基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化路徑探索

田 蕊

（鐵嶺縣財政金融事務(wù)服務(wù)中心，遼寧 鐵嶺 112000）

從事業(yè)單位的檔案管理業(yè)務(wù)角度來講，現(xiàn)代化管理路徑與管理模式的基本特征在于網(wǎng)絡(luò)信息化手段融入檔案管理實施全過程，旨在合理控制檔案管理成本，發(fā)揮出基層事業(yè)單位各個領(lǐng)域檔案資料的最大化決策輔助價值。由此能夠判斷得出，現(xiàn)代化的檔案管理路徑應(yīng)當(dāng)?shù)玫交鶎邮聵I(yè)單位的充分關(guān)注，運用合理科學(xué)的手段來調(diào)整轉(zhuǎn)變基層事業(yè)單位的檔案管理工作實施途徑與方法。

1 基層事業(yè)單位運用現(xiàn)代化手段來實施檔案管理工作的必要性

現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)手段基本含義為檔案管理人員依靠現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)手段來存儲、收集并且共享單位檔案資料，依靠智能化的檔案數(shù)據(jù)資料存儲與共享技術(shù)手段來利用單位檔案資源，嚴(yán)格保證檔案信息與數(shù)據(jù)內(nèi)容的真實完整性?；鶎邮聵I(yè)單位目前面臨網(wǎng)絡(luò)智能化的整體轉(zhuǎn)型環(huán)境與背景，單位檔案管理業(yè)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)能夠準(zhǔn)確認(rèn)識現(xiàn)代化檔案管理模式的實踐價值作用，積極引進(jìn)事業(yè)單位的全新檔案管理實施技術(shù)手段[1]。

從根本上來講，檔案管理中的智能化與現(xiàn)代化技術(shù)手段主要價值就是節(jié)約基層事業(yè)單位的管理資源經(jīng)費，運用更為科學(xué)的方式來保存檔案業(yè)務(wù)資料，為基層事業(yè)單位提供更高層次的檔案智能化管理安全保障。檔案數(shù)據(jù)資料應(yīng)當(dāng)被視為基層事業(yè)單位賴以實施各項決策的最重要數(shù)據(jù)支撐，基層事業(yè)單位內(nèi)部的檔案業(yè)務(wù)人員以及單位管理人員都要深刻認(rèn)識現(xiàn)代化路徑運用于管理單位檔案的必要性，有效防止檔案管理業(yè)務(wù)誤差的產(chǎn)生，增強(qiáng)檔案信息資源的安全性保障[2]。

2 現(xiàn)代化路徑融入基層事業(yè)單位檔案管理工作的具體要點

1）檔案數(shù)據(jù)資料存儲。近些年以來，某些基層事業(yè)單位由于忽視了檔案數(shù)據(jù)與資料存儲安全，那么將會造成事業(yè)單位丟失檔案數(shù)據(jù)資料的珍貴信息資源。在情況嚴(yán)重時，基層事業(yè)單位還會因此而遭到非常明顯的單位資產(chǎn)與財物損失。由此可見，確保檔案資料與檔案數(shù)據(jù)的安全性具有重要的實踐保障作用?；鶎邮聵I(yè)單位針對檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)當(dāng)盡快予以建成，依靠檔案數(shù)據(jù)庫來保存檔案信息資料，并且通過運用數(shù)據(jù)庫加密以及數(shù)據(jù)庫訪問人員限制的專業(yè)技術(shù)措施來阻止無關(guān)人員擅自進(jìn)入單位數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，切實維護(hù)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的安全性。

2）檔案資源收集與整合?；鶎邮聵I(yè)單位目前普遍需要應(yīng)對總數(shù)較多的檔案業(yè)務(wù)資料數(shù)據(jù)信息，因此就會導(dǎo)致檔案業(yè)務(wù)人員面臨比較繁重的檔案原始數(shù)據(jù)資料收集處理工作負(fù)擔(dān)?；鶎邮聵I(yè)單位對于海量的檔案資料原始數(shù)據(jù)信息如果要保證真實性與全面性，則不能夠缺少智能化的檔案資料收集與整理技術(shù)手段。單位檔案業(yè)務(wù)人員對于數(shù)據(jù)挖掘手段以及人工智能技術(shù)平臺應(yīng)當(dāng)進(jìn)行最大限度的利用，依靠上述的智能化與自動化手段來避免檔案資料收集中的人工操作誤差存在，增強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)與檔案資料信息資源的利用程度。

3）檔案信息內(nèi)容的共享。檔案管理工作的最終實踐目標(biāo)就是幫助基層事業(yè)單位的業(yè)務(wù)人員合理改進(jìn)業(yè)務(wù)辦公流程，并且提供必要的事業(yè)單位各個層面決策數(shù)據(jù)支撐。為了達(dá)到以上的目標(biāo)與宗旨，那么基層事業(yè)單位必須要保證檔案信息資源在各個不同崗位人員之間實現(xiàn)共享，充分發(fā)揮出單位檔案資料的決策輔助作用[3]。目前很多的基層事業(yè)單位已經(jīng)建立大數(shù)據(jù)的單位檔案基礎(chǔ)資料共享平臺，旨在密切聯(lián)系單位范圍內(nèi)的各個崗位業(yè)務(wù)人員，有效確保檔案信息資料內(nèi)容能夠在不同業(yè)務(wù)人員之間進(jìn)行準(zhǔn)確的傳遞。

