黃靄霖

（廣州新中軸建設(shè)有限公司，廣東 廣州 510000）

檔案管理是企業(yè)各項工作的基礎(chǔ)，在全新的社會背景之下，檔案管理也需要不斷展開創(chuàng)新，借此使其發(fā)揮出更好的效果，保證自身不會受到傳統(tǒng)管理方式的限制，借助更加有效的措施，加強檔案管理信息化建設(shè)水平。這一方式之下，不僅可以提高檔案管理工作的實際效果，而且還能提高其工作效率。從這一角度來講，針對知識管理背景下檔案管理信息化建設(shè)展開研究，就具有更加積極的意義。

1 企業(yè)檔案管理的重要性

企業(yè)的檔案記錄會呈現(xiàn)出企業(yè)整個發(fā)展過程，是企業(yè)在實際建設(shè)中非常重要的資源之一。伴隨著市場競爭的激烈程度不斷加強，檔案已經(jīng)成為企業(yè)提高自身競爭力的重要基礎(chǔ)。從以往情況來講，企業(yè)會通過紙質(zhì)檔案保存企業(yè)的各項管理決策，而這種檔案管理方式非常容易受損，使得管理效率明顯下降[1]。所以需要在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，提高企業(yè)檔案管理工作的實際效果，利用計算機系統(tǒng)更加系統(tǒng)與充分的獲取、儲存與利用檔案，為此企業(yè)的市場競爭中提供幫助。從近年來的實際情況可知，我國在檔案管理模式以制度等方面出現(xiàn)了較大程度的進步，借助檔案管理信息化建設(shè)，有效實現(xiàn)了利用知識管理的方式，提高檔案信息的實際利用效果，使檔案資源能夠更加有效地發(fā)揮出實際作用。

2 知識管理與企業(yè)檔案管理信息化的關(guān)系

2.1 信息時代的檔案管理就是知識管理

在信息時代不斷建設(shè)的過程中，知識是其最明顯的特點，企業(yè)需要在不斷利用更多的知識資源中獲得進步[2]。而在這一情況下，企業(yè)就需要認識到，很多重要的知識都存在于檔案之中，所以展開檔案管理工作不僅需要進行資源的獲取與儲存，還需要提高知識挖掘效果，借此提高知識管理工作的有效性。從這一角度來講，信息時代背景下，檔案管理實際上就是知識管理。

2.2 檔案管理信息化以知識管理為指導

在信息化建設(shè)的過程中，如果在檔案管理中僅僅是利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并不能發(fā)揮出比較好的效果，還需要將相關(guān)技術(shù)融合到檔案管理的整個流程之中，借此使檔案信息中的知識資源能夠獲得合理的使用，使檔案管理信息化建設(shè)獲得明顯進步。所以從當前實際情況來講，檔案管理工作人員必須在知識管理的基礎(chǔ)上，進一步發(fā)揮信息技術(shù)的作用效果，才能夠提高檔案管理信息化建設(shè)的實際水平。

3 知識管理背景下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)路徑

3.1 強化知識觀念創(chuàng)新知識共享的企業(yè)文化

首先是需要發(fā)現(xiàn)知識缺口，突破學習障礙。從當前社會來講，主要是進行知識的競爭與人才的競爭。企業(yè)在實際發(fā)展中，需要認識到自身與其他企業(yè)之間在知識方面存在的差距，知識缺口是知識不足的表現(xiàn)，其會對于企業(yè)提高競爭力產(chǎn)生較大的影響。所以企業(yè)就需要及時有效的找到自身知識缺口，并彌補自身的缺點。在這一過程中，企業(yè)需要通過知識的學習與傳播，解決各項問題，借此幫助自身獲得更大程度的進步。其次是全面收集知識，構(gòu)建知識交流平臺，知識收集是知識獲取的重要方式。在收集的過程中主要借助兩種渠道，第一種是企業(yè)內(nèi)部渠道，主要包括檔案中的信息和經(jīng)驗管理技術(shù)等。第二種是企業(yè)外部渠道，例如市場交易、并購等方式，企業(yè)提高知識儲備量的一項關(guān)鍵工作就是，挖掘企業(yè)隱形知識，主要是通過企業(yè)內(nèi)部檔案管理與分析和其他方式，加強企業(yè)內(nèi)部知識交流效果。最后是構(gòu)建新型企業(yè)文化，企業(yè)需要建立創(chuàng)新失敗包容機制。雖然遵守傳統(tǒng)不會犯錯，但是卻可能被市場淘汰，而創(chuàng)新雖然會失敗，但是卻能夠為企業(yè)帶來發(fā)展機遇。企業(yè)在面對知識創(chuàng)新的過程中，需要更加包容，鼓勵創(chuàng)新，包容創(chuàng)新，企業(yè)還需要建立平等溝通環(huán)境，開放交流機制，鼓勵員工交流，借此使知識在交流中不斷升華。

