試論企業(yè)檔案管理電子信息化及其重要性分析

聶景麗

（河北省石家莊市贊皇縣，河北 石家莊 051200）

管理人員需要加強檔案管理的信息化水平，不斷提升檔案管理的效率和質(zhì)量已經(jīng)成為未來檔案管理的必然趨勢。綜合分析檔案信息化管理現(xiàn)狀，為進一步加強檔案信息化管理水平，應當適當引進和培養(yǎng)一批素質(zhì)過硬、專業(yè)水平高的檔案管理人員，同時轉(zhuǎn)變公司檔案管理人員及員工的意識理念，將信息化融入到日常的工作中，加快推進檔案信息化建設(shè)，改善檔案信息服務。

1 檔案管理信息化的重要性與現(xiàn)實意義

1）實現(xiàn)信息資源的共享。企業(yè)需要適應社會發(fā)展的需求。當今信息化技術(shù)已然成為當今世界和社會勢不可擋的發(fā)展潮流，網(wǎng)絡已在人們的生活與工作中如影隨形，企業(yè)對高效信息的需求也越來越大，但傳統(tǒng)的檔案管理理念已不能適應未來市場經(jīng)濟需要，極有可能面臨淘汰的危機，因此，筆者呼吁我國企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)應勢在必行。由于世界經(jīng)濟發(fā)展的本質(zhì)是資源的共享，所以，企業(yè)應當具備輕松存儲內(nèi)部檔案和交換外部信息的能力，從而提高辦公高效性，建立與經(jīng)濟市場更密切的聯(lián)系。優(yōu)質(zhì)的信息化檔案管理不僅不會使公司的內(nèi)部資料外泄，還能使企業(yè)的內(nèi)部資料得到有效的共享。建立良好的信息管理是企業(yè)的一個挑戰(zhàn)，需要更多的技術(shù)和資金的投入。

2）減輕企業(yè)人員的勞動強度。檔案管理信息化建設(shè)帶來的優(yōu)勢是減輕企業(yè)人員的勞動強度。傳統(tǒng)的檔案管理模式下，人員通過手工整理和人腦分析的方式進行低效率的工作，不僅工作時間長，疲勞度加大，還容易出現(xiàn)人為的錯誤。但實行信息化管理能使工作實現(xiàn)自動化，檔案數(shù)據(jù)只需要錄入一次便可以重復利用和共享。

3）便于企業(yè)保密工作推進的重要性。檔案的信息化管理更有利于企業(yè)資料的保密性。通過無紙化錄入的方式能輕易檢查信息的完整性和準確性，比紙質(zhì)保存更加便捷，使檔案的保密性和安全性都得到了有效地保障。同時，管理人員還可通過高級設(shè)置進行權(quán)限管理，使內(nèi)部資料劃分為不同的獲取級別，不僅兼顧保密，還節(jié)省了企業(yè)管理資源。

4）提高信息檢索工作效率的重要性。檔案信息化有助于快速檢索和提高辦公效率。隨著信息技術(shù)的日新月異，電腦的數(shù)據(jù)處理能力不斷提高，而保守地使用舊式的檢索方法一冊一冊地查找檔案不僅費時還費力，利用計算機進行檢索，可大大提高檔案信息的查準率，減輕企業(yè)人員的工作強度。同時，傳統(tǒng)的檔案管理還存在著儲藏室空間狹小、儲物位置緊缺等問題，更重要的是紙質(zhì)資料因保存時間過長，容易受損發(fā)黃引起變質(zhì)，甚至還會因搬遷等因素造成直接損壞或者遺失的不良結(jié)果。顯然，這種落后管理方式已然無法適應當下的工作需求。因此，建設(shè)檔案管理信息化的任務可以使專門從事檔案管理的人員從繁重的手工程序中解脫出來，從而更好地進行更高級的信息化檔案整理工作，提高部門和企業(yè)的工作效率。

5）檔案管理的革新與未來趨勢。企業(yè)檔案管理的信息化對社會公共服務也作出了重要的貢獻，這也是企業(yè)信息化建設(shè)將面臨的革新方向，它是我國企業(yè)獲得國內(nèi)外市場經(jīng)濟競爭力的重要前提。企業(yè)服務的終端是客戶，古人云：“先克己，再利人”，唯有企業(yè)具有不斷地學習與挑戰(zhàn)的精神，才能融入世界發(fā)展的潮流，將提升自身產(chǎn)品與服務價值作為長期的可續(xù)性發(fā)展目標，從而提供給社會更多更好的服務。因此，企業(yè)應當積極學習先進的信息化管理技術(shù)，將檔案管理技術(shù)更好地與企業(yè)各項階段成果相連接，做好內(nèi)部制度的完善工作，配合企業(yè)的戰(zhàn)略目標，使企業(yè)能夠長遠地生存與發(fā)展。

