信息化時(shí)代下圖書館檔案管理工作問題與相關(guān)措施

劉新麗

（濰坊市奎文區(qū)圖書館，山東 濰坊 261041）

進(jìn)入新世紀(jì)，信息化的迅速傳播深刻地改變了計(jì)算機(jī)被利用和開發(fā)的方式，使個人的工作、生活更加有效和便捷。在信息化的影響下，圖書館將在未來成為全球信息社會中人們獲取信息的首選點(diǎn)。因此，適當(dāng)變革圖書館管理，使圖書館成為信息社會的焦點(diǎn)，為信息管理人員、信息技術(shù)專業(yè)人員、學(xué)者、學(xué)生、研究人員和廣大公民提供一個訪問全球知識的重要系統(tǒng)——數(shù)字圖書館，是相關(guān)從業(yè)人員必須面對的問題。

1 創(chuàng)新檔案管理的重要性

首先，可以保持檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)性。信息化背景下，對檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，將計(jì)算機(jī)程序和網(wǎng)頁管理有機(jī)融合在一起，通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的自動上傳、自動分類和自動保管，可以將檔案管理人員從繁瑣的工作中解放出來，把更多的精力和時(shí)間放在重要工作中，也可以提高檔案查找的效率與精準(zhǔn)性，確保檔案管理工作跟上時(shí)代的發(fā)展。其次，可以滿足人們在線學(xué)習(xí)與工作的客觀要求.信息化背景下將檔案的管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息系統(tǒng)等結(jié)合在一起，自動對各種檔案信息進(jìn)行分類和保存，用戶可以通過在線渠道獲得相關(guān)檔案信息，而不需要去圖書館，在線學(xué)習(xí)與工作都有了保障。

2 信息化時(shí)代下圖書館檔案管理工作問題分析

1）管理人員缺乏專業(yè)素質(zhì)。一般來說，圖書管理員屬于公職人員，遵循國家的相關(guān)規(guī)定和政策。由于沒有足夠的市場意識，圖書管理人員的崗位意識較差，對于檔案自動化管理、檢索、復(fù)制、編研等專業(yè)的知識技能掌握不夠，綜合能力不足，滿足不了現(xiàn)代化設(shè)備的操作要求，即便是設(shè)備更新?lián)Q代也不能發(fā)揮其應(yīng)有的功能。

2）缺乏統(tǒng)一、完善的檔案管理制度。檔案管理是圖書管理人員的主要工作內(nèi)容之一，但在實(shí)際管理過程中，卻因?yàn)槿狈y(tǒng)一、完善的檔案管理制度而致使管理過程存在很多問題，如，職能不同圖書館的收集標(biāo)準(zhǔn)存在差異，對檔案的標(biāo)記手法、對圖書的整理分類方法也存在很大不同，即使同一圖書館，不同工作人員管理圖書檔案的方法也是不同的，這樣比較隨意的檔案管理模式經(jīng)常會讓檔案管理出現(xiàn)斷檔現(xiàn)象，而且阻礙了不同圖書館之間進(jìn)行資源共享。還有一些圖書館甚至沒有專業(yè)的檔案管理人員，也沒有制定相關(guān)的管理制度，檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，就會按照自己的主觀意愿對檔案進(jìn)行隨意存儲，既沒有對檔案進(jìn)行認(rèn)真甄別，也沒有進(jìn)行分類處理，最終就會對圖書館的長遠(yuǎn)發(fā)展產(chǎn)生重大影響。

3）存在安全威脅。電子化的檔案管理模式可以提高管理效率，但是在系統(tǒng)中存儲和傳輸?shù)男畔?shù)據(jù)存在被篡改、盜取等的風(fēng)險(xiǎn)，一旦不法分子通過病毒入侵和其他方式入侵系統(tǒng)，會導(dǎo)致檔案系統(tǒng)的崩潰，擾亂正常工作，或者引起重要檔案信息的丟失[1]。

4）圖書資料檔案管理觀念較為落后。思路決定出路，圖書資料檔案管理也一樣，需要先進(jìn)的觀念指導(dǎo)前進(jìn)的方向，而現(xiàn)有的管理人員對于新生事物排斥，根本原因是思想仍然停留在傳統(tǒng)的管理模式中。人類文明的累計(jì)已經(jīng)呈指數(shù)級裂變，單純的傳統(tǒng)管理不僅效率低下，而且增加了圖書館的運(yùn)行成本。想要做到與時(shí)俱進(jìn)，就必須改變落后的管理觀念，積極擁抱新技術(shù)，新思想，將先進(jìn)生產(chǎn)力引入圖書資料檔案管理工作的日常。

