淺析新時期地勘單位人事檔案管理的重要性

施 娜 苗曉慧

（1.內(nèi)蒙古鑫昊有色金屬礦業(yè)開發(fā)有限責(zé)任公司，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010010；2.包頭市速拓地質(zhì)勘查技術(shù)服務(wù)有限公司，內(nèi)蒙古 包頭 014000）

1 人事檔案管理的價值

1.1 人事檔案管理的社會價值

人事檔案的社會價值，主要是由其自身的社會屬性決定的。其中人事檔案是人事管理制度的一項重要特色，也是記錄人生軌跡的重要依據(jù)。它具有重要的憑證價值和參考文獻，因此無論是在什么樣的條件下，都要我們認識人事管理活動，以此形成相關(guān)的人事資料，就需要我們收集、整理、歸檔和報關(guān)等人事檔案管理工作，人事檔案具有一定的存在和利用價值，是最全最專業(yè)的文檔類資料。

在計劃經(jīng)濟時期，人事檔案既是國家機關(guān)和企事業(yè)單位人員身份的一個重要憑證，也是招工、提綱和工作調(diào)動等等人事管理工作中的重要依據(jù)和參考；人事檔案工作是組織人事工作的有機組成部分，在人事管理組織中占據(jù)很大的地位。但是，在歷史特定的條件下，人事檔案的價值作用曾被過分的扭曲和夸大，其中重檔案輕現(xiàn)實的表現(xiàn)成為當今人事檔案工作的一大弊端。一份檔案定終身的現(xiàn)象，使得很多人對人事檔案有一定的偏見。但是在市場經(jīng)濟條件下，隨著社會逐漸步入信息化的時代，使得信息已經(jīng)成為重要的社會資源，信息的收集和利用也成為一項重要的戰(zhàn)略意義和社會工程，作為人員信息主要載體的人事檔案有著更為廣闊的價值空間。其中，市場人力資源的合理配置、企業(yè)和從業(yè)者之間的溝通和聯(lián)系、企業(yè)自身的人事管理和人才培養(yǎng)等等，都需要真實、科學(xué)地人員信息為依據(jù)，而能夠更好地支撐和連接起來。而這些信息的獲取和利用，都離不開人事檔案工作的有效運轉(zhuǎn)。因此，為了能夠充分發(fā)揮人事檔案工作的重要作用，就需要我們正確認識人事檔案的社會價值，保證其得到更好地發(fā)揮。

1.2 人事檔案管理的單位價值

人事檔案管理的單位價值主要是在人事管理活動中所形成的，主要是對個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)進行記述的，也是對個人在單位的表現(xiàn)進行記錄的，也是對個人在單位各方面的最原始記錄。其中人事檔案的重要意義主要表現(xiàn)為：人事檔案是制定和實施單位人才戰(zhàn)略、制定單位發(fā)展規(guī)劃、干部選拔任用、職稱評定晉級等工作的重要依據(jù)和重要憑證，人事檔案是建立一個完善的干部信息庫，能夠成為日后對干部人事工作的決策提供重要的且準確的信息。

1.3 人事檔案管理的個性價值

人事檔案都是以自己特有的方式記載著個人的成長軌跡，具有很強的時代特征和重要的史料價值。因此在進行人事檔案管理的相當長一段時間內(nèi)，我們在各個方面都需要加強對人事檔案管理工作的重視，尤其是對個人各個方面的管理工作要重視起來，這樣才能更好地滿足現(xiàn)代人事工作的需求。

2 目前人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

2.1 人事檔案管理政出多門

現(xiàn)在企業(yè)的人事檔案管理體制處于新舊體制轉(zhuǎn)變時期，管理模式基本上也都是延續(xù)的傳統(tǒng)舊體制，但是逐漸有著突破舊體制的趨勢。因此，人事檔案總體上是單位以及部門的管理，分別由黨委組織部門以及政府人事部門所屬人才流動服務(wù)中心等等單位負責(zé)的。其中，人事檔案的多頭管理既是傳統(tǒng)“人走檔隨”的管理模式的反映，也是約束人才流動的障礙之一，因此在一定程度上影響著人事檔案管理質(zhì)量的原因之一。近些年來，隨著大中專畢業(yè)生就業(yè)體制的改革和認識代理制度的逐步推行，很多部門拘泥于傳統(tǒng)管理模式和自身利益的誘因，導(dǎo)致檔案管理權(quán)限存在一定的矛盾沖突。

