人事檔案管理信息化建設(shè)提升與對(duì)策

蘭雙雙

（天津水務(wù)集團(tuán)有限公司引江市南分公司，天津 300393）

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)科學(xué)技術(shù)水平的不斷發(fā)展，每一個(gè)行業(yè)的信息化程度都呈上升趨勢(shì)，信息化建設(shè)在各行各業(yè)的各個(gè)領(lǐng)域都具有一定的作用，尤其在人事檔案管理方面涵蓋的內(nèi)容比較廣，包括人力資源的發(fā)展規(guī)劃及員工的薪金待遇等績(jī)效考核等，都需要通過(guò)信息化的管理方式才能實(shí)現(xiàn)，通過(guò)信息化建設(shè)，有效地解決了傳統(tǒng)的認(rèn)識(shí)檔案中的種種弊端，還可以避免檔案丟失的現(xiàn)象，充分實(shí)現(xiàn)了人事檔案的規(guī)范化發(fā)展。

1 人事檔案信息化的作用

1.1 為檔案提供較安全的存儲(chǔ)環(huán)境

傳統(tǒng)的檔案多數(shù)以紙質(zhì)檔案為主，人事檔案也是一樣，這主要是客觀條件決定的，人事檔案只能通過(guò)紙質(zhì)材料的形式保存，然而保存紙質(zhì)檔案需要防潮、防蟲、防火等諸方面，并且紙質(zhì)檔案需要的存儲(chǔ)空間比較小，并且存儲(chǔ)量非常大。然而人事檔案管理信息化建設(shè)以后，之前的弊端都有效的得以解決，電子檔案所占空間小、存儲(chǔ)量大，對(duì)保存的條件要求不高，提高了存儲(chǔ)的安全度。

1.2 能夠提高人事檔案管理的效率

人事檔案管理信息化建設(shè)的有點(diǎn)是能夠簡(jiǎn)化檔案整理程序，能夠提高效率，隨著企事業(yè)改革的不斷深入，能夠使得各種保障制度逐步完善，這對(duì)于人事檔案的管理要求也提出更高要求，然而，人事檔案需要記錄的內(nèi)容很多，工作量非常大。并且人事檔案具有動(dòng)態(tài)性，需要經(jīng)常的進(jìn)行更新及維護(hù)，比較傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在進(jìn)行反復(fù)的多次查找及調(diào)閱以后會(huì)使得檔案破損，對(duì)檔案的長(zhǎng)期保存不適當(dāng)。使用信息化這一新的技術(shù)管理手段以后，很大程度上避免了此類事故的發(fā)生，并且通過(guò)信息化平臺(tái)能夠較快的搜索到所要查找的人事檔案，從而節(jié)省了很多時(shí)間，并且也節(jié)約了人力和物力還有時(shí)間，大大的提高了人事檔案管理的效率。

1.3 人事檔案信息化管理能夠提供便利性

人事檔案當(dāng)前利用率非常高，進(jìn)行信息化管理之后，能夠有效的提高效率，提供了很大便利，它建立了專門的人力資源及信息化管理系統(tǒng)，不需要對(duì)用戶進(jìn)行軟件安裝就能夠?yàn)g覽人力資源的信息系統(tǒng)的功能，這樣操作起來(lái)非常簡(jiǎn)便，無(wú)論人事檔案的管理者在哪個(gè)地點(diǎn)，都可以進(jìn)入平臺(tái)進(jìn)行辦公，并且能夠準(zhǔn)確的找出人事檔案所需的相關(guān)數(shù)據(jù)及信息，在很大程度上改變了查閱的時(shí)間與空間的限制，改變了傳統(tǒng)的檔案生成及處理方式，通過(guò)人事檔案查詢系統(tǒng)，還能夠?qū)⑷耸聶n案從載體分離出來(lái)，使其通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)鍵字搜索能夠產(chǎn)生共聯(lián)，這就使得信息的深度得到有效地提升，充分實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的共享及服務(wù)，提高了人事檔案查詢的便捷性。

2 提高人事檔案信息化管理的策略

2.1 促進(jìn)人事檔案信息化，注重基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

當(dāng)今，需要加大資金投入，使得檔案管理能夠更快的發(fā)展，能夠盡快的與信息化建設(shè)相適應(yīng)，人事檔案管理人員對(duì)于檔案管理的過(guò)程中需要認(rèn)真分析，大大的優(yōu)化關(guān)鍵流程及投入的祿蠹，物質(zhì)的投入是非常關(guān)鍵的，需要有專業(yè)的電子設(shè)備及打印機(jī)、掃描儀等，這有效地提高人事檔案資源信息化建設(shè)的開發(fā)。并且，需要加強(qiáng)人事檔案信息化軟件的兼容性，并且將其有效的存儲(chǔ)到人事檔案的信息庫(kù)中，從而可提高軟件的兼容性。

