事業(yè)單位檔案管理工作的作用及對(duì)策探討

高 倩

（臨縣節(jié)能監(jiān)察大隊(duì)，山西 呂梁 033200）

事業(yè)單位與企業(yè)單位不同，相比較而言，更加重視檔案的管理工作。這是由于事業(yè)單位的建設(shè)和權(quán)威管理的特點(diǎn)導(dǎo)致的，還由于事業(yè)單位的對(duì)檔案管理工作的重視程度較高，讓事業(yè)單位的檔案管理工作不斷在發(fā)展和優(yōu)化，展現(xiàn)了事業(yè)單位檔案的管理水平。

1 檔案管理工作在事業(yè)單位中的作用

檔案中有文獻(xiàn)資料、視頻資料、圖片資料、音頻資料等，記錄著事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中的所有軌跡，其中包括有各種文獻(xiàn)記載、活動(dòng)紀(jì)要、監(jiān)督檢查信息等，檔案管理工作完整地展現(xiàn)了一個(gè)單位的發(fā)展歷史，體現(xiàn)著一個(gè)單位的時(shí)代變遷，系統(tǒng)再現(xiàn)了單位的變革歷程，是一份珍貴的檔案資料。

檔案管理能從側(cè)面觀察到事業(yè)單位的業(yè)務(wù)情況、文化建設(shè)以及政策落實(shí)等，相當(dāng)于一部單位的活的歷史書，具有非常重要的作用：

1.1 促進(jìn)事業(yè)單位的文化建設(shè)

單位的文化氛圍和文化精神，集中體現(xiàn)了一個(gè)單位的精神面貌，帶動(dòng)整個(gè)單位工作人員的工作狀態(tài)。好的文化建設(shè)能夠豐富職工的業(yè)余生活，同時(shí)帶動(dòng)事業(yè)單位的精神文明。文化建設(shè)做得好，能夠帶動(dòng)職工的工作積極性和凝聚力，形成事業(yè)單位不斷向前發(fā)展的源動(dòng)力。

1.2 提升事業(yè)單位的監(jiān)督管理

事業(yè)單位的各種工作都要圍繞業(yè)務(wù)工作而開展，但是又要兼顧好其他方面的工作，才能體現(xiàn)一個(gè)事業(yè)單位的綜合水平。一定的監(jiān)督檢查可以督促事業(yè)單位的各項(xiàng)工作有序開展，順利進(jìn)行，檔案中的監(jiān)督檢查記錄以及整改資料的記錄，都是事業(yè)單位不斷糾錯(cuò)、不斷完善自己的好方式，必須加大對(duì)檔案管理中監(jiān)督檢查部分的檔案管理力度。

1.3 落實(shí)事業(yè)單位的各項(xiàng)政策

事業(yè)單位的各項(xiàng)政策從提出到貫徹落實(shí)，需要一個(gè)載體進(jìn)行完整地記錄，以便考核績(jī)效成果，提供來(lái)年政策制定的依據(jù)。檔案中的各項(xiàng)政策落實(shí)是否到位、落實(shí)的成果如何，都能夠從檔案的真實(shí)記錄中反饋出來(lái)，做到有理有據(jù)，清晰分明。一定要在檔案管理中加大對(duì)各項(xiàng)政策的落實(shí)管理工作，保證事業(yè)單位制定出來(lái)的政策能真正落到 實(shí)處。

2 事業(yè)單位檔案管理的對(duì)策探討

2.1 培養(yǎng)管理人才

事業(yè)單位的檔案管理，需要一支專業(yè)化的人才隊(duì)伍。定期組織檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，邀請(qǐng)領(lǐng)域內(nèi)的專家進(jìn)行座談和輔導(dǎo)，對(duì)于提高檔案人員的工作水平有很大的作用。檔案管理工作瑣碎而復(fù)雜，需要不斷與時(shí)俱進(jìn)，更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，制定考核機(jī)制，對(duì)人員進(jìn)行季度的業(yè)績(jī)考核，建立清晰的獎(jiǎng)懲制度，加強(qiáng)業(yè)務(wù)人員工作積極性。檔案人員的素質(zhì)和工作水平，直接決定著檔案工作的成效，影響著事業(yè)單位的年終考核評(píng)分。檔案人員要不斷加強(qiáng)對(duì)《檔案法》《保密法》等相關(guān)政策法規(guī)的學(xué)習(xí)，結(jié)合本單位檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，進(jìn)行適當(dāng)?shù)卣{(diào)整和政策制定，約束檔案人員的工作流程和工作步驟，確保檔案工作做到實(shí)處、扎實(shí)推進(jìn)。每年度要進(jìn)行檔案工作的檢查和反饋，對(duì)一年來(lái)的檔案管理工作的臺(tái)賬、檔案室的設(shè)施、檔案室的資料進(jìn)行巡查和檢查，增加檔案人員的保密意識(shí)、安全意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。

