人事檔案信息化建設(shè)的初步探討

王欣愷

（黑龍江省綏化市綏棱縣勞動人事爭議仲裁院，黑龍江 綏化 152200）

1 前言

人事檔案主要用于對干部進(jìn)行選拔任用、教育培養(yǎng)及管理監(jiān)督及對人才進(jìn)行評鑒等方面具有基礎(chǔ)性作用，是對干部人才權(quán)益進(jìn)行合法維護(hù)的有效依據(jù)。中共中央頒布的《干部人事檔案工作條例》中對檔案信息化建設(shè)與規(guī)劃信息資源及其開發(fā)管理等方面的要求進(jìn)行了明確，提高采集傳輸及處理利用檔案信息的能力，建立的人事檔案信息化管理體系健全便捷、安全高效。應(yīng)特別關(guān)注，構(gòu)建人事數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)，促進(jìn)業(yè)務(wù)與檔案管理的共同發(fā)展，逐步建設(shè)與人事檔案發(fā)展相適應(yīng)的信息化系統(tǒng)，使人事檔案工作水平不斷提高。人事檔案中主要存有履歷、學(xué)歷學(xué)位、職稱材料、思想類、教育培訓(xùn)類、鑒定考核類及自傳材料等各類個人材料。一體化檔案信息化服務(wù)可提供快捷利用人事檔案的有效途徑及空間，在檔案管理方面，人事檔案信息化可在線管理日常收集零散材料、整理審核、轉(zhuǎn)遞、查（借）閱管理等整個業(yè)務(wù)過程，對最初形成檔案直至保存的整個過程進(jìn)行展示。

2 人事檔案信息化建設(shè)的主要優(yōu)點(diǎn)

一是實(shí)現(xiàn)信息化的人事檔案可對使用的原件進(jìn)行代替，使人事檔案原件得到一定程度的保護(hù)，即便發(fā)生導(dǎo)致原件毀損的意外意見，不同介質(zhì)保存的信息化檔案可避免受到損壞。

另外，還能采用技術(shù)手段在數(shù)字化人事檔案上高清處理修復(fù)檔案材料中存在的發(fā)黃紙張及模糊字跡等問題，對于檔案查閱及持續(xù)保存具有重要作用。二是實(shí)現(xiàn)信息化后的人事檔案，人事檔案管理可統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)及工作過程，對管理存在復(fù)雜層級的單位，可在管理上采用多維立體模式的構(gòu)建。通過信息平臺上級單位可對下級單位人事檔案管理工作實(shí)時進(jìn)行在線檢查和監(jiān)控，對各級人員直接調(diào)閱其人事檔案，使人事檔案管理提高效率及規(guī)范性。三是利用信息化管理系統(tǒng)可對待辦事項(xiàng)設(shè)置提醒。諸如數(shù)字化制作檔案、轉(zhuǎn)遞、查（借）閱及轉(zhuǎn)遞歸檔材料等工作，可在操作界面中利用智能引導(dǎo)方式處理相關(guān)任務(wù)。系統(tǒng)可實(shí)時提醒未及時反饋轉(zhuǎn)遞回執(zhí)、超時借閱未歸還、審核將退休人員檔案等有關(guān)信息。四是對系統(tǒng)功能科學(xué)合理設(shè)置，提高系統(tǒng)界面的便捷性，使檔案管理整個過程聯(lián)系緊密，使紙質(zhì)檔案管理中比較常見的碎片化、繁瑣化及離散化等問題得到妥善解決。歸檔材料新形成后可隨時進(jìn)行歸檔，使人事檔案確保的全面性、準(zhǔn)確性及實(shí)時性，進(jìn)而使人事檔案提高規(guī)范化管理水平。五是在系統(tǒng)功能模塊中為相關(guān)業(yè)務(wù)之間建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，結(jié)合工作需要及主要節(jié)點(diǎn)之間的關(guān)系，在模塊間開發(fā)相應(yīng)的數(shù)據(jù)接口，產(chǎn)生自前端節(jié)點(diǎn)的數(shù)據(jù)，相關(guān)工作及業(yè)務(wù)報(bào)表可生成在后端，管理人員審核操作后可將檔案內(nèi)容更新。另外，可利用模塊之間數(shù)據(jù)的迅速推送，建立穿透式業(yè)務(wù)管理體系，使人事檔案實(shí)現(xiàn)一鍵式操作管理，進(jìn)而使檔案提高管理效率。諸如工資變動審批表由前端移交，相關(guān)人員檔案目錄信息可自動產(chǎn)生在系統(tǒng)中，經(jīng)管理人員審核沒有問題進(jìn)行歸檔后可對新的目錄進(jìn)行生成，對歸檔直接進(jìn)行打印，明顯減少重新制作紙質(zhì)檔案、目錄打印的工作量。六是在人事管理中可提供便捷的檔案信息化管理平臺，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一調(diào)度資源、一鍵查詢及多維印證等功能，使人事檔案明顯提高查閱信息利用的效率及審核信息的準(zhǔn)確性，在選拔任用干部、調(diào)配人員、評價(jià)考核等工作中，使人事檔案充分發(fā)揮重要支撐作用。諸如采用創(chuàng)建采集關(guān)鍵信息功能，建立對評優(yōu)評先、援疆援藏及交流掛職等關(guān)鍵信息字庫進(jìn)行建立，提高定位查詢的及時性，使圖像檢索難題得到徹底破解，人事檔案信息充分發(fā)揮出重要價(jià)值。

