探討中學檔案管理重要性與加強管理的途徑

劉敏玲

（南寧市三美學校，廣西 南寧 530021）

在當前中學檔案管理工作中，主要是針對運營與發(fā)展中產(chǎn)生和留存的相關情報與憑證等重要信息，這些信息包括各類數(shù)據(jù)、文件、影像資料等，其中，中學檔案管理的內(nèi)容涵蓋各教師、學生、教務以及黨團等多個領域的資料信息，其資料信息的載體形式也具有多元化，為了全面提升學校檔案管理工作水平，必須結(jié)合時代的發(fā)展需求，探索高效的檔案管理措施，強化學校檔案收集、整理、分析和歸檔等一系列工作水平，更好地發(fā)揮出檔案中重要信息的價值，提高檔案信息的時效性，實現(xiàn)學校的長遠發(fā)展。

1 中學檔案管理的重要性

對于中學教育的檔案管理工作來說，無論是在教育層面還是科研層面都發(fā)揮著重要的作用，因此，學校為了實現(xiàn)更好的發(fā)展，必須高度重視檔案管理的重要性，并積極探索有效的檔案管理對策。以下分析中學檔案管理的重要性：

1）學校檔案中蘊含著豐富的信息。對于中學的檔案信息來說，其中蘊含著豐富的資源，自學校成立以來的每一個經(jīng)營與發(fā)展階段，通過檔案的方式將所有的事件記錄與保存，其中不但包括學校的每一個決策、舉辦的每一次活動，同時也包含學生的每一份考試，獲取的每一份榮譽以及下發(fā)的所有文件，這些檔案對學校來說是一筆無形財富，可以為中學今后的發(fā)展道路、經(jīng)營模式以及活動開展提供依據(jù)與支持。

2）中學檔案能夠知道教研工作。在中學檔案中，還包括歷年來的學校教案、考試習題等資料，在教師進行教研工作時，可以充分發(fā)揮出這些教案資料的作用，以此作為參考與借鑒。另外，中學教案資料一般都是教師前輩們經(jīng)過多年的教學經(jīng)驗總結(jié)和歸納出來的寶貴財務，因此具有重要的教研價值。如果這些檔案沒有得到良好的管理，就無法發(fā)揮出真正的作用，從而造成資源埋沒，教師的教學工作也會走很多彎路，影響學校的高效發(fā)展。

3）中學檔案是歷史的見證。對于中學的檔案資源來說，一般從建校以來的所有事件和發(fā)展過程都記錄在檔案中，是學校歷史發(fā)展進程的重要信息源。一份文件從國家教育部下達到學校，或者教師獲得的個人榮譽以及學校的榮譽，都是學校發(fā)展歷程的重要見證。此外，每一屆學生在中學階段的求學經(jīng)歷等資料，也會以檔案的形式保存下來，也成為學校發(fā)展中的一部分，可以隨時查閱每一位學生在校期間的情況，因此，強化中學檔案管理工作也是尊重學校的發(fā)展歷程。

2 中學檔案管理遇到的困境

雖然中學已經(jīng)重視檔案管理工作，但是就當前的中學檔案管理來說，由于受到教育壓力和社會沖擊的影響，大部分中學仍然將大部分中心放在教育工作中，常常忽略學校檔案管理的一些細節(jié)，導致檔案管理工作也會遇到 一些困境，經(jīng)常存在一些檔案管理問題，主要包括以下幾點：

1）中學檔案管理意識薄弱。對于部分中學來說，學校管理層仍然沒有認識到檔案管理的重要價值，對于學校開展的檔案管理、信息收集以及檔案歸檔工作不夠規(guī)范，缺乏完善的管理制度，導致經(jīng)常存在檔案信息缺失的現(xiàn)象，檔案管理缺乏完整性與規(guī)范性，檔案管理人員工作散漫，安全意識不強，經(jīng)常出現(xiàn)檔案資料人為損壞或者遺失的現(xiàn)象，影響今后檔案資料的查閱和利用。

2）中學檔案管理人員素質(zhì)不高。目前，在中學檔案管理工作中，普遍存在管理人員整體能力不強，綜合素質(zhì)不高的現(xiàn)象，主要體現(xiàn)在兩個方面，其一是檔案管理人員缺乏專業(yè)的管理經(jīng)驗，學校檔案管理人員普遍存在文化水平不高，同時也存在兼職擔任檔案管理的情況，缺乏對檔案管理工作的了解；其二是學校對于檔案管理工作重視度不足，檔案管理方面的投入力度較小，沒有對管理人員開展系統(tǒng)化培訓與考核，導致中學檔案管理水平無法得到提升。

3）中學檔案信息化力度不足。隨著信息化發(fā)展進程的不斷推進，各個領域都實現(xiàn)了信息技術的植入，全面提高了各方面的工作效率。基于學校對檔案信息管理的重視度不足來看，普遍存在信息化建設水平不足，檔案管理并沒有結(jié)合信息技術實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展。學校當前的檔案管理信息化建設僅僅是流于表面，許多硬件設備沒有得到及時更新，軟件建設水平較差，影響中學檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展進程。

3 中學檔案管理的有效對策

1）提高中學檔案管理意識。在中學檔案管理工作中，首先要強化檔案管理意識，明確檔案管理對于學校發(fā)展的重要價值，提高檔案管理工作的重視程度。在實際工作中，學校領導層應該針對當前的檔案管理情況作出認真的規(guī)劃，強化檔案管理意識，將檔案管理工作提上正常工作日程，做好帶頭作用，引領全校教職工共同為檔案管理提供支持。此外，學校還要積極傳播檔案管理意識，合理運用專項管理資金，通過專題講座，刊物等方式宣傳檔案管理的重要性。此外，學校還應該引導全員參與到檔案管理中，實現(xiàn)相互協(xié)同配合，共同做好學校檔案管理工作。

2）完善中學檔案管理機制。其次，在中學檔案管理工作中，管理人員還應該完善檔案管理機制，制定合理的管理制度，確保檔案管理能夠順利開展，加強檔案的收集、歸檔、保存與管理工作，提高檔案管理的合理規(guī)劃，制定完善的檔案保管與節(jié)約制度，并嚴格按照相關制度進行管理，避免檔案資料缺失現(xiàn)象，明確崗位職責，同時引入檔案管理追責制度，提高管理人員的責任意識。

3）構建中學檔案信息化管理模式。在網(wǎng)絡信息時代的影響下，也為中學檔案管理帶來了全新的轉(zhuǎn)機，為此，學校應該積極開展信息化建設，提高學校檔案管理工作效率，促進信息化檔案管理水平的提升。在實際檔案管理中，學校應該加大信息化建設投入力度，積極優(yōu)化檔案管理硬件設備，同時引入先進的檔案管理信息化理念和管理技術，構建檔案管理信息化軟件平臺，充分與校園網(wǎng)絡相結(jié)合，構建完善的檔案管理體系，實現(xiàn)資源互通與共享，同時搭建檔案檢索模塊，提高檔案信息的利用率，規(guī)范檔案管理水平，推動中學檔案管理信息化建設水平，從而促進學校的長久發(fā)展。

4 結(jié)束語

綜上所述，隨著我國教育事業(yè)的全面發(fā)展，中學教育規(guī)模得到了全面提升，為此也給檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。中學檔案信息中蘊含著巨大的財富，對教育、科研以及學校的運營和發(fā)展都起到重要作用，因此，積極探索檔案管理的重要性，解決中學檔案管理存在的問題，提高檔案管理水平對學校未來的發(fā)展具有重要意義。