創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

宋佳韻

（華東都市建筑設(shè)計(jì)研究總院，上海 200070）

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展為人們的生活和社會的發(fā)展帶來了極大的便利，在大環(huán)境之下，傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然已經(jīng)不能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，出現(xiàn)了滯后的現(xiàn)象，要想在檔案管理工作中起到更加高效的作用，利用網(wǎng)絡(luò)信息化手段則能改變傳統(tǒng)方式中的弊端，在一定程度上提高檔案處理的效率，對于檔案信息的整理和查閱更加方便，大大促進(jìn)了檔案的管理工作。當(dāng)前大數(shù)據(jù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用使得信息管理工作的信息量不斷增加，同時(shí)信息的類型也逐漸多樣化，尤其是在檔案管理工作中，基于傳統(tǒng)檔案管理理念和服務(wù)方式的檔案管理已無法滿足目前社會對企業(yè)、高校等各個領(lǐng)域中檔案管理的要求，并且所處信息環(huán)境正在發(fā)生本質(zhì)上的改變，因此更多的研究學(xué)者開始將研究目標(biāo)轉(zhuǎn)向?qū)n案管理的信息化發(fā)展。

1 基于創(chuàng)新檔案管理理念的信息化檔案管理方法設(shè)計(jì)

1）檔案資源信息化處理?；趧?chuàng)新檔案管理理念評估內(nèi)部檔案應(yīng)用現(xiàn)狀，考慮到固定資產(chǎn)的磨損情況，建立內(nèi)部檔案三維模擬場景，獲取檔案信息，統(tǒng)一檔案信息化格式，將其轉(zhuǎn)換成DXF交換格式文件。在利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)掃描文件得到檔案資源多維度二維平面關(guān)系，劃分檔案屬性區(qū)間，以經(jīng)濟(jì)市場發(fā)展趨向?yàn)橹行狞c(diǎn)，計(jì)算數(shù)據(jù)中潛在的偏差值，修正獲取檔案信息與實(shí)際信息的差異性，分析視圖與檔案信息化請求間的聯(lián)系，提供檔案管理者狀態(tài)查詢的直接檢索窗口，定義用戶在應(yīng)用程序中的多種檢索行為，選擇與內(nèi)部具備相應(yīng)的數(shù)據(jù)，并檔案信息與用戶之間的雙向選擇。利用新管理理念提供的檔案信息容量控制方法，計(jì)算存儲檔案區(qū)域的信息容量值，充分利用現(xiàn)有資源，將管理時(shí)期按照時(shí)間檢索方式劃分成多個離散階段，發(fā)送全段請求，當(dāng)內(nèi)部管理時(shí)期與請求數(shù)據(jù)區(qū)域達(dá)成一致時(shí)，計(jì)算檔案現(xiàn)有容量。

2）基于決策樹的檔案管理算法設(shè)計(jì)。結(jié)合決策樹算法中的信息增益和熵對檔案管理決策樹進(jìn)行構(gòu)建和分類評估，檔案中的信息增益是與其數(shù)據(jù)產(chǎn)生的概率相關(guān)的，利用檔案中的信息增益進(jìn)行對不同類型檔案屬性標(biāo)準(zhǔn)確定，并根據(jù)屬性的信息增益情況對其進(jìn)行管理。

2 信息化技術(shù)在檔案管理中的重要性

信息化技術(shù)是現(xiàn)代社會發(fā)展形態(tài)中的必然產(chǎn)物，在我國各行各業(yè)的工作中，都開始應(yīng)用這種技術(shù)做輔助，在檔案管理工作中，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)體現(xiàn)出了其優(yōu)越性，為工作方式的改革帶來了極大沖擊。

1）提升檔案儲存的安全性。在新時(shí)期的社會形勢下，對于檔案管理工作的要求也開始隨之增加，單位中對于檔案的儲存是一個長期的過程。因此，檔案儲存的安全性和儲存的環(huán)境必須得到保障，要保證信息的私密，也要避免檔案出現(xiàn)受潮的問題。傳統(tǒng)的檔案管理方式對于檔案的管理和安全性來說，無法有效保障，由于儲存的時(shí)間長，并且需要進(jìn)行隨時(shí)查閱，所以檔案的受損程度較大，在管理過程中加大了難度。而利用信息化技術(shù)來開展檔案管理工作，能夠大大解決以上問題。首先，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以將文件形成相應(yīng)的電子檔案，工作人員在查閱或是檢查的時(shí)候只需通過電腦就能進(jìn)行操作，大大提升工作中的效率和質(zhì)量。其次，信息化技術(shù)能夠加強(qiáng)信息資源的開發(fā)，讓檔案管理的理念更加符合新時(shí)代的社會發(fā)展規(guī)律，改變傳統(tǒng)的工作方式，從而提升檔案管理工作的整體水平。

