如何加強企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)分析

姜文嬌

（中化作物保護品有限公司，上海 200126）

企業(yè)檔案管理信息化是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分，也是國家整體實現(xiàn)信息化建設(shè)的一個重要組成部分，每個人都有其身份和對應(yīng)的檔案，檔案管理的好壞，關(guān)系到每一個人，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化，是適應(yīng)時代和社會發(fā)展的必然選擇。新型互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)給傳統(tǒng)行業(yè)帶來巨大沖擊的同時，也可以為傳統(tǒng)行業(yè)企業(yè)來利用，為他們創(chuàng)造無限的價值和可能。如何抓住機遇，迎接挑戰(zhàn)，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化實現(xiàn)，是很多人關(guān)心的一個問題。下面，我們就將從三個方面對企業(yè)檔案管理，信息化建設(shè)分析進行研究。首先說明企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是什么，其次，如何加強企業(yè)檔案管理，信息化建設(shè)及方法有哪些，最后實現(xiàn)這些對國家對企業(yè)對社會有什么樣的意義。

1 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的含義

首先我們必須明白，企業(yè)檔案是指在企業(yè)的生產(chǎn)運行過程中產(chǎn)生的一些具有保存價值的，文字、圖片、信息等資料內(nèi)容，以備后期需要時翻閱或留存檔案，以備相關(guān)部門檢查。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中的主要內(nèi)容有以下幾個方面：1）信息化基礎(chǔ)設(shè)施及信息化基礎(chǔ)設(shè)備，都是實現(xiàn)檔案信息化管理的必要的工具，那么在這里其主要包括相關(guān)的計算機設(shè)備以及一個完善的APP或檔案信息管理系統(tǒng)。其次，這些信息還需要有一個強大的存儲設(shè)備以及安全設(shè)備，存儲設(shè)備，顧名思義，用來存儲企業(yè)運行過程中各方面的事件，記錄存檔。安全設(shè)備也是一個企業(yè)信息化檔案建設(shè)中必不可少的?；ヂ?lián)網(wǎng)是一把雙刃劍，風(fēng)險也很多。很多企業(yè)的內(nèi)部資料就曾被黑客盜取，倒賣并非法利用，所以安全設(shè)備也是企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)必不可少的支持設(shè)備。2）信息化檔案資源建設(shè)。資源正是檔案管理中需要存儲的內(nèi)容，它需要日積月累的一個長期的過程，在這個過程中把企業(yè)運行中所出現(xiàn)的所有的相關(guān)資料，經(jīng)過數(shù)字化處理后，以電子文件、電子文檔、電子照片、錄音及錄像等形式上傳保存，實現(xiàn)檔案信息的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計以及應(yīng)用信息化?？茖W(xué)技術(shù)和智能設(shè)備不斷出現(xiàn)，智能手機也走入了每一個人的口袋里，那么我們可以對其進行很好的利用與互聯(lián)網(wǎng)對接，充分發(fā)揮信息化建設(shè)的價值，提高檔案管理的能力。3）信息化規(guī)范建設(shè)。沒有規(guī)矩不成方圓，這些企業(yè)經(jīng)營中的規(guī)范也是為信息化檔案的收集，存檔提供重要依據(jù)，在這些規(guī)范當(dāng)中，有管理性規(guī)范、業(yè)務(wù)性規(guī)范、技術(shù)性規(guī)范等。企業(yè)相關(guān)人員可根據(jù)這些規(guī)范，為信息化檔案管理建設(shè)提供指導(dǎo)意見，為企業(yè)的繁榮發(fā)展建言獻策。4）信息化人才的培養(yǎng)。我們國家自古以來講究以人為本，可見人是完成所有工作的核心，實現(xiàn)檔案信息化管理建設(shè)，也必須要有相關(guān)方面的人才。做好對相關(guān)信息化人才的培養(yǎng)，也是企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中必不可少的一項任務(wù)。物盡其用，人盡其才，在檔案管理崗位上，就必須要有專業(yè)化的人才來進行企業(yè)崗位上的相關(guān)工作，檔案管理人員就須有具備檔案管理的相關(guān)知識和豐富的閱歷，獨立完成檔案的表演，檢索等工作。

