分析人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)及應(yīng)對(duì)

滿 莉

（新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)第六師總工會(huì)困難職工幫扶中心，新疆 五家渠 831300）

基于信息化背景下的人事檔案管理理念主要以先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為依據(jù)，通過采取統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)人事檔案管理資源進(jìn)行有效整合，實(shí)現(xiàn)重構(gòu)與創(chuàng)新現(xiàn)代化管理服務(wù)理念的目標(biāo)。實(shí)際上人事檔案信息化建設(shè)的根本目的在于依托于科技手段有效整合計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資源，并借助相關(guān)軟硬件設(shè)施綜合管理人事檔案信息，在提高檔案管理工作質(zhì)量與水平的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的實(shí)時(shí)傳遞與共享目標(biāo)，進(jìn)一步推動(dòng)人事檔案信息趨于數(shù)據(jù)化與格式化。

1 人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)

1.1 人事檔案管理信息化制度尚不完善

目前人事檔案管理信息化的工作流程尚不完善，人事檔案管理信息化制度的建立也缺乏科學(xué)有效的理論依據(jù)。在傳統(tǒng)人事檔案管理模式的引導(dǎo)下，其在信息化建設(shè)過程中普遍缺乏規(guī)范的要求準(zhǔn)則與制度化標(biāo)準(zhǔn)。但人事檔案管理信息化建設(shè)立足于互聯(lián)網(wǎng)之上，其大部分文件載體形式磁介質(zhì)，與傳統(tǒng)人事檔案管理模式之間存在明顯差異性，并且人事檔案管理在信息化建設(shè)過程中涉及的實(shí)行方法與標(biāo)準(zhǔn)細(xì)則兼容性也較為薄弱，必須依賴于完善的信息化制度予以保障和支持。

1.2 缺乏軟硬件配套設(shè)施的支持

相比于傳統(tǒng)人事檔案管理，檔案管理信息化的建設(shè)更依賴于軟件與硬件等基礎(chǔ)設(shè)施的支持，但傳統(tǒng)軟硬件設(shè)備已無法適應(yīng)新時(shí)代人事檔案信息化需要，相關(guān)檔案管理平臺(tái)也不滿足現(xiàn)代化辦公環(huán)境應(yīng)有的硬性要求，并且在軟硬件管理人才的培養(yǎng)方面也有所欠缺，無形中對(duì)人事檔案管理信息化的可持續(xù)發(fā)展造成一定的阻礙。

1.3 檔案管理信息化建設(shè)及其安全意識(shí)不足

當(dāng)前大部分人事檔案管理人員仍未及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)理念，片面性地沿用傳統(tǒng)檔案管理模式，致使人事檔案管理信息化建設(shè)缺乏內(nèi)在動(dòng)力。與此同時(shí)，盡管部分企業(yè)已充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性，但其工作人員的專業(yè)化素養(yǎng)普遍不高，對(duì)人事檔案信息的安全管理意識(shí)也較為匱乏，甚至存在嚴(yán)重的違規(guī)行為，也并未及時(shí)更新與存儲(chǔ)檔案信息資料，無法從根本上保障檔案信息資料的安全性與可靠性。

2 加強(qiáng)人事檔案信息化管理的應(yīng)對(duì)策略

2.1 構(gòu)建完善的信息化檔案管理制度

在推動(dòng)人事檔案管理信息化建設(shè)前，應(yīng)積極構(gòu)建完善的信息化檔案管理制度，具體可從以下幾方面著手：第一，采取統(tǒng)一的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，不斷優(yōu)化與完善檔案信息管理流程，為人事檔案信息化管理的再發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。第二，明確規(guī)定相應(yīng)的訪問權(quán)限，依托于現(xiàn)代化信息技術(shù)科學(xué)管理檔案數(shù)據(jù)信息，在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)下為用戶提供不同的個(gè)人識(shí)別碼，以此充分滿足不同用戶的個(gè)性化需求。第三，通過規(guī)范相關(guān)政策法規(guī)全面保障信息化檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性與合法性，真正意義上發(fā)揮人事檔案數(shù)據(jù)的時(shí)效性價(jià)值。第四，建立完善的信息化檔案管理安全機(jī)制，從源頭上避免不法分子利用違法手段盜取檔案信息的行為，有效提高檔案管理信息化建設(shè)的安全性。

2.2 加大檔案信息化管理系統(tǒng)投入力度

企業(yè)在人事檔案管理信息化建設(shè)過程中，必須積極配備相應(yīng)的專業(yè)化信息管理軟件，在資金允許的前提下適當(dāng)加大檔案信息化管理系統(tǒng)投入力度，依托于信息化管理軟件建立系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)安全體系，充分發(fā)揮信息管理軟件中的個(gè)人識(shí)別功能，以此提供科學(xué)有效的身份驗(yàn)證服務(wù)，積極為用戶提供安全的信息訪問環(huán)境，在保障檔案數(shù)據(jù)信息安全性的同時(shí)，還能為檔案信息化系統(tǒng)的有效運(yùn)行奠定良好基礎(chǔ)，有效降低了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失與安全風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率。

2.3 培養(yǎng)高素質(zhì)人事檔案管理人員

企業(yè)應(yīng)積極采取有效措施提高檔案管理人員的專業(yè)化素養(yǎng)與綜合實(shí)踐能力，促使檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平滿足企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展需求。在完善的安全保障體系與登錄系統(tǒng)支持下，企業(yè)還應(yīng)積極構(gòu)建專業(yè)化服務(wù)體系。人事檔案管理信息化原本就涵蓋了互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)有的基本特點(diǎn)，尤其在數(shù)據(jù)信息傳遞與共享效率、人力資源成本控制方面的優(yōu)勢(shì)更為顯著，但在人事檔案數(shù)據(jù)處理過程中必須依托于專業(yè)的服務(wù)體系予以支持，并及時(shí)解決用戶訪問過程中存在的各種問題，以此為用戶及時(shí)反饋所需檔案數(shù)據(jù)信息，充分發(fā)揮人事檔案需求服務(wù)的最大化作用。另一方面，專業(yè)檔案管理人員還應(yīng)積極對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行更新與檢測(cè)，依據(jù)信息的不同等級(jí)進(jìn)行合理劃分，基于整體角度全面把控?cái)?shù)據(jù)信息的安全性，有效實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)管理目標(biāo)。

3 結(jié)語

在現(xiàn)代信息化技術(shù)不斷發(fā)展與進(jìn)步的背景下，人事檔案管理信息化建設(shè)的需求與日俱增，推動(dòng)人事檔案管理信息化已成為順應(yīng)新時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)的必然結(jié)果。因此，企業(yè)應(yīng)更深層次地研究與分析人事檔案管理信息化的實(shí)用性價(jià)值與優(yōu)勢(shì)，在滿足社會(huì)公眾個(gè)性化需求的基礎(chǔ)上提高檔案管理工作效率，并充分利用現(xiàn)有互聯(lián)網(wǎng)資源將人事檔案管理信息化與各項(xiàng)先進(jìn)的技術(shù)手段進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，從而將人事管理信息化建設(shè)的最大化作用全面體現(xiàn)出來。