淺議檔案管理人員提高業(yè)務素質(zhì)的途徑

楊 琛

（聊城大學東昌學院，山東 聊城 252000）

檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)，是檔案人員從事檔案工作應當具備的基本的知識和能力等。檔案人員的業(yè)務素質(zhì)包括知識素質(zhì)和能力素質(zhì)兩個大的方面，此外檔案人員還應具備良好的敬業(yè)精神、服務意識、創(chuàng)新意識。檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)的高低，直接決定著檔案工作是否能夠做好，檔案管理事業(yè)是否能得以快速的發(fā)展。因此，全面提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)是檔案建設和檔案發(fā)展的客觀要求，也是網(wǎng)絡信息時代發(fā)展的要求。國家檔案主管部門一再強調(diào)，新形勢下檔案事業(yè)的發(fā)展必須轉(zhuǎn)移到依靠科學技術(shù)進步和提高檔案工作者素質(zhì)上來。所以提高檔案人員的業(yè)務素質(zhì)市檔案事業(yè)發(fā)展進程中亟待解決的問題，其中檔案教育是提高檔案工作者素質(zhì)的主要手段，業(yè)務培訓是提高檔案人員的業(yè)務素質(zhì)的主要途徑。

1 檔案管理人員應從如下幾個途徑進行業(yè)務素質(zhì)的培養(yǎng)提高

1）提高檔案管理人員的知識素質(zhì)。檔案人員的知識素質(zhì)是指檔案人員從事本職工作應具備的基本知識。包括文化知識、檔案管理專業(yè)知識相關(guān)行業(yè)專業(yè)知識以及從事檔案工作所必需的輔助性知識，如一定的歷史、法律、外語、現(xiàn)代化辦公知識。

2）提高檔案管理人員整體文化素質(zhì)。早在九十年代，有關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)就表明我國與發(fā)達國家檔案人員文化水平存在著相當大的差距，時至今日，我們與發(fā)達國家許多領(lǐng)域的差距逐漸縮小，然而由于種種原因，檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)還存在著許多的問題。一方面，兼職檔案管理人員普遍存在學歷層次偏低，屬于非檔案專業(yè)，真正檔案專業(yè)人才很少，另一方面，兼職檔案管理人員流動性大、業(yè)務素質(zhì)低、工作質(zhì)量不高等現(xiàn)實問題，檔案工作人員學歷水平、專業(yè)程度都需要提高，打好基礎(chǔ)才能培養(yǎng)出真正精通檔案業(yè)務、有理論水平又有實踐經(jīng)驗的復合型優(yōu)秀檔案人才。

3）熟練掌握檔案管理專業(yè)知識。檔案工作專業(yè)性很強，要求工作人員具備必要的檔案管理的專業(yè)知識，絕非隨便有人兼職管理即可。檔案人員要做好本職工作，就必須熟練掌握檔案管理專業(yè)的理論知識與業(yè)務知識，應系統(tǒng)地學習指導檔案工作的檔案學概論、檔案法規(guī)學、檔案事業(yè)史、檔案管理學等一系列檔案學管理專業(yè)的理論和業(yè)務知識，并用所學的知識指導具體的實踐工作，不斷總結(jié)經(jīng)驗，才能不斷進步，為豐富和發(fā)展檔案學理論作出貢獻。

4）熟知檔案法律知識。依法治國是我國社會主義建設中治理國家的基本方略，檔案法治建設取得的重大成就，是我國檔案事業(yè)迅速發(fā)展的一個顯著標志。一《中華人民共和國檔案法》為核心的行政法規(guī)、規(guī)章、地區(qū)性檔案法規(guī)、條例等，形成了完整的檔案法規(guī)體系，使得檔案工作的開展有法可依、有章可循。而作為檔案管理人員就要具備熟知這些法規(guī)條例的能力，保證檔案事業(yè)在法治的軌道上發(fā)展及自己的工作在法規(guī)指導下進行。

2 提高檔案人員能力素質(zhì)

檔案人員的能力素質(zhì)是指檔案人員從事本職工作應具備的基本能力，主要包括語言文字能力、信息開發(fā)能力、運用現(xiàn)代科技手段能力和創(chuàng)新能力。

1）駕馭語言文字的能力。語言文字是檔案管理工作和檔案服務工作的基本工具，檔案人員應具備一定的駕馭語言文字的能力。準確地把握每一份檔案文件的實質(zhì)內(nèi)容，科學地概括出檔案主題，真正做到有效地管理檔案，準確有效地進行檔案的提供利用工作。

