高校檔案數(shù)字化建設(shè)管理現(xiàn)狀與應(yīng)對(duì)對(duì)策

劉 勇 姜 偉

（濰坊護(hù)理職業(yè)學(xué)院，山東 濰坊 262500）

大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)各行各業(yè)都產(chǎn)生一定的影響，檔案管理領(lǐng)域也不例外。大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)應(yīng)的是激增的信息量，傳統(tǒng)的檔案管理工作承載著較大的壓力，以檔案管理工作改革創(chuàng)新帶來(lái)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，提升檔案管理的質(zhì)量和實(shí)效，具有現(xiàn)實(shí)必要性。而新時(shí)期高校檔案數(shù)字化管理也必須基于其既有的管理特征，按照既定的管理路徑加以優(yōu)化管理。

1 高校檔案管理數(shù)字化特點(diǎn)

1）文件檔案一體化。傳統(tǒng)的高校檔案管理文件管理多為一式兩份，其中一份入庫(kù)存檔，一份備案。大數(shù)據(jù)時(shí)代文件數(shù)量更多，其保存、分類以及備份、存儲(chǔ)往往耗時(shí)耗力，推行數(shù)字化檔案管理，文件檔案紙質(zhì)與電子合二為一，一體化管理，同步更新，提升檔案管理的安全性與時(shí)效性。2）管理逐漸虛擬化。在大數(shù)據(jù)、虛擬網(wǎng)絡(luò)技術(shù)誕生以前，不同類型的檔案無(wú)法有效集中處理[1]。而該技術(shù)問(wèn)世后，使得各種檔案信息可以集中在一起，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的優(yōu)化整合，方便檔案管理人員統(tǒng)一管理，使得檔案管理呈現(xiàn)虛擬管理的趨向。檔案虛擬化對(duì)應(yīng)的是檔案管理基層化，提升檔案管理實(shí)效。3）高校檔案管理數(shù)字化。數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的創(chuàng)新應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了多類型檔案資料的電子化處理，紙質(zhì)檔案、照片檔案、音視頻檔案等可以數(shù)字化轉(zhuǎn)型。信息技術(shù)為各種檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了關(guān)鍵技術(shù)，支持原有的檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的數(shù)據(jù)信息，并實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)統(tǒng)籌下的高效管理，對(duì)比傳統(tǒng)的檔案管理模式，學(xué)校檔案數(shù)字化管理更具有存儲(chǔ)空間小、查詢便捷、管理高效等優(yōu)點(diǎn)，檔案數(shù)字化也是高校檔案管理的主導(dǎo)趨勢(shì)。

2 高校檔案數(shù)字化建設(shè)管理現(xiàn)狀

1）管理意識(shí)弱及專業(yè)人才缺乏。當(dāng)前高校檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)管理人員的信息素養(yǎng)、信息能力、專業(yè)學(xué)習(xí)提出了更高要求?，F(xiàn)有的檔案管理人員數(shù)字化管理意識(shí)弱，更局限于檔案的裁剪、裝訂機(jī)保管等較為傳統(tǒng)的工作，甚至因?yàn)閷I(yè)能力不足無(wú)法參與到檔案的數(shù)字化建設(shè)中。信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)掌握不足，也沒(méi)有獲得專業(yè)的培訓(xùn)指導(dǎo)，無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)管理的問(wèn)題，檔案管理專業(yè)人員保障不足。2）檔案管理流程和機(jī)制不夠完善。無(wú)規(guī)矩不成方圓，當(dāng)前高校檔案數(shù)字化管理中也缺乏完善的機(jī)制，沒(méi)有針對(duì)本校特點(diǎn)建立從資料收到倒鑒別，從歸檔到整理，從利用到共享的完整流暢的檔案管理流程，現(xiàn)有的檔案數(shù)字化管理機(jī)制多為拿來(lái)主義，本校適用性不強(qiáng)[2]。且學(xué)校檔案管理機(jī)制陳舊，數(shù)字化管理關(guān)注不足，部分學(xué)校雖然有較為完善的檔案數(shù)字化管理制度和流程，但現(xiàn)實(shí)執(zhí)行中不理想，沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的約束規(guī)范價(jià)值。3）數(shù)字化建設(shè)投入不足且管理低效。高校檔案數(shù)字化管理中也應(yīng)加大對(duì)數(shù)字化建設(shè)的投入與支持，使得檔案的數(shù)字化建設(shè)與管理同步，不斷深入。但現(xiàn)有的高校檔案數(shù)字化建設(shè)不足，管理方式傳統(tǒng)，整體低效且出錯(cuò)率高。檔案數(shù)字化管理與信息化管理與時(shí)代脫節(jié)，現(xiàn)有的管理思路和模式與網(wǎng)絡(luò)發(fā)展速度形成鮮明對(duì)比，檔案數(shù)字化建設(shè)管理都有明顯的滯后性。4）數(shù)字化檔案安全管理關(guān)注略顯不足。高校檔案數(shù)字化建設(shè)中安全管理關(guān)注不足也是不爭(zhēng)的事實(shí)。檔案資源安全等級(jí)分類不規(guī)范、安全機(jī)密技術(shù)應(yīng)用不普遍、訪問(wèn)驗(yàn)證中阻力重重、安全通信技術(shù)技術(shù)支持不足等，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒快速傳播，持續(xù)發(fā)酵，嚴(yán)重威脅檔案資源安全。而檔案數(shù)字化建設(shè)管理不足也容易出現(xiàn)關(guān)鍵信息的遺失等風(fēng)險(xiǎn)性問(wèn)題。