3 人事檔案信息化建設(shè)中的常見問題

一是由于人事檔案具有一定的特殊性，數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)較高，應(yīng)確保檔案原件及電子文件具有較高的安全性。大部分單位采用服務(wù)外包方式完成人事檔案數(shù)字化工作，確保信息安全具有關(guān)鍵性作用，因操作人員存在不同的業(yè)務(wù)水平及責(zé)任心，容易使檔案材料掃描后產(chǎn)生無清晰順序、裝訂目錄不正確等問題。二是人事檔案應(yīng)遵循涉密檔案管理要求，檔案管理及存儲服務(wù)系統(tǒng)應(yīng)與外界保持物理隔絕，配備存儲服務(wù)器只能連接局域網(wǎng)，避免泄露人事檔案信息。因此，檔案信息化安全方面的不確定因素較多。應(yīng)基于檔案法律法規(guī)及政策標(biāo)準(zhǔn)、信息安全管理等方面綜合考慮，在信息化環(huán)境、基礎(chǔ)設(shè)施及信息網(wǎng)絡(luò)等方面提出嚴(yán)格要求。三是建立檔案信息化體系，檔案基本使用原則及方法較為復(fù)雜也非常嚴(yán)格，各環(huán)節(jié)之間存在比較緊密的關(guān)系，在采集數(shù)據(jù)、操作及統(tǒng)計(jì)扥各方面有很多亟待解決的問題，應(yīng)在財(cái)力方面提供相應(yīng)的投入支持力度。四是電子檔案信息存在很多問題，在檔案信息服務(wù)、信息共享及信息公開等方面深入分析構(gòu)建的信息化服務(wù)指標(biāo)。

4 人事檔案信息化建設(shè)的主要對策

一是在管理機(jī)制的建立方面應(yīng)規(guī)范，的約束管理制度應(yīng)嚴(yán)格。諸如，在人事檔案信息化管理方面制定管理辦法、人員崗位職責(zé)、出入庫交接辦法、信息化保密協(xié)議、信息化應(yīng)急預(yù)案等與信息化建設(shè)相適應(yīng)的管理制度。二是對人事檔案信息化健全管理流程并在應(yīng)用中不斷完善，嚴(yán)格遵循相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)對工作環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化，提供操作規(guī)范性，將紙質(zhì)人事檔案采用掃描等技術(shù)方法向數(shù)字圖像和文本進(jìn)行轉(zhuǎn)化。數(shù)字化工作應(yīng)對檔案目錄建庫、掃描、處理圖像、存儲數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)交換、備份及驗(yàn)收數(shù)據(jù)、等整個過程提高規(guī)范性，確保數(shù)字檔案完整性及真實(shí)可用性，與紙質(zhì)檔案保持一致提供重要保證。三是檔案管理人員應(yīng)提高信息化意識。對規(guī)范管理電子文檔及其狀態(tài)特征深入了解，對計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全專業(yè)知識加強(qiáng)學(xué)習(xí)。從事人事檔案管理的人員應(yīng)為黨員，具有較高的政治素質(zhì)、較強(qiáng)的專業(yè)能力及正派作風(fēng)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，提高工作水平。將檔案管理工作有效結(jié)合信息技術(shù)，提高人事檔案管理效率。

5 總結(jié)

綜上所述，人事檔案信息化建設(shè)優(yōu)勢明顯，應(yīng)嚴(yán)格按照中央對干部人事檔案管理的總體部署要求，與人事檔案信息化發(fā)展趨勢相適應(yīng)。針對檔案信息化工作中的常見問題，深入思考應(yīng)對措施，推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)，對檔案信息有機(jī)整合其他資源進(jìn)行有效利用，使檔案功能與人事數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)實(shí)時聯(lián)動，提高檔案信息的充分利用 成效。