事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題與解決措施

劉 穎

（臨沂市沂水縣馬站鎮(zhèn)人民政府便民服務(wù)中心，山東 臨沂 276400）

檔案管理是事業(yè)單位日常工作中的重要環(huán)節(jié)，對(duì)于保障和推動(dòng)各項(xiàng)工作高質(zhì)量完成具有至關(guān)重要的作用。因此，在信息化水平飛速發(fā)展的當(dāng)下，要充分運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案資源的保存率和利用率，從而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的不斷完善和優(yōu)化。

1 事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

推動(dòng)檔案管理向規(guī)范化方向發(fā)展，提升檔案管理水平，有助于強(qiáng)化事業(yè)單位的管理效率，為人們提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。將各類先進(jìn)管理技術(shù)融入檔案管理工作中，既可以滿足日常工作需要，也能提高有關(guān)人員對(duì)檔案管理的重視程度。要想凸顯檔案管理的價(jià)值，需要對(duì)管理工作不斷革新，以便跟上時(shí)代發(fā)展步伐。通過加強(qiáng)檔案管理規(guī)范性，讓管理模式更加科學(xué)，可極大緩解管理混亂的狀況，讓管理工作有序進(jìn)行。

2 事業(yè)單位檔案管理工作存在問題

1）檔案信息檢索利用效率較低。檔案的檢索效率，對(duì)于檔案信息使用意義的發(fā)揮有著重要的影響。一般來講，檔案的檢索主要是通過手工檢索與計(jì)算機(jī)檢索完成的，如果事業(yè)單位具有完備的檔案信息檢索設(shè)備，那么信息檢索的效率就會(huì)很快。在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)是檔案信息檢索工具的首選。然而，許多事業(yè)單位仍然利用手工檢索的方式。更有一些事業(yè)單位為了提高檔案信息的檢索速度，花費(fèi)大量的人力與物力引進(jìn)多種檢索工具，認(rèn)為檢索工具越多，信息檢索的效率就越高。檢索工具的優(yōu)勢(shì)在于細(xì)致，而不是繁多。檢索模式的落后以及檢索工具的繁瑣，反而不利于檔案信息檢索利用率的提高。

2）事業(yè)單位并未對(duì)檔案管理管理給予重視。我們事業(yè)單位不同于一般的工廠企業(yè)，它是國(guó)家的一個(gè)特殊的部門，所有的部門領(lǐng)導(dǎo)及工作人員所重視的都是工作的效率及結(jié)果，而對(duì)檔案的管理工作根本就不重視。工作人員工作本質(zhì)尚未了解透徹便投入工作，顯然不會(huì)達(dá)到良好的工作效果，檔案管理工作重要性需被全體工作人員識(shí)清。大部分事業(yè)單位的檔案都是按照資料整理、堆放的方式保存，認(rèn)為這個(gè)工作可有可無。如此，負(fù)責(zé)檔案管理的人員會(huì)消極工作，大量資料雜亂無章的擺放，造成日后使用時(shí)的麻煩。

3）創(chuàng)新精神和創(chuàng)新工作能力匱乏。目前事業(yè)單位的檔案管理工作大多數(shù)采取的還是傳統(tǒng)的工作方法，由于重視程度不夠，工作人員的一些必要的知識(shí)和能力無法得到保證，很少能夠?qū)n案管理工作與社會(huì)發(fā)展聯(lián)系起來，甚至?xí)恢北３衷诠什阶苑獾臓顟B(tài)中。而缺乏調(diào)整和改革的檔案管理工作方法會(huì)難以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展變化，也會(huì)難以適應(yīng)事業(yè)單位的變化。檔案資源價(jià)值的發(fā)揮需要依靠良好的信息共享技術(shù)、共享機(jī)制與管理模式。隨著信息技術(shù)的不斷升級(jí)，檔案信息管理設(shè)備隨之創(chuàng)新，這是迎合時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)的具體體現(xiàn)，能夠推動(dòng)檔案管理工作邁向新臺(tái)階。要想真正滿足事業(yè)單位現(xiàn)代化發(fā)展需要，徹底改變檔案管理的不良現(xiàn)狀，勢(shì)必要更新相關(guān)管理設(shè)施，并引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，促進(jìn)檔案管理工作有序推進(jìn)。隨著信息技術(shù)的使用與發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算技術(shù)為檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展提供了必要的技術(shù)通道，當(dāng)前這些技術(shù)還處在發(fā)展階段，需要進(jìn)一步探索這些技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。

