重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的方法思考

郝 敏

（中煤鄂爾多斯能源化工有限公司，內(nèi)蒙古 鄂爾多斯 017300）

重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案主要包括項(xiàng)目在立項(xiàng)階段的可行性報(bào)告、申請(qǐng)書、評(píng)估書、設(shè)計(jì)書，以及在具體施工過(guò)程中產(chǎn)生的材料檢驗(yàn)報(bào)告、工程進(jìn)度計(jì)劃書、安全管理報(bào)告等各類文件資料[1]。這些文件資料在項(xiàng)目質(zhì)量驗(yàn)收環(huán)節(jié)發(fā)揮著重要作用。下面結(jié)合實(shí)際，就強(qiáng)化重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的必要性做具體分析。

1 重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理必要性分析

1.1 為工程質(zhì)量檢驗(yàn)提供依據(jù)

在重點(diǎn)工程建設(shè)中，項(xiàng)目檔案是開(kāi)展工程質(zhì)量檢查與評(píng)定時(shí)的重要參考依據(jù)，相關(guān)部門在對(duì)工程質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收時(shí)，主要是根據(jù)建設(shè)成果以及項(xiàng)目檔案來(lái)核查、評(píng)判工程質(zhì)量是否達(dá)標(biāo)。因此做好項(xiàng)目檔案管理至關(guān)重要。

1.2 為改擴(kuò)建施工提供參考

除了是工程質(zhì)量檢驗(yàn)時(shí)的重要參考依據(jù)，項(xiàng)目檔案還是工程在改擴(kuò)建時(shí)的重要參考依據(jù)。隨著我國(guó)社會(huì)的快速發(fā)展，對(duì)道路、水電設(shè)施等重點(diǎn)工程的改擴(kuò)建需求也進(jìn)一步加大。在對(duì)這類重點(diǎn)工程進(jìn)行改擴(kuò)建施工時(shí)，必須要結(jié)合前期的施工資料進(jìn)行設(shè)計(jì)與建設(shè)，方能保證建筑原有結(jié)構(gòu)、構(gòu)件等不受損，保證工程改擴(kuò)建效果達(dá)到預(yù)期水平。若在重點(diǎn)工程施工建設(shè)工程中未做好對(duì)各類檔案資料的收集管理，將導(dǎo)致改擴(kuò)建設(shè)計(jì)缺失參考依據(jù)，從而使改擴(kuò)建施工的成本、質(zhì)量等得不到保障[2]。

1.3 為工程維護(hù)管理提供幫助

重點(diǎn)工程在建成投入使用后，必須定期或不定期進(jìn)行維護(hù)管理，以此優(yōu)化工程使用效果，延長(zhǎng)工程使用年限。而在對(duì)工程進(jìn)行維護(hù)管理時(shí)，也必須以相關(guān)的設(shè)計(jì)書、施工文件等作為依據(jù)來(lái)制定維護(hù)管理策略，以提升維護(hù)管理工作的針對(duì)性、有效性，在保障維護(hù)管理效果的同時(shí)實(shí)現(xiàn)對(duì)運(yùn)維成本的有效管控。若在工程建設(shè)期間未做好對(duì)各類檔案的管理，導(dǎo)致工程 運(yùn)維工作失去依據(jù)，就極有可能引起不必要的損失與浪費(fèi)，造成運(yùn)維所用物料、資金、時(shí)間以及人力資源的投入增加，并且最終的維護(hù)管理質(zhì)量還得不到保證。

2 重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作方法分析

2.1 嚴(yán)格按照法律法規(guī)依法管理

重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理要能以我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)為依據(jù)規(guī)范開(kāi)展，從根本上提升項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范性，有效性，為檔案的使用提供便利。在開(kāi)展重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案管理時(shí)，要對(duì)我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行研讀，根據(jù)法律要求制定具體的檔案管理?xiàng)l例，名曲檔案管理法律責(zé)任，確定檔案管理目標(biāo)，有序推進(jìn)各項(xiàng)檔案管理工作規(guī)范、有效開(kāi)展。為保證重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案管理工作的合法性，在制定檔案管理方案與條例之前首先要明確檔案的歸屬與流向問(wèn)題，要結(jié)合國(guó)家法律確定好檔案的收集、移交、銷毀等各項(xiàng)工作的要求、流程、條件以及標(biāo)準(zhǔn)等，從大的范圍與層面對(duì)檔案管理工作有一個(gè)把握，確保不會(huì)出現(xiàn)違反法律的風(fēng)險(xiǎn)[3]。

