水利工程檔案紙質(zhì)化與電子化交融共存措施研究

王 巍

（唐山市陡河水庫(kù)事務(wù)中心，河北 唐山 063021）

對(duì)于水利工程而言，檔案管理工作屬于關(guān)鍵內(nèi)容，強(qiáng)化對(duì)工程檔案信息的保存與記錄，屬于保障水利工程檔案穩(wěn)定、健康發(fā)展的一種路徑。而伴隨我國(guó)科技的快速發(fā)展，讓水利檔案逐步實(shí)現(xiàn)電子化管理，在管理效率、管理質(zhì)量上顯著提升。但是，部分水利工程在檔案管理工作的開(kāi)展并不樂(lè)觀，紙質(zhì)化仍然是多數(shù)工程的主要檔案管理形式。若想更好地完成檔案管理這一工作，就需要達(dá)成檔案紙質(zhì)化與電子化的有效銜接，不僅要將紙質(zhì)化檔案的原有特點(diǎn)進(jìn)行保留，同時(shí)也要顯露出電子化檔案在管理上的優(yōu)勢(shì)，使檔案管理這項(xiàng)工作順利 展開(kāi)。

1 水利工程檔案紙質(zhì)化與電子化交融共存所存在的問(wèn)題

1.1 缺乏大數(shù)據(jù)意識(shí)，融合觀念不強(qiáng)

任何工作的展開(kāi)，都離不開(kāi)人員的支持，對(duì)于水利工程檔案管理也是如此，需要人員的有效支持。但是，從其實(shí)際發(fā)展情況來(lái)看，部分檔案管理人員缺乏紙質(zhì)化與電子化交融的意識(shí)，這也導(dǎo)致這一工作存在滯后性。出現(xiàn)此種情況的主要原因有檔案管理人員只重視電子化檔案的管理，而忽略了對(duì)紙質(zhì)化檔案的管理，這也導(dǎo)致紙質(zhì)化檔案在歸檔上不夠及時(shí)。比如，水利工程中的檔案管理人員認(rèn)為紙質(zhì)化檔案逐步被淘汰，從而在保管上有所疏忽。此外，還有部分檔案管理人員缺乏大數(shù)據(jù)意識(shí)，未能知曉用大數(shù)據(jù)完成檔案管理的方法，從而讓檔案數(shù)據(jù)的深度整理受到了限制[1]。

1.2 配套設(shè)施不足，檔案管理環(huán)境不佳

水利工程檔案電子化與紙質(zhì)化的交融共存屬于檔案管理發(fā)展的一種途徑，而基本的配套設(shè)施建設(shè)則是實(shí)現(xiàn)交融共存的主要內(nèi)容。最近幾年雖然已經(jīng)加大了在檔案信息化建設(shè)的力度，當(dāng)時(shí)檔案管理信息化建設(shè)與實(shí)際標(biāo)準(zhǔn)還存在差異，不僅在檔案工程信息化建設(shè)的力度留有不足，同時(shí)周?chē)臋n案管理環(huán)境也不是很好。比如，部分水利檔案管理部門(mén)缺乏相應(yīng)的硬件實(shí)施，只是采取紙質(zhì)化的檔案管理方法，而忽略了對(duì)計(jì)算機(jī)的操作，讓電子化檔案的實(shí)現(xiàn)缺少支持。

2 水利工程檔案紙質(zhì)化與電子化交融共存措施

2.1 注重檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

若想更好地開(kāi)展水利工程檔案管理工作，就應(yīng)當(dāng)注重人才培養(yǎng)工作的展開(kāi)。首先，應(yīng)培養(yǎng)出復(fù)合型檔案管理人才，相關(guān)的檔案管理人員不但要在檔案管理知識(shí)上較為扎實(shí)，同時(shí)還需要掌握各項(xiàng)大數(shù)據(jù)技能，靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)完成檔案數(shù)據(jù)的管理。對(duì)此，應(yīng)積極展開(kāi)教育培訓(xùn)工作，使得水利工程檔案管理人員在綜合素質(zhì)以及技能水平上顯著增長(zhǎng)。其次，檔案管理人員應(yīng)具備較強(qiáng)的職業(yè)素養(yǎng)，形成較好地服務(wù)精神。除了這些，檔案管理人員應(yīng)知曉大數(shù)據(jù)帶來(lái)的便利條件，巧妙運(yùn)用大數(shù)據(jù)完成水利檔案信息化管理。