3 事業(yè)單位有效開展檔案管理的對(duì)策

1）配置現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備。事業(yè)單位檔案管理者要注重基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案管理工作更好地展開提供重要保障。檔案管理者若發(fā)現(xiàn)所用檔案設(shè)備出現(xiàn)問題，必須及時(shí)上報(bào)給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，雙方一同努力，做好檔案管理設(shè)備的建設(shè)。同時(shí)，為檔案資料建立相應(yīng)的管理庫(kù)房，并做好與之對(duì)應(yīng)相應(yīng)的防火、防潮等操作，例如在檔案管理庫(kù)房設(shè)置滅火設(shè)施、配置防盜柜等。同時(shí)，還應(yīng)設(shè)置相對(duì)應(yīng)的防火、防盜等自動(dòng)監(jiān)控或者報(bào)警設(shè)備，運(yùn)用現(xiàn)代化管理設(shè)備達(dá)到新時(shí)期檔案管理需要。通過現(xiàn)代化手段管理檔案信息，也就是利用計(jì)算機(jī)展開檔案管理工作。必須注意，恰當(dāng)?shù)挠布O(shè)備是順利實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的根本，這也是事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要保障。

2）創(chuàng)新檔案管理意識(shí)思維。要強(qiáng)化檔案局的責(zé)任意識(shí)與使命感，就需要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，提高檔案局檔案管理人員的管理意識(shí)，將檔案管理工作放在重要的位置上，并成為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人員重要義務(wù)。創(chuàng)新思維理念，使檔案管理的利用率得到提升。檔案局管理檔案就是為了利用，檔案管理人員需要對(duì)檔案保管與利用之間的關(guān)系進(jìn)行科學(xué)的處理，完善檔案查閱以及利用制度，提高檔案資源的利用率。加強(qiáng)檔案信息的評(píng)估以及鑒別[2]，強(qiáng)化檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，積極主動(dòng)地投入到服務(wù)中。

3）做好檔案的保密工作。如今的網(wǎng)絡(luò)發(fā)展水平，使得網(wǎng)絡(luò)信息的傳播速度很快，范圍也很廣，如果事業(yè)單位的一些機(jī)密性比較強(qiáng)的文件，在網(wǎng)絡(luò)上隨意的傳播或者是交流的話，將會(huì)對(duì)事業(yè)單位的信息安全造成非常嚴(yán)重的影響，因此一方面，事業(yè)部門要做好文件的保密管理的機(jī)制，對(duì)一些機(jī)密性比較強(qiáng)的文件進(jìn)行更好的保密安全管理，可以讓工作人員提高對(duì)于機(jī)密文件保護(hù)的重視程度，先從內(nèi)部進(jìn)行防護(hù)，另一方面就是提高網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，防止因?yàn)楹诳突蚴蔷W(wǎng)絡(luò)病毒造成機(jī)密文件外泄。

4）推行新型檔案數(shù)字化管理模式。檔案數(shù)字化是一種新的管理模式，以電腦存儲(chǔ)為主，是把紙質(zhì)文檔用掃描儀、照相機(jī)、錄像機(jī)等設(shè)備數(shù)字化轉(zhuǎn)換，再存儲(chǔ)到電腦中，通過電腦掃描、分類、整合、修正的零散數(shù)字化文檔轉(zhuǎn)換為一個(gè)整體完善的數(shù)字化檔案庫(kù)，還要對(duì)它進(jìn)行錄入全宗號(hào)、年份、目錄、卷宗號(hào)等的編寫，以便日后搜索查找和及時(shí)利用。通過新型檔案數(shù)字化管理模式的推行與實(shí)施，能夠在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)更好的整合優(yōu)化，建立龐大又精細(xì)的數(shù)據(jù)庫(kù)，用便捷的服務(wù)減少了工作人員檔案查找的時(shí)間，提高事業(yè)單位工作效率。

5）加大打假力度。我們要做好和事業(yè)單位檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)的宣傳，通過宣傳提高相關(guān)人員的法制觀念是減輕檔案管理中造假的有效途徑。要讓當(dāng)事人意識(shí)到人事檔案造假給自己帶來的后果，為了某些利益使用不當(dāng)手段造假需要負(fù)相關(guān)法律責(zé)任，對(duì)檔案管理的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及員工擅自偽造或涂改檔案的行為要進(jìn)行嚴(yán)肅處理，堅(jiān)決抵制靠關(guān)系、靠金錢來弄虛作假進(jìn)行檔案?jìng)卧臁?/p>

4 結(jié)束語

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，我們要更多地聽取大家的意見，讓各項(xiàng)管理制度更加符合單位發(fā)展的實(shí)際情況，有關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)也要對(duì)于這項(xiàng)工作引起高度的重視，不斷的提高這項(xiàng)工作的管理質(zhì)量，有關(guān)的工作人員要要進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)工作，不斷的提高他們自身的技能，要善于運(yùn)用各種新的技術(shù)，不斷的提高工作的效率。也要對(duì)當(dāng)前管理的方法進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，善于發(fā)現(xiàn)新的方法和理念。工作人員也要不斷地提高自身的責(zé)任意識(shí)，認(rèn)真的做好每一項(xiàng)工作，合理的利用單位的資源，避免出現(xiàn)各種資源浪費(fèi)的現(xiàn)象。