3.2 轉(zhuǎn)變領(lǐng)導思想觀念建設(shè)檔案信息化制度

信息技術(shù)的快速發(fā)展使人們必須提高對信息化的重視，其對檔案管理工作也產(chǎn)生了較大的影響。所以轉(zhuǎn)變企業(yè)管理人員的思想觀念，在檔案管理中尋找到新思路，就具有更重要的作用。企業(yè)檔案信息化是信息時代檔案管理新方法，能夠保證企業(yè)檔案管理與時俱進[3]。然而企業(yè)管理人員對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營具有更高的興趣，導致管理信息化與企業(yè)信息化脫節(jié)，無法獲得更好的效果。對于管理人員來講，其需要借助更加有效的方式學習檔案管理方面的知識，提高對于企業(yè)檔案管理工作的認識，而且其還要了解企業(yè)現(xiàn)階段檔案管理工作的實際情況，針對這一工作中出現(xiàn)的問題進行分析，在資源上為其提供支持，使其能夠獲取更多的知識，提高對檔案信息化管理的規(guī)劃水平，使其能夠更加有效的展開。

3.3 提高人員素質(zhì)實現(xiàn)由隱形到顯性的轉(zhuǎn)化

首先是企業(yè)檔案管理者的塑造，企業(yè)檔案中含有企業(yè)所有顯性知識，怎樣使這些知識能夠發(fā)揮出更好的效果，與檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和知識管理能力有非常緊密的關(guān)系。企業(yè)檔案管理信息化必須借助擁有專業(yè)知識和掌握信息技術(shù)的人才來完成，其能夠為檔案信息化發(fā)展提供保障。這些管理人員主要分為兩類，第一類是外部引進的擁有知識管理專業(yè)素質(zhì)的檔案管理人員，第二類則是通過對內(nèi)部員工進行培訓，使其擁有相應(yīng)的素質(zhì)。其次是由隱性知識到顯性知識的轉(zhuǎn)化，隱性知識主要是相對顯性知識提出的，顯性知識是能接觸到與記錄下來的知識，而隱性知識則是沒有記錄下來的知識，例如靈感和經(jīng)驗等，其中靈感是最純粹的隱性知識，其完全存在于人的大腦之中，無法被記錄，也不能被傳授，而這種隱性知識轉(zhuǎn)變?yōu)轱@性知識的過程也很難做出控制，并且不能預(yù)測[4]。與之相對，經(jīng)驗則并不是完全的隱性知識，能夠按照共享程度這將經(jīng)驗分為顯性經(jīng)驗與隱性經(jīng)驗兩種。顯性經(jīng)驗存在于員工的大腦之中，可以通過語言表達或者是記錄，而隱性經(jīng)驗則很難共享，相比較來講也行經(jīng)驗更加重要。要想使隱性知識轉(zhuǎn)變?yōu)轱@性知識，就需要借助一定的平臺展開，企業(yè)需要組織專家講座，或者是內(nèi)部出版物的方式進行知識交流，提高學習效果。對于員工來講，企業(yè)需要總結(jié)自身的工作習慣，通過文字的方式分享自身的經(jīng)驗，使企業(yè)形成更加完善的信息溝通渠道，借此提高知識分享效果。

4 結(jié)論

在知識管理背景下，借助強化知識觀念、改變領(lǐng)導思想與提高人員素質(zhì)等方式，能夠進一步提升檔案管理工作的實際效果，使其發(fā)揮出更加積極的意義。而且其還可以促進檔案管理工作的健康發(fā)展。在這一情況下，其能夠優(yōu)化檔案管理部門的整體建設(shè)質(zhì)量，對于提高信息查詢服務(wù)水平來講，具有更加積極的意義。所以在實際展開有關(guān)工作的過程中，需要針對檔案管理的各項情況進行分析，借此提高其整體建設(shè)水平，為我國實際進步提供動力。