企業(yè)檔案重建的實踐與思考

李靈芝 王 瀚 王 旭

（江蘇油田礦業(yè)開發(fā)有限公司，江蘇 揚州 225100）

1 檔案現(xiàn)狀及存在問題

1）檔案管理工作的現(xiàn)狀。由于歷史的原因，筆者所在單位的檔案管理存在許多問題，諸如管理無標準，檔案無歸屬，管理無專人的現(xiàn)狀。（1）管理無專人。由于歷史的原因和企業(yè)面臨的用人緊張狀況，公司一直沒有專職檔案負責人。各級單位都是兼職負責，一直缺乏專業(yè)的檔案管理者。隨著企業(yè)管理的高要求，檔案管理的上臺階，進一步挖潛檔案的利用價值等，原有的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足企業(yè)管理的需要。（2）管理無標準。公司沒有統(tǒng)一的檔案管理標準。規(guī)章制度不完善及相應管理機構不健全。（3）檔案無歸屬。即檔案沒有統(tǒng)一的歸屬管理地點。零散分布在多處。2015-2016年文件雜亂堆放在庫房，2017年以來文件沒收集。

2）檔案管理工作存在問題：由于檔案管理存在以上所述的種種弊端，造成了現(xiàn)實中的諸多問題。（1）管理缺乏，檔案情況不明。因公司未設專人管理檔案，各級單位也沒人負責。工作沒有正規(guī)交接，2001年以前的文書檔案既沒有目錄也沒有數(shù)量。其中還有41個柜子的改制企業(yè)會計檔案，沒有清單，沒有交接手續(xù)等等系列問題（2）檔案缺失，影響工作開展。比如基建檔案不但推放在幾處，還缺失嚴重。2019年11月，天然氣加氣站項目后續(xù)建設的時候，以前的圖紙，規(guī)劃等資料沒存檔，項目建設管理人員，多人多次來查找，費時費力，還無所獲，再去聯(lián)系以前的設計單位，直接影響項目進度。在今年企業(yè)依法合規(guī)經(jīng)營要求油田房屋都要辦理或變更不動產(chǎn)權證的工作中，有多棟房產(chǎn)因建設資料缺失，無法辦理權證，為企業(yè)留下隱患。（3）管理難度大，利用難度大。由于存在上述客觀狀況，公司檔案管理難度非常大，檔案的利用價值也大打折扣，利用效率也非常低。

2 解決方案及實施措施

2.1 專人負責

筆者有幸負責檔案的重建整合、管理工作。檔案有哪些種類？工作從何入手呢？要解決這些問題，發(fā)現(xiàn)應該突擊學習檔案知識。這時剛巧上級部門舉辦為期兩天的檔案培訓，向老師咨詢拷貝了檔案相關管理文件，發(fā)現(xiàn)涉及的標準規(guī)范及制度規(guī)定從國家到行業(yè)再到油田共有134個，并且大部分內(nèi)容都多達幾十頁。檔案術語138個[1]，每個術語對應的工作，操作規(guī)范等，業(yè)務性很強，極度需要經(jīng)驗。通過突擊學習、參加培訓、自學摸索等方式，在公司管理者的支持下，經(jīng)過一年多的努力，建章立制，狠抓落實，著重從“收，管，用”三個方面下手，取得了理想的效果。

2.2 理念落實

建章立制，落實制度。把各科室的檔案工作統(tǒng)一歸口檔案室，列入年度工作考核內(nèi)容。

2.3 專業(yè)管理

經(jīng)過縝密考察，采取了以下六個環(huán)節(jié)的重建整合措施，

1）收集（歸檔）。先深入理解企業(yè)檔案的定義和意義，然后有針對性的統(tǒng)籌分析公司各部門開展各項業(yè)務和工作中形成的資料種類及價值辨識，確定了四個“W”方法收集，即“What”——收什么、“Who”——誰來收、“Whom”——向誰收、“When”——何時收。2019年以來共收集九大類10052件。

2）整理。這部分工作是檔案管理最主要的業(yè)務量，工作量非常龐大，內(nèi)容繁雜，涉及整理標準多[2]。傾力完成了2015-2019年文書類和維修2356件檔案的初步整理。并且邊整理邊摸索思考完善管理的方案。為檔案管理水平的持續(xù)提高形成良性循環(huán)。

3）保管。所有檔案庫房，配備了二氧化碳滅火器、防蟲皂、溫度計、濕度計等等[3]。根據(jù)會計憑證檔案的現(xiàn)狀，設計購進會計檔案柜，完善了會計檔案的保管，重點檔案實現(xiàn)特殊保護。