2.2 基于責(zé)任追究理念健全管理制度

在開(kāi)展重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案管理工作時(shí)，要利用具體的制度對(duì)各責(zé)任人，各項(xiàng)管理行為進(jìn)行規(guī)范與約束，確保不會(huì)出現(xiàn)互相推諉責(zé)任、無(wú)人擔(dān)責(zé)以及檔案管理秩序混亂等問(wèn)題。在管理過(guò)程中，以國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)為依據(jù)，根據(jù)工程規(guī)模、建設(shè)主體構(gòu)成等將檔案管理責(zé)任進(jìn)行細(xì)化細(xì)分，將各類檔案的管理責(zé)任具體落實(shí)到部門、到個(gè)人，并建立起則熱追究制度，若在檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)任何差池，要追究到個(gè)人并根據(jù)情節(jié)的嚴(yán)重程度依法依規(guī)做出處罰。利用責(zé)任追究制度來(lái)強(qiáng)化相關(guān)單位、部門以及人員的責(zé)任意識(shí)，提高其參與檔案管理的積極性與主動(dòng)性，促進(jìn)各檔案管理行為規(guī)范與優(yōu)化，推動(dòng)各項(xiàng)檔案管理工作更規(guī)范、順利、有效地開(kāi)展。如在工程項(xiàng)目建設(shè)以及檔案管理工作中，項(xiàng)目法人要對(duì)重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)終身責(zé)任，按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、齊抓共管”的原則實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目檔案的規(guī)范管理，確保項(xiàng)目檔案管理工作的質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求[4]。

2.3 結(jié)合實(shí)際要求構(gòu)建三管模式

在開(kāi)展重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案管理時(shí)，要按照相關(guān)規(guī)范與要求，結(jié)合具體情況構(gòu)建起健全完善、科學(xué)可行的檔案管理體系，從而為項(xiàng)目檔案的管理與使用打好基礎(chǔ)。如在具體的工程建設(shè)與檔案管理工程中，可結(jié)合實(shí)際情況構(gòu)建“三管”模式。

在進(jìn)行項(xiàng)目檔案收集與管理時(shí)，先對(duì)檔案管理規(guī)定、原則、要求、目標(biāo)以及流程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行確定，在此上組織專業(yè)、優(yōu)秀人員組建檔案管理體系，由專人對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行負(fù)責(zé)，確保各項(xiàng)檔案工作都有人落實(shí)。在開(kāi)展重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案的管理建設(shè)工作時(shí)，要能按照標(biāo)準(zhǔn)要求與原則規(guī)范做好檔案分類、鑒定、編號(hào)以及保管等各項(xiàng)工作，為檔案的使用提供便利[5]。

其次，在對(duì)重點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)檔案進(jìn)行管理時(shí)，要構(gòu)建專項(xiàng)管理制度，根據(jù)實(shí)際情況對(duì)檔案歸檔制度、移交制度、保管制度以及保密制度、銷毀制度的內(nèi)容進(jìn)行完善，對(duì)各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)與要求進(jìn)行統(tǒng)一，確保相關(guān)單位與人員能嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范與要求認(rèn)真做好檔案管理工作，保證檔案在保存與使用期間不會(huì)出現(xiàn)信息泄露等問(wèn)題。

除了要建立專項(xiàng)管理制度，還應(yīng)當(dāng)結(jié)合具體情況制定專門的檔案管理操作規(guī)范，對(duì)各單位、部門以及人員的檔案管理操作要求進(jìn)行明確，使各項(xiàng)檔案管理工作更有針對(duì)性的開(kāi)展。具體如在檔案管理操作規(guī)范中要明確指出重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案必須分類管理，各施工檔案必須是來(lái)自施工現(xiàn)場(chǎng)的真實(shí)數(shù)據(jù)與信息，檔案所記內(nèi)容要與實(shí)際的建設(shè)過(guò)程與效果相統(tǒng)一，不存在偽造檔案、改編檔案信息以及盜用檔案信息的情況。

最后是對(duì)檔案管理主體進(jìn)行明確，確定業(yè)主、中介為以及文檔中心具體的管理職責(zé)。

2.4 運(yùn)用信息技術(shù)提升管理水平

在21世紀(jì)，重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案管理工作要有所創(chuàng)新，要能充分發(fā)揮現(xiàn)代化信息技術(shù)的功能作用開(kāi)展檔案管理工作，有效提升檔案管理質(zhì)量與水平。如在管理過(guò)程中充分發(fā)揮出計(jì)算機(jī)的輔助作用，運(yùn)用計(jì)算機(jī)開(kāi)展管理工作。利用計(jì)算機(jī)來(lái)編制檔案檢索工具，根據(jù)具體的信息內(nèi)容對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類歸檔，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)信息的有序化管理。在工作期間對(duì)各類重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行集中管理，有效避免檔案被損毀有遺失。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，各類檔案資料在重點(diǎn)工程施工質(zhì)量驗(yàn)收、改擴(kuò)建施工以及維護(hù)管理等各項(xiàng)工作中發(fā)揮著重要作用，因此必須按照相關(guān)要求做好項(xiàng)目檔案管理工作。相關(guān)單位要以我國(guó)法律法規(guī)為依據(jù)制定完善檔案管理體系，制定檔案管理制度，構(gòu)建檔案管理模式并創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，從而提升檔案管理水平。