新時(shí)期血站檔案管理規(guī)范化提高策略

孫 麗

（淄博市中心血站，山東 淄博 255000）

檔案管理其實(shí)就是血站多種工作活動(dòng)期間形成的一些具備保存價(jià)值的文件資料管理工作。這些文件囊括文字、聲音、圖標(biāo)、圖紙、光盤、磁帶以及硬盤等等[1]。檔案在一定程度上是歷史真實(shí)、準(zhǔn)確、客觀、理性的記錄，也是后來人明確先人工作想法、思維邏輯、問題解決的有力輔助，更是人們認(rèn)識(shí)世界變遷、科技水平提升、自然改造過程的成果與總結(jié)，在一定程度上可還原不同時(shí)間、不同地點(diǎn)客觀事物的原本面貌[2]。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)背景下，檔案屬于寶貴信息資源，如何做好血站檔案的管理工作，也是時(shí)代背景下血站應(yīng)該仔細(xì)思索、分析的問題。

1 存在的問題

1.1 領(lǐng)導(dǎo)不夠重視

部分血站的領(lǐng)導(dǎo)并未認(rèn)識(shí)到做好血站檔案管理工作的必要性，即便全球多個(gè)國(guó)家已經(jīng)認(rèn)識(shí)到必須不斷更新檔案管理工作內(nèi)容、流程，提升檔案管理的有效性與安全性。但依然有些領(lǐng)導(dǎo)更重視那些投資回報(bào)更快、投資成效更理想的業(yè)務(wù)，無(wú)法將更多注意力投注在檔案管理工作上，在資金投入、基礎(chǔ)設(shè)施更新以及人員安排培養(yǎng)等方面也缺乏相應(yīng)的關(guān)注，導(dǎo)致相關(guān)工作進(jìn)展緩慢，繼而影響檔案管理工作的整體效率[3]。

1.2 管理手段陳舊

血站大多已經(jīng)裝備了計(jì)算機(jī)這一基本辦公設(shè)備，但是計(jì)算機(jī)的實(shí)際應(yīng)用情況并不理想。很多管理工作對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用僅限于將檔案資料儲(chǔ)存流程簡(jiǎn)單化，減少書寫頻率，從而達(dá)到管理目的。但是，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止這些，充分應(yīng)用信息化手段，應(yīng)掃描手段獲取以往保留的信息資料，可迅速將攝入的圖片轉(zhuǎn)化為文字，可縮短工作人員的檔案資料電子化時(shí)間，提升工作效率。但多數(shù)工作人員并不具備這一能力、這一意識(shí)，依然采用傳統(tǒng)的管理手段，導(dǎo)致檔案管理工作效率一般。

2 提升檔案管理的對(duì)策

2.1 提升對(duì)檔案管理工作的重視，發(fā)揮上行下效的作用

血站領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，近期效果并不明顯，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度看，這是一項(xiàng)必須高效完成的工作，后來人繼續(xù)開展相關(guān)活動(dòng)時(shí)可參考前人經(jīng)驗(yàn)，可輔助血站系統(tǒng)的進(jìn)步和發(fā)展。因此，血站領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從自己做起，主動(dòng)學(xué)習(xí)各種管理理念、技能。充分認(rèn)識(shí)到更新管理理念、技能。改革檔案管理工作的必要性。并將這一變化落實(shí)到實(shí)際行動(dòng)中，如制定檔案管理專項(xiàng)資金，并在第一時(shí)間將資金撥入相應(yīng)賬戶，不輕易挪動(dòng)資金。資金到位后，要求檔案管理部門及時(shí)上交一份改革報(bào)告，明確檔案管理部門的改革內(nèi)容，積極輔助部門更新現(xiàn)有工作設(shè)備，制定有效培訓(xùn)活動(dòng)，提升檔案工作人員的專業(yè)水平。

2.2 充分運(yùn)用信息化手段，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

信息化手段多種多樣，不同的信息化手段具有不同的應(yīng)用途徑與應(yīng)用策略。但在檔案管理部門充分運(yùn)用各種信息化手段，不僅可簡(jiǎn)化檔案管理工作流程，還可迅速實(shí)現(xiàn)檔案電子化、信息化。血站在更新工作設(shè)備后，需組織工作人員學(xué)習(xí)相應(yīng)的信息化手段，并在培訓(xùn)活動(dòng)后統(tǒng)一考核，明確告知工作人員達(dá)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，要求每一位工作人員能夠達(dá)標(biāo)并勝任崗位工作，可在崗位工作中充分運(yùn)用信息化手段，不斷提升信息化管理的有效性。如在現(xiàn)有檔案管理工作中充分運(yùn)用信息化設(shè)備，采用錄音、拍照等方式記錄更多有用的信息，并將這些信息轉(zhuǎn)化為文字、圖片，記錄到相應(yīng)檔案記錄中。并按照年限、類別、關(guān)鍵詞將所有檔案分類，保證使用檔案時(shí)可在第一時(shí)間獲取電子版本檔案，縮短檔案尋找時(shí)間，提升檔案的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值。

2.3 提升檔案管理工作人員的整體素質(zhì)，強(qiáng)化其工作水平

檔案管理工作人員的整體素質(zhì)與工作責(zé)任心直接影響檔案管理工作整體水平與效率，更是促進(jìn)檔案管理順利改革的關(guān)鍵。血站需認(rèn)識(shí)到工作人員在檔案管理工作中的重要價(jià)值。結(jié)合新時(shí)代背景，積極引入具備計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息化技能的檔案管理專業(yè)出身人才，鼓勵(lì)人才積極結(jié)合血站現(xiàn)有檔案管理狀態(tài)，進(jìn)行安全、有效的改革工作，不斷改進(jìn)、提升檔案管理工作效率與質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案管理的價(jià)值。若無(wú)法在第一時(shí)間引入相應(yīng)人才，則需詳細(xì)調(diào)查現(xiàn)有檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息化手段、先進(jìn)檔案管理理念等等，明確相關(guān)情況后，制定符合檔案管理工作人員調(diào)查結(jié)果的培訓(xùn)活動(dòng)，或是選取責(zé)任心強(qiáng)、學(xué)習(xí)能力強(qiáng)的工作人員前往檔案管理質(zhì)量好、完成檔案管理改革、落實(shí)檔案管理信息化的血站進(jìn)行學(xué)習(xí)，掌握相應(yīng)的技能后，輔助血站內(nèi)部完成改革工作，從而提升檔案管理工作人員的整體素養(yǎng)與綜合能力。最后，還需完善現(xiàn)有檔案管理崗位培訓(xùn)制度，增加各個(gè)血站檔案管理交流會(huì)，不斷創(chuàng)造機(jī)會(huì)讓工作人員再學(xué)習(xí)，提升其專業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)技能，滿足崗位實(shí)際需求。

3 結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)今，我國(guó)血站的血站檔案管理工作中存在領(lǐng)導(dǎo)不重視、管理手段陳舊等多種問題，積極采用有效手段解決這些問題，提升血站檔案管理工作效率、工作質(zhì)量是非常有必要的，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度、檔案管理信息化以及檔案管理工作人員這三方面需著重處理。