2.2 引進(jìn)先進(jìn)的信息管理設(shè)備，提高信息管理數(shù)據(jù)化

多數(shù)企事業(yè)單位人事檔案管理的設(shè)備比較陳舊，其無(wú)法滿足相應(yīng)的數(shù)據(jù)要求，在人事檔案管理中，硬件設(shè)備比較關(guān)鍵，它掌握著人事檔案信息技術(shù)的主要支柱，需要引進(jìn)先進(jìn)的信息化管理設(shè)備，這樣可以減少現(xiàn)有的管理開支，并且還能夠提高信息管理的效率。人事網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器管理數(shù)據(jù)的平臺(tái)，先井信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)中，并且建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，充分重視網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)和人事檔案管理，從而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的工程管理，它能夠擴(kuò)大人事檔案信息化所覆蓋的范圍，并且能夠提高信息化網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。

2.3 有效地提高人事檔案信息化建設(shè)的安全性

要提高人事檔案信息化管理的效率，需要結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定相應(yīng)的規(guī)范化的操作流程，運(yùn)用信息化系統(tǒng)工作的管理模式，提高人事檔案的收集及整理工作的規(guī)范性。從而形成較科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的人力資源的管理模塊，充分提高人事檔案管理工作的水平，從而提高單位的綜合管理水平。此外，要提高人事檔案管理系統(tǒng)的安全性，需要設(shè)定相關(guān)工作人員的權(quán)限，用防火墻來(lái)隔離和阻斷病毒，還需要定期的對(duì)系統(tǒng)軟的垃圾進(jìn)行清理，這為信息化建設(shè)提供了良好的運(yùn)營(yíng)環(huán)境，能夠有效地避免授權(quán)人員進(jìn)入人力資源系統(tǒng)產(chǎn)生不良的行為。另外，要重視計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)的管理，制定相應(yīng)的制度，要求人事檔案的管理人員按照相關(guān)制度進(jìn)行信息的錄入及整理，制定有效的數(shù)據(jù)及備份。

2.4 提高企事業(yè)單位檔案管理人員的素質(zhì)

目前，企事業(yè)單位信息化檔案管理的相關(guān)軟件對(duì)于檔案的管理起著至關(guān)重要的作用，因此對(duì)軟件要及時(shí)的維護(hù)和更新，要建立健全人事檔案現(xiàn)有的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)相結(jié)合，從而加強(qiáng)人事檔案的普及范圍，在人事檔案管理人員進(jìn)行實(shí)際操作之前，需要安排相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)踐操作，并且還要進(jìn)行理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，人事檔單管理者需要具備較強(qiáng)的操作設(shè)備的能力，并且不能因?yàn)橹R(shí)的缺陷而影響檔案管理的有效性。另外，為了保證人事檔案信息的絕對(duì)安全，需要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行權(quán)限限制。在建設(shè)人事檔案過(guò)程中，需要對(duì)管理員工的基本數(shù)據(jù)的工作能力較強(qiáng)，要具備基礎(chǔ)的信息處理技能，了解人事檔案管理的原理，這是對(duì)檔案管理者的最基本的要求。

2.5 對(duì)人事信息化檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)管理

當(dāng)前，檔案的管理機(jī)制需要及時(shí)進(jìn)行更新，這對(duì)于管理檔案的動(dòng)態(tài)化靈活應(yīng)對(duì)，并且此類現(xiàn)象越來(lái)越多，很多企事業(yè)單位的認(rèn)識(shí)檔案信息管理機(jī)制提出一定的要求，但是這并不是固有的管理模式，需要明確的規(guī)定人事檔案信息，積極的構(gòu)建動(dòng)態(tài)化的檔案管理體制，需要利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段對(duì)人事檔案進(jìn)行更新，不斷地提升人事檔案的信息化程度。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，在新形勢(shì)信息時(shí)代的洪流中，人事檔案信息化管理建設(shè)非常重要，并且也面臨著新形勢(shì)的挑戰(zhàn)，也是符合時(shí)代發(fā)展的要求，因此相關(guān)的單位一定要加以重視，要對(duì)信息化建設(shè)提供全方位的支持，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，充分提高人事檔案信息化的管理成效，從而促進(jìn)人事檔案管理工作的開展進(jìn)程。