3 信息化時(shí)代下圖書館檔案管理工作措施

1）增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)能力。就現(xiàn)如今的圖書館檔案管理人員來看，其專業(yè)素質(zhì)及綜合能力其實(shí)都有較大的提升空間，特別是在信息技術(shù)高速發(fā)展的大背景下，圖書館及社會對檔案管理的要求還會不斷提高，此時(shí)只有強(qiáng)化人員的培訓(xùn)力度，注重增強(qiáng)其專業(yè)素質(zhì)與綜合水平，才能從根本上提高檔案管理的質(zhì)量與效率?？偟膩碇v，圖書館可從兩方面進(jìn)行檔案管理人員的培訓(xùn)。第一，專業(yè)技術(shù)能力的培養(yǎng)必須得到足夠的重視，在幫助管理人員不斷更新檔案知識與計(jì)算機(jī)技術(shù)的基礎(chǔ)上，使其工作水平能在最大程度上提升；現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)的操作培訓(xùn)也很重要，從而在提高管理效率的同時(shí)，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的重要作用。第二，由于圖書館信息檔案的類型十分豐富，所以管理工作也非常復(fù)雜繁瑣，管理人員既需注重時(shí)事類檔案與政府文件類的管理，也要確保人事檔案管理的質(zhì)量和效率，基于此，除需具備應(yīng)有的專業(yè)技能外，管理意識也必須納入培訓(xùn)考核之中。此外，圖書館也可通過責(zé)任制的形式，對管理人員起到約束、督促的作用，確保其能在保存與整理檔案的時(shí)候，做好檔案建檔和分類處理的工作。若出現(xiàn)檔案丟失或漏存的情況，則應(yīng)按照規(guī)章制度對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行問責(zé)，從而達(dá)成以儆效尤的目的，進(jìn)一步從根本上提高管理人員的管理意識與專業(yè)水平[2]。

2）利用云計(jì)算創(chuàng)建數(shù)字圖書館檔案。要想圖書館檔案信息化管理能夠滿足時(shí)代發(fā)展要求，就要不斷對其進(jìn)行更新。云計(jì)算作為一種新興的信息技術(shù)，對其進(jìn)行應(yīng)用，必然會在一定程度上促使圖書館檔案信息化管理效果得到提升。近年來云計(jì)算已經(jīng)在圖書館檔案信息化管理工作中實(shí)現(xiàn)了廣泛應(yīng)用，而且取得了不錯的實(shí)際效果，充分證明了云計(jì)算具有很大的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值。另外，一些圖書館完全是照搬其他圖書館的成功經(jīng)驗(yàn)來創(chuàng)建自己的數(shù)字圖書館檔案，這樣的數(shù)字圖書館檔案根本不能滿足本圖書館用戶需求，因此，圖書館應(yīng)對云計(jì)算的背景進(jìn)行深入分析，并結(jié)合圖書館的實(shí)際情況來應(yīng)用云計(jì)算，這樣才能保證各圖書館真正實(shí)現(xiàn)檔案資源信息共享，并為檔案信息化工作能夠順利進(jìn)行提供助力，還可以提高圖書館的檔案信息服務(wù)質(zhì)量。

3）重視檔案信息化的安全管理。信息化開放包容的姿態(tài)，給了人們無限的可能，然而信息安全問題也時(shí)刻困擾著我們。信息化檔案資料如果沒有足夠的安全管理，勢必會造成嚴(yán)重的損失。所以，在建設(shè)檔案管理信息化的同時(shí)，我們需要提高安全防范意識，建立檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，重視檔案信息的安全管理。首先，檔案信息化管理需要根服務(wù)器備份，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)不丟失，不混淆，同時(shí)定期同步化檔案管理信息。其次，檔案管理工作人員需要一定的操作權(quán)限，在數(shù)據(jù)的傳遞和使用的過程中，都需要進(jìn)行加密解密，從而確保數(shù)據(jù)不更改[3]。

4）為信息化建設(shè)提供充足的資源支持。圖書館檔案管理信息化建設(shè)需要足夠的資源支持，包括設(shè)備、人力資源和資金。在社會知識傳播方面，圖書館扮演著重要的角色，目前我國很多圖書館信息管理水平低，與圖書館檔案管理信息化建設(shè)所需資源匱乏不無關(guān)系。所以在新時(shí)期圖書館檔案管理信息化建設(shè)中，第一，要提供足夠的資源支持，管理部門要為各類圖書館的建設(shè)提供所需要的資金，用于圖書館各種信息系統(tǒng)的建設(shè)和相關(guān)設(shè)備的購置等；第二，圖書館管理信息化建設(shè)中，政府部門也要從政策上進(jìn)行引導(dǎo)，提供相應(yīng)的資金支持，建立健全圖書館信息化標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)圖書館信息化建設(shè)的規(guī)范化、標(biāo) 準(zhǔn)化。

4 結(jié)語

綜上所述，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，信息技術(shù)的應(yīng)用具有多方面的功能價(jià)值，信息化應(yīng)用技術(shù)讓圖書館在資訊方面獲得更多功能，而這些功能本身又能促進(jìn)圖書館的發(fā)展，促進(jìn)知識和技術(shù)的迅速發(fā)展，對此還需要加強(qiáng)信息系統(tǒng)建設(shè)，提高人員信息意識與安全管理水平。