檔案管理工作內(nèi)容與模式的轉(zhuǎn)變

哈瑪拉·哈依爾別克

（阿勒泰市行政執(zhí)法局北屯執(zhí)法大隊(duì)，新疆 阿勒泰 836500）

伴隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和物聯(lián)網(wǎng)互聯(lián)網(wǎng)的大數(shù)據(jù)發(fā)展趨勢(shì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在全國(guó)范圍內(nèi)得到了廣泛的普及，近年來各行各業(yè)不斷的朝著數(shù)字化整合的方向不斷發(fā)展，特別是對(duì)于事業(yè)單位而言，方方面面都需要注入信息化元素，而在事業(yè)單位的檔案管理工作之中，也需要向著數(shù)字化信息化發(fā)展。從這一角度而言，如何促使互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有效的為事業(yè)單位的檔案管理工作服務(wù)，成為事業(yè)單位檔案管理工作未來發(fā)展的一個(gè)重要課題，信息化來強(qiáng)化檔案管理，不僅能夠促使檔案保存的準(zhǔn)確性和科學(xué)性，同時(shí)也能夠減少人力消耗，所以，檔案管理需要朝著現(xiàn)代化數(shù)字化的方向不斷推進(jìn)。

1 事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理工作現(xiàn)狀分析

1）內(nèi)部檔案漏存問題較為明顯。在事業(yè)單位內(nèi)部，不同的事業(yè)單位在檔案管理方面的流程制度是不同的，有些事業(yè)單位是比較完善的，而有些事業(yè)單位卻是片面的，除此而外，相關(guān)的工作人員的責(zé)任心以及工作人員的崗位變動(dòng)等等都會(huì)影響到檔案管理工作的開展，這些因素在很大程度上影響了檔案的完整性。在事業(yè)單位管理過程中，檔案管理工作人員沒有對(duì)相關(guān)的資料進(jìn)行有效的備案和標(biāo)簽建立等，就會(huì)導(dǎo)致相應(yīng)的資料遺失，此外在借閱過程中，因?yàn)楣芾聿划?dāng)出現(xiàn)的遺失問題也是比較明顯。

2）事業(yè)單位內(nèi)部檔案內(nèi)容存在著不完整性。對(duì)于大多數(shù)事業(yè)單位而言，事業(yè)單位內(nèi)部的檔案資料基本包括以下幾方面內(nèi)容：采購(gòu)前期相關(guān)的文件內(nèi)容以及具體的圖紙?jiān)O(shè)計(jì)方案和說明書和檢驗(yàn)相關(guān)的資料。除此而外，還可能有人力數(shù)據(jù)相關(guān)的資料等等，而在具體的檔案管理工作過程中收集和管理相應(yīng)的資料也是非常重要。如果檔案管理相關(guān)工作人員存在著人為的疏忽，往往就會(huì)導(dǎo)致檔案缺失，檔案內(nèi)容不完整，這就會(huì)使檔案失去原本應(yīng)有的價(jià)值。從這一角度而言，檔案的內(nèi)容不完整就意味著檔案沒有相應(yīng)的參考價(jià)值。

3）整體的檔案管理工作不到位。在事業(yè)單位中比較常見的檔案管理工作不到位，主要有以下兩個(gè)方面：第一是文字記錄，相關(guān)的資料不到位，根據(jù)事業(yè)單位的檔案管理具體的要求，在對(duì)相應(yīng)的資料數(shù)據(jù)信息進(jìn)行書寫過程中，必須要保證使用的是黑色或者是藍(lán)色的墨水，而且要確保字跡整潔完整，而且不容易褪色，這實(shí)際上是第1手資料，因此要求資料來源必須真實(shí)可靠。但是在實(shí)際操作中，很多檔案并沒有按照具體的要求進(jìn)行管理，寫資料時(shí)使用圓珠筆等大量存在。第二則是資料歸檔不到位的情況，各個(gè)事業(yè)單位的檔案管理工作都是在進(jìn)行的，但是其重視程度卻是各不相同的，在相關(guān)工作開展階段中，存在著大量的未及時(shí)移交檔案資料，這些都需要檔案管理相關(guān)工作人員予以重視。

2 轉(zhuǎn)變檔案管理相關(guān)工作內(nèi)容

1）采集檔案。在傳統(tǒng)的檔案管理相關(guān)工作中，大多數(shù)的檔案都是以紙質(zhì)版文件存檔的形式，因此在進(jìn)行具體的檔案采集過程中，往往就是將這些紙質(zhì)版的內(nèi)容進(jìn)行整理和歸檔。但是值得注意的是，這種檔案采集的方式在過程管理中本身就存在著諸多的漏洞，而且因?yàn)榧堎|(zhì)版的文件容易破損或者是受潮等情況不容易保存，這就會(huì)導(dǎo)致信息損失，特別是在一些關(guān)鍵的地方，如果信息受損，那么整個(gè)檔案也就失去了價(jià)值，事實(shí)上在采集檔案過程中應(yīng)該依托于信息化技術(shù)，特別是在信息時(shí)代，通過電子設(shè)備進(jìn)行電子檔案管理和采集，往往能夠有效的保障檔案，在形成的全過程中都能夠進(jìn)行數(shù)據(jù)留存，而將相應(yīng)的采集結(jié)果存放到電子設(shè)備中也更具有安全性。

