電力企業(yè)檔案管理數(shù)字化的現(xiàn)狀及對(duì)策探析

李 敏

（四川省水電投資經(jīng)營(yíng)集團(tuán)有限公司，四川 成都 610000）

隨著現(xiàn)代供電事業(yè)發(fā)展，供電企業(yè)在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的服務(wù)作用日漸凸顯，并且產(chǎn)生的效益也與日俱增。現(xiàn)如今，供電企業(yè)在社會(huì)中的地位攀升，并且企業(yè)的規(guī)模也日益壯大，管理檔案的工作也變得尤為重要。在信息化時(shí)代背景下，為了快速將信息化技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合，必須要立足于企業(yè)實(shí)際，加快檔案管理方式的革新。

1 供電企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀分析

信息技術(shù)的快速發(fā)展，使得社會(huì)各個(gè)行業(yè)都獲得全新的發(fā)展機(jī)遇。在檔案管理中有效結(jié)合數(shù)字化管理，是科技時(shí)代發(fā)展的必然要求，也是企業(yè)檔案管理改革的必然要求。物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、社交網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，已經(jīng)使得現(xiàn)代企業(yè)在進(jìn)行管理活動(dòng)時(shí)變得更加具有科技化水準(zhǔn)，邁入全新的階段。電力企業(yè)在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，要必須要緊緊的與信息時(shí)代發(fā)展的腳步相結(jié)合，在管理檔案的時(shí)候潛移默化的將信息技術(shù)融入其中，強(qiáng)化檔案管理時(shí)的數(shù)字化水平。

數(shù)字化管理供電檔案的時(shí)候，要特別注意的是檔案管理中的缺陷，例如不能實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享、不能高效利用檔案資源等問(wèn)題，從而對(duì)供電企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生一定程度的制約。但是在管理檔案的時(shí)候?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化，便可以集成管理檔案資料，完成數(shù)據(jù)信息的及時(shí)收集與調(diào)取以及應(yīng)用，將信息共享問(wèn)題和高效利用問(wèn)題予以解決。

企業(yè)的檔案資料能夠?qū)⑵髽I(yè)在經(jīng)營(yíng)管理與生產(chǎn)時(shí)出現(xiàn)的問(wèn)題以及獲得的成果進(jìn)行整合，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性與完整性。隨著電力企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，所產(chǎn)生的檔案資料數(shù)量也逐漸增加。在檔案管理工作當(dāng)中，若是繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的檔案管理手段，將難以保證現(xiàn)代檔案管理工作具有可靠性，達(dá)到現(xiàn)代化檔案管理的要求。在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，采取信息化技術(shù)是可以保證檔案資料信息完整性與真實(shí)性。通過(guò)信息化技術(shù)的支撐，能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)檔案管理、經(jīng)營(yíng)管理、資產(chǎn)信息等各種方面效益的最大化，提升企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)當(dāng)中的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，獲得良好的經(jīng)濟(jì)效益。

2 電力企業(yè)落實(shí)數(shù)字化檔案管理的原因

2.1 降低檔案保存的難度

傳統(tǒng)的檔案管理一般采取的是紙質(zhì)檔案管理模式，從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度看來(lái)，這種檔案管理模式具有較低的管理水平，并且當(dāng)前電力企業(yè)的規(guī)模不斷的發(fā)展壯大，若是繼續(xù)沿用紙質(zhì)管理模式，將會(huì)造成企業(yè)檔案管理的難度增加，進(jìn)而提高員工查詢檔案的難度。若是采取數(shù)字化管理模式，將會(huì)促進(jìn)供電企業(yè)的檔案管理工作管理水平提升。在推行紙質(zhì)檔案管理模式的時(shí)候，供電單位的管理人員對(duì)紙質(zhì)檔案借閱時(shí)，可能會(huì)造成不同程度的檔案損壞，不僅不可以推動(dòng)檔案管理保存工作的高效落實(shí)，還會(huì)阻礙檔案的保存壽命延長(zhǎng)，使得檔案管理工作難以為繼。在信息化時(shí)代背景下，電力企業(yè)管理檔案時(shí)所采取的方式也不斷進(jìn)行變革，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)被數(shù)字化管理模式所代替。所以在供電企業(yè)的檔案管理工作當(dāng)中推行數(shù)字化檔案管理模式，一方面可以顯著降低相關(guān)人員查詢檔案的難度，另一方面還可以保證檔案管理人員在管理檔案時(shí)的工作效率提升。

