無(wú)紙化辦公模式下醫(yī)院檔案管理探索

劉洪凱

（濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院，山東 濱州 256603）

無(wú)紙化辦公是指工作過(guò)程中無(wú)需紙張，而是依靠各類計(jì)算機(jī)硬件、軟件及通信網(wǎng)絡(luò)等配合完成工作的模式，這種辦公模式生態(tài)環(huán)保，工作效率高，已經(jīng)在各大醫(yī)院普及。醫(yī)院運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，會(huì)累積黨政群類、醫(yī)療技術(shù)類、病史管理類、聲像照片類、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類檔案資料，隨著資料的累積，數(shù)據(jù)規(guī)模逐步擴(kuò)大，數(shù)量及種類增加，檔案利用需求增長(zhǎng)[1]。無(wú)紙化辦公模式下，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)獲得基礎(chǔ)設(shè)施支持，醫(yī)院可以利用無(wú)紙化辦公設(shè)施，引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)，構(gòu)建電子檔案，這樣能夠方便檔案信息的采集、儲(chǔ)存及開(kāi)發(fā)利用，提升檔案管理及服務(wù)水平，切實(shí)發(fā)揮檔案信息在醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理中的決策指導(dǎo)作用。

1 無(wú)紙化辦公模式下醫(yī)院檔案管理面臨的優(yōu)勢(shì)分析

1.1 檔案管理更為高效便捷

在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式中，采取人工作業(yè)模式，檔案資料采集起來(lái)耗時(shí)較長(zhǎng)，還需人工進(jìn)行整理、檢查，耗時(shí)耗力，且工作內(nèi)容枯燥無(wú)趣，員工普遍工作積極性不高。無(wú)紙化辦公模式下，檔案管理信息技術(shù)相結(jié)合，人們?cè)谵k公過(guò)程中，信息被記錄下來(lái)，各部門可直接將日常工作中電腦錄入的信息傳遞到電子檔案中，再由檔案管理人員應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件，進(jìn)行歸納、分類、統(tǒng)計(jì)、分析，工作效率顯著提升，員工工作負(fù)荷大大減輕，人工成本降低，有效節(jié)約了人力資源。而且，在現(xiàn)代化信息技術(shù)軟件的支持下，計(jì)算機(jī)代替人工作業(yè)，有效減少了人工整理、計(jì)算失誤的問(wèn)題，確保了工作質(zhì)量。

1.2 檔案儲(chǔ)存更為安全可靠

在以往，醫(yī)院檔案信息的載體多為紙質(zhì)文件以及一些音像資料，長(zhǎng)時(shí)間保存，紙質(zhì)文件容易受潮，或者被蟲(chóng)鼠啃噬，文字丟失，而且發(fā)生火災(zāi)的風(fēng)險(xiǎn)比較大，檔案儲(chǔ)存的安全性有待提升。在無(wú)紙化辦公模式下，實(shí)現(xiàn)了構(gòu)建電子檔案的目標(biāo)，檔案儲(chǔ)存介質(zhì)變?yōu)榱薉VD光盤、移動(dòng)硬盤、儲(chǔ)存卡、光盤等，這些儲(chǔ)存介質(zhì)具有數(shù)據(jù)容量大、儲(chǔ)存時(shí)間長(zhǎng)、穩(wěn)定性強(qiáng)、體積小的優(yōu)點(diǎn)，安全可靠，而且能夠借助于計(jì)算機(jī)直接獲取檔案信息，借助于互聯(lián)網(wǎng)傳遞文檔資源，資源利用率顯著提升[2]。

1.3 實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)信息共享

無(wú)紙化辦公模式下，醫(yī)院檔案管理趨于信息化、數(shù)字化發(fā)展，在信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的支持下，使用者可以登錄檔案平臺(tái)，檢索、閱讀權(quán)限范圍內(nèi)的檔案資料，實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)信息資源開(kāi)放共享，有效提升檔案利用率。而且，在電子檔案中，信息管理效能提升，檔案管理人員能夠利用相關(guān)軟件，對(duì)信息進(jìn)行整理、分類、歸納。優(yōu)化、過(guò)濾，提升信息質(zhì)量，再利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，在海量檔案資料中挖掘意向信息，為醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理決策制定提供參考依據(jù)[1]。

2 無(wú)紙化辦公模式下醫(yī)院檔案管理策略分析

2.1 建立健全檔案管理制度

檔案是醫(yī)院各項(xiàng)工作的見(jiàn)證，領(lǐng)導(dǎo)層必須正確認(rèn)識(shí)到其價(jià)值，充分重視檔案工作，重視無(wú)紙化辦公模式下檔案管理的創(chuàng)新，增加資金投入，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)字化醫(yī)院檔案室，明確檔案管理信息化建設(shè)流程與標(biāo)準(zhǔn)，各個(gè)部門辦公過(guò)程中產(chǎn)生的文件資料，應(yīng)及時(shí)上傳至檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，經(jīng)管理人員審核后，按照案件發(fā)生的時(shí)間、類型，設(shè)置編碼，儲(chǔ)存至相應(yīng)目錄下。跟隨醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的步伐，改進(jìn)、更新相關(guān)的管理制度，依照《檔案法》、《檔案資料管理保密規(guī)定》、《檔案查閱利用制度》、《檔案設(shè)備維護(hù)使用制度》及《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等文件指示，制定科學(xué)合理的醫(yī)院檔案信息化、數(shù)字化管理制度，實(shí)行崗位責(zé)任制，明確各類檔案的管理責(zé)任人，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，追究管理人員責(zé)任，保障管理質(zhì)量[3]。

