大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息化工作的思考

徐 玲

（金城集團(tuán)有限公司，江蘇 南京 210002）

前言：由于科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷提升，使得大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)來臨，相應(yīng)的計(jì)算機(jī)分析數(shù)據(jù)能力也在迅速提高，這也使得數(shù)據(jù)信息成為商業(yè)的資本，是當(dāng)前現(xiàn)代企業(yè)一項(xiàng)重要的經(jīng)濟(jì)投入，能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來新的經(jīng)濟(jì)利益。對于企業(yè)檔案而言，是數(shù)據(jù)信息的重要組成部分，在大數(shù)據(jù)時(shí)代快速發(fā)展的背景，企業(yè)檔案的管理人員應(yīng)該對其采用信息的管理方式，從而幫助企業(yè)的檔案管理水平能夠更進(jìn)一步，也為企業(yè)在大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1 企業(yè)檔案信息化建設(shè)主要存在的問題

1.1 整體規(guī)劃不夠完善

很多企業(yè)只會(huì)去盲目的追求所謂的現(xiàn)代化建設(shè)，對信息化過度夸大，這也導(dǎo)致在進(jìn)行檔案信息化實(shí)施工作的時(shí)候，沒有對企業(yè)真實(shí)的發(fā)展情況進(jìn)行掌握，就對檔案信息化體系進(jìn)行構(gòu)建。這也就會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作在工作的過程當(dāng)中，無法做好前端的管理控制工作，也沒有辦法保障各項(xiàng)業(yè)務(wù)體系進(jìn)行有效承接，使得檔案匯集的全過程很難進(jìn)行監(jiān)管，導(dǎo)致檔案信息化的建設(shè)華而不實(shí)，根本沒有發(fā)揮出信息化建設(shè)的有效作用。這也會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的工作效率與質(zhì)量受到嚴(yán)重影響，從而造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。

1.2 信息化的標(biāo)準(zhǔn)缺乏科學(xué)性

由于信息科技的不斷進(jìn)步，使得很多企業(yè)都對檔案管理工作進(jìn)行了現(xiàn)代化信息科學(xué)的改革，可是當(dāng)前階段，信息化建設(shè)還處于初級(jí)發(fā)展的階段，距離成熟還有著很長的道路，還有著很多的問題沒有進(jìn)行解決，而且在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的時(shí)候，還沒有設(shè)立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，使得管理工作比較隨意，出現(xiàn)這也情況的根本原因是因?yàn)槠髽I(yè)之間缺少互動(dòng)與交流，沒有相應(yīng)的協(xié)作觀念，從而導(dǎo)致資源的共享達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)。對于企業(yè)的部門而言，部門之間相互獨(dú)立，使得信息化建設(shè)的構(gòu)建無法成為一個(gè)有效的結(jié)合體，這也使得檔案信息化體系的作用很難得到發(fā)揮，這樣不但沒有合理統(tǒng)一的管理制度，還沒有相對具體的基本目標(biāo)，這也使得企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作受到了嚴(yán)重的限制[1]。

1.3 安全性比較低

對于企業(yè)的檔案信息而言，一般都包含著企業(yè)所有的企業(yè)機(jī)密。如果這也機(jī)密的信息被漏出去，就會(huì)對企業(yè)的使得企業(yè)的經(jīng)營信息發(fā)生泄漏，這將會(huì)給企業(yè)帶來嚴(yán)重的財(cái)產(chǎn)損失與安全隱患。在當(dāng)前階段，很多的企業(yè)檔案管理人員都比較缺乏安全觀念，對企業(yè)檔案信息的安全防護(hù)工作不夠上心，這也就會(huì)導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)很容易被別人惡意攻擊偷取，從而造成企業(yè)機(jī)密的丟失，這就會(huì)對企業(yè)造成嚴(yán)重的沖擊。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)的具體措施

2.1 對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化

要想對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化， 就需要讓企業(yè)根據(jù)自身的運(yùn)營情況，對檔案信息化管理工作進(jìn)行強(qiáng)化，從而使得檔案信息化管理系統(tǒng)能夠構(gòu)建的相對完善，并且能夠把管理宗旨和監(jiān)管程序進(jìn)行明確的制定。還需要對優(yōu)秀的互聯(lián)網(wǎng)科技進(jìn)行運(yùn)用，讓檔案信息資源庫能夠得到進(jìn)一步的優(yōu)化，對相應(yīng)的技術(shù)軟件進(jìn)行研發(fā)，讓資源庫能夠變得更加完善，還需要對檔案信息化的管理機(jī)制進(jìn)行完整高效的構(gòu)建，從而讓企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)信息能夠進(jìn)行聯(lián)合性的監(jiān)管。最后根據(jù)企業(yè)的真實(shí)情況，對信息資源庫和檔案信息管理體系進(jìn)行合理科學(xué)的購置，讓相關(guān)軟件的程序管理性能可以得到增強(qiáng)，并且讓檔案數(shù)據(jù)的搜索與查找能夠得到提升，從而讓企業(yè)的檔案信息資源的有效使用可以得到優(yōu)質(zhì)的保障[2]。

