對機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的探究

石中華

（吉林省公主嶺市經(jīng)濟信息中心，吉林 公主嶺 136100）

隨著信息技術(shù)水平的提升，更多新技術(shù)被應(yīng)用到檔案管理工作之中，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)已經(jīng)成為檔案發(fā)展的主要趨勢。機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作是需要長期進行的，包含較為多樣的內(nèi)容，只有提供較為完善的設(shè)施設(shè)備，才能夠提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。為此，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該從現(xiàn)實情況出發(fā)，做好相關(guān)工作，縮短進行檔案管理的步驟，使檔案材料得到更加合理的利用。

1 檔案管理信息化的重要作用

1.1 能夠降低檔案管理工作人員的工作負擔

在傳統(tǒng)模式下，開展檔案管理工作，工作人員需要對于檔案進行分析、搜集，并根據(jù)檔案的不同類型進行放置，這在一定程度上增加了檔案管理工作人員的任務(wù)量，需要花費較長的時間來對于檔案進行搜集、處理，工作壓力比較大。而推動檔案信息化建設(shè)，可以構(gòu)建一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，在較短的時間內(nèi)獲取需要的檔案信息，有效的降低了檔案管理工作人員的負擔[1]。

1.2 可以使檔案管理工作更加高效的開展

在開展機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作時，搜集歷史檔案需要花費較長的時間，并且隨著機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展，檔案數(shù)量和類型不斷增加，需要較多的空間來進行存儲，從某種角度來說，增加了檔案管理的難度。而借助于檔案信息化建設(shè)，可以將所有檔案按照類型在互聯(lián)網(wǎng)中分類存儲，并根據(jù)關(guān)鍵詞進行搜索，這能夠降低搜集檔案需要花費的時間，使檔案得到合理利用，為后續(xù)工作的高效開展提供條件。

1.3 保障機關(guān)事業(yè)單位檔案處在安全的狀態(tài)下

在傳統(tǒng)模式下，機關(guān)事業(yè)單位所進行的檔案管理是以紙質(zhì)檔案為主，在進行檔案管理時，容易被外界因素所影響，出現(xiàn)字跡不清、紙張破損等問題，導(dǎo)致檔案信息丟失，這從某種角度來說，不利于檔案信息化建設(shè)工作的開展。檔案信息化建設(shè)，主要是指將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案內(nèi)容上傳到網(wǎng)絡(luò)之中，并運用信息化技術(shù)進行存儲，使檔案保存更加方便，增加檔案使用有效期[2]。并且，機關(guān)事業(yè)單位部分檔案是需要加密處理的。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保密程度比較低，很容易出現(xiàn)信息泄露。而加大力度開展檔案信息化建設(shè)，可以在較短的時間內(nèi)做好檔案信息加密這一工作，使檔案處在安全狀態(tài)下。

2 推動檔案管理信息化建設(shè)的措施

2.1 使領(lǐng)導(dǎo)層認識到檔案管理信息化建設(shè)的重要作用

機關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層需要認識到檔案信息化建設(shè)對于事業(yè)單位發(fā)展的關(guān)鍵作用，明確檔案信息化建設(shè)是檔案管理工作的必然，對于檔案管理信息化建設(shè)予以充分的重視。檔案管理信息化建設(shè)，需要有機關(guān)單位各個部門進行溝通、交流，而這需要有領(lǐng)導(dǎo)層進行協(xié)調(diào)，使不同的部門能夠共同為了同一目標而努力，降低出現(xiàn)矛盾紛爭的概率，為機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展提供支持。在這個過程中，領(lǐng)導(dǎo)層還應(yīng)該從員工的現(xiàn)實需求出發(fā)，制定適宜的獎懲制度，使檔案管理工作人員在進行信息化建設(shè)工作的過程中更加投入，積極主動的參與到工作之中，這能夠較為有效的提升檔案管理信息化建設(shè)的速度[3]。

2.2 增加資金投入

檔案管理信息化建設(shè)，需要有完善的設(shè)施設(shè)備作為支持。機關(guān)事業(yè)單位，在進行檔案信息化建設(shè)的過程中應(yīng)該從自身的現(xiàn)實情況出發(fā)，合理的對于現(xiàn)有資金進行分配，增加檔案管理信息化建設(shè)可用資金，確保檔案管理信息化建設(shè)有完善的設(shè)施設(shè)備提供保障。除此之外，機關(guān)事業(yè)單位還可以和外界進行溝通、合作，為自身創(chuàng)造更多的經(jīng)濟收益，從而確保檔案管理信息化建設(shè)有足夠的資金。

2.3 運用現(xiàn)代化技術(shù)

機關(guān)事業(yè)單位想要提升檔案管理的信息化水平，就必須要極大力度制定完善的信息化管理體系，為檔案工作工作人員的工作提供方向。第一，要對于檔案信息化管理制度進行補充，使其包含更加全面的內(nèi)容，確保檔案管理信息化建設(shè)能夠有序開展。第二，要對于現(xiàn)有的檔案進行轉(zhuǎn)化，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案進行存儲，并根據(jù)特征進行分類，使查找工作更加高效的開展。第三，應(yīng)該對于檔案管理人員進行培訓(xùn)，使檔案在數(shù)據(jù)庫中處在安全的狀態(tài)下。

2.4 提升檔案管理工作人員的水平

檔案信息化建設(shè)的技術(shù)含量比較高，需要檔案管理工作人員有較高的信息化水平。為此，機關(guān)事業(yè)單位需要做好檔案管理人員管理工作，提升其綜合能力。第一，機關(guān)事業(yè)單位在招聘檔案管理人才時，可以選擇一些檔案管理能力較強、能夠熟練對于信息技術(shù)進行應(yīng)用的人才，組建專業(yè)的工作團隊，提升檔案管理信息化建設(shè)水平[4]。第二，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該組織檔案管理工作人員進行學習。從目前所開展的檔案管理工作來看，檔案管理工作人員的經(jīng)驗較為豐富，可以將培訓(xùn)的重點放在計算機應(yīng)用之中，這能夠較為有效的節(jié)約機關(guān)事業(yè)單位成本，使培訓(xùn)發(fā)揮最大化作用。

3 總結(jié)

根據(jù)上文來進行分析，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的開展對于機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展較為關(guān)鍵，因此有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員必須要予以充分的重視，采取措施解決在檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，提升檔案管理的信息化水平，使檔案信息得到更加高效、充分的利用，這從某種角度來說，能夠推動檔案行業(yè)的進一步發(fā)展。