事業(yè)單位創(chuàng)新人事檔案管理方式的研究探討

南 靜

（河南省安陽市聾兒聽力語言訓(xùn)練分中心，河南 安陽 455000）

1 創(chuàng)新人事檔案管理方式的現(xiàn)實(shí)意義

1）有利于全面發(fā)揮人事檔案的作用。對(duì)于事業(yè)單位而言，其人事檔案利用率會(huì)直接影響事業(yè)單位人事管理工作。這是因?yàn)槿耸聶n案能夠充分反映職工的履職經(jīng)歷、個(gè)人基本情況、獎(jiǎng)懲情況、專業(yè)技能、職稱學(xué)歷等等，為事業(yè)單位管好、用好職工提供科學(xué)依據(jù)[1]。一方面，創(chuàng)新人事檔案管理方式，確保人事信息資料在收集、歸檔、管理過程中準(zhǔn)確、真實(shí)完整，能夠更好地推動(dòng)人事檔案管理工作朝著規(guī)范管理、精細(xì)標(biāo)準(zhǔn)、高效保質(zhì)等方向前進(jìn)，為人事部門提供科學(xué)依據(jù)。另一方面，創(chuàng)新人事檔案管理方式，減少人事檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，能夠?qū)崿F(xiàn)資源利用效益最大化，推動(dòng)人事檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)、提質(zhì)增效，切實(shí)解決人事檔案管理人員數(shù)量不足的問題。

2）有利于建設(shè)高素質(zhì)的事業(yè)單位人才隊(duì)伍。近年來，深化事業(yè)單位人事制度改革，建設(shè)高素質(zhì)的事業(yè)單位人才隊(duì)伍，已經(jīng)成為事業(yè)單位人事工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，就必須要樹立檔案意識(shí)，進(jìn)一步對(duì)事業(yè)單位職工的工作狀況、工作能力、思想政治、社會(huì)關(guān)系、學(xué)歷、個(gè)人經(jīng)歷進(jìn)行詳細(xì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)本單位人事管理中存在的不足，并采取更有針對(duì)性的措施。一方面，創(chuàng)新人事檔案管理方式，體現(xiàn)出事業(yè)單位堅(jiān)持以人才戰(zhàn)略為工作導(dǎo)向，充分確保人事檔案材料制作規(guī)范、保管齊全，能夠進(jìn)一步規(guī)范選人用人的程序，明確選人用人標(biāo)準(zhǔn)，真正將干事創(chuàng)業(yè)的人才放置到合適的崗位。另一方面，創(chuàng)新人事檔案管理方式，能夠更好地了解事業(yè)單位當(dāng)下人才結(jié)構(gòu)、人才培訓(xùn)中存在的不合理、不科學(xué)之處，確保人事管理工作更具有科學(xué)性、針對(duì)性，進(jìn)而打造高素質(zhì)的事業(yè)單位人才隊(duì)伍。

2 事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題

1）管理環(huán)境有待優(yōu)化。當(dāng)下，部分事業(yè)單位管理環(huán)境有待優(yōu)化，存在檔案管理設(shè)備不完善以及檔案空間建設(shè)不完善等問題，導(dǎo)致管理手段落后，難以適應(yīng)當(dāng)下人事制度改革向縱深推進(jìn)的要求。（1）硬件設(shè)施不完善。一方面，檔案架、檔案防火設(shè)施、檔案防潮設(shè)施不完善，人事檔案在管理過程中容易出現(xiàn)紕漏。尤其是檔案容易受到害蟲的侵蝕，進(jìn)而出現(xiàn)紙張變脆發(fā)黃、字跡褪色、字跡模糊等現(xiàn)象，影響人事檔案的完整性以及真實(shí)性。另一方面，打印設(shè)備、掃描設(shè)備、復(fù)印設(shè)備、計(jì)算機(jī)及相關(guān)硬件設(shè)施不完善，無法適應(yīng)當(dāng)下信息化建設(shè)的基本要求。（2）檔案空間建設(shè)不完善。部分事業(yè)單位沒有按照人事檔案的數(shù)量設(shè)置相應(yīng)的檔案存儲(chǔ)室，而是將人事檔案與其他類別檔案放置在一個(gè)空間。

2）人事信息資料收集歸檔工作不科學(xué)。部分事業(yè)單位沒有及時(shí)對(duì)新產(chǎn)生的人事信息資料進(jìn)行收集，導(dǎo)致人事檔案可供利用、可供參考的價(jià)值大幅度下降。一是人事信息資料收集范圍窄，沒有涵蓋人事管理的各個(gè)階段，難以全面反映事業(yè)單位職工的相關(guān)情況。尤其是許多與事業(yè)單位職工相關(guān)的職稱晉升材料、獎(jiǎng)懲材料沒有歸檔，后期產(chǎn)生爭(zhēng)議[2]。二是人事信息資料歸檔時(shí)限不明確。部分事業(yè)單位沒有從制度層面明確人事信息資料的歸檔時(shí)限，難以引起相關(guān)部門的重視。許多重要人事信息資料甚至長(zhǎng)期擺放在相關(guān)科室的角落，出現(xiàn)損毀、丟失的狀況。

