張麗輝

（龍港區(qū)委綜合服務中心，遼寧 葫蘆島 125003）

在大數(shù)據(jù)時代，社會各行各業(yè)的發(fā)展都面臨龐大信息數(shù)據(jù)管理方面的挑戰(zhàn)，檔案管理工作也不例外。在企事業(yè)單位當中，檔案管理是一項重要的工作，主要是記錄和保存企事業(yè)單位的檔案信息，并對企事業(yè)單位原始檔案信息內(nèi)容進行收集、整理、保護、利用等。在大數(shù)據(jù)時代，企事業(yè)單位檔案管理工作面臨龐大的信息數(shù)據(jù)挑戰(zhàn)，因此要做到與時俱進，推進大數(shù)據(jù)技術在工作中的運用，實現(xiàn)檔案管理結構體制的優(yōu)化，轉變檔案管理工作模式與機制，使檔案管理工作與時俱進，在切實提升檔案管理工作質量的同時，實現(xiàn)工作的全面、可持續(xù)發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)時代檔案管理的新特點

1）擁有海量的數(shù)據(jù)資源。我國的檔案資源豐富，種類繁多，主要來源于兩個方面：一是各業(yè)務部門通過業(yè)務系統(tǒng)產(chǎn)生的業(yè)務數(shù)據(jù)轉為檔案數(shù)據(jù)，具有及時、廣泛、內(nèi)容繁雜的特點；二是檔案部門通過人工填寫錄入、搜集歸類后轉為檔案數(shù)據(jù)，最為常見的是將館藏的實體檔案通過數(shù)字化技術轉為檔案數(shù)據(jù)，如拍照修圖、掃描識別等。隨著檔案數(shù)據(jù)資源“存量數(shù)字化”“增量電子化”發(fā)展模式的全面展開，檔案數(shù)據(jù)資源的數(shù)量快速增長，形成了真正意義上的“檔案大數(shù)據(jù)”。然而，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能滿足現(xiàn)代檔案用戶的使用需求，檔案的處理需要采取建立跨平臺、跨數(shù)據(jù)庫的新方式，這就促進了檔案管理方式的變革。

2）新時期檔案管理的特征為共享性。網(wǎng)絡系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)資源帶有極強的共享功能，利用高效率的資源共享完成了各個數(shù)據(jù)間的有效連接。各企事業(yè)單位在開展檔案管理的過程中要改變信息收集方式，利用網(wǎng)絡系統(tǒng)間的有序聯(lián)系擴展數(shù)據(jù)范圍?；跈n案管理中的信息共享，工作人員可借助數(shù)據(jù)挖掘、語義分析與云計算等技術滿足多類信息檢索服務，將檔案資源內(nèi)部的共享價值展現(xiàn)出來。當前的檔案資料檢索僅需通過類型名稱、時間或關鍵詞就能搜索出檔案結果，打破了傳統(tǒng)搜索方式的限制。

2 大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

1）對傳統(tǒng)檔案管理工作理念的挑戰(zhàn)。企事業(yè)單位以往的檔案管理工作模式，是以紙質檔案的管理為導向，通過對單位檔案信息的記錄、整合，實現(xiàn)這些檔案信息的歸檔、管理等工作事項。在檔案管理過程中，由于檔案是以紙質模式為存儲形式，需要對其做好相關的標記，以便在運用檔案時能夠快速查找檔案管理信息。在大數(shù)據(jù)時代，這種檔案管理模式已經(jīng)不能夠適應信息數(shù)據(jù)多元化發(fā)展，若依舊沿用該模式，會出現(xiàn)管理模式與理念過于陳舊、落后的情況，不利于相關單位的進一步發(fā)展。此外，在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理向信息化方向發(fā)展已經(jīng)成為必然趨勢，對此，檔案管理人員就要學會運用大數(shù)據(jù)技術、云計算技術等開展相關工作，推進單位檔案管理的現(xiàn)代化進程。這就要求檔案管理人員必須轉變傳統(tǒng)的檔案管理理念，樹立現(xiàn)代化的檔案管理思維，進一步加強檔案管理信息化的相關學習與培訓，切實推進企事業(yè)單位檔案管理工作的與時俱進。

