(wù)水平。要樹(shù)立與時(shí)俱進(jìn)的思想作風(fēng)，更新服務(wù)觀念。改變“等人上門(mén)”的被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，及時(shí)為轄區(qū)各單位各部門(mén)提供寶貴的信息資料。作為基層檔案工作者要愛(ài)崗敬業(yè)，樹(shù)立正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀，要嚴(yán)格貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》，嚴(yán)守黨和國(guó)家的機(jī)密，恪守工作紀(jì)律，要有高度的責(zé)任心和使命感，熱愛(ài)自己所從事的檔案工作，樹(shù)立全心全意為人民服務(wù)的思想。

4）加強(qiáng)培訓(xùn)，全面提高基層檔案工作人員的綜合素質(zhì)。一是根據(jù)實(shí)際工作需要定期或不定期的采取輪訓(xùn)、重點(diǎn)培訓(xùn)、以會(huì)代訓(xùn)、參觀學(xué)習(xí)和選派到上級(jí)檔案業(yè)務(wù)部門(mén)舉辦的培訓(xùn)班學(xué)習(xí)的形式，加強(qiáng)基層檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，使檔案人員政治覺(jué)悟和檔案業(yè)務(wù)知識(shí)技能等全面提升，以適應(yīng)社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)需要。二是加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍管理工作，實(shí)行有效的用人機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制，為基層檔案工作吸納人才、培養(yǎng)人才、留住人才，以保證基層檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定、保證基層檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

5）加強(qiáng)檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和現(xiàn)代化管理。基層單位檔案室建設(shè)工作應(yīng)有一定物質(zhì)條件作保證。檔案室建設(shè)應(yīng)列入基本建設(shè)規(guī)劃，逐步改善工作條件，以保證檔案的完整與安全。一是設(shè)立單獨(dú)檔案室，專(zhuān)人管理。二是要加大資金投入力度為檔案室購(gòu)置一些必要的現(xiàn)代化設(shè)備，按照實(shí)際需要，對(duì)檔案工作進(jìn)行調(diào)整。隨著電子信息化手段不斷深入，加強(qiáng)電子檔案建設(shè)，充分發(fā)揮電子技術(shù)的“有效、快捷、準(zhǔn)確”優(yōu)勢(shì)，強(qiáng)化聲像檔案的收集、整理，積極收集可反映基層變化、發(fā)展的實(shí)物檔案，比如電子計(jì)算機(jī)設(shè)備等，具有高效率的信息處理功能，能以極快的速度準(zhǔn)確讀入、存儲(chǔ)和輸出數(shù)據(jù)。檔案工作中的檔案、資料統(tǒng)計(jì)、管理、編目與檢索及檔案系統(tǒng)的行政管理均可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)微機(jī)化管理。檔案事業(yè)發(fā)展要與社會(huì)發(fā)展同步，與辦公自動(dòng)化水平的提高相協(xié)調(diào)。檔案工作在信息化時(shí)代的發(fā)展必須依靠現(xiàn)代科技，這樣才能使基層檔案室檔案工作邁上新臺(tái)階，提高基層檔案室工作的管理水平。加強(qiáng)“大事記”檔案建設(shè)，現(xiàn)存重要會(huì)議資料、項(xiàng)目資料的圖紙檔案，通過(guò)掃描進(jìn)行存檔。電子檔案存檔需使用專(zhuān)門(mén)的存儲(chǔ)設(shè)備，控制電子檔案存放的溫濕度，通常為18攝氏度，濕度39%左右，同時(shí)做好磁場(chǎng)防護(hù)、防塵工作。

總之，檔案管理事業(yè)是黨和國(guó)家發(fā)展不可缺少的部分，通過(guò)檔案，我們可以了解過(guò)去、清晰現(xiàn)在和發(fā)展未來(lái)，我們應(yīng)該認(rèn)識(shí)新形勢(shì)基層檔案管理的現(xiàn)狀，建立標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化和制度化的檔案管理制度，加強(qiáng)基層隊(duì)伍建設(shè)，使檔案管理事業(yè)穩(wěn)定、科學(xué)地發(fā)展。