國企退休人員檔案在寧陽縣檔案館“著實落地”

張寶慧 齊永紅

（1.中共寧陽縣委黨史研究中心，山東 泰安 271400；2.中共寧陽縣委黨史研究中心（寧陽縣檔案館），山東 泰安 271400）

早在2016年國務(wù)院就印發(fā)了《加快剝離國有企業(yè)辦社會職能和解決歷史遺留問題工作方案的通知》，對國有企業(yè)退休人員實行社會化管理，采取先試點后推廣的方式，將國有企業(yè)退休人員逐步移交社區(qū)實行社會化管理，并要求2020年年底前完成。為盡快把這項工作落到實處，寧陽縣檔案館按照上級業(yè)務(wù)部門的指導(dǎo)和寧陽縣委、縣政府要求，積極主動地與國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會辦公室專班對接，想點子，鋪路子，制定了切實可行的工作方案，高標(biāo)準(zhǔn)高質(zhì)量地提前完成了國有企業(yè)退休人員檔案進(jìn)館工作，為加快剝離國有企業(yè)辦社會職能和解決歷史遺留問題奠定了可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)條件。

1 出臺檔案接收方案，接得住檔案進(jìn)館。

國有企業(yè)改革后實行養(yǎng)老金社會化發(fā)放后，企業(yè)退休人員晚年生活有了經(jīng)濟上的保障，與之相應(yīng)的人事檔案也必須完成檔案的社會化管理。企業(yè)退休人員的人事檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調(diào)動、培訓(xùn)、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料，是歷史地、全面地考察退休人員的依據(jù)，也是國家檔案的組成部分。企業(yè)干部職工的人事檔案在安全轉(zhuǎn)遞和管理使用上，迫在眉睫。寧陽縣檔案館領(lǐng)導(dǎo)高度重視，組織業(yè)務(wù)科室全體工作人員，研究制定接收方案，并多次進(jìn)行專題會議探討，探討檔案進(jìn)館存放問題、檔案進(jìn)館的數(shù)字化問題、檔案進(jìn)館的安全管理問題、檔案進(jìn)館的利用問題等，并出臺了《寧陽縣國有企業(yè)退休人員社會化管理人事檔案移交接收管理辦法(試行)》。該辦法參照《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》、《干部人事檔案工作條例》（2018年）、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》DA/T31-2017,詳細(xì)訂立了檔案工作整理細(xì)則，明確接收范圍和對象。確定了分類方法遵循人事檔案十大類，目錄采用檔案管理系統(tǒng)著錄，其紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案同時整理。并靈活運用檔案整理標(biāo)準(zhǔn)專門訂制了退休人員檔案盒，采用以“件”為單位裝盒，檔案實體美觀一致，方便利用。（附照片）

2 搭建平臺規(guī)范整理，接得穩(wěn)檔案管理

2.1 積極參會，掌握國有企業(yè)退休人員檔案情況

根據(jù)《寧陽縣國有企業(yè)退休人員社會化管理實施方案（室字[2020]2號）精神要求，檔案管理科和信息技術(shù)科自6月10日專班會議后，迅速開啟國企退休人員檔案接收工作狀態(tài)。為讓企業(yè)工作人員方便對接和咨詢指導(dǎo)，科室工作人員全部取消休息日，加班加點全力配合，為首批28家企業(yè)確定了移交范圍、紙質(zhì)檔案規(guī)范和數(shù)字檔案規(guī)范化處理。各企業(yè)檔案工作人員在縣國資委和縣檔案館的督促推動下，不到月底就完成了首批企業(yè)退休人員檔案進(jìn)館工作。國有企業(yè)退休人員的人事檔案管理工作與原企業(yè)分離，常態(tài)化移交縣檔案館實行社會化管理服務(wù)。截止目前，國有企業(yè)退休人員檔案64個單位，1494人。寧陽縣檔案館自2021年1月1日起，對于國有企業(yè)新增退休人員，所在企業(yè)要在其辦理退休手續(xù)的次月，及時整理好其人事檔案。每年一月份，縣檔案館集中接收國有企業(yè)上年度辦理的退休人員人事檔案，各相關(guān)企業(yè)要按照縣檔案館標(biāo)準(zhǔn)工作要求及時移交，集中辦理。

