科研事業(yè)單位檔案歸檔及利用問題研究

吳 燕

（安徽省地質(zhì)調(diào)查院（安徽省地質(zhì)科學研究所），安徽 合肥 230001）

檔案是檔案工作的對象，是從工作中的文檔資料整理而來的，是展開檔案管理等工作的物質(zhì)基礎。各項工作的展開也取決于檔案收集工作質(zhì)量的好與壞、更是取決于事業(yè)單位的檔案文件歸檔和整理。并且，事業(yè)單位中檔案的歸檔管理工作也是國家檔案管理工作的一個重要的部分。在接收到文件文檔資料后，以類型或者日期等歸類對現(xiàn)有的資料文件進行歸納及整理，進而形成一系列的文檔資料。將他們收集到相應的檔案室后，就需要運用科學的方法來進行整理和立卷歸案、編號后上架從而形成一份檔案。要是想更好的做到檔案的歸檔工作，首先需要做到的是整理好文件，文件作為檔案的物質(zhì)基礎，對歸檔工作起著直接的作用。其次，合理科學的歸檔整理方法也會對檔案管理工作起直接的影響，合理科學的方法會使檔案文件歸檔工作起到事半功倍的效果；更能夠使散亂的文件文檔變得井井有條，把文件中的主要部分顯現(xiàn)出來，從而為檔案的價值鑒定提供有效的依據(jù)。

1 科研事業(yè)單位文件歸檔整理的原則

科研事業(yè)單位的檔案文件一般都是在單位進行日常工作學習中所產(chǎn)生的，而且會將單位的真實的歷史面貌展示出來?？蒲惺聵I(yè)單位在進行文件歸檔整理的時候，需要注意的是文件的整體性。例文件的正文或附件需要請示復批等，都需要保證文件的完整性。而針對檔案的歸檔整理工作，需要做到盡量不能拆開來整理。對于各個部門所整理好歸檔的文件，需要分析研究原來的卷宗，對其盡可能的充分利用，盡力保存整理時的檔案原狀。如果檔案中出現(xiàn)明顯的錯誤，可以適當進行業(yè)務上的糾正和修改。

無論是單位在工作學習中自發(fā)產(chǎn)生的還是上級領導對于本單位下發(fā)的指導性、指示性的文件文檔材料、或與單位相關的出版物定稿、簡報期刊的印本、樣本等，這些文件文檔材料之間已經(jīng)有了一定的、不可分割的關系。所以，只有在保證文件文檔來源互相關聯(lián)的前提下，文件的形式、內(nèi)容、時間方面的聯(lián)系，才可以更加深切透徹的反應文件對當前局面的影響，反應文件當前形成的活動工作面貌，體現(xiàn)檔案的基本特點。我們現(xiàn)在正在做的工作有絕大多都是在前人的經(jīng)驗基礎上所進行的，科研事業(yè)的單位檔案在組建形成的過程中加入了許許多多的前人勞動成果，也直觀的顯現(xiàn)出了人們自始至終整理檔案歸檔的情況和成果。所以，在整理檔案文件歸檔的時候，就需要做到，當對部門所整理的歸檔文檔的檔案，就應該充分利用原來的卷宗，檢索工具等等一些的成果，保存整理過的原來樣子。

在科研事業(yè)單位，文件的排版編碼和存檔等方面應該放在人事檔案文件歸檔工作的重要位置，應根據(jù)不一樣類型的檔案文件歸檔的不同需要來進行相關的專業(yè)的處理操作。首先，應該根據(jù)科研事業(yè)單位的人事檔案歸檔立卷標準來進行排版編碼，根據(jù)類型、年號、卷號、名稱等信息進行具體歸檔編碼。其次，還需要根據(jù)各個檔案的使用需要需求，對各個檔案來進行細致的二次分類，并且要依據(jù)檔案的使用需要等來進行代碼或簡稱的編寫。第三，進行三次分類的目的在于提升檔案文件的檢索效率，進而滿足當今社會信息化檔案所應用的技術要求，可以使事業(yè)單位的相關人員更便捷的查找所需要的具體的檔案信息。