2.2 促進(jìn)檔案管理與使用

我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制逐漸完善，企業(yè)想要在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)當(dāng)中獲得良好的發(fā)展，必須要提升內(nèi)部的改革工作質(zhì)量。在深化改革的過(guò)程當(dāng)中，必然會(huì)牽扯到企業(yè)檔案管理?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展使得傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)逐漸被淘汰。通過(guò)數(shù)字化技術(shù)管理供電企業(yè)的檔案，可以將企業(yè)的改革措施做好明確的記錄，推動(dòng)檔案管理工作高效落實(shí)。另外，在應(yīng)用數(shù)字化檔案管理模式的時(shí)候，還可以提升檔案管理工作的水平，在最短的時(shí)間內(nèi)發(fā)現(xiàn)管理檔案時(shí)產(chǎn)生的問(wèn)題，并找到有效的解決方案進(jìn)行解決，提升檔案管理水平。

3 推行檔案管理數(shù)字化的措施

3.1 靈活性的選擇多種方法

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)逐漸發(fā)生轉(zhuǎn)變，通過(guò)使用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以在最短的時(shí)間內(nèi)完成信息數(shù)據(jù)的傳輸與共享。在供電企業(yè)的檔案管理工作當(dāng)中，科學(xué)化的使用現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)能夠突破距離的限制和空間的限制。加快構(gòu)建全新的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行合理且科學(xué)的管理。在條件允許的前提之下，在企業(yè)內(nèi)部加快完成網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，允許企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)部門(mén)獲得相應(yīng)的權(quán)限，以遠(yuǎn)程的方式完成檔案數(shù)據(jù)的訪問(wèn)。由此一來(lái)，不僅可以顯著提升瀏覽檔案的速度，也能夠提高工作效率，完成信息數(shù)據(jù)共享，并保證企業(yè)檔案資源信息利用的高效性。當(dāng)前電力企業(yè)所具備的檔案資料數(shù)量是十分龐大的，并且其載體各種各樣。紙質(zhì)檔案采取掃描和文字輸入的方式進(jìn)行處理，將其存儲(chǔ)在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，完成信息化處理。在檔案數(shù)字系統(tǒng)建設(shè)方面，檔案管理人員應(yīng)該形成全局意識(shí)，與供電企業(yè)的實(shí)際發(fā)展需要相結(jié)合，統(tǒng)一規(guī)劃系統(tǒng)建設(shè)方案，積極協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門(mén)的工作，保證以最少的投入獲得最大的效益。數(shù)字化處理完成企業(yè)的檔案資料以后，應(yīng)該對(duì)原有的紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行妥善保管，在利用數(shù)字化檔案資料的時(shí)候也可以及時(shí)的獲得原始 資料。

3.2 借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在現(xiàn)代生活和工作當(dāng)中已經(jīng)獲得迅速普及，并且被廣泛的應(yīng)用。不僅是移動(dòng)手機(jī)網(wǎng)絡(luò)還是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，都能夠充分的將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所具備的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來(lái)。在管理電力企業(yè)檔案的過(guò)程當(dāng)中，通過(guò)運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化處理，能夠?qū)扔械臋n案資料信息進(jìn)行最大限度的使用。將電力企業(yè)的檔案管理進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化處理，主要涵蓋以下幾方面內(nèi)容。第一，能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)程登陸，對(duì)檔案當(dāng)中的信息進(jìn)行共享，完成信息數(shù)據(jù)的傳輸。第二，可以借助于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速的對(duì)所需要的信息進(jìn)行檢索。第三，借助于網(wǎng)絡(luò)信息完成對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中信息數(shù)據(jù)的查詢。第四，可以利用網(wǎng)絡(luò)閱讀其他企業(yè)信息。綜合而言，在企業(yè)檔案管理當(dāng)中推動(dòng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，能夠?qū)⑿畔①Y源進(jìn)行豐富，以滿足供電企業(yè)內(nèi)部所有部門(mén)的工作需求。另外在進(jìn)行信息查詢的時(shí)候，可以采取檢索關(guān)鍵詞的方式，以用戶的實(shí)際需求為依據(jù)進(jìn)行模糊查詢，快速搜索檔案信息，并且提供相應(yīng)的導(dǎo)航服務(wù)，保證，檔案使用人員能夠在最短的時(shí)間內(nèi)獲取自己所需要的數(shù)據(jù)信息。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，在供電企業(yè)當(dāng)中的檔案管理工作也逐漸受到信息技術(shù)的影響而不斷的推陳出新。將管理檔案工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理，可以使得電力企業(yè)在應(yīng)對(duì)信息技術(shù)挑戰(zhàn)時(shí)更加從容不迫，逐漸以現(xiàn)代技術(shù)手段完善檔案管理模式，與信息化社會(huì)的需求相適應(yīng)。電力企業(yè)在今后的檔案管理工作當(dāng)中，應(yīng)該立足于數(shù)字化時(shí)代發(fā)展背景，積極的將檔案管理工作與信息技術(shù)相結(jié)合。聘請(qǐng)復(fù)合型的人才完成檔案管理與信息技術(shù)的融合，實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)量和水平提升。本文從檔案信息化管理的現(xiàn)狀、原因和措施三個(gè)角度著手，旨在為當(dāng)前電力企業(yè)信息化管理提供借鑒。