2.2 人事檔案的嚴肅性還有待于加強

檔案是極為神圣的，單是“檔案”這個詞匯就有著極大的威懾力，而目前，人事檔案管理中有如：“工齡越來越早，年齡越來越小，文憑越來越高，資格越來越老”等現(xiàn)象卻變得不足為奇，檔案中甚至還出現(xiàn)了假身份、假學(xué)歷等問題，這些現(xiàn)象都極大地破壞了檔案的嚴肅性。

3 加強人事檔案管理工作的主要措施

3.1 人事檔案管理必須規(guī)范化

建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)劃管理的有力措施和可靠保證。此外，還需要各單位建立相應(yīng)的檔案管理制度，將檔案資料的產(chǎn)生從收集到歸檔都要統(tǒng)一進行的日常保管及歸檔，要建立健全嚴格規(guī)范制度，制定一套嚴格的制度，這樣才能避免檔案的丟失和改動，以此保證在進行日常檔案工作考核等方面要有嚴格的手續(xù)，做到檔案接收、查閱的時候有登記等，有效地制約人為對檔案泄密等因素，對檔案中出現(xiàn)的問題，實行責(zé)任追究制，保證檔案管理規(guī)范的有序進行。

3.2 檔案管理必須現(xiàn)代化與信息化

在進行人事檔案管理的時候，我們可以運用先進的管理方法、科技手段等，提高人事檔案工作的效率和水平。在進行人事檔案管理的現(xiàn)代化與信息化實行過程中，如何提高效率是我們需要關(guān)注的。首先就是檔案管理實行現(xiàn)代化。實現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化的管理，是人事檔案服務(wù)制度改革和發(fā)展的需要，也是適應(yīng)社會對檔案信息需求日益增加的客觀需求。這樣就要求檔案管理部門進一步提高工作效率，能夠及時、準確的傳輸人事信息，以此提高人事信息管理的及時性。人事檔案是人才信息資源庫，因此要合理利用各種資源，最大限度地發(fā)揮人事服務(wù)作用，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。為了使查檔人員利用計算機在不接觸干部檔案原件的前提下查閱干部檔案，還要保證查閱的速度以及檔案保密和安全工作，就需要我們加強檔案管理的制度，更要提高檔案管理工作的效率。這就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，對檔案資料進行統(tǒng)一的整理，整理好后輸入到計算機，通過現(xiàn)代技術(shù)的處理，將文字、圖片以及聲像等資料轉(zhuǎn)變成日后需要的數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過現(xiàn)代化來查閱相關(guān)的內(nèi)容。

3.3 改善設(shè)施，提高檔案管理人員素質(zhì)是做好檔案管理的基礎(chǔ)

現(xiàn)階段的人事檔案管理不論是在檔案保管、保護還是開展檔案業(yè)務(wù)工作，對所需的設(shè)施都提出了更高的要求?，F(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)手段是實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的物質(zhì)基礎(chǔ)。這些現(xiàn)代化設(shè)備的使用，尤其是人事檔案的計算機信息化管理，將把檔案管理從傳統(tǒng)手工操作中解放出來，減少對檔案材料的磨損，延長檔案壽命，減輕檔案人員的勞動強度，提高工作質(zhì)量和工作效率，促進人事檔案工作標準化、規(guī)范化，現(xiàn)代化，為領(lǐng)導(dǎo)決策工作開展提供及時，準確、詳細的人員信息。檔案管理是一項政策性、規(guī)范性很強的工作，需要從業(yè)人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。因此，要不斷提高人事檔案管理人員的素質(zhì)，加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)黨和政府制定的有關(guān)人事工作的政策、法規(guī)，用新的人事工作知識武裝頭腦，開闊眼界，指導(dǎo)工作，以適應(yīng)新時期對人事檔案管理的新要求；同時教育他們要堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密、嚴謹認真、吃苦耐勞、甘于奉獻。