2.2 統(tǒng)一平臺，確保國企退休人員檔案規(guī)范整理

為保證企業(yè)退休人員檔案的規(guī)范整理，我們根據(jù)每個企業(yè)的具體情況具體解決，比如山東新華書店寧陽分公司、寧陽煙草專賣局、金陽礦業(yè)等單位，雖駐地在寧陽縣城及周邊，但單位上沒有安裝行政區(qū)域網(wǎng)，所以企業(yè)沒法正常使用“寧陽數(shù)字檔案在線歸檔管理系統(tǒng)”，為確保這些企業(yè)退休人員檔案整理的規(guī)范性，檔案信息技術(shù)科利用數(shù)字檔案館的現(xiàn)有軟件，為其提供統(tǒng)一的著錄掃描人事檔案軟件，并制定了《紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程》，采用平板掃描儀進(jìn)行彩色掃描。掃描分辨率應(yīng)不小于200dpi，需要進(jìn)行OCR識別的掃描分辨率應(yīng)不小于300dpi，1寸黑白照片掃描分辨率應(yīng)采用600dpi，可根據(jù)需要調(diào)整分辨率。掃描的紙張頁應(yīng)擺正，最大限度減少圖像糾偏造成的質(zhì)量下降。目錄著錄應(yīng)符合《檔案著錄規(guī)則》（DA/T 18-1999）的要求。通過現(xiàn)場、電話、微信溝通方式對其操作進(jìn)行指導(dǎo)。

2.3 確定專人，做好國企退休人員檔案安全管理

檔案館進(jìn)行企業(yè)退休人員檔案接收時，嚴(yán)格貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案、保密工作的法律、法規(guī)和制度,指定專人管理企業(yè)退休人員的檔案。負(fù)責(zé)接收、查閱、登記變動情況，出具檔案證明材料。企業(yè)退休人員檔案材料不全的，特別是影響退休人員養(yǎng)老金待遇的有關(guān)審批表，要求企業(yè)補齊；對因各種原因不能補辦的有關(guān)審批表，要在辦理移交手續(xù)時，由企業(yè)專門寫明缺少材料的原因和具體審批表名稱，由企業(yè)經(jīng)辦人簽字并加蓋公章，最后由檔案館工作人員將企業(yè)出具的補充材料放入本人檔案。后續(xù)產(chǎn)生的材料檔案館工作人員負(fù)責(zé)及時整理立卷，保持檔案的完整。

3 打好基礎(chǔ)建設(shè)戰(zhàn)役，接得好檔案利用

3.1 檔案接收有依據(jù)

檔案行政管理部門和接收部門要共同對各國有企業(yè)移交的退休人員人事檔案進(jìn)行規(guī)范性驗收，經(jīng)驗收合格后再辦理接收手續(xù)。檔案館專職人員，認(rèn)真核實紙質(zhì)檔案，對其形成的數(shù)字檔案逐條逐頁查驗，格式統(tǒng)一，內(nèi)容對應(yīng)，為確保紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案同步進(jìn)館打好堅實基礎(chǔ)。《寧陽縣國有企業(yè)退休人員檔案移交名冊表》、檔案掃描的原文（JPG和PDF），著錄數(shù)字條目(電子版)，移交時一式三套。提前檢驗合格后方可辦理檔案交接文據(jù)手續(xù)。交接文據(jù)必須由雙方單位負(fù)責(zé)人簽字，并加蓋單位印章。

3.2 檔案利用有制度

國有企業(yè)移交的人事檔案應(yīng)符合國家有關(guān)保密安全的要求，嚴(yán)禁任何人私自保存他人檔案，或利用檔案材料營私舞弊，要做到檔案不丟失、不損毀、不泄密，對違反相關(guān)規(guī)定的要依法追究責(zé)任。為他人提供利用檔案是檔案館專職人員的重要任務(wù)，在利用好檔案前必須要做好檔案的保密工作。使用檔案時先進(jìn)行查詢登記，不可將檔案原件抽走，原則上使用由政工人員攜帶單位介紹信負(fù)責(zé)查閱。移交有程序、管理有順序，利用有實效。企業(yè)干部職工為國家經(jīng)濟發(fā)展做出成績，退休后得到安全記載，讓企業(yè)退休干部職工有歸屬感，讓他們在檔案中展現(xiàn)出個人魅力、企業(yè)成績。檔案是最真實的、最好的記錄和傳承。

全面推進(jìn)國有企業(yè)退休人員社會化管理工作，使國有企業(yè)不再承擔(dān)與主業(yè)發(fā)展方向不相符的公共服務(wù)職能，促進(jìn)國有企業(yè)輕裝上陣、公平參與競爭，集中資源做強主業(yè)，努力為國有企業(yè)減負(fù)、鼓勁、助力，為國有企業(yè)改革和發(fā)展創(chuàng)造必要的條件和環(huán)境，提高國有企業(yè)退休人員移交后的歸屬感、獲得感、幸福感，我們檔案部門也有不可不為、不可慢為的責(zé)任。因此，必須要把國有企業(yè)退休人員檔案進(jìn)館工作接得住、接得穩(wěn)、接得好。