新時期企業(yè)檔案管理工作的分析

史 博

（吉林省白山市產(chǎn)品質量檢驗所（國家飲用水產(chǎn)品質量監(jiān)督檢驗中心），吉林 白山 134300）

改革開放以來，市場競爭日益激烈，現(xiàn)代企業(yè)為了應對新時期市場的變化、保持企業(yè)的活力，必須要對企業(yè)的檔案管理工作進行科學化的改革，并且采取有針對性的措施。企業(yè)在實際進行檔案管理的過程中，要更新企業(yè)管理的思維模式，優(yōu)化管理理念，明確檔案管理工作改革的重心。同時，企業(yè)的管理人員應當重視檔案管理對企業(yè)發(fā)展的積極作用，推動檔案管理制度的創(chuàng)新，逐步實現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的改革，為未來企業(yè)的長期有效發(fā)展奠定堅實的基礎。

1 新時期企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 企業(yè)檔案管理理念滯后

新時期以來，部分企業(yè)因為未能及時作出及時的變革而導致無法適應市場經(jīng)濟帶來的改變，經(jīng)濟上遭受慘重的損失。并且，由于許多企業(yè)的管理者故步自封，對市場變化熟視無睹，政策缺少創(chuàng)新性與靈活性，導致了企業(yè)的檔案管理理念落后，檔案管理工作破洞百出，嚴重影響了企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展，競爭力嚴重受挫。不完善的檔案管理體系導致了許多企業(yè)的檔案管理責任不明確，公司內部工作處于長期混亂狀態(tài)，挫傷了許多工作人員甚至管理人員的工作積極性，使得公司整體的責任心缺失，降低了企業(yè)的檔案管理執(zhí)行力。落后的檔案管理理念不僅降低了企業(yè)的管理效率，也給企業(yè)的發(fā)展帶來了阻礙，最終導致現(xiàn)代化的檔案管理工作不能夠推行下去，不利于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

1.2 企業(yè)檔案管理手段落后

隨著現(xiàn)代經(jīng)濟的不斷深入發(fā)展，檔案管理工作呈現(xiàn)多元化的發(fā)展趨勢，檔案館的管理信息量也在不斷增大，管理的方式和流程也越來越多。一方面，信息爆炸增大了現(xiàn)代檔案館的管理信息量和管理難度，給檔案館的管理工作提出了更高的要求；另一方面，企業(yè)檔案管理工作面臨著新時代的壓力，需要不斷改進技術、改善管理方式，驅動企業(yè)的檔案管理進行體制改革。很明顯，傳統(tǒng)的管理方式不能適應時代的快速發(fā)展的需求，像人工手寫入檔查檔已經(jīng)幾乎不存在，新一代的管理人員亟待改進現(xiàn)在的管理辦法。

1.3 企業(yè)缺乏檔案管理人才

在新時期的大背景影響下，企業(yè)的經(jīng)營能力提升，必須確保擁有足夠優(yōu)秀的人才團隊。目前，專業(yè)的檔案管理人員缺乏是現(xiàn)代企業(yè)面臨的難題之一，檔案管理團隊意識欠缺，檔案管理手段落后等，都導致了企業(yè)檔案管理工作效果不明顯，不利于企業(yè)的健康發(fā)展。造成檔案管理團隊人才缺乏的原因有很多，首先是企業(yè)并沒有在政策上給予檔案管理相關崗位足夠的重視，檔案管理團隊缺乏有針對性的入職培訓，導致了管理團隊的效率低下，決策水平與管理水平都不足以支撐企業(yè)的發(fā)展；其次，多數(shù)企業(yè)缺少有效的獎罰制度，檔案管理人員普遍待遇差、任務重，嚴重打擊了檔案管理工作人員的熱情和信心。信息資源共享機制是從近十年才開始興起的，而且技術發(fā)展越來越快，尤其是年齡稍大的工作人員，往往很難快速適應新時代帶來的變化。調查發(fā)現(xiàn)，當前很多檔案館還存在大量中老年從業(yè)人員，他們對電腦和智能機的操作不能像年輕人一樣嫻熟，也不很難接受新科技。