2 加強企業(yè)檔案管理，信息化建設(shè)及方法

1）建立完善的檔案管理制度。制度就是規(guī)程，是一個社會組織或團體中要求其成員共同遵守并按必須程序辦事的規(guī)程，它是一種行為規(guī)范，是用來規(guī)范和約束人們思想行為的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，是人們共同遵守的規(guī)章、條例、規(guī)則、辦法。在檔案管理崗位上，也有相應(yīng)的管理制度，如歸檔制度備份制度查閱制度等，只有將這些制度做好，履行好并不斷完善，才能保證企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的水平不斷提高，進程不斷加快。2）加強設(shè)施建設(shè)。在企業(yè)的相關(guān)工作中都需要相應(yīng)的設(shè)施來保證工作順利完成，檔案管理信息化建設(shè)就必須要有相關(guān)信息化設(shè)備，掃描儀、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、計算機等，并保證這些設(shè)備的正常運行與維護，做好更新?lián)Q代工作，以保證檔案管理信息化建設(shè)有條不紊的進行下去。3）做好安全管理工作。互聯(lián)網(wǎng)是信息化建設(shè)的必經(jīng)通道，互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用過程中難免存在漏洞，有漏洞就會導(dǎo)致一系列的相關(guān)安全問題的發(fā)生，就連國家都成立了相關(guān)的安全部門網(wǎng)安局，也是為了保證信息化的安全管理水平。檔案管理是把企業(yè)的相關(guān)重要信息數(shù)據(jù)進行資源存檔，它的安全性也是尤為重要，必須投入相應(yīng)的經(jīng)費研發(fā)保護軟件或者安全保護設(shè)備，以解決互聯(lián)網(wǎng)中存在的安全漏洞問題，保證運用先進的信息化安全技術(shù)，實現(xiàn)對檔案全方位監(jiān)管，為企業(yè)安全保駕護航。4）注重檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升。一個企業(yè)要想接續(xù)發(fā)展，就要做好員工的培訓(xùn)學(xué)習(xí)工作，只有不斷的學(xué)習(xí)才能不斷的進步，對人來說如此，對企業(yè)來說亦如此。企業(yè)是由人組成，故企業(yè)相關(guān)崗位人員的進步就是企業(yè)的進步，做好檔案管理信息化建設(shè)中人才的培養(yǎng)工作，不斷豐富他們的知識水平和管理經(jīng)驗，在實際操作中提高工作能力，掌握必要的計算機知識，以應(yīng)對日益復(fù)雜，龐大的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。為企業(yè)的團隊管理工作做出貢獻，為企業(yè)的信息化建設(shè)發(fā)展提供動力。

3 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，往往是由相關(guān)工作人員對一些紙質(zhì)資料和實物進行保存，這就會造成存儲空間不夠、容易數(shù)據(jù)丟失等情況，那么信息化管理就可以避免這些問題，用電腦將這些資料數(shù)據(jù)進行電子存檔，不占用過多的空間，容易保存和管理。即使需要長期存放，也可通過電腦等直接搜索查看電子檔案，實現(xiàn)有效的保護和便捷的管理運用。同時，企業(yè)檔案管理的信息化歸檔也可以節(jié)省大量的人力、物力、財力，在之前的檔案管理工作中，往往是由人工操作來完成，這就需要耗費大量的人力成本和時間成本，使檔案管理工作復(fù)雜紛繁，那么現(xiàn)在實現(xiàn)了信息化之后，這些都得到了極大改善，只需要人機配合、指令搜索，就可以對相關(guān)文件存檔、查閱，節(jié)省大量的成本，對企業(yè)的增效、創(chuàng)效工作具有不可磨滅的作用。

4 結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)有百利而無一害，我們也提出了在這個信息化管理過程中的一些可行又實用的方法，通過對企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案的便捷歸檔，保存和快速檢索，節(jié)省大量時間成本和人力、物力成本，同時增加了檢索的準(zhǔn)確性和便捷性，為企業(yè)的后續(xù)發(fā)展提供了極大的便利。只有不斷提高檔案管理水平，才能實現(xiàn)企業(yè)的信息化發(fā)展，跟住時代的信息化腳步進程，促進企業(yè)健康、快速、平穩(wěn)、有序發(fā)展。