檔案人員自身也要提高責(zé)任感，面對(duì)這樣責(zé)任重大的工作，一定要嚴(yán)格按照工作流程和步驟進(jìn)行，不斷提高自己的檔案工作水平，積極學(xué)習(xí)新方法、新技能，運(yùn)用好以往檔案室的學(xué)習(xí)資料和管理人員的方法，吸取精華剔除糟粕，為自己所用。

2.2 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施，嚴(yán)格進(jìn)出登記

檔案具有保密性和專業(yè)性，根據(jù)檔案的管理現(xiàn)狀，要引進(jìn)一些信息化的設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，向檔案管理電子化邁進(jìn)。電子的監(jiān)控設(shè)備和智能管理系統(tǒng)也要相應(yīng)配備，可以提升檔案室、資料室的文件安全性，針對(duì)一些機(jī)密性的文件，要開設(shè)專門的檔案柜進(jìn)行保存。對(duì)一些時(shí)間跨度大，年代久遠(yuǎn)的珍貴文獻(xiàn)資料等，要進(jìn)行定期檢查，實(shí)時(shí)監(jiān)控室溫，放置滅火設(shè)備，預(yù)防意外發(fā)生。為避免檔案受損，要為檔案室經(jīng)常通風(fēng)、保持干燥。

檔案室內(nèi)的資料都是原始一手資料，具有不可替代性，一定要保管檔案的原件，不丟失不遺漏。檔案室一定要對(duì)進(jìn)出人員進(jìn)行嚴(yán)格登記，保證檔案的安全性戶外完整性，不要被不明人員進(jìn)出隨意外帶，不能私自?shī)A帶外界文件資料等進(jìn)入檔案室。另外對(duì)進(jìn)出人員進(jìn)行安全檢查，保證進(jìn)入檔案室的人員隨身未攜帶易燃易爆物品。

2.3 創(chuàng)新管理方式，提高管理成效

事業(yè)單位的管理工作不可小覷，要高度重視、嚴(yán)格落實(shí)，將國(guó)家的各項(xiàng)政策和檔案管理的規(guī)定，落實(shí)到位。檔案工作要從小事抓起，不放松不懈怠。管理檔案工作的理念也要更新和完善，找到適合本單位的管理模式，并走出去，向優(yōu)秀的單位進(jìn)行考察和學(xué)習(xí)，提高本單位的檔案管理工作成績(jī)?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)可以充分覆蓋到檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行檔案管理，便于檔案的收集、存儲(chǔ)和查閱，提高檔案管理的保密性和高效性。將數(shù)字化檔案館建設(shè)提上日程，作為未來(lái)檔案管理工作的重點(diǎn)。加大對(duì)智慧化檔案室的建設(shè)力度，對(duì)重要的資料以及年代久遠(yuǎn)的資料進(jìn)行電子掃描，建立信息庫(kù)，晚茶鞥數(shù)據(jù)上傳和完善以及檔案室的信息備份工作。服務(wù)永遠(yuǎn)是檔案室的工作目標(biāo)，數(shù)字化建設(shè)也是提升服務(wù)意識(shí)和服務(wù)效能的有力手段，必須不遺余力地推行。充分利用檔案資料的價(jià)值，為當(dāng)今事業(yè)單位的發(fā)展提供制定政策的依據(jù)。

3 結(jié)束語(yǔ)

信息化技術(shù)為檔案管理提供了先進(jìn)的管理模式，掌握先進(jìn)的管理技術(shù)將利于提升檔案管理的工作質(zhì)量，提升工作成效。同時(shí)，事業(yè)單位的檔案管理，必須嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定和政策進(jìn)行落實(shí)和執(zhí)行，確保事業(yè)單位的檔案管理工作不斷穩(wěn)步向前發(fā)展。