2 事業(yè)單位人事檔案歸檔工作中存在的一些問題

2.1 立卷歸檔工作操作不規(guī)范

人事檔案的歸檔工作的操作不規(guī)范會直接影響人事單位檔案管理效率，是一個重要的問題。一些事業(yè)單位的人力資源部門缺少規(guī)范的來進行檔案管理歸檔的意識，在管理的時候缺乏工作上的配合，使得工作機制死板，沒有有效的互動配合環(huán)節(jié)，導致專職人員管理是工作壓力太大，從而面對一些需要核對和錄入數(shù)據(jù)信息的工作時，變得十分困難。在相關人員管理時，常常會面對一些數(shù)據(jù)信息材料不全，更有人事檔案文件不能及時完全收取的等等問題。一些事業(yè)單位的人員還沒有意識到關于人事檔案文件管理的重要性，不能夠將檔案文件很好的歸檔整理，舉例來說，有些和職稱有關的檔案儲存在自己的手里，就極其容易發(fā)生重要的檔案丟失或銷毀等等情況。

2.2 缺乏完善的文件管理體制

人事檔案方面的歸檔整理等工作需要得到應該受到的重視。一些科研事業(yè)單位缺少對人事檔案文件管理歸檔工作的應有的重視，很長時間不能夠建成標準的完善的人事檔案文件管理機制，并且大部分人事檔案文件的管理人員缺少專業(yè)的管理工作能力和一些必要的經(jīng)驗。

3 針對人事檔案歸檔等工作的完善對策

3.1 完善歸檔整理管理機制

在人事檔案的歸檔整理工作方面，應當在人力資源的管理方面的實際需要出發(fā)，鑒于科研事業(yè)單位的人事檔案管理的需求來形成信息化科學化的檔案管理的制度。首先，以人才的開發(fā)為基礎的目標來增強人事檔案文件的整理歸檔、收集保管的工作水平，更進一步的完善好人事檔案文件的管理制度，來強化對人事檔案工作的管理和指導，嚴格規(guī)范的處理好上級領導部門下發(fā)的人事檔案文件管理的工作要求。其次，完善好文件的收集制度，運用信息化科學化的方式收集好事業(yè)單位的人員的各個類型的數(shù)據(jù)信息，從而使人事檔案更有效的傳遞轉接，及時準確地保存登記一些重要的資料及數(shù)據(jù)信息。適當?shù)倪M行重要的數(shù)據(jù)信息的補充，進而保證資料信息的完整性、準確性和全面性。

3.2 提高對檔案文件歸檔的重視程度

人事檔案文件的管理工作不僅僅會直接關系到科研事業(yè)單位的人才建設的水平，而且還會影響到科研事業(yè)單位以后的發(fā)展中的人才配置和工作中的方針戰(zhàn)略。加強人事方面的管理就是對員工負責，人事檔案文件是員工晉級或者辦理所有福利和待遇的一大重要依據(jù)。事業(yè)單位應該增強對人事檔案文件歸檔管理的注意，提高對人事檔案文件立卷歸檔等工作的指導與督查力度的重視，提供給檔案管理必要的工作場所和工作條件。檔案的專職管理人員應該十分熟悉科學化信息化的檔案歸檔管理方法加大力度來普及人事檔案文件的歸檔管理技術，使檔案管理工作人員不斷地提高自身專業(yè)素養(yǎng)，來滿足人事檔案文件管理工作的現(xiàn)實需求。

4 結束語

總的來說，科研事業(yè)單位的人事檔案文件的歸檔整理工作應該為事業(yè)單位的人才管理所服務，更注重的應該是用信息化的手段和管理標準來提升歸檔整理工作的整體水平。對于當今的人事人員管理制度，人事檔案文件的數(shù)據(jù)應用需求，形成了專業(yè)的檔案文件管理歸檔機制，滿足更深一層進行檔案管理的需求，減少人事檔案文件在被使用和管理時的風險。根據(jù)科研事業(yè)單位的實質(zhì)，按照文件歸檔整理的原則規(guī)律，及時的把歸檔文件材料有序的系統(tǒng)的整理好，使得人事檔案文件有較高的利用價值，從而有更好的社會效益，為當今的現(xiàn)代社會服務。事業(yè)單位的檔案立卷歸檔文件整理的工作需要嚴格的按照各個事業(yè)單位的性質(zhì)和與之相關的條例規(guī)章來進行管理。