2 企業(yè)檔案信息化建設(shè)原則

1）科學性原則。所謂科學性原則，就是指企業(yè)檔案信息化建設(shè)要始終圍繞企業(yè)檔案信息化工作實際，以及企業(yè)自身經(jīng)營、發(fā)展理念，立足企業(yè)檔案信息化需求，以及館藏檔案資源，進行合理的篩選，確定信息化建設(shè)進度、范圍和步驟，優(yōu)先做好館藏特色檔案、新型技術(shù)檔案，以及企業(yè)管理領(lǐng)域重大決策資料等信息化。切實做好分層、分類、分步驟進行信息化建設(shè)。

2）系統(tǒng)性原則。所謂系統(tǒng)性原則，就是指企業(yè)檔案信息化建設(shè)要從信息資源內(nèi)容及軟硬件管理兩個方面，以保證企業(yè)檔案信息化建設(shè)成系統(tǒng)進行，便于管理和理由。一方面，要對館藏檔案信息資源進行系統(tǒng)地、連續(xù)地信息化提取，以保證檔案信息資源之間內(nèi)部的連續(xù)、完整和系統(tǒng)，保證信息內(nèi)在有機聯(lián)系；另一方面，要做好軟硬件配置及信息化建設(shè)的一致性，使企業(yè)檔案信息資源具有前后可繼承性，以及系統(tǒng)運行的內(nèi)在可持續(xù)性。

3）整體性原則。所謂整體性原則，就是指企業(yè)檔案信息化建設(shè)要立足企業(yè)實際，從整體出發(fā)，制定統(tǒng)一的標準和規(guī)范，整體推進企業(yè)檔案信息化建設(shè)進程。在此基礎(chǔ)上，要求企業(yè)內(nèi)部各生產(chǎn)、經(jīng)營和管理部門做到密切協(xié)作配合，按照統(tǒng)一的信息化建設(shè)的標準和規(guī)范，建立完整的檔案信息資源體系。

3 加強檔案信息化建設(shè)對策

1）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高信息化意識。想要做好企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，就需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，樹立檔案信息化的決心，從意識上認識到檔案信息化管理的重要性，逐步實現(xiàn)傳統(tǒng)管理向信息化管理的轉(zhuǎn)變。對于檔案管理的信息化要重點關(guān)注資源整合、資源共享意義和作用，制定整體解決方案，將檔案信息化作為公司管理水平推動管理水平升級的重要抓手。檔案工作者也要積極接受信息化工作方式，認清檔案發(fā)展的大方向，加強工作責任感，樹立現(xiàn)代化管理理念。通過領(lǐng)導與職工的共同努力，實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的進一步發(fā)展。

2）加大檔案管理專業(yè)人才的招聘和培訓力度。對檔案管理人員進行專業(yè)知識以及信息化理論培訓，提升檔案管理人員的整體素養(yǎng)和專業(yè)技術(shù)水平，通過實操訓練掌握檔案管理系統(tǒng)的使用方法和原理，做好理論與實踐相結(jié)合。除了公司內(nèi)部建立培訓機制以外，同時還需要極大力度招聘專業(yè)的檔案管理人員的力度，豐富當那管理人員隊伍，為檔案管理工作注入新鮮血液。檔案管理是一項綜合性較強的工作，要注重檔案管理人員的整體規(guī)劃能力、組織協(xié)調(diào)能力的培養(yǎng)，全面提升檔案管理人員素質(zhì)。

3）建立檔案信息化建設(shè)工作組。公司檔案信息化建設(shè)涉及各個部門，想要做好檔案管理的信息化建設(shè)就需要成立檔案信息化建設(shè)工作小組，專門組織檔案信息化建設(shè)工作，監(jiān)督檔案信息化工作嚴格按照既定的計劃實施。檔案管理是企業(yè)的一項基礎(chǔ)管理工作，要從基層員工抓起，激發(fā)他們工作積極性。

4 結(jié)束語

由于經(jīng)濟社會的迅速發(fā)展，企業(yè)為了在激烈的競爭中生存，使用信息化進行企業(yè)檔案的管理工作必將是未來發(fā)展的必然趨勢。因此，我國企業(yè)應當加快企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，通過運用電子信息技術(shù)，將檔案信息數(shù)字化管理和并加以有效利用，使企業(yè)檔案能夠更好地為企業(yè)經(jīng)營服務。