淺論人事檔案管理和運用

徐 鑫

（新疆塔里木河流域管理局組織人事處，新疆 庫爾勒 841000）

事業(yè)單位人事檔案管理指的是在事業(yè)單位運營發(fā)展過程中，記錄其管理相關(guān)的人事活動，包括對工作人員調(diào)配情況，工作人員的經(jīng)歷、自身能力和工作表現(xiàn)等事業(yè)單位工作人員的日常情況，是檔案管理工作的重點內(nèi)容。因此，對事業(yè)單位人事檔案管理要點進(jìn)行討論十分有必要，只有相關(guān)人員重視新形勢下事業(yè)單位人事檔案管理，了解事業(yè)單位人事檔案管理過程中存在的問題，并且積極采取措施，才能夠從根本上解決問題，從而促進(jìn)事業(yè)單位健康發(fā)展。

1 現(xiàn)代人事檔案管理中存在的問題

1.1 人事檔案的管理不夠?qū)I(yè)

人事檔案的管理看起來十分輕松，實際上是十分單調(diào)乏味同時連續(xù)性很強(qiáng)的工作。因此，需要管理人員具備專業(yè)的素養(yǎng)與合格的專業(yè)技能，在人事檔案的收集、整理、保管以及使用的過程中，不斷認(rèn)識以及實踐，進(jìn)而充分了解全部人事檔案工作的相關(guān)知識，提升人事檔案的質(zhì)量和使用率。但是如今的現(xiàn)狀是有些單位對工作專業(yè)度的要求并不太高，很多從事這一工作的人員并未掌握相應(yīng)的技能；有些單位人事檔案管理員往往身兼多職，比如監(jiān)察、科技等資料的收集、分類工作。導(dǎo)致檔案管理者的工作超負(fù)荷，不能集中精力在這一工作中，不能形成很高的專業(yè)素養(yǎng)。

1.2 管理制度不夠健全

如今單位人事檔案管理制度仍然不夠健全，很多管理員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)就直接上崗，對人事檔案、分類整理沒有應(yīng)有的專業(yè)性。

1.3 管理手段十分落后

很多單位的人事檔案管理者不具備應(yīng)有的專業(yè)知識和技能，未參加人事檔案管理方面的培訓(xùn)，不了解人事檔案的基本運作原理，且有些從事此工作的人只是將這一工作當(dāng)作兼職在做，投入的精力十分有限，這樣無法促進(jìn)單位內(nèi)部在此方面的調(diào)整、崗位變動以及制度改革的有效落實。此外，在管理設(shè)備方面也有問題，設(shè)備簡陋和落后使檔案的保存缺少最基本的保管措施，防火和防潮等手段均無，還停留在很基本的管理水平上。

1.4 對檔案信息的開發(fā)力度不夠

從當(dāng)前的狀況看，人事檔案的開發(fā)工作很被動，只有當(dāng)人們需要時才會查閱，而所提供的服務(wù)又沒有主動服務(wù)的意識，開發(fā)的動力也不足。有時候即使有查閱行為，也只是提供黨團(tuán)信息、簡歷這些表面的工作。利用人才、選拔培養(yǎng)人才的能力不強(qiáng)。這些行為對單位發(fā)掘內(nèi)部人才能力有所影響和弱化，輕視了其現(xiàn)實效用。

2 解決現(xiàn)代人事檔案管理問題的措施

2.1 提高對人事管理的重視

為了保證檔案管理工作的有效實施和開展，首先要轉(zhuǎn)換對管理工作的看法。單位的高層需要提高對人事管理的重視程度，這樣才可以加強(qiáng)其工作的效果和質(zhì)量，充分發(fā)揮出其管理的作用和價值。單位高層可以將其工作歸到日常工作內(nèi)容之中，再根據(jù)單位自身的實際情況來進(jìn)行具有針對性的優(yōu)化和改進(jìn)計劃，加強(qiáng)單位的全面管理力度，為單位的持續(xù)發(fā)展和進(jìn)步奠定基礎(chǔ)。同時，還可以讓單位的每一位員工都意識到檔案管理的意義，創(chuàng)設(shè)良好的管理氛圍和環(huán)境。

2.2 提高管理人員素質(zhì)

在事業(yè)單位人事檔案管理工作中，管理人員是十分重要的一項，可以說管理人員的素質(zhì)會從根本上決定檔案管理工作的質(zhì)量，因此需要全面提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)技術(shù)水平。只有人事檔案管理人員的自身素質(zhì)有所提高，才能夠推動事業(yè)單位的人事檔案管理工作順利高效進(jìn)行。

2.3 健全人事檔案管理工作制度

人事檔案的管理工作十分復(fù)雜，需制定一套用來約束和規(guī)范的制度，若無規(guī)章制度便無法使管理更加有效。加強(qiáng)力度宣傳《檔案法》內(nèi)容，增加人們對檔案基礎(chǔ)法律的認(rèn)識，要求管理者必須知法守法，可以自覺宣傳《檔案法》。單位在收集到檔案信息后，必須嚴(yán)格進(jìn)行歸檔、調(diào)出和轉(zhuǎn)入等程序，防止管理有疏漏。根據(jù)法律規(guī)定，懲罰檔案造假或自行修改的人員，嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)規(guī)章，追究失職管理人員的責(zé)任，防止出現(xiàn)違法和擾亂紀(jì)律的情況出現(xiàn)。

2.4 注重與現(xiàn)代化管理技術(shù)相匹配

想要在信息技術(shù)發(fā)展迅速的現(xiàn)代社會取得科學(xué)、精準(zhǔn)、完善的人事檔案管理成果，就要強(qiáng)化信息化技術(shù)的使用層次，并且持續(xù)性提高管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與專業(yè)化，注重利用電子信息化新科技進(jìn)行人事檔案管理，建立計算機(jī)電子人事檔案，并注意電子人事檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案之間的協(xié)調(diào)管理。如，安裝檔案信息查詢系統(tǒng)，支持基層職工通過該系統(tǒng)查詢自身的檔案信息，但是不可修改。設(shè)置領(lǐng)導(dǎo)者客戶端，支持對工作人員評價、嘉獎等功能。直接借助客戶端將信息提供給檔案管理部門，由檔案管理者將信息錄入到對應(yīng)人員的檔案內(nèi)。之所以設(shè)置檔案管理人員的信息錄入環(huán)節(jié)，是要禁止部門領(lǐng)導(dǎo)者直接修改人事檔案造成管理方面的問題，并且管理人員可實現(xiàn)信息的精準(zhǔn)化錄入。

3 結(jié)束語

在現(xiàn)代化社會中，事業(yè)單位人事檔案管理應(yīng)該跟隨時代前進(jìn)的步伐，使管理的目標(biāo)與任務(wù)符合現(xiàn)代化的發(fā)展要求。陳舊的管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)目前事業(yè)單位的發(fā)展，應(yīng)該及時改變或者淘汰，花更多的精力在研究新的管理模式上。我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展突飛猛進(jìn)，導(dǎo)致部分人事檔案管理落伍于經(jīng)濟(jì)發(fā)展，產(chǎn)生很多不足和問題。所以為了有效處理這些問題，必須要加強(qiáng)對人事管理人員的要求，在管理中結(jié)合單位人事的實際情況，把相對應(yīng)的解決辦法落實到位。