辦公自動化環(huán)境下企業(yè)應(yīng)如何加強(qiáng)文書檔案管理

黃華華

（福州新區(qū)交通建設(shè)有限責(zé)任公司，福建 福州 350008）

隨著信息技術(shù)和自動化管理水平不斷提高，檔案管理工作進(jìn)入了新的階段。現(xiàn)階段，企業(yè)所需要考慮的問題便是如何采取有效措施推動文書檔案工作朝著自動化管理的方向前進(jìn)。本文就此展開討論 研究。

1 辦公自動化下檔案管理工作的重要意義

同傳統(tǒng)的檔案管理工作相比，辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用簡化了檔案管理復(fù)雜的程序，通過計算機(jī)技術(shù)等手段完成信息的傳遞，提高了工作效率。傳統(tǒng)的檔案管理工作一般都是借助手工復(fù)制檔案的方法，以此來優(yōu)化降低工作人員的工作負(fù)擔(dān)。但是在這個過程中，極有可能由于工作人員的個人原因或者是傳輸環(huán)節(jié)出現(xiàn)障礙，從而造成出現(xiàn)信息記錄出現(xiàn)偏差，影響檔案管理的效果。而將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中，工作人員只需要操作鼠標(biāo)就能夠輕松復(fù)制文件，很大程度上降低了失誤率。

另外，方便信息的傳播。管理人員可以保存原始文件，將有用的信息分享出去，滿足大眾對信息的需求。使用辦公自動化工具除了方便檔案存儲之外，還能夠全方位統(tǒng)計文件當(dāng)中的數(shù)據(jù)信息并進(jìn)行綜合分析，從而有效整合信息數(shù)據(jù)，為下一步工作提供數(shù)據(jù)支撐。而且信息能夠快捷的查閱，只需要在計算機(jī)當(dāng)中輸入關(guān)鍵詞便能夠檢索所需要的文件資料，節(jié)省時間。

2 辦公自動化過程文書檔案管理存在的問題

1）管理過于形式化?，F(xiàn)階段工作人員在進(jìn)行檔案管理工作時，存在的最大問題便是管理過于形式化。為此這就要求管理人員工作中實(shí)際情況，制定切實(shí)可行的制度來規(guī)范日常檔案工作。但是從當(dāng)前來看，一些單位在開展此項(xiàng)工作過程中，并沒有引進(jìn)辦公自動化系統(tǒng)，再加上管理目標(biāo)過于模糊，以至于文書檔案管理工作存在諸多問題。另外存在工作過程中過度依靠辦公自動化系統(tǒng)的情況，從而造成文書檔案歸檔、整理相對滯后，質(zhì)量無法滿足檔案管理的需求。此外，工作人員缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，在工作過程中沒有發(fā)揮主觀能動性，只是機(jī)械的完成領(lǐng)導(dǎo)布置下來的任務(wù)，自身對于檔案管理缺乏正確的認(rèn)識，這也是管理形式化的原因之一。

2）管理人員自身問題居多。現(xiàn)階段，負(fù)責(zé)檔案管理工作人員仍然存在身兼數(shù)職的情況，他們不能夠?qū)⒆约喝康木τ糜跈n案管理工作。這是因?yàn)榇蟛糠值臅r間他們還需要處理其他的瑣碎事情，這就造成文件檔案管理體系遲遲沒有完善，專門負(fù)責(zé)文件檔案工作的人才更是寥寥無幾。這其中與工作職責(zé)不明確，崗位調(diào)動大，有著直接 聯(lián)系。

3）檔案管理同文書工作之間銜接風(fēng)險較大。因?yàn)槲臅蜋n案管理兩者處在一個辦公系統(tǒng)當(dāng)中，這也就意味著兩者之間存在較大的關(guān)聯(lián)性。只有兩者有機(jī)結(jié)合到一起，才能夠有效優(yōu)化辦公室工作的效果。但是在實(shí)際工作當(dāng)中，管理人員對于文書檔案缺乏足夠的關(guān)注度，檔案管理意識薄弱，以至于在處理文書的過程中失誤現(xiàn)象頻繁發(fā)生，公文格式、內(nèi)容等與現(xiàn)實(shí)要求不符。

3 文書檔案自動化管理的具體措施

1）配備專業(yè)化的硬件設(shè)施。為了能夠推動文書檔案管理實(shí)現(xiàn)自動化的目標(biāo)，首要條件便是在企業(yè)內(nèi)部配置互聯(lián)網(wǎng)、電腦等設(shè)備，這是推動自動化進(jìn)程的必要條件。所以就需要企業(yè)分撥專門購買硬件設(shè)施的款項(xiàng)，根據(jù)企業(yè)自身發(fā)展需求選擇質(zhì)量優(yōu)良的硬件設(shè)施，從而為檔案管理人員做好文書檔案管理工作提供堅實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)，有助于企業(yè)向現(xiàn)代化辦公轉(zhuǎn)型。