3 高校檔案數(shù)字化管理優(yōu)化對(duì)策

1）為高校檔案數(shù)字化管理提供完善保障。對(duì)比傳統(tǒng)的檔案管理模式，數(shù)字化檔案管理需要核心的技術(shù)支持[2]，更需要專業(yè)的隊(duì)伍保障，因此完善高校檔案數(shù)字化保障措施是關(guān)鍵。具體來(lái)說(shuō)，要重視檔案數(shù)字化管理的宣傳，讓檔案管理人員、高校教師學(xué)生認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必要性。特別是高校領(lǐng)導(dǎo)、檔案部負(fù)責(zé)人、管理人員要積極主動(dòng)地參與檔案數(shù)字化建設(shè)，為高校檔案數(shù)字化建設(shè)提供有力的支持，并自覺(jué)地把檔案數(shù)字化工作納入高校發(fā)展規(guī)劃中，確保其物質(zhì)保障、資金支持、技術(shù)支持到位。要進(jìn)一步完善制度，其作為高校檔案數(shù)字化建設(shè)與管理的基礎(chǔ)與外部保障，必須為高校檔案數(shù)字化建設(shè)提供明確的管理標(biāo)準(zhǔn)，并梳理管理人員崗位職責(zé)，強(qiáng)化管理人員的責(zé)任意識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，讓高校檔案數(shù)字化管理思路清晰。引入存儲(chǔ)器硬盤等存儲(chǔ)設(shè)備、引入服務(wù)器和交換機(jī)等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，并配合數(shù)字化加工軟件、先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，確保高校檔案數(shù)字化管理落到實(shí)處。同時(shí)，要重視專業(yè)人員培養(yǎng)，打造優(yōu)質(zhì)的檔案數(shù)字化管理隊(duì)伍，人力、物力、技術(shù)等支持到位，高校檔案數(shù)字化管理才有實(shí)效可言。2）逐漸優(yōu)化高校檔案數(shù)字化管理流程。完善的檔案數(shù)字化管理流程是高校檔案數(shù)字化管理持續(xù)優(yōu)化的保障。管理流程的優(yōu)化體現(xiàn)在多個(gè)方面，首先是整理流程的優(yōu)化，基于《檔案著錄規(guī)則》對(duì)裝盒歸檔的檔案進(jìn)行審核、拆除裝訂、頁(yè)面修復(fù)，做好基礎(chǔ)的材料整理工作。其次是掃描。在數(shù)字化技術(shù)的支持下，將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案信息，以數(shù)據(jù)鏈接等方式帶動(dòng)高校檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。再次重視圖像處理。選用專門的圖像處理軟件，配合規(guī)范的人工圖像處理操作，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息掃描后的審核、檢查、糾錯(cuò)、補(bǔ)充完善，提高檔案數(shù)字化質(zhì)量。最后圖像的存儲(chǔ)、目錄建庫(kù)、數(shù)據(jù)掛接相結(jié)合，以規(guī)范的目錄建庫(kù)，實(shí)現(xiàn)高校檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像數(shù)據(jù)庫(kù)等的整齊分類。3）重視并強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。高校檔案數(shù)字化管理自然朝著數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的方向發(fā)展，數(shù)據(jù)庫(kù)能將高校檔案數(shù)字化信息整合起來(lái)，提升其利用價(jià)值。就當(dāng)前來(lái)說(shuō)，高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)可以著眼于基礎(chǔ)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)兩個(gè)方面。在高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中，既要宏觀統(tǒng)籌，又要微觀布局，將檔案中的卷內(nèi)目錄、年度提名、賬號(hào)、行程日期等全部錄入數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中，為后期檔案目錄檢索、檔案高效查詢提供便利。4）要重視健全檔案數(shù)字化安全體系建設(shè)。安全管理中最為重要的是軟硬件的安全管理，以完善的檔案數(shù)字化管理機(jī)制做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的檢查，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理人員安全意識(shí)、責(zé)任意識(shí)，做好其職責(zé)劃分，并配合有效的獎(jiǎng)懲約束機(jī)制，確保高校檔案信息的安全與保密。重視高校數(shù)字化檔案應(yīng)用軟件的日常維護(hù)，完善技術(shù)保障，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，增加密碼管理，防止檔案數(shù)字化檔案信息被篡改。重視硬件安全管理，由計(jì)算機(jī)專業(yè)人員定期進(jìn)行設(shè)備檢修，及時(shí)排查故障，確保高校數(shù)字化檔案信息的安全性。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜合來(lái)說(shuō)，當(dāng)前階段高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)也存在著一些問(wèn)題，這也要求我們必須基于時(shí)代背景，立足于高校檔案管理的實(shí)際訴求，深化高校檔案數(shù)字化改革，以數(shù)字化管理的強(qiáng)化帶來(lái)檔案管理質(zhì)量和效率的雙提升。