3 基層事業(yè)單位檔案管理的完善創(chuàng)新舉措

基層事業(yè)單位目前已經(jīng)進(jìn)入市場化的激烈競爭時期，因此決定了基層事業(yè)單位本身必須要具備強(qiáng)大的單位綜合業(yè)務(wù)實力，并且還要嚴(yán)格保證事業(yè)單位給出的業(yè)務(wù)實施決策具有可行性。在此過程中，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)納入基層事業(yè)單位的重要實踐工作領(lǐng)域，具體涉及如下的現(xiàn)代化檔案管理業(yè)務(wù)手段實施要點：

1）培養(yǎng)基層事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)代化人才?，F(xiàn)階段的某些事業(yè)單位仍然缺少檔案管理智能化人才，從而造成基層事業(yè)單位無法保證單位檔案資料的安全性，并且浪費了基層事業(yè)單位的寶貴工作資源。為了實現(xiàn)對于以上情況的改善與轉(zhuǎn)變，那么單位管理人員目前應(yīng)當(dāng)全面致力于塑造培養(yǎng)智能化的檔案管理業(yè)務(wù)實施人才。

2）完善基層事業(yè)單位的智能化檔案管理實施保障體系。檔案智能化與現(xiàn)代化管理的運行保障體系主要涉及物質(zhì)資源層面、管理人才層面以及檔案安全保障制度層面等基本組成要素，單位管理人員對于各個層面的檔案現(xiàn)代化管理保障體系因素都應(yīng)當(dāng)給予重視，確?；鶎邮聵I(yè)單位能夠?qū)⒏嗟奈镔|(zhì)資源成本投入于建設(shè)智能化的檔案管理系統(tǒng)。并且，單位管理人員應(yīng)當(dāng)督促檔案管理業(yè)務(wù)人員在業(yè)余時間里積極接受檔案智能化管理培訓(xùn)，不斷致力于提升檔案管理業(yè)務(wù)人員的綜合業(yè)務(wù)實踐素質(zhì)[4]。

3）嚴(yán)格遵守檔案管理業(yè)務(wù)的流程與規(guī)范?，F(xiàn)代化路徑融入檔案管理的業(yè)務(wù)實施全過程，主要表現(xiàn)為智能化手段運用于處理篩選檔案原始資料數(shù)據(jù)內(nèi)容，以及運用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫來確保檔案資源的完整與安全性?；鶎邮聵I(yè)單位目前在引進(jìn)智能化管理平臺的同時，應(yīng)當(dāng)督促教育檔案管理業(yè)務(wù)人員認(rèn)真遵守檔案管理的基本工作實施流程，不得出現(xiàn)擅自更改或者違背檔案管理基本業(yè)務(wù)流程的現(xiàn)象。基層事業(yè)單位的管理負(fù)責(zé)人員針對單位檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)清晰劃分檔案管理的權(quán)限職責(zé)范圍，充分保證單位檔案業(yè)務(wù)人員能夠準(zhǔn)確界定自身的崗位權(quán)限 范圍。

單位檔案管理部門針對關(guān)鍵性的單位檔案內(nèi)容都要進(jìn)行加密存儲，通過驗證數(shù)據(jù)庫訪問身份的做法來確保檔案資料安全。檔案管理人員必須要做到格外重視事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性，依靠數(shù)據(jù)加密措施、網(wǎng)絡(luò)病毒查殺軟件以及其他的人工智能手段來確保檔案資料完整，避免不法人員進(jìn)入到單位檔案信息庫，破壞單位檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)運行秩序。事業(yè)單位目前檔案資料的規(guī)范化調(diào)取與保管制度重點應(yīng)當(dāng)包含檔案數(shù)據(jù)完整性、檔案內(nèi)容真實性、檔案查閱行為規(guī)范性的基本要素。單位管理人員對于檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)當(dāng)予以全面的建立，依靠單位內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫來存儲檔案資料。

4 結(jié)束語

經(jīng)過分析可見，基層事業(yè)單位如果要取得最佳的檔案管理工作總體實施效果，那么最根本的前提就是要依靠現(xiàn)代化的全新檔案管理業(yè)務(wù)開展思路。近些年以來，基層事業(yè)單位原有的檔案管理開展實施方法已經(jīng)逐步得到創(chuàng)新，單位檔案業(yè)務(wù)人員針對檔案數(shù)據(jù)資料能夠運用檔案數(shù)據(jù)庫的網(wǎng)絡(luò)信息化手段進(jìn)行保存，有效保證了事業(yè)單位的基礎(chǔ)檔案信息資料完整與安全。具體在實踐中，基層事業(yè)單位對于現(xiàn)代化的檔案資料保存與收集技術(shù)手段應(yīng)當(dāng)展開深入的探討思索，調(diào)動基層檔案管理部門及其業(yè)務(wù)人員的工作創(chuàng)新熱情，從而在根本上轉(zhuǎn)變基層事業(yè)單位的傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)實施開展模式。