醫(yī)院辦公室檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新措施分析

黃姝娟

（郴州市第一人民醫(yī)院北院（兒童醫(yī)院）辦公室，湖南 郴州 423000）

作為醫(yī)院內(nèi)部管理工作中的重要組成部分，辦公室檔案管理工作的重要性和必要性不言而喻。在信息化、科技化時(shí)代之下，傳統(tǒng)的檔案管理工作備受詬病，導(dǎo)致醫(yī)院在改革以及創(chuàng)新的過程中遇到了諸多問題。辦公室檔案管理工作需要提高對(duì)檔案工作的重視，建立和完善檔案的收集歸檔整理，規(guī)范好檔案資料，深入剖析醫(yī)院辦公室檔案管理工作的重點(diǎn)以及難點(diǎn)。以推進(jìn)信息化建設(shè)為重要的手段，靈活利用不同的創(chuàng)新措施使辦公室檔案管理更加規(guī)范，更好地推進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)工作有序開展，提高各部門工作效能。

1 醫(yī)院辦公室檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

醫(yī)院辦公室檔案管理工作的系統(tǒng)性和實(shí)踐性比較強(qiáng)，對(duì)管理工作人員的工作能力是一個(gè)較大挑戰(zhàn)及考驗(yàn)。有的醫(yī)院對(duì)辦公室檔案管理工作的認(rèn)知和理解比較片面和淺顯，沒有了解到辦公室檔案管理的必要性，檔案工作效率的高低與否，直接影響到了單位的工作效率，最終導(dǎo)致醫(yī)院整體的管理質(zhì)量和管理效率不夠理想。

1.1 檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低、意識(shí)薄弱

醫(yī)院管理工作人員需要著眼于醫(yī)院辦公室檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)條件，了解辦公室檔案管理工作的水平，直接體現(xiàn)了醫(yī)院的管理水平、發(fā)展?fàn)顩r，是一個(gè)醫(yī)院運(yùn)轉(zhuǎn)狀況的縮影，是各部門進(jìn)行其他一切活動(dòng)的重要依，著眼于醫(yī)院的專業(yè)技術(shù)人員培訓(xùn)計(jì)劃，在長(zhǎng)期規(guī)劃以及研究的過程中促進(jìn)檔案管理工作人員的繼續(xù)學(xué)習(xí)以及教育。辦公室檔案管理，本是項(xiàng)至關(guān)重要的工作，但是多數(shù)檔案管理人員沒有意識(shí)到工作的關(guān)鍵性，而檔案管理人員的意識(shí)薄弱，也是制約檔案工作效率的一個(gè)重要性因素。另外，對(duì)于醫(yī)院從事檔案管理的人員，并非專業(yè)出身，更多數(shù)是兼職工作，如此一來，導(dǎo)致了檔案管理上的態(tài)度不認(rèn)真、工作不到位。醫(yī)院需要注重對(duì)專業(yè)人員的知識(shí)技能培訓(xùn)，積極聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理方面的專家。通過系列講座培訓(xùn)等方式來更好地提升醫(yī)院辦公室檔案管理工作的信息化質(zhì)量以及水平，保障這一工作能夠大放異彩。

1.2 檔案管理模式落后、管理人員意識(shí)不強(qiáng)

醫(yī)院管理工作人員需要站在宏觀戰(zhàn)略的角度，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念以及管理模式，不再以簡(jiǎn)單的理論知識(shí)學(xué)習(xí)為重點(diǎn)，而是著眼于醫(yī)院辦公室檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)條件，積極構(gòu)建規(guī)范科學(xué)的醫(yī)院辦公室檔案管理流程和制度，確保這一工作與其他業(yè)務(wù)工作齊頭并進(jìn)、雙管齊下。系統(tǒng)化的培訓(xùn)以及主題研討會(huì)的開展工作不容忽略，這兩個(gè)工作能夠?yàn)獒t(yī)院辦公室檔案管理工作的有效創(chuàng)新以及改革打下扎實(shí)的基礎(chǔ)，醫(yī)院中層管理工作人員需要深化自身對(duì)辦公室檔案管理工作的認(rèn)知以及理解，積極融入更多的現(xiàn)代化元素，以現(xiàn)代信息技術(shù)的有效利用為依據(jù)，確保這一工作的有效改革及創(chuàng)新。強(qiáng)化整體的檔案管理流程，全面提升信息化管理質(zhì)量和水準(zhǔn)，發(fā)揮“檔案管理”的作用，彰顯醫(yī)院辦公室檔案管理工作的指導(dǎo)作用及優(yōu)勢(shì)。

2 醫(yī)院辦公室檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新措施分析

為了有效避免上文中存在的各類不足，醫(yī)院需要著眼于外部環(huán)境變動(dòng)的實(shí)質(zhì)條件，將工作重心放在辦公室檔案管理信息化建設(shè)開展上。積極采取現(xiàn)代化的創(chuàng)新措施以及手段，全面彰顯辦公室檔案和信息化建設(shè)工作的重要作用及優(yōu)勢(shì)，穩(wěn)步推進(jìn)、強(qiáng)化檔案管理工作。

