淺析信息化時代的文書檔案管理創(chuàng)新方法

孫紅霞

（博爾塔拉蒙古自治州阿拉山口供水工程管理處，新疆 博樂 833400）

文書檔案是各組織、機構(gòu)、企事業(yè)單位行政管理事務(wù)活動的記錄信息，是一項十分重要的檔案資源。近年來，信息技術(shù)的發(fā)展推動了文書檔案資源的爆炸式增長，然而傳統(tǒng)檔案管理模式卻無法滿足日益龐大的檔案管理工作需求，特別是紙質(zhì)文書檔案資料的局限性制約了其價值的發(fā)揮。加快推進文書檔案管理信息化轉(zhuǎn)型有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，如此不僅迎合了時代發(fā)展的基本需求，同時也有利于我國檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展與提升，進而推動社會經(jīng)濟的繁榮穩(wěn)定發(fā)展。

1 信息化時代文書檔案管理創(chuàng)新的必要性

1.1 提高檔案管理效率

一直以來，我國企事業(yè)單位文書檔案管理均采用人工管理模式，檔案資料也以紙質(zhì)為主，這種背景下文書檔案管理工作不僅費時費力，同時在檔案資源利用開發(fā)方面也存在較大的滯后性?；谛畔⒓夹g(shù)的文書檔案管理創(chuàng)新，一方面將文書檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案資源，另一方面借助數(shù)字化辦公模式極大地提高了文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率。由此可見，基于信息技術(shù)的文書檔案管理創(chuàng)新打破了傳統(tǒng)文書檔案管理模式的束縛，為文書檔案資源的開發(fā)利用奠定了堅實的基礎(chǔ)。

1.2 迎合時代發(fā)展需求

隨著信息時代的來臨，人們生產(chǎn)生活方式發(fā)生了本質(zhì)性轉(zhuǎn)變，其中信息技術(shù)的應(yīng)用成為其中最為凸顯的特征。現(xiàn)階段，文書檔案資料在社會發(fā)展中發(fā)揮了不可替代的價值與作用，而如何實現(xiàn)檔案資源的高效開發(fā)及利用成為新時期檔案管理工作的重中之重。信息技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)信息的快速傳輸與共享，這種特性為文書檔案管理工作的開展創(chuàng)新提供了理想的契機。加強文書檔案管理工作的創(chuàng)新，便是積極迎合其信息化轉(zhuǎn)變需求，從而更好地服務(wù)社會經(jīng)濟發(fā)展。

2 傳統(tǒng)文書檔案管理工作中的問題

2.1 資源共享難

文書檔案資源記錄了企事業(yè)單位各種行政管理事務(wù)活動信息，因此具有十分重要的價值與作用。然而在進行文書檔案管理時，由于紙質(zhì)檔案資料的局限性，需要進行十分科學(xué)與合理的分類、歸檔及存儲才能盡可能的提高其利用效率，但這種資源利用效率仍十分低下。隨著信息時代的來臨，文書檔案資源的利用需求和頻率也越來越高，這時傳統(tǒng)文書檔案管理模式已無法滿足時代發(fā)展需求，特別是文書檔案資源共享難直接制約了檔案管理工作質(zhì)量和效率的提升。

2.2 管理工作難

對于其事業(yè)單位而言，文書檔案資源是每時每刻都在產(chǎn)生的，因此需要有效落實檔案管理工作。具體而言，文書檔案管理工作包含了檔案資料的收集、分類、歸檔和存儲，在傳統(tǒng)檔案管理工作中主要依賴人工作業(yè)來完成，因此文書檔案管理勞動強度十分可觀。與此同時，在文書檔案管理工作中，普遍存在因人為因素造成的檔案資料丟失或遺漏，加之紙質(zhì)檔案資料在存儲過程中的變質(zhì)腐爛，由此也給文書檔案資料的完整性帶來諸多影響。由此可見，文書檔案管理工作難是一個十分普遍的現(xiàn)象。

2.3 管理轉(zhuǎn)型難

現(xiàn)階段，企事業(yè)文書檔案管理工作改革與轉(zhuǎn)型已成為一項社會發(fā)展共識，但在具體落實中則存在許多問題與不足。首先，一些企事業(yè)單位文書檔案管理理念仍停留于傳統(tǒng)管理模式和思維，不能認識到信息技術(shù)融合與應(yīng)用帶來的便利性。其次，企事業(yè)單位文書檔案管理模式和方法與信息化管理模式存在較大沖突，因此無法科學(xué)系統(tǒng)的開展信息化文書檔案管理工作。基于此，我們要對如何推進文書檔案管理的轉(zhuǎn)型發(fā)展給予更多的重視與關(guān)注，有此推動企事業(yè)單位文書檔案管理水平的全面提升。

3 信息化時代背景下文書檔案管理創(chuàng)新的有效途徑

3.1 積極轉(zhuǎn)變管理理念

為滿足時代發(fā)展需求，充分文書檔案資源應(yīng)用到價值與作用，我們必須推動檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)變。對于企事業(yè)單位而言，首當其沖的便是轉(zhuǎn)變自身管理理念，以現(xiàn)代化信息管理理念開展文書檔案管理工作。這里要求企事業(yè)單位正確認知信息化文書檔案管理帶來的改變，并強化其宣傳教育工作，從而為文書檔案管理信息化轉(zhuǎn)變奠定堅實的思想基礎(chǔ)。與此同時，企事業(yè)單位還要注重信息化技術(shù)人才的培養(yǎng)，積極落實專業(yè)技能知識的培訓(xùn)工作，由此為文書檔案管理信息化建設(shè)工作的有序推進提供充足的人才支撐。

3.2 優(yōu)化完善管理制度

在信息化發(fā)展的大趨勢下，我們要想實現(xiàn)文書檔案管理信息化轉(zhuǎn)型還需要構(gòu)建一個科學(xué)完善的管理制度。首先，文書檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)變對于檔案錄入方式提出了更加規(guī)范的要求，這里企事業(yè)單位要致力于明確文書檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)換的形式與標準。其次，事業(yè)單位還要就信息化管理模式下工作內(nèi)容及規(guī)范標準加以細化和明確，由此指導(dǎo)文書檔案信息化管理工作的科學(xué)有序推進。最后，我們還要高度重視文書檔案信息化管理責任制度及監(jiān)管考核機制的落實，由此全面提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

3.3 注重管理技術(shù)升級

從專業(yè)角度來看，信息技術(shù)是檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)，因此我們在推進企事業(yè)單位文書檔案管理創(chuàng)新的同時還要高度重視管理技術(shù)的升級。一方面，企事業(yè)單位要加大資金投入力度，積極提升文書檔案管理信息化水平，如計算機、檔案錄入設(shè)備及管理平臺等軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的引進，為信息化轉(zhuǎn)型奠定堅實的基礎(chǔ)。另一方面，企事業(yè)單位還要積極強化數(shù)字化文書檔案資源的安全防護，如設(shè)置檔案資源訪問權(quán)限、加強管理平臺安全防護網(wǎng)等，進而為文書檔案資源的安全完整性提供堅實的保障。