做好建筑企業(yè)干部人事檔案工作的有效措施

張 丹

（云南省鐵路建設(shè)工程公司，云南 楚雄 675000）

新經(jīng)濟(jì)常態(tài)下，科學(xué)化、真實(shí)化，信息化是建筑企業(yè)開展人事檔案管理的三大必備要素。由于在我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)中，建筑企業(yè)貢獻(xiàn)較大，因而需要提高對(duì)建設(shè)中的質(zhì)量問題的重視程度。由于建筑企業(yè)的復(fù)雜性很強(qiáng)，在開展管理過(guò)程中很容易出現(xiàn)各種各樣的問題。由此表明，需要不斷優(yōu)化、提高企業(yè)的管理水平與管理模式，同時(shí)把關(guān)注的重點(diǎn)放在干部人事檔案管理上。首先應(yīng)進(jìn)一步增強(qiáng)企業(yè)干部在管理與質(zhì)量方面的意識(shí)，如此才能促進(jìn)企業(yè)整體管理責(zé)任心增強(qiáng)，為企業(yè)創(chuàng)造良好的經(jīng)濟(jì)效益，進(jìn)而使國(guó)家的社會(huì)效益得到保證。

1 干部人事檔案的重要作用

作為一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，干部人事檔案管理工作是把干部人事工作做好的重中之重[1]。首先，干部人事檔案為人事部門和組織部門輸送和選拔專業(yè)技術(shù)人才、干部提供了重要參考。人事部門和組織部門負(fù)責(zé)培養(yǎng)和任用干部，對(duì)專業(yè)技術(shù)人才以及干部進(jìn)行選拔和輸送的過(guò)程中，不僅要安排專門的人員經(jīng)?？疾欤瑫r(shí)一定要大量查閱干部人事檔案，對(duì)其多方表現(xiàn)予以充分了解，包括廉、績(jī)、勤、能、德等，針對(duì)待輸送與提拔干部，必須對(duì)其進(jìn)行全面分析，揚(yáng)長(zhǎng)避短，科學(xué)運(yùn)用人才，將所有干部的積極性充分調(diào)動(dòng)起來(lái)，打造一支專業(yè)知識(shí)扎實(shí)、素質(zhì)高的干部隊(duì)伍。其次，干部人事檔案確保后人研究歷史有據(jù)可循。所有干部人事檔案均具有時(shí)代信息，是當(dāng)時(shí)社會(huì)經(jīng)濟(jì)、思想理論和文化等建設(shè)情況的體現(xiàn)。由此可見，在檔案中干部人事檔案占據(jù)著極為重要的位置。

2 做好建筑企業(yè)干部人事檔案工作的有效措施

2.1 樹立正確的管理觀念

如果真正想做好干部人事檔案管理工作，就要加深對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，使之形成正確的管理理念，同時(shí)在工作中積極對(duì)思維進(jìn)行創(chuàng)新。首先，檔案管理人員必須制定完善的、具有創(chuàng)新性的管理策略，可以先制定、展開短期規(guī)劃，然后立足于此再對(duì)長(zhǎng)期管理方案進(jìn)行制定。其次，建筑企業(yè)還應(yīng)在完善基礎(chǔ)設(shè)施方面投入充足的資金，引進(jìn)檔案管理軟件，促進(jìn)管理水平提升。比如，在對(duì)人事檔案進(jìn)行收集、處理時(shí)，就可將互聯(lián)網(wǎng)科技的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來(lái)構(gòu)建信息庫(kù)系統(tǒng)，在其中全面收集檔案信息，將管理效率提高。除此之外，檔案管理人員也應(yīng)做到與時(shí)俱進(jìn)，參照相關(guān)法律法規(guī)，在不影響企業(yè)利益的基礎(chǔ)上，對(duì)工作模式進(jìn)行創(chuàng)新，促進(jìn)工作質(zhì)量提高。

2.2 建立健全企業(yè)內(nèi)部干部人事檔案管理制度

建筑企業(yè)應(yīng)快速轉(zhuǎn)型和改革干部人事檔案工作，制定干部人事檔案管理工作制度，但必須充分結(jié)合現(xiàn)階段的發(fā)展要求，并不斷進(jìn)行完善，內(nèi)容涵蓋收集、歸檔、整理、銷毀、調(diào)閱等。為了促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平提高，應(yīng)在建筑企業(yè)內(nèi)部完善檔案管理思想，要讓所有人員都將檔案管理工作的重要性了解到，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理人員的管理意識(shí)與責(zé)任意識(shí)，確保干部檔案認(rèn)識(shí)管理工作更加規(guī)范。干部人員在對(duì)檔案進(jìn)行填寫的時(shí)候要必須確保內(nèi)容真實(shí)，同時(shí)為了獲得更加完整準(zhǔn)確的檔案信息，還需對(duì)檔案信息審核制度予以建立[2]。除此之外，企業(yè)還應(yīng)把檔案調(diào)閱管理制度建立起來(lái)，并對(duì)其加以完善，以免在調(diào)閱干部人事檔案中出現(xiàn)丟失或損毀等問題，進(jìn)而泄露干部人事檔案信息。

