電子檔案管理

沈 潔

（運(yùn)城市社會(huì)體育指導(dǎo)中心，山西 運(yùn)城 044000）

在傳統(tǒng)檔案管理中，往往采用人工的方式對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理與保存，這不僅會(huì)加大工作人員的負(fù)擔(dān)，而且也容易導(dǎo)致檔案的丟失或者信息遺漏等問(wèn)題，不利于為檔案使用者提供可靠的保障。電子檔案則是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)相關(guān)資料和文件進(jìn)行收集、整理和歸檔，從而以數(shù)字化的形式對(duì)檔案加以保存和管理。這不僅能夠減小占用空間，而且可以通過(guò)便捷的備份操作保障檔案的安全，在查詢(xún)和調(diào)用方面也更加方便。機(jī)關(guān)單位在新時(shí)期發(fā)展中面臨的挑戰(zhàn)逐漸增多，應(yīng)該以電子檔案管理為突破口，提高整體管理水平，通過(guò)電子檔案總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，制定未來(lái)發(fā)展規(guī)劃。

1 電子檔案管理的基本要求

首先，需要保障電子檔案的完整性。機(jī)關(guān)單位的檔案文件涉及范圍較廣，因此給收集歸檔和管理工作帶來(lái)了較大的難度，應(yīng)該確保電子檔案的完整性，這是提取有價(jià)值信息、為決策提供依據(jù)的關(guān)鍵。很多文件時(shí)常處于動(dòng)態(tài)化的過(guò)程當(dāng)中，如果未能及時(shí)收集和整理，將會(huì)導(dǎo)致丟失問(wèn)題的出現(xiàn)。應(yīng)該統(tǒng)一管理形式和機(jī)制，確保其良好的完整性。其次，應(yīng)該保障電子檔案的真實(shí)性。相較于紙質(zhì)檔案而言，雖然有助于收集歸檔便捷性的提升，但是對(duì)于檔案的修改也更加容易，因此在工作中應(yīng)該全面保障真實(shí)性，通過(guò)權(quán)限設(shè)置避免出現(xiàn)失真問(wèn)題。確保電子檔案的原始狀態(tài)，尤其是在光盤(pán)和影像制作中需要更加 謹(jǐn)慎。

2 電子檔案收集歸檔的要點(diǎn)

注重在日常工作當(dāng)中及時(shí)收集相關(guān)資料和文件，保障電子檔案收集歸檔的時(shí)效性，避免由于時(shí)間過(guò)長(zhǎng)而導(dǎo)致資料的丟失問(wèn)題。電子檔案的收集歸檔更加便捷，不需要對(duì)多項(xiàng)紙質(zhì)文件進(jìn)行整理，大大減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。應(yīng)該對(duì)電子檔案的組卷和編號(hào)等操作予以創(chuàng)新，從傳統(tǒng)思維模式當(dāng)中擺脫出來(lái)。采用單份文件歸檔的方式開(kāi)展電子檔案的組卷歸檔工作，同時(shí)應(yīng)該通過(guò)即時(shí)歸檔的措施保障檔案的完整性和真實(shí)性。當(dāng)前數(shù)據(jù)類(lèi)型呈現(xiàn)出多樣化的特征，包含了大量的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)等等，因此應(yīng)該運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化管理，提高收集歸檔的處理效率。

3 電子檔案管理的措施

1）劃分歸檔范圍。對(duì)于歸檔范圍的劃分，可以實(shí)現(xiàn)檔案的分類(lèi)管理，在提高工作效率的基礎(chǔ)上，能夠避免出現(xiàn)資源浪費(fèi)的現(xiàn)象。機(jī)關(guān)單位的無(wú)紙化進(jìn)程逐步加快，應(yīng)該注重簡(jiǎn)報(bào)、信息和調(diào)研刊物等內(nèi)容的特點(diǎn)，根據(jù)其價(jià)值確定保存方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)重要信息資源的分類(lèi)管理。在電子檔案歸檔范圍的劃分中應(yīng)該做好與紙質(zhì)檔案歸檔的有效協(xié)同配合，加快辦公軟件功能的開(kāi)發(fā)，通過(guò)歸檔標(biāo)引的方式為查找提供便捷。以發(fā)文、系統(tǒng)內(nèi)收文、調(diào)研和報(bào)告等電子文件為重點(diǎn)組織歸檔工作。此外，還包括了網(wǎng)站資料、應(yīng)用軟件數(shù)據(jù)、攝影材料等等。在電子檔案管理中應(yīng)該嚴(yán)格按照歸檔范圍開(kāi)展工作，做好與紙質(zhì)檔案歸檔的區(qū)分和協(xié)同，充分發(fā)揮數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)。