2.1 提升檔案人員綜合素質(zhì)

檔案管理工作人員是辦公室檔案管理信息化建設(shè)工作的實(shí)踐者以及推動(dòng)者，醫(yī)院需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的教育及培訓(xùn)，全面提升工作人員的綜合素質(zhì)。積極組織人員配置，成立專門的團(tuán)隊(duì)，統(tǒng)一指導(dǎo)、分級(jí)管理。加大對(duì)這一工作的投入和支持力度，明確前期的工作目標(biāo)以及工作要求，確保對(duì)癥下藥，為檔案管理工作人員各項(xiàng)管理工作的有效落實(shí)做好前期的鋪墊。其中年終考核以及各項(xiàng)管理工作的總結(jié)最為關(guān)鍵，這一點(diǎn)有助于醫(yī)院辦公室檔案管理工作人員意識(shí)到自身的不足，進(jìn)而主動(dòng)調(diào)整辦公室檔案管理信息化建設(shè)工作的方向以及手段。管理工作人員自身還需要在終身學(xué)習(xí)理念的指導(dǎo)下，調(diào)整自身的工作行為和工作模式，深化個(gè)人對(duì)信息化建設(shè)工作的認(rèn)知以及 理解。

2.2 強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

醫(yī)院各個(gè)科室檔案管理工作需要結(jié)合具體問題具體分析的實(shí)踐要求，通過對(duì)法律法規(guī)的研究以及分析，更好的強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。積極投身信息化建設(shè)工作中，確保辦公室檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)順利落實(shí)。其中科學(xué)完備的檔案管理體系的構(gòu)建最為關(guān)鍵，醫(yī)院需要著眼于目前的現(xiàn)實(shí)條件，靈活利用各種現(xiàn)代化的信息化管理策略以及手段，加強(qiáng)對(duì)部門業(yè)務(wù)種類的分析以及規(guī)定，確保對(duì)癥下藥。管理意識(shí)的強(qiáng)化對(duì)管理工作人員自身的管理能力以及管理經(jīng)驗(yàn)是一個(gè)較大挑戰(zhàn)，管理工作人員需要著眼于目前的職業(yè)發(fā)展方向，深入分析檔案管理信息化發(fā)展的重要要求。以提升信息化質(zhì)量以及水準(zhǔn)為依據(jù)，確保各項(xiàng)管理工作的全面落實(shí)以及進(jìn)一步突破，真正彰顯辦公室檔案管理信息化建設(shè)工作的作用及價(jià)值。

2.3 完善外部設(shè)施和基礎(chǔ)

醫(yī)院辦公室檔案管理信息化建設(shè)工作是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，很難在短期內(nèi)取得明顯的成效，這一工作對(duì)醫(yī)院的外部設(shè)施以及基礎(chǔ)條件提出了一定的要求。為了確保檔案信息一體化的迅速發(fā)展，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)需要關(guān)注檔案工作的進(jìn)一步調(diào)整，積極推進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作的穩(wěn)定落實(shí)。明確重要的管理?xiàng)l例及管理策略，完善現(xiàn)有的管理體系，確保對(duì)癥下藥。其中檔案室的建設(shè)工作不能忽略，醫(yī)院需要將此人納入醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃中，明確目前的發(fā)展目標(biāo)以及發(fā)展戰(zhàn)略，積極完善基礎(chǔ)設(shè)施。檔案專業(yè)管理軟件的引進(jìn)非常有必要，醫(yī)院需要著眼于計(jì)算機(jī)軟件的利用要求，加強(qiáng)對(duì)不同檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的有效協(xié)調(diào)以及管理。結(jié)合目前的電腦技術(shù)等手段，促進(jìn)不同門類檔案管理工作的全面協(xié)調(diào)，真正體現(xiàn)信息一體化管理工作的作用及優(yōu)勢(shì)，確保醫(yī)院管理服務(wù)質(zhì)量及水準(zhǔn)的穩(wěn)定提升。

3 結(jié)語

醫(yī)院辦公室檔案管理信息化建設(shè)工作對(duì)醫(yī)院的穩(wěn)定建設(shè)及發(fā)展有非常關(guān)鍵的影響，醫(yī)院管理層需要注重對(duì)這一工作的有效創(chuàng)新以及改進(jìn)，全面提升管理工作人員的綜合素質(zhì)，確保檔案管理真正實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置及利用。始終堅(jiān)持檔案管理意識(shí)，積極完善外部設(shè)施和基礎(chǔ)，更好地解決這一工作的矛盾和困惑，確保辦公室檔案管理信息化建設(shè)工作能夠更上一個(gè)臺(tái)階、重?zé)ㄉ鷻C(jī)。