4）統(tǒng)計。查清了歷年文書檔案數(shù)量，完成了全部文書檔案的統(tǒng)計，累計完成卷數(shù)1070卷，件數(shù)9874件。相當于對原存檔案進行了一次盤庫。后續(xù)隨時歸檔隨時做好統(tǒng)計。

5）利用。初步將歸檔資料全部實現(xiàn)了快速檢索、借閱登記。主要是職能部門、體系內(nèi)審、審計等時的查閱，行使依法合規(guī)經(jīng)營及經(jīng)營風險管憑證作用。經(jīng)過檔案的重建與加強管理，檔案查閱從2016年的16人次增長到2020年的262人次利用率顯著提高。

6）鑒定。公司初步擬定了成立鑒定小組?；趯n案庫存的清查，分析各類檔案的后續(xù)價值，結合檔案保存期限標準甄別鑒定預銷毀檔案等[4]。

3 取得成效及下步建議

3.1 檔案管理的成效

1）制定了本單位完善的檔案管理制度。實行了檔案管理的標準化、制度化。從建章立制到責任落實等等，將檔案管理上升到企業(yè)管理高度。

2）重建了一套完整的檔案管理體系。包括正規(guī)的檔案室，檔案的“收、管、用”細則等等。實現(xiàn)了從無到有的管理制度，從零到整的管理細則，從無序到規(guī)范的歸檔模板。做了大量艱苦細致的工作，取得了有效的檔案管理成果，發(fā)掘了檔案的有效價值。

3.2 檔案管理的建議

1）樹立全員的歷史觀和檔案意識。檔案管理不是某一個部門、某一個人的事，檔案工作的歷史觀、意識觀，需要繼續(xù)加強和普及。全員意識是成功進行檔案管理的基石。

2）健全檔案管理網(wǎng)格。從公司管理層面提高檔案管理意識，建議成立由公司副總掛職小組長、下屬各級單位分級負責的檔案管理網(wǎng)絡。利于考核工作及源頭負責制的落實。

3）檔案管理工作的挖潛和細化。繼續(xù)落實制度化。包括制訂檔案收集原則、界定歸檔范圍、確定歸檔時間、明確歸檔要求、控制歸檔措施五大塊的制度化控制。一是堅持收集原則：（1）堅持“誰形成、誰整理、誰歸檔”原則。（2）堅持“應收盡收、應歸盡歸”原則。為適應依法治企及信息資源風險防范的要求，公司全業(yè)務范圍內(nèi)有價值的，要收盡收全。二是界定歸檔范圍：（1）有查考和利用價值的文件材料。2）公司內(nèi)部形成的各類紅頭文件、白頭文件。包括會議記錄、合同（協(xié)議）、總結、報表、公司登記年檢材料、權證等。三是確定歸檔時間：（1）管理類文件（文書檔案），次年4月30日前。（2）基建維修類項目，竣工1個月內(nèi)，重點工程項目按中石化建設工程檔案管理規(guī)范執(zhí)行。（3）科技項目檔案，項目驗收或評定后一個月內(nèi)。（4）重要事件，隨時歸檔。四是明確歸檔要求：（1）完整：包括文件材料收集要全面；項目、內(nèi)容、過程要全面。（2）準確：文件材料是實際的真實反映。如圖物相符；電子文件與紙質(zhì)文件一致。（3）有效：歸檔文件要符合規(guī)程要求。如簽署、蓋章完備性、最終版。（4）原件。歸檔文件不得隨意更改替換。不建議從專業(yè)系統(tǒng)里的掃描件或照片下載歸檔。（5）歸檔文件應有利于長久保存、圖文字跡清晰。五是控制歸檔措施：將檔案工作“四納入”，實現(xiàn)可追溯性。各職能部門將文件材料歸檔納入部門工作計劃，納入領導工作議程，納入相關崗位職責、納入業(yè)務考核。

4）建立大數(shù)據(jù)檔案信息管理的可能性。隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，企業(yè)的發(fā)展決策越來越依托于數(shù)據(jù)，目前筆者正在做一個大膽的構思，如果以檔案為突破口，建立健全電子檔案系統(tǒng)并能有機整合目前的ERP、EPBP、內(nèi)控系統(tǒng)、合同系統(tǒng)等等，實現(xiàn)一個總出口，使檔案成為企業(yè)的有效數(shù)據(jù)中心，不僅僅實現(xiàn)了檔案管理的自動化、精確化，而且可以有效提高工作效率，并且將為管理層決策、業(yè)務部門數(shù)據(jù)利用等提供更便利、更快捷、全方位數(shù)據(jù)支持。