2）滿足社會發(fā)展需求。檔案管理工作的信息化發(fā)展標(biāo)志著一個單位的信息化技術(shù)水平，從一定程度上來說，反映了單位的發(fā)展實(shí)力，以及國家信息化建設(shè)的質(zhì)量。從新時(shí)期的發(fā)展軌跡看，網(wǎng)絡(luò)信息、多媒體技術(shù)以及人工智能都是社會發(fā)展的必然趨勢，也是人類文明進(jìn)步的前提。利用信息化技術(shù)來執(zhí)行檔案管理工作，是滿足社會發(fā)展的一項(xiàng)重要工作，也是滿足國家和社會發(fā)展進(jìn)程的方式，信息化技術(shù)使得檔案管理逐步形成一套規(guī)范的管理機(jī)制，從而達(dá)到透明的狀態(tài)，促進(jìn)檔案工作的開展，也為單位的整體水平提升奠定了一定的基礎(chǔ)。

3 信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值

1）提升檔案管理的安全性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式很容易造成文件受潮和損壞，當(dāng)檔案文件累積到一定數(shù)量之后，查找起來相當(dāng)困難。另外，檔案存放場所不斷被占據(jù)，在實(shí)際工作中出現(xiàn)諸多的不便。而利用信息化技術(shù)來開展檔案管理工作，只需將有限的工作信息放進(jìn)無限的網(wǎng)絡(luò)空間，并且在智能化技術(shù)的幫助下，檔案的管理會形成一套智能的體系，既能避免檔案受到損壞，也能方便查找，有效解決了紙質(zhì)檔案出現(xiàn)的各種問題，提升檔案管理的安全性和儲存量。

2）提升檔案管理工作效率。在檔案管理工作中，傳統(tǒng)的方式會利用到大量的人力進(jìn)行收集和整理，在增加了人力的同時(shí)，也浪費(fèi)了大量的時(shí)間成本，形成效率低下的狀態(tài)，還降低了工作人員的積極性。而在信息化發(fā)展的當(dāng)下，將檔案數(shù)據(jù)存放進(jìn)電腦中，無需人工進(jìn)行具體的分類和保存操作，在電腦上工作，極大節(jié)約了人力成本，也提升了檔案管理的工作效率。

3）提高檔案的利用率。傳統(tǒng)的檔案管理工作利用率極低，其崗位多數(shù)屬于流于形式的崗位，并沒有具體的工作職責(zé)和要求。單位各部門人員，往往通過領(lǐng)導(dǎo)的指派或是推薦，并沒有就工作人員的能力進(jìn)行考核。所以傳統(tǒng)的檔案管理工作其實(shí)并沒有發(fā)揮真正的效能，其職位也沒有得到有效地利用。在社會的不斷發(fā)展中，對于單位的檔案管理工作已經(jīng)有越來越高的要求，檔案管理工作也需要跟上時(shí)代的步伐。利用信息化技術(shù)執(zhí)行檔案管理工作，只需一臺電腦就能將數(shù)據(jù)信息記錄在內(nèi)，除了工作上便捷外，在對信息進(jìn)行查閱和調(diào)取時(shí)也更加方便，檔案被做成一個統(tǒng)一的文件，能夠滿足一鍵查找或是一鍵發(fā)送，大大提升了檔案的傳輸速度和管理效率，也讓檔案管理工作的價(jià)值得到最大化利用。

4）做到檔案管理資源共享。信息化技術(shù)極大滿足了當(dāng)代社會的發(fā)展需求，在不同的行業(yè)中，實(shí)現(xiàn)資源共享的優(yōu)勢。對于檔案管理工作來說，信息化技術(shù)將檔案上傳到專門的平臺和媒介上，這些平臺多是單位自己的系統(tǒng)平臺，能夠在上面與他人進(jìn)行互動和信息共享，如有需要對外的文件簽署、人員信息等，可以直接通過網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行操作，讓檔案管理更加透明。同時(shí)，單位可以通過檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)行政信息的公開，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與民眾進(jìn)行互動，實(shí)現(xiàn)信息的公開透明，同時(shí)實(shí)現(xiàn)資源共享，促進(jìn)社會發(fā)展。

在當(dāng)下信息化時(shí)代背景中，社會信息化的體現(xiàn)就是通過信息化技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用實(shí)現(xiàn)對信息的制造、存儲、管理、傳遞和有效利用。在不同領(lǐng)域中的檔案資料記載并反映個人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、學(xué)習(xí)情況等，是一個人成長和發(fā)展的體現(xiàn)，同時(shí)也是與每個人關(guān)系最為密切的檔案資料。