2 新時期企業(yè)檔案管理工作的改革措施

2.1 轉變檔案管理理念

企業(yè)要想獲得持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展，首先必須將檔案保存和利用好，與新時期企業(yè)發(fā)展的需要相適應，更好地為企業(yè)建設服務，這是所有企業(yè)領導必須高度重視的一大重要任務。隨著新時期經(jīng)濟結構轉型的不斷深入，現(xiàn)代企業(yè)應當積極地轉變檔案管理理念，將檔案管理政策的研究細化深入到實際中，樹立更加先進的檔案管理理念。另一方面，企業(yè)管理者應當提高自我反省的能力，根據(jù)科學先進的檔案管理理念發(fā)現(xiàn)企業(yè)在相關工作中的缺點，并且積極地采取措施加以修正，保障企業(yè)的健康平穩(wěn)發(fā)展。新形勢下，企業(yè)檔案管理應打破舊的發(fā)展理念和工作，企業(yè)只有不斷創(chuàng)新管理理念才有可能在專業(yè)及創(chuàng)新人才短缺的人力資源中成功吸引優(yōu)質的人才加入，讓企業(yè)的綜合競爭力再上一個臺階。

2.2 加強檔案管理體制建設

在構建檔案信息管理機制中的體制建設中包括組織建設、制度建設和標準化建設。組織建設就是根據(jù)檔案管理的功能，在建設檔案管理體制的時候作為一個統(tǒng)籌全局的地位，負責制定總體設計規(guī)劃和實施方案，并且規(guī)定檔案信息管理機制的建設標準和管理規(guī)范等，同時支持網(wǎng)絡中心，監(jiān)控和調度好整個檔案工作的數(shù)據(jù)動態(tài)。要構建良好的檔案管理機制，必須要遵守相關的法律法規(guī)，按照檔案法的相關條例開展檔案管理工作，明確檔案管理的目標和原則。檔案涉及各種各樣的信息，如果不強加規(guī)范，造成信息泄露或者被非法竊取，就很可能對個人和社會產(chǎn)生負面影響。因此，必須要重視制度建設，在深入了解并開展相關的調研和學習活動后，才可以開展檔案管理體制的建設，整個機制必須要建立在合法、安全的基礎上。標準化建設是檔案管理工作的前提，檔案管理標準需要相關管理部門共同協(xié)商制定共享系統(tǒng)的標準體系，包括檔案記錄規(guī)范、專業(yè)術語、網(wǎng)絡建設標準、數(shù)據(jù)庫的構成、安全標準和服務內容等。

2.3 重視檔案管理人才招聘與培養(yǎng)

社會經(jīng)濟飛速發(fā)展也對檔案管理人才提出了更高的要求，專業(yè)的檔案管理人才是企業(yè)平穩(wěn)有序發(fā)展的重要力量，也是企業(yè)能夠在長時間內保持健康可持續(xù)發(fā)展的重要保障。當前現(xiàn)代企業(yè)存在的人才問題主要體現(xiàn)在人才流失與相關工作人員專業(yè)素養(yǎng)水平低兩方面。為了解決人才問題給企業(yè)帶來的消極影響，企業(yè)應為檔案管理崗位的員工提供高水平專業(yè)培訓的機會，管理者應當給予人才培養(yǎng)工作以足夠的重視程度，積極推動人力資源管理體系的完善，為企業(yè)招聘并培養(yǎng)更多高素質、有理想、執(zhí)行能力強的專業(yè)人才，提高檔案管理團隊的整體水平，為企業(yè)的發(fā)展培養(yǎng)出優(yōu)秀的人才。另外，企業(yè)還應優(yōu)化人力資源管理工作，提升專業(yè)性人才的薪資待遇與福利待遇，并為具備一定能力的人才提供升職機會，為企業(yè)留住寶貴的人才。

3 結語

綜上所述，在新時期的背景下，現(xiàn)代企業(yè)應當推陳出新，提高對企業(yè)檔案管理工作的重視程度，積極推動檔案管理理念的更新，健全檔案管理體系，推動檔案管理手段方式的創(chuàng)新，提高檔案管理方面人才的管理水平，引導企業(yè)步入發(fā)展的正軌，使企業(yè)借助于規(guī)范化、科學化及系統(tǒng)化的檔案管理工作，實現(xiàn)持續(xù)健康發(fā)展。