2.2 構(gòu)建高素質(zhì)人才隊(duì)伍

要想讓企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)能夠成為重要的情報(bào)信息，就必須擁有一支優(yōu)秀的企業(yè)檔案信息化的人才隊(duì)伍，主要是因?yàn)槌跏蓟臄?shù)據(jù)在進(jìn)行升華成為情報(bào)信息的過程當(dāng)中，使得信息間的相關(guān)性不僅僅是技術(shù)層面的課題了，這也就需要依靠各領(lǐng)域的人才對其進(jìn)行辨別，這也說明了檔案管理工作需要對更領(lǐng)域知識(shí)都能夠掌握的綜合性人才，企業(yè)應(yīng)該成兩個(gè)方面對人才進(jìn)行研討，第一就是可以與高校進(jìn)行相應(yīng)的合作，從而培育優(yōu)秀的人才，讓高校成為更領(lǐng)域人才輸送的最要通道，并且通過高校合作對檔案信息化的工作人員進(jìn)行專項(xiàng)培養(yǎng)。第二就是利用更種樣式的培訓(xùn)，從而提升員工的綜合素養(yǎng)，企業(yè)還應(yīng)該根據(jù)規(guī)劃方案，通過針對性的明確的面向檔案管理人員，對其開展專業(yè)化的活動(dòng)訓(xùn)練。當(dāng)前隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，使得檔案管理工作迎來了很多的挑戰(zhàn)，所以不光要對工作人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作技能的強(qiáng)化，還需要提升數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用能力，并且對政府政策、法律規(guī)定等內(nèi)容的研究進(jìn)行加強(qiáng)，從而使得工作人員的各項(xiàng)素質(zhì)能夠得到全面提高。

2.3 對檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格制定

在進(jìn)行檔案管理開展的時(shí)候，需要對檔案信息資料的所有干工作進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)定制定，并且精確的掌握檔案信息管理的秩序與方式，還要加強(qiáng)電子檔案的開發(fā)，對檔案信息的搜集與整理進(jìn)行嚴(yán)格管控，從而對檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一的管理。此外還需要對企業(yè)的檔案信息技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行全面推動(dòng)，同時(shí)對軟、硬件設(shè)備的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行詳細(xì)制定，并且還需要對資源的使用率進(jìn)行增加，從而使得企業(yè)的檔案信息化建設(shè)的整體水平得到相應(yīng)的加強(qiáng)[3]。

2.4 提高員工的安全觀念

要想讓企業(yè)的檔案管理工作的安全性能夠得到相應(yīng)的保障，就需要讓企業(yè)對檔案數(shù)據(jù)信息的訪問權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格管控，讓沒有經(jīng)過允許的移動(dòng)設(shè)備無法對企業(yè)檔案管理設(shè)備進(jìn)行連接，并且還需要對檔案管理系統(tǒng)的殺毒軟件進(jìn)行及時(shí)的更新與維護(hù)，從而減少或者避免違法人員對其進(jìn)行入侵，還需要把企業(yè)的互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)構(gòu)建完善，讓外部網(wǎng)絡(luò)能夠分立，從而保障檔案信息能夠擁有最高的保密性。

3 結(jié)語

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代到來，使企業(yè)的檔案管理工作迎來了新的機(jī)遇，同時(shí)還帶來了新的挑戰(zhàn)，可是企業(yè)檔案管理人員的任務(wù)就是對企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行向?qū)?，通過現(xiàn)代新型的技術(shù)與管理方法，對數(shù)據(jù)資源進(jìn)行全面的整合與開發(fā)，從而幫助企業(yè)能夠更好地發(fā)展與經(jīng)營，所以這也就需要讓企業(yè)的檔案管理工作跟隨時(shí)代發(fā)展的腳步，對自身的專業(yè)水平進(jìn)行全面的提升，并且對企業(yè)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格的守護(hù)，還用加強(qiáng)對檔案信息資源的開發(fā)與利用，讓檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值能夠得到更好地發(fā)揮。