2）完善自動化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。為了提高文書檔案管理工作的安全性，避免檔案信息內(nèi)容泄露，需要管理人員采取有效措施完善自動化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，避免遭到外網(wǎng)的襲擊，從而保障網(wǎng)絡(luò)安全。一方面，借助路由器設(shè)置準(zhǔn)許進(jìn)入文書檔案自動化系統(tǒng)的IP地址，對其他的網(wǎng)址進(jìn)行屏蔽。另一方面，充分利用計算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中的防火墻功能，有效隔絕一些不良信息。強(qiáng)化防火墻安全性能，及時檢測至非法入侵從而進(jìn)行屏蔽及優(yōu)化控制，增強(qiáng)文書檔案的保密性能，確保管理的及時性、有效性。

3）加強(qiáng)文書檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)。雖然說當(dāng)前文書檔案工作正朝著自動化的方向前進(jìn)，但是這份工作的進(jìn)行仍然離不開人工的操作，傳統(tǒng)檔案工作在轉(zhuǎn)型升級的過程中，對工作人員的技術(shù)操作能力以及管理能力提出了更高的要求，檔案管理人員務(wù)必采取有效措施加強(qiáng)專業(yè)技能培訓(xùn)。因此，需要定期組織管理人員進(jìn)行知識再教育工作，有助于其熟悉自動化操作方法，同時掌握電子文件歸檔的相關(guān)程序。此外，文書檔案管理人員之間應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)彼此之間的溝通交流，互相交流分享學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，從而方便及時解決工作過程中遇到的問題，提高管理工作的質(zhì)量和效率。

4）落實(shí)安全管理工作。現(xiàn)階段網(wǎng)絡(luò)安全問題不容小覷，為了能夠進(jìn)一步確保檔案信息安全，需要管理人員立足于管理現(xiàn)狀采取必要行動。比如，可以將一些珍貴的帶有公司印章以及手跡的文件，借助微縮技術(shù)將其轉(zhuǎn)化為圖像文件，便于存儲。這樣也能夠避免文件遭到損壞或者是被人惡意篡改，方便保管原始文件。而且微縮技術(shù)的應(yīng)用在一定程度上節(jié)省檔案儲存空間，能夠長時間的保存文檔，強(qiáng)化文檔的保密效果。另外，還需要強(qiáng)化備份技術(shù)的應(yīng)用，謹(jǐn)防在存儲過程中文件丟失。

5）實(shí)現(xiàn)電子文檔和紙質(zhì)資料的統(tǒng)一。對于企業(yè)當(dāng)中關(guān)鍵且需要長期甚至是永久保存的文檔資料而言，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行紙質(zhì)資料歸檔處理。同時利用計算機(jī)技術(shù)將文件按照類別進(jìn)行分類之后，制作電子目錄，既能夠確保文件保存質(zhì)量，又方便工作人員查找使用，從而減輕了管理人員的工作負(fù)擔(dān)。對于企業(yè)內(nèi)部需要互相傳遞的文件資料或者是帶有通知、總結(jié)字眼的文件資料，一般提倡使用文件自動化管理系統(tǒng)進(jìn)行流轉(zhuǎn)，節(jié)省簡化工作程序的同時方便工作人員明確文件去向，避免在文件傳遞過程中不小心流失或者是泄露出去，給公司帶來不可挽回的損失。如果這些文件需要提供紙質(zhì)資料的話，可以借助掃描機(jī)器進(jìn)行掃描，并將其存儲在電腦里。

6）確定文書檔案數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)在生產(chǎn)活動過程中有著數(shù)量豐富且繁多的文書檔案，為確保文書檔案管理符合一定標(biāo)準(zhǔn)，便于管理，在紙質(zhì)檔案管理當(dāng)中，早已形成了一整套管理制度。但是當(dāng)前辦公自動化管理處于初始階段，管理人員的工作能力有待提高，再加上管理系統(tǒng)正在不斷的更新升級當(dāng)中，不同類型的文件資料的存儲管理方式存在一定的差異性，以至于在管理工作進(jìn)行過程中，很容易造成文件檔案的遺失或者重復(fù)。所以，當(dāng)前管理人員所需要考慮的問題便是如何制定適用于紙質(zhì)版和電子版儲存方式的管理標(biāo)準(zhǔn)另外。同時要考慮辦公自動化技術(shù)一直在升級當(dāng)中，以至于原有的數(shù)據(jù)記錄手段已經(jīng)無法讀取信息，因此就需要管理人員及時更新電子版文件的存儲方式，避免造成文件失效的后果。

4 結(jié)束語

總而言之，科技改變了我們的生活，同樣也改變了文件檔案管理的模式，文書檔案自動化管理已經(jīng)成為時代的必然選擇。為了能夠盡快完成文書檔案工作從紙質(zhì)版到電子版的轉(zhuǎn)變，就需要檔案管理人員立足于檔案管理工作的實(shí)際情況，采取切實(shí)可行的措施，提高自身文化素質(zhì)，制定全新的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，從而為企業(yè)提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。