信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用價值

尹曉燕

（河北省泊頭市解放街道辦事處，河北 泊頭 062150）

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展為人們的生活和社會的發(fā)展帶來了極大的便利，在大環(huán)境之下，傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然已經(jīng)不能順應(yīng)時代的發(fā)展，出現(xiàn)了滯后的現(xiàn)象，要想在檔案管理工作中起到更加高效的作用，利用網(wǎng)絡(luò)信息化手段則能改變傳統(tǒng)方式中的弊端，在一定程度上提高檔案處理的效率，對于檔案信息的整理和查閱更加方便，大大促進(jìn)了檔案的管理工作。

1 檔案信息化管理的意義

信息化技術(shù)是以電子計算機(jī)技術(shù)為主的先進(jìn)信息技術(shù)。在管理檔案的過程中，信息化管理技術(shù)與先進(jìn)計算機(jī)技術(shù)相互融合，令檔案管理人員的工作效率與質(zhì)量得到極大地提升。對于當(dāng)前信息化管理技術(shù)的發(fā)展與創(chuàng)新而言，我國一直在檔案信息化管理事業(yè)上不停地開展創(chuàng)新與鉆研，極力開發(fā)計算機(jī)應(yīng)用，利用信息化管理技術(shù)，從而提高我國的檔案管理應(yīng)用與技術(shù)發(fā)展。檔案管理工作在我國管理和科研管理中，都占據(jù)著極其重要的地位，檔案信息化管理技術(shù)是現(xiàn)代檔案管理中必不可少的一部分。以科學(xué)思想為本的先進(jìn)信息管理技術(shù)對單位的檔案管理進(jìn)行整合，使檔案信息更為網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，并提高檔案信息化管理水平的利用效率。我國社會發(fā)展離不開先進(jìn)技術(shù)的推動，信息化檔案管理技術(shù)的開展不僅促進(jìn)了社會信息科技發(fā)展，還能更好地服務(wù)社會，促使檔案管理工作更為便捷。

2 信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用價值

2.1 提升檔案管理的安全性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式很容易造成文件受潮和損壞，當(dāng)檔案文件累積到一定數(shù)量之后，查找起來相當(dāng)困難。另外，檔案存放場所不斷被占據(jù)，在實(shí)際工作中出現(xiàn)諸多的不便。而利用信息化技術(shù)來開展檔案管理工作，只需將有限的工作信息放進(jìn)無限的網(wǎng)絡(luò)空間，并且在智能化技術(shù)的幫助下，檔案的管理會形成一套智能的體系，既能避免檔案受到損壞，也能方便查找，有效解決了紙質(zhì)檔案出現(xiàn)的各種問題，提升檔案管理的安全性和儲存量。

2.2 保證數(shù)據(jù)共享

在檔案管理工作中應(yīng)用信息化，對檔案管理工作的開展有著積極的重要作用。一是利用信息技術(shù)可以保證檔案數(shù)據(jù)的共享。在信息技術(shù)支持的背景下，可通過信息化的方式對檔案內(nèi)容進(jìn)行電子化處理，為檔案信息的共享提供條件。二是實(shí)現(xiàn)了檔案管理的高效模式。檔案管理工作最重要內(nèi)容就是對各種各樣的信息資料進(jìn)行整理、儲存和運(yùn)用，利用信息化方式可充分發(fā)揮其優(yōu)勢作用，一改傳統(tǒng)檔案管理工作的低效模式，為檔案管理工作的順利進(jìn)行提供支撐。在信息化檔案管理工作實(shí)踐中，只有充分發(fā)揮出信息化的應(yīng)用價值，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息的讀取與共享，滿足在現(xiàn)代信息社會中的發(fā)展需求，推動檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2.3 提高檔案的利用率