2）培養(yǎng)信息開發(fā)能力。信息開發(fā)能力實際上就是檔案人員在長期的檔案工作中逐漸形成的一種對信息的業(yè)務敏感性，或者說是業(yè)務觀察力。即從業(yè)人員以專業(yè)知識、業(yè)務觀念為基礎(chǔ)培養(yǎng)出的業(yè)務意識。檔案人員要在注意了解和把握社會各方面在檔案利用需求方面的新變化和新趨勢，順應信息化潮流，并能夠在日常工作中敏銳的發(fā)現(xiàn)有價值的信息。業(yè)務敏感意識不是與生俱來的，是檔案人員在長期工作和學習中不斷培養(yǎng)出來的只有檔案人員把對檔案信息的開發(fā)利用變成一種自覺行為的時候，才真正具備了這種信息開發(fā)能力。

3）運用現(xiàn)代科技手段的能力。運用現(xiàn)代化科技手段主要包括計算機的熟練使用，便捷軟件的操作、文字掃描器方便快捷的器材運用等等。在具備運用現(xiàn)代化科技手段能力的基礎(chǔ)上，其中電子文件的管理因為其特點，又需要遵循以下幾個原則：（1）全程管理原則。即通過過程控制實現(xiàn)結(jié)果控制，以確保電子文件的管理質(zhì)量。（2）前端控制原則。即在文件的形成這個前端過程中，盡可能把文件生命周期各個階段的管理要求設計在系統(tǒng)中，以功能合理的文件管理系統(tǒng)作為管好電子文件的先決條件。（3）真實性保障原則。電子文件的真實性是指文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和北京信息經(jīng)過傳輸、遷移等處理后，依然保持不變，與形成時的原始狀態(tài)一致。這是得以作為社會記憶長久保存的前提。（4）完整性保障原則。完整性是電子文件價值的重要保障，維護電子文件的完整性是文件、檔案人員的重要職責。

3 對檔案管理人員進行檔案教育

國家檔案主管部門一再強調(diào)，新形勢下檔案事業(yè)的發(fā)展必須轉(zhuǎn)移到依靠科學技術(shù)進步和提高檔案工作者素質(zhì)上來。其中，檔案教育作為提高檔案工作者素質(zhì)的主要手段被提高到前所未有的戰(zhàn)略地位。檔案人員的業(yè)務培訓是提高檔案人員業(yè)務素質(zhì)的主要途徑，建立健全競爭機制，促進檔案管理人員自我提高是主要方法。

1）通過業(yè)務培訓是提高檔案業(yè)務人員政治素質(zhì)、業(yè)務素質(zhì)，完善和優(yōu)化其知識結(jié)構(gòu)的需要，是提高檔案業(yè)務人員研究解決檔案事業(yè)發(fā)展面臨的新情況、新問題能力的需要。

2）對檔案管理人員進行“干一行、愛一行”的思想觀念教育。一名合格的檔案管理人員應該是熱愛自己的崗位，對本職工作的興趣及責任感能夠促使其激發(fā)工作熱情，愛崗敬業(yè)，出色的完成本職工作。因此，在工作安排上，還應該根據(jù)其特點讓適合的人來干這份工作，并且經(jīng)常進行觀念教育，調(diào)動工作積極性。

4 建立檔案管理工作競爭機制

建立競爭機制，即建立一種充滿生機與活力的優(yōu)勝劣汰機制，以調(diào)動每位檔案管理人員的工作積極性，從而使得檔案內(nèi)容得到更好的開發(fā)和使用。比如專業(yè)技術(shù)崗位聘任制、可以作為鼓勵專業(yè)人員鉆研業(yè)務，提高業(yè)務水平，這里需要一種真正的競爭機制，實現(xiàn)“能者上”的優(yōu)勝劣汰，而不是仍然吃著論資排輩的大鍋飯。業(yè)績突出的可以破格聘用，而對于不能履行其相應崗位職責的還可以實行降級聘任。再比如，設立檔案信息開發(fā)獎、檔案科研獎等，均可有效機理檔案工作人員，不斷地努力提高自身素質(zhì)，使每個人能夠力有所用，才有所展，變壓力為動力，不斷提高自身的能力和素質(zhì)，去適應社會發(fā)展和科技進步給檔案工作和檔案人員帶來的新要求。激勵機制的重點在于檔案管理工作人員在思想觀念上建立一種競爭意識，使檔案管理工作的意義更加重大，促進檔案管理各項工作的進展。

5 結(jié)語

總之，通過以上幾種途徑，切實提高檔案管理工作人員的業(yè)務素質(zhì)，有力的促進檔案管理工作水平的提高，使檔案事業(yè)得到進一步 發(fā)展。