2）設(shè)定保管期限。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，保管期限的設(shè)定往往以卷為單位，使得各類(lèi)文件的保管受到影響，存在一定的混亂問(wèn)題。而在電子檔案管理中，對(duì)于保管期限的設(shè)定則更加合理，通過(guò)單文件保存的方式實(shí)現(xiàn)針對(duì)性保管，從其自身價(jià)值入手確定合理的期限，能夠真正發(fā)揮文件資料的價(jià)值。按照長(zhǎng)期保管和短期保管類(lèi)型劃分收發(fā)文，而對(duì)于調(diào)研文件、信息和簡(jiǎn)報(bào)等則可以根據(jù)機(jī)關(guān)單位的實(shí)際要求確定年限。應(yīng)該注重對(duì)管理系統(tǒng)自動(dòng)檢索功能的優(yōu)化，對(duì)于超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行集中化處理。在對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)時(shí)，則能夠以保管期限為依據(jù)，便于檔案的查找和統(tǒng)計(jì)等，真正提高檔案管理的整體水平。

3）明確開(kāi)放級(jí)次。對(duì)于檔案的合理利用，可以為使用者提供豐富的信息依據(jù)，加快機(jī)關(guān)單位和社會(huì)發(fā)展。因此應(yīng)該明確電子檔案的開(kāi)放等級(jí)，在保障檔案保密性的基礎(chǔ)上，提高檔案的利用率，使使用者能夠通過(guò)遠(yuǎn)程檢索和查閱的方式滿(mǎn)足工作需求。具體而言，可以將電子檔案劃分為公開(kāi)閱覽、申請(qǐng)借閱和保密文件三個(gè)等級(jí)。針對(duì)公開(kāi)閱覽的電子檔案，則可以為局域網(wǎng)用戶(hù)提供具體的目錄和內(nèi)容，政策性文件多屬于此類(lèi)。應(yīng)該對(duì)系統(tǒng)的檔案借閱模塊予以?xún)?yōu)化，改善使用者的網(wǎng)上檢索和查閱體驗(yàn)。而對(duì)申請(qǐng)借閱的檔案，則主要是提供目錄，內(nèi)容仍舊保密，通過(guò)借閱通知單的提交借閱檔案。對(duì)于保密文件而言，則不對(duì)外開(kāi)放，設(shè)定了檔案查閱的權(quán)限。按照開(kāi)放級(jí)次的差異性，通過(guò)光盤(pán)或者服務(wù)器實(shí)現(xiàn)電子檔案的分類(lèi)保存，滿(mǎn)足管理和借閱需求。

4）保障檔案安全。保障電子檔案的安全，能夠避免給機(jī)關(guān)單位造成損失，維護(hù)社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展。尤其是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有復(fù)雜性的特點(diǎn)，檔案文件在歸檔整理中容易受到黑客攻擊、網(wǎng)絡(luò)病毒等影響，一旦造成檔案的泄露，則會(huì)帶來(lái)難以挽回的損失。因此，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)的重視，通過(guò)定期備份的方式避免意外丟失。注重對(duì)網(wǎng)絡(luò)權(quán)限的設(shè)定，運(yùn)用防火墻技術(shù)、身份識(shí)別技術(shù)等加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化管理，降低信息化系統(tǒng)運(yùn)行中的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，應(yīng)該加快檔案管理制度體系的構(gòu)建，通過(guò)制度約束規(guī)范工作人員的操作行為，防止由于操作方式不當(dāng)導(dǎo)致檔案安全性和保密性受到威脅。

5）提高人員素養(yǎng)。電子檔案管理對(duì)于工作人員的專(zhuān)業(yè)能力也提出了更高的要求，因此應(yīng)該通過(guò)專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)，使其掌握專(zhuān)業(yè)管理知識(shí)與技能，適應(yīng)新時(shí)期機(jī)關(guān)單位發(fā)展的要求。培訓(xùn)計(jì)劃的制定應(yīng)該符合當(dāng)前電子檔案管理的現(xiàn)狀，確保培訓(xùn)內(nèi)容和方法的實(shí)效性，真正提高管理工作效率和質(zhì)量，解決電子檔案管理中的難題。針對(duì)先進(jìn)技術(shù)比如大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計(jì)算技術(shù)等進(jìn)行系統(tǒng)化學(xué)習(xí)，尤其是在軟件開(kāi)發(fā)與應(yīng)用中，應(yīng)該熟練掌握操作方法，避免工作人員操作不當(dāng)引起的丟失問(wèn)題，增強(qiáng)管理工作規(guī)范性。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案整理和歸檔是機(jī)關(guān)檔案的重點(diǎn)工作內(nèi)容，可以全面記錄自身發(fā)展?fàn)顩r，并為社會(huì)各界提供服務(wù)支持。管理人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)歸檔管理理念和方法，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)手段，提高信息化管理水平。通過(guò)劃分歸檔范圍、設(shè)定保管期限、明確開(kāi)放級(jí)次和保障檔案安全等途徑，加快標(biāo)準(zhǔn)化管理體系的構(gòu)建，使電子檔案管理成為常態(tài)化，真正滿(mǎn)足單位發(fā)展需求。