傳統(tǒng)的檔案管理工作利用率極低，其崗位多數(shù)屬于流于形式的崗位，并沒有具體的工作職責(zé)和要求。單位各部門人員，往往通過領(lǐng)導(dǎo)的指派或是推薦，并沒有就工作人員的能力進(jìn)行考核。所以傳統(tǒng)的檔案管理工作其實(shí)并沒有發(fā)揮真正的效能，其職位也沒有得到有效地利用。在社會的不斷發(fā)展中，對于單位的檔案管理工作已經(jīng)有越來越高的要求，檔案管理工作也需要跟上時代的步伐。利用信息化技術(shù)執(zhí)行檔案管理工作，只需一臺電腦就能將數(shù)據(jù)信息記錄在內(nèi)，除了工作上便捷外，在對信息進(jìn)行查閱和調(diào)取時也更加方便，檔案被做成一個統(tǒng)一的文件，能夠滿足一鍵查找或是一鍵發(fā)送，大大提升了檔案的傳輸速度和管理效率，也讓檔案管理工作的價值得到最大化利用。

3 信息化在檔案管理工作中應(yīng)用的方法與路徑

3.1 加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

由計算機(jī)軟件和硬件所組成的信息化運(yùn)用環(huán)境是檔案信息化管理的重要基礎(chǔ)環(huán)境，信息技術(shù)軟件的運(yùn)用水平直接影響到檔案信息化管理的基本水平。因此，要想從根本上提升檔案信息化管理水平，首先，需要在保證管理經(jīng)費(fèi)充足的前提下，監(jiān)督檔案管理部門合理采購相關(guān)硬件，并做好硬件基礎(chǔ)設(shè)備的使用、維修等記錄；其次，應(yīng)打造具備專業(yè)技能的檔案信息管理平臺，切實(shí)考慮到實(shí)際情況和內(nèi)部相關(guān)工作內(nèi)容及工作性質(zhì)等，進(jìn)行試運(yùn)行工作，盡力開發(fā)符合發(fā)展的信息技術(shù)功能，完善單位檔案管理體系，進(jìn)一步提高單位檔案管理水平，為整體管理工作的有序進(jìn)行奠定基礎(chǔ)。

3.2 提高檔案管理人員水平

檔案管理工作人員素質(zhì)需要不斷提高。打破傳統(tǒng)檔案管理模式，才能更符合現(xiàn)代社會所需的人才。由于信息化技術(shù)近年來發(fā)展較為迅速，導(dǎo)致工作人員在檔案管理工作時難度加深。因此，為了更好地加強(qiáng)管理檔案技術(shù)，相關(guān)工作人員需展開專業(yè)性技能崗前培訓(xùn)。深入吸收信息化技術(shù)知識，并定期對檔案管理相關(guān)工作人員進(jìn)行考核，建立相關(guān)檔案管理制度，以確保提升檔案管理工作效率的同時，加強(qiáng)管理工作人員檔案管理安全防范意識。保護(hù)檔案內(nèi)容安全并合理規(guī)劃，加大培養(yǎng)專業(yè)性高素質(zhì)人才，樹立正直思想道德品質(zhì)，對信息化檔案管理事業(yè)未來發(fā)展有著重要作用。

3.3 樹立正確的檔案管理信息化意識

檔案管理人員要樹立正確的檔案信息意識，應(yīng)從四個方面培養(yǎng)，即堅定的政治信念、積極熱情的工作態(tài)度、細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和較強(qiáng)的事業(yè)心、責(zé)任心。檔案管理人員是檔案管理信息化建設(shè)的執(zhí)行人，他們的檔案意識在檔案信息化建設(shè)過程中具有能動作用，推動著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程，檔案管理人員只有樹立正確的檔案信息意識，認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，踏實(shí)做好檔案事業(yè)，具備強(qiáng)烈的責(zé)任感和使命感，主動做好檔案信息化工作，對于遇到的問題也能充分發(fā)揮主觀能動性去思考，去尋找解決方法；與時俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)新知識、新理念，將社會時政信息融入到檔案信息化建設(shè)中，促進(jìn)檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

4 結(jié)語

綜上所述，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理是迫在眉睫的一項(xiàng)工作，我們檔案人有著舉足輕重的作用，如何提升檔案專業(yè)技術(shù)水平，更好地發(fā)揮潛力是今后檔案人的工作重心，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是我們今后長期的工作。