2.2 引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)

無(wú)紙化辦公模式下，醫(yī)院應(yīng)創(chuàng)新檔案管理的理念、手段、方式、方法，充分利用計(jì)算機(jī)、掃描儀、攝影機(jī)、專用微機(jī)等無(wú)紙化本宮設(shè)備，構(gòu)建檔案管理信息平臺(tái)，明確檔案信息化管理要求，全面提升檔案管理服務(wù)水平。同時(shí)，為保障信息安全，應(yīng)選擇安全系數(shù)高的硬盤、移動(dòng)硬盤、光盤、磁盤等存儲(chǔ)介質(zhì)，同時(shí)，完善權(quán)限設(shè)置，合理定義不同功能模塊的操作權(quán)限，對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)展開(kāi)分層管理，醫(yī)院工作人員可以“工號(hào)+密碼”的形式登陸系統(tǒng)，獲取職位權(quán)限內(nèi)的權(quán)利，比如說(shuō)檔案管理人員可瀏覽后臺(tái)數(shù)據(jù)，具有數(shù)據(jù)編輯、管理權(quán)限，其余用戶只能查詢權(quán)限內(nèi)的檔案信息。完善數(shù)據(jù)平臺(tái)防御機(jī)制，定期優(yōu)化、升級(jí)系統(tǒng)，安裝防火墻、殺毒軟件、IT監(jiān)控軟件等，以防信息泄露、數(shù)據(jù)丟失或被篡改。

2.3 提升檔案開(kāi)發(fā)與利用力度

醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建，不僅有利于提升檔案建設(shè)質(zhì)量與效率，而且能有效提升檔案信息利用率。無(wú)紙化辦公模式下，醫(yī)院應(yīng)該創(chuàng)新檔案服務(wù)，為單位內(nèi)部及相關(guān)部門提供檔案查閱服務(wù)，利用相關(guān)數(shù)據(jù)平臺(tái)，檔案資料可實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)開(kāi)放共享，單位內(nèi)部的工作人員，可以直接進(jìn)入局域網(wǎng)，查閱日常工作所需參考的文件資料，單位外有需求的人，可以登錄醫(yī)院官方網(wǎng)站上，進(jìn)入相關(guān)目錄，登陸其檔案信息平臺(tái)，檢索、閱讀權(quán)限范圍內(nèi)的檔案資料，這樣有效簡(jiǎn)化了檔案利用的流程，便利了人民群眾。想要查閱檔案原件者，需辦理查閱手續(xù)，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，在指定位置，有檔案管理人員在場(chǎng)的情況下，查閱檔案，查閱者不得私自復(fù)制、涂改、拍照、劃線、損毀、調(diào)換文件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)必將嚴(yán)懲[4]。

2.4 打造高素質(zhì)檔案管理團(tuán)隊(duì)

完善檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置，配備在業(yè)務(wù)素質(zhì)、政治素質(zhì)上合格的檔案工作人員，推動(dòng)檔案工作的落實(shí)，同時(shí)，在各醫(yī)院各個(gè)部門，設(shè)置兼職檔案員，負(fù)責(zé)上傳部門辦公過(guò)程中產(chǎn)生的資料文件。為了讓相關(guān)崗位上的工作人員，能夠勝任檔案信息化管理工作，單位應(yīng)該引進(jìn)在專業(yè)素質(zhì)、信息素質(zhì)上達(dá)標(biāo)的優(yōu)秀人才，完善人力資源管理，做好崗位培訓(xùn)、在崗繼續(xù)教育等工作，定期組織人員參加業(yè)內(nèi)培訓(xùn)及學(xué)術(shù)交流會(huì)，讓檔案管理人員學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等相關(guān)軟件、硬件設(shè)施的使用，不斷更新檔案管理人員的知識(shí)庫(kù)與技能庫(kù)，確保其能夠掌握當(dāng)前檔案信息化管理工作中所用的技術(shù)軟件及設(shè)施，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全教育，提升其網(wǎng)絡(luò)安全防范意識(shí)，保障電子檔案的儲(chǔ)存、利用安全性[5]。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理活動(dòng)中，所形成各類具有保存價(jià)值的原始記錄資料，包括文字、圖像、表格等，都屬于醫(yī)院檔案范疇。檔案具有歷史再現(xiàn)性、信息性、知識(shí)性、價(jià)值性、教育性的特征，在醫(yī)院醫(yī)療工作及行政管理中發(fā)揮著重要作用。在信息化時(shí)代背景下，醫(yī)院辦公實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化，檔案管理也突破了傳統(tǒng)管理模式，逐步實(shí)現(xiàn)信息化、自動(dòng)化及數(shù)字化，醫(yī)院應(yīng)該適應(yīng)環(huán)境變化，構(gòu)建全新的信息化檔案管理機(jī)制，培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)檔案信息化管理隊(duì)伍，切實(shí)提升檔案管理效率及質(zhì)量。