2.3 嚴(yán)格把控入口關(guān)，保證檔案材料準(zhǔn)確、真實(shí)

干部人事檔案材料收集工作是檔案工作中不可或缺的一部分，只有保證所收集的檔案材料的規(guī)范性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性，才可以使干部人事檔案的公信力與嚴(yán)肅性得到有效維護(hù)。因此，不僅要求干部檔案材料部門認(rèn)真核對(duì)檔案材料相關(guān)信息，確保歸檔材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，避免出現(xiàn)不規(guī)范、不完整的材料。同時(shí)還要對(duì)檔案收集部門工作人員的業(yè)務(wù)能力提出較高的要求，必須嚴(yán)格鑒定和審核接收的檔案材料，剔除偽造、涂改材料，就制作不規(guī)范、字跡不清的材料，應(yīng)第一時(shí)間退給相關(guān)部門，重新制作，以此做到去偽存真。建立材料收集工作的協(xié)調(diào)機(jī)制，并不斷完善，積極與檔案材料形成部門進(jìn)行溝通交流，采用主動(dòng)收集、催繳和集中等方式，第一時(shí)間對(duì)新產(chǎn)生的檔案材料進(jìn)行補(bǔ)充與完善。認(rèn)真做好檔案材料臺(tái)賬收集管理工作，保證可以第一時(shí)間在個(gè)人人事檔案中歸入進(jìn)每年新增的檔案材料[3]。在收集材料方面，檔案工作人員應(yīng)做到嚴(yán)格把關(guān)，針對(duì)內(nèi)容有問題、制作不規(guī)范的，應(yīng)將其退回相關(guān)部門重新制作，確保檔案材料制作規(guī)范、真實(shí)有效。

2.4 優(yōu)化人事檔案管理人員的專業(yè)水平

新形勢(shì)下，企業(yè)人事部門應(yīng)大力革新對(duì)干部人事檔案的管理，這便要求檔案管理者具備較高的專業(yè)水平。同時(shí)，還對(duì)干部人事檔案管理者的責(zé)任心以及檔案管理專業(yè)水平提出了較高的要求，并積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息技術(shù)，促進(jìn)自身管理專業(yè)水平提升[4]。建筑企業(yè)首先應(yīng)選擇思想政治素質(zhì)強(qiáng)的人員負(fù)責(zé)檔案工作，同時(shí)還要將人事調(diào)整做好。此外，針對(duì)檔案管理人員，企業(yè)應(yīng)定期對(duì)其進(jìn)行專業(yè)知識(shí)方面的培訓(xùn)，使之在工作中做到作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)，愛崗敬業(yè)。

2.5 充分運(yùn)用現(xiàn)代科技技術(shù)，加快檔案工作信息化建設(shè)

針對(duì)干部人事檔案，設(shè)立專門的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，動(dòng)態(tài)管理干部人事檔案。第一時(shí)間采集檔案數(shù)據(jù)，并進(jìn)行更新，將現(xiàn)代化辦公設(shè)備的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來(lái)構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)，保證干部檔案信息化和數(shù)據(jù)化的成功實(shí)現(xiàn)，確保干部檔案信息準(zhǔn)確、真實(shí)。把網(wǎng)絡(luò)化管理體系建立起來(lái)，對(duì)干部人事檔案采取分級(jí)管理的模式。逐層、逐級(jí)構(gòu)建局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)干部檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。與此同時(shí)，積極構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，把重點(diǎn)解決的問題放在使用權(quán)與管理權(quán)上。前者可將不同用戶的實(shí)際情況結(jié)合起來(lái)，在確認(rèn)身份與密碼后，再將所需檔案資料提供。后者則可對(duì)分級(jí)管理制度予以采用。將責(zé)任落實(shí)到具體人頭，由主管部門在不超出自身管理權(quán)限的基礎(chǔ)上對(duì)檔案進(jìn)行管理、維護(hù)和修改。另外，需將干部個(gè)人電子檔案系統(tǒng)建立起來(lái)，對(duì)干部人事檔案實(shí)施自動(dòng)化管理。通過(guò)對(duì)個(gè)人電子檔案予以設(shè)置，能夠在很大程度上減少無(wú)檔、“死”檔、棄檔現(xiàn)象，還能減少工作量以及紙質(zhì)案卷因?yàn)槟p導(dǎo)致的損壞，實(shí)現(xiàn)永久保存使用。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，不斷優(yōu)化的企業(yè)制度，迫切的需要對(duì)企業(yè)人事檔案管理工作做進(jìn)一步完善，而其也是企業(yè)文化建設(shè)的重要內(nèi)容。一個(gè)企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，管理和資金必不可少，而企業(yè)管理手段的優(yōu)化與創(chuàng)新則直接影響著企業(yè)的成長(zhǎng)與發(fā)展。干部人事檔案管理是建筑企業(yè)管理體系的一個(gè)重要組成部門，加強(qiáng)管理其干部人事檔案，也是企業(yè)持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展所必須經(jīng)歷的。