2.2 強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

水利工程檔案電子化與紙質(zhì)化交融共存的背景下，需要讓基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)更加完善。對(duì)此，水利工程檔案管理部門(mén)不僅要在建設(shè)資金上加大投資力度，同時(shí)還要打造出適合雙軌制管理的配套設(shè)施。比如，部分水利工程檔案管理工作在硬件設(shè)施上配備不夠完善，一定程度上制約著檔案信息化工作的開(kāi)展[2]。面對(duì)這種情況，檔案管理部門(mén)應(yīng)優(yōu)化原有的基礎(chǔ)設(shè)施配置，引進(jìn)一些性能較高的掃描儀、計(jì)算機(jī)，最終完成紙質(zhì)化檔案向電子化檔案的轉(zhuǎn)變，使檔案信息的轉(zhuǎn)化率顯著提升。除此之外，對(duì)于檔案管理的周邊環(huán)境也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化，特別是處于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的安全防護(hù)，不要讓檔案信息出現(xiàn)泄露丟失的情況，也要防止外來(lái)人員對(duì)電子檔案的竊取?？傊こ虣n案信息直接關(guān)乎到工程的開(kāi)展，也關(guān)乎到后期工程的養(yǎng)護(hù)。對(duì)此，檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理，讓其處于一個(gè)安全穩(wěn)定的運(yùn)行狀態(tài)中，使檔案管理的根本質(zhì)量得到提升。

2.3 規(guī)范交融共存標(biāo)準(zhǔn)

檔案電子化與紙質(zhì)化的交融共存，可謂是雙軌制管理實(shí)現(xiàn)的根本。對(duì)此，要結(jié)合當(dāng)下時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)以及科研的實(shí)際需求，將原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子化檔案，逐漸形成一套動(dòng)態(tài)且兼容的電子檔案管理體系，讓檔案管理工作更加順利地展開(kāi)。除了這些，還要靈活運(yùn)用各項(xiàng)技術(shù)手段，保障電子檔案與紙質(zhì)檔案的有效銜接，使得兩種檔案都具有較強(qiáng)的可行性。最后，還應(yīng)構(gòu)建出較為完善的管理制度，不論是設(shè)計(jì)軟件的開(kāi)發(fā)，還是檔案歸檔與管理的流程，都應(yīng)當(dāng)形成統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，最終使電子檔案以及紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)換更加明確，讓檔案在真實(shí)性上以及可行性上相互呼應(yīng)，消除電子檔案與紙質(zhì)檔案之間所存在的隔閡，呈現(xiàn)出最佳的檔案交融共存效果[3]。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，信息技術(shù)在水利工程檔案管理中的運(yùn)用，可以提升檔案管理的根本質(zhì)量。但是，因?yàn)樗こ梯^為復(fù)雜，其所產(chǎn)生的檔案信息也比較繁多，在檔案分類(lèi)與整合上存在難題，稍不留神就容易將部門(mén)檔案數(shù)據(jù)丟失。而紙質(zhì)化檔案與電子化檔案的交融共存，屬于時(shí)代發(fā)展的一種趨勢(shì)，可以保障各類(lèi)檔案的完整性，利于檔案管理人員工作的開(kāi)展。對(duì)此，作為一名檔案管理人員，應(yīng)形成科學(xué)的管理思維，從客觀的角度分析電子化與紙質(zhì)化檔案在管理上所存在的差異，從而解決二者交融共存所存在的問(wèn)題，提升水利工程檔案管理的 質(zhì)量。