3）人事檔案信息化緩慢。信息技術(shù)是創(chuàng)新人事檔案管理工作的抓手。然而，部分事業(yè)單位沒有充分應(yīng)用好現(xiàn)代信息技術(shù)，難以變革人事檔案管理的內(nèi)容[3]。一是人事檔案數(shù)字化之后，許多紙質(zhì)檔案仍然沒有轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，無法滿足線上終端的管理與開發(fā)需求。二是人事檔案管理系統(tǒng)的功能單一，無法提升管理效率和質(zhì)量，難以減輕人事檔案管理工作的工作負(fù)擔(dān)。

3 事業(yè)單位創(chuàng)新人事檔案管理方式的建議

1）優(yōu)化檔案管理環(huán)境，夯實(shí)管理基礎(chǔ)。（1）要完善檔案硬件設(shè)施。一方面，要進(jìn)一步配備剛度、硬度以及防侵蝕度達(dá)標(biāo)的檔案架及相關(guān)儲(chǔ)存設(shè)備，避免出現(xiàn)生銹等問題；要進(jìn)一步結(jié)合事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)定以及所處的環(huán)境，配置相應(yīng)的防火設(shè)施、防潮設(shè)施，并安裝防火防潮監(jiān)控設(shè)備，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，有效防止人事檔案出現(xiàn)物理、化學(xué)損毀現(xiàn)象。另一方面，要結(jié)合當(dāng)下人事檔案數(shù)字化建設(shè)的基本要求，配備打印設(shè)備、掃描設(shè)備、復(fù)印設(shè)備、計(jì)算機(jī)及相關(guān)硬件設(shè)施。例如，掃描設(shè)備要能夠快速掃描人事檔案，并能夠自動(dòng)存儲(chǔ)為pdf格式；計(jì)算機(jī)及相關(guān)硬件設(shè)施要能夠滿足檔案管理系統(tǒng)及相關(guān)系統(tǒng)的運(yùn)行要求。（2）要建設(shè)檔案管理空間。一方面，要堅(jiān)持人事檔案與其他類別檔案分開管理的原則，將人事檔案存儲(chǔ)于固定、安全的檔案室。另一方面，隨著人事檔案數(shù)量增加，也要及時(shí)調(diào)整空間。

2）提高認(rèn)識(shí)，注重人事檔案收集與歸檔。對(duì)人事信息資料進(jìn)行收集與歸檔，是做好后期人事檔案工作的重要基礎(chǔ)。為此，事業(yè)單位必須高度重視該項(xiàng)工作，打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。要從制度上明確人事信息資料的收集范圍，切實(shí)將職稱晉升材料、獎(jiǎng)懲材料、專業(yè)技術(shù)材料、聘任材料、培訓(xùn)材料收集并歸檔，進(jìn)一步保障人事檔案的完整性。要明確人事信息資料歸檔時(shí)限，提升相關(guān)部門歸檔履職意識(shí)。事業(yè)單位要從制度上明確人事信息資料產(chǎn)生部門與檔案部門之間的工作職責(zé)，并制定合理科學(xué)的歸檔時(shí)限，加強(qiáng)該領(lǐng)域的績(jī)效考核與責(zé)任落實(shí)，有效保障人事檔案的完整性和真實(shí)性。

3）加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展。事業(yè)單位只有不斷應(yīng)用好現(xiàn)代信息技術(shù)，堅(jiān)持“因地制宜”“因時(shí)制宜”的基本原則，才能更好地將人事檔案管理融入到人事管理工作中，確保人事檔案管理工作可持續(xù)化。一是要加快人事檔案數(shù)字化進(jìn)程。事業(yè)單位可以探索將該項(xiàng)工作予以外包，并與外包單位簽訂保密協(xié)議，借助外包單位的處理設(shè)施對(duì)現(xiàn)存以及未來增加的人事檔案資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，及時(shí)錄入到相關(guān)系統(tǒng)，形成人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。二是要完善人事檔案管理系統(tǒng)。一方面，可以通過技術(shù)方式，將人事檔案管理系統(tǒng)與人事管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)、信息關(guān)聯(lián)起來，減少收集歸檔、利用的流程。另一方面，可以進(jìn)一步豐富人事檔案管理系統(tǒng)功能，探索開發(fā)格式轉(zhuǎn)化功能、錯(cuò)別字識(shí)別功能、共享功能、數(shù)據(jù)分析功能，實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展。

4 結(jié)束語

事業(yè)單位人事檔案管理人員必須要轉(zhuǎn)變觀念，樹立創(chuàng)新思維，將人事檔案管理工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性、長(zhǎng)期性以及全局性的工作來抓。具體而言，一是要優(yōu)化檔案管理環(huán)境，夯實(shí)管理基礎(chǔ)；二是要提高認(rèn)識(shí)，注重人事檔案收集與歸檔；三是要加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展。相信在人事檔案管理人員的努力和創(chuàng)新下，事業(yè)單位人事檔案管理工作會(huì)真正實(shí)現(xiàn)制度創(chuàng)新、觀念創(chuàng)新、方式創(chuàng)新的基本目標(biāo)，更好地迎接挑戰(zhàn)。