2）缺乏專業(yè)的技術型人才。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案的收集和管理需要大量的專業(yè)性人才。目前，從事檔案收集和管理的人員并不具備專業(yè)的數(shù)據(jù)處理能力和檔案處理管理能力，對新形勢下的檔案管理模式不重視，停留在傳統(tǒng)的、陳舊的檔案管理模式上止步不前，不思進取、不念創(chuàng)新，在數(shù)據(jù)收集與最終整理的過程中都存在很大的障礙，直接影響檔案管理工作的長足發(fā)展。因此，應該加強對檔案管理方面人才的引進和培養(yǎng)，改變檔案管理中人才、技術缺失的現(xiàn)狀，要為我國的檔案管理事業(yè)儲備人才，提供技術保障。

3）對檔案管理人員綜合素養(yǎng)形成的挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作模式、方法、體制的變革都對檔案管理人員的工作勝任能力形成了一定的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)支撐下的檔案管理工作模式的開展，需要檔案管理人員具有信息化素養(yǎng)、符合時代發(fā)展特征的檔案業(yè)務能力及檔案專業(yè)技能、良好的檔案職業(yè)素養(yǎng)等。從當前檔案管理人員工作現(xiàn)狀來看，多數(shù)工作人員由于已經(jīng)適應傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，對信息化的檔案管理工作模式的適應能力不強，導致大數(shù)據(jù)技術融入到檔案管理工作的成效存在嚴重不足。例如，多數(shù)檔案管理人員能夠意識到檔案管理信息數(shù)據(jù)的重要性，也知曉檔案管理數(shù)據(jù)化的關鍵性，但在具體工作實施中，還是存在自身能力與工作實際情況脫節(jié)的情況。

3 大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的革新路徑

1）檔案資源的收集。檔案資源的收集是進行高效的檔案管理工作的前提條件，也是檔案管理行業(yè)可以獲得平穩(wěn)發(fā)展的關鍵之處。只有讓檔案資源更加豐富，才能夠促使檔案管理工作擁有可持續(xù)性。提高檔案資源收集的力度，能夠有效地保障人民群眾的利益，同時也能夠構建比較完整的館藏結構，讓經(jīng)濟社會獲得發(fā)展，這也正是提高檔案管理效率非常重要的途徑之一。在大數(shù)據(jù)的時代下，將大量的數(shù)據(jù)進行分析，歸類建成數(shù)據(jù)庫，是相對較為復雜的活動，需要社會各界工作人員積極參與進去，主動將獲取到的信息存儲存到數(shù)據(jù)庫以及檔案館里。

2）轉變檔案保管方式。在傳統(tǒng)檔案管理中其多數(shù)資料為紙質材料，電子檔案，如視頻音頻材料或管理文件僅視為輔助性手段，因而其檔案管理的成本較少，且檢索時間不長。在大數(shù)據(jù)技術的快速發(fā)展后，檔案資料中的數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)較大變化，出現(xiàn)了數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、聲音、影像、圖形、圖像、文本與多媒體鏈接等多種形態(tài)，其呈現(xiàn)方式多為郵件、圖片、網(wǎng)頁等，其內(nèi)部的數(shù)據(jù)信息隱藏著多種價值，因而運用大數(shù)據(jù)技術分析與挖掘檔案信息極有必要。在文件信息的儲存方式上，檔案管理人員應適時優(yōu)化信息存儲結構，借助光盤存儲介質融合非結構化與半結構化數(shù)據(jù)，有效促進檔案資料的檢索效率。例如，某電力有限公司在進行內(nèi)部檔案管理時，為存儲更多的數(shù)據(jù)信息，管理人員轉換了管理模式，其設置了專業(yè)化的信息管控平臺，利用內(nèi)部的數(shù)據(jù)挖掘技術改進了檔案管理的效率。

3）創(chuàng)新服務內(nèi)容。使用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式，必須要從服務出發(fā)，不斷創(chuàng)新服務內(nèi)容。比較傳統(tǒng)的檔案管理相對較為封閉，數(shù)據(jù)信息的私密性是比較高的，一般不會對外開放，人們?nèi)绻胍褂脵n案中的數(shù)據(jù)非常困難。隨著社會不斷發(fā)展，人們對檔案的重視也變得更加顯著，檔案部門如果想要提高服務質量，就必須建立更新的服務框架，但需要合理的公開，讓人民群眾能夠從中獲取有用的信息。

4 結束語

大數(shù)據(jù)時代，隨著檔案管理的不斷改革和創(chuàng)新，檔案管理模式的不斷變化，我國的檔案事業(yè)正以一種穩(wěn)健的勢態(tài)向前發(fā)展，但在檔案管理工作的探索階段，我們依然應該明確目標，正視檔案管理的優(yōu)勢與不足，不斷探索和改進，勇于實踐和創(chuàng)新，為提高檔案管理的工作效率和服務水平而不懈奮斗。