2）存儲(chǔ)檔案。在檔案存儲(chǔ)過程中，傳統(tǒng)的檔案主要是紙質(zhì)版的檔案，因此在內(nèi)容采集方面本身就過于單一，而且查找方式也比較麻煩。紙質(zhì)版資料存在著特殊悻因此對(duì)于存儲(chǔ)條件也是比較嚴(yán)格的，不僅需要防潮，還需要防止老鼠和蛀蟲。紙質(zhì)版資料占用了大量的立體空間，需要有固定的庫(kù)房，同時(shí)也需要有相應(yīng)的工作人員進(jìn)行監(jiān)管，因此整體的檔案管理，工作量大，而且耗資巨大。相比較而言，電子檔案則更容易被人接受，信息化時(shí)代電子檔案不僅能夠有效的確保檔案內(nèi)容的完整性，同時(shí)也比較方便存儲(chǔ)和傳播利用起來也更方便與傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案相對(duì)比，電子檔案對(duì)于存儲(chǔ)條件并沒有過多的要求，只需要一個(gè)云空間即可同時(shí)加設(shè)殺毒軟件和防火墻等措施就可以，電子檔案也不需要耗費(fèi)巨大的人力物力，也不需要占用較大的空間，因此檔案的存儲(chǔ)方面電子檔案更劃算。

3 轉(zhuǎn)變檔案管理的基本模式

1）轉(zhuǎn)變檔案管理基本理念。首先對(duì)于部分事業(yè)單位而言，檔案管理工作本身就不是重點(diǎn)工作，這就需要事業(yè)單位管理者對(duì)于檔案管理相關(guān)工作予以重視，其次相關(guān)的檔案管理工作人員往往會(huì)由于檔案管理工作十分繁瑣而產(chǎn)生相應(yīng)的倦怠情緒被動(dòng)工作，這種心態(tài)對(duì)于檔案管理工作是十分不利。而在信息化背景下，伴隨著事業(yè)單位競(jìng)爭(zhēng)壓力的不斷增大事業(yè)單位對(duì)于檔案管理也提出了新的要求，面對(duì)新技術(shù)的挑戰(zhàn)，事業(yè)單位需要不斷的將自身的檔案予以累計(jì)，還需要將自身的組織知識(shí)予以沉淀，因此不得不轉(zhuǎn)變現(xiàn)有的觀念，打破傳統(tǒng)的思維模式，要結(jié)合時(shí)代的步伐不斷的推進(jìn)檔案管理，工作模式創(chuàng)新和改革，當(dāng)然事業(yè)單位還需要緊緊的跟隨信息化發(fā)展的步伐不斷的對(duì)飚向外看同時(shí)也要強(qiáng)化內(nèi)部信息化的能力提高檔案管理的工作效率。

2）適應(yīng)轉(zhuǎn)變強(qiáng)化信息化手段應(yīng)用于電子檔案管理中。伴隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，電子檔案管理模式已經(jīng)逐漸在各行各業(yè)中廣泛應(yīng)用，各單位在檔案管理工作中可以更多地選擇采用電子檔案進(jìn)行檔案的管理。所以在實(shí)際操作中，事業(yè)單位需要注意將電子文件與具體的電子檔案進(jìn)行全面升級(jí)，進(jìn)行一體化管理，這也就意味著在進(jìn)行電子檔案處理時(shí)，相應(yīng)的規(guī)范要求以及標(biāo)準(zhǔn)必須要在電子文件處理的全過程之中應(yīng)用，而不能是由兩個(gè)部門的人員進(jìn)行不同方式的管理，這樣才更有利于數(shù)據(jù)共享。

3）強(qiáng)化檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)檔案管理工作人員的培養(yǎng)。對(duì)于相關(guān)的檔案管理工作人員而言，首先需要有法可依，也就是說必須要有完善的檔案管理，相應(yīng)的流程和機(jī)制才能夠確保其有效的進(jìn)行檔案采集以及檔案的整理和存儲(chǔ)。除此而外，相應(yīng)的檔案管理工作人員業(yè)還需要不斷提升現(xiàn)有的工作能力和工作管理、務(wù)管理水平。從這一角度而言，檔案管理相關(guān)工作人員就需要不斷的轉(zhuǎn)變自己的檔案管理工作的基本模式，還需要強(qiáng)化自身的業(yè)務(wù)水平，只有有效的調(diào)動(dòng)檔案管理相關(guān)工作人員的積極性，確保相關(guān)工作人員的能力得到補(bǔ)充，才能夠夯實(shí)好專業(yè)的隊(duì)伍，進(jìn)而能夠有效的保障檔案管理工作更加專業(yè)、更加有效為事業(yè)單位的工作推進(jìn)與發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜合以上分析，在檔案管理工作開展的過程中，采取科學(xué)有效的模式對(duì)其進(jìn)行管理是提高檔案管理資料水平的關(guān)鍵。在以上分析中對(duì)檔案管理工作涉及的內(nèi)容以及模式轉(zhuǎn)變現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，目的在于不斷提高檔案管理工作的水平促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。