等級醫(yī)院評審視角下醫(yī)院綜合檔案管理問題探討

張 靈

（重慶市涪陵區(qū)婦幼保健院，重慶 408000）

現(xiàn)階段，我國經(jīng)濟水平得到了飛速的進步和發(fā)展，人民群眾對健康問題有極高的重視，更對醫(yī)院的技術(shù)服務(wù)給予更多的關(guān)注與重視[1]。等級評審是直接提升醫(yī)院醫(yī)療護理質(zhì)量管理和技術(shù)服務(wù)的助推劑。在評審周期內(nèi)，需要大量的檔案材料來支撐和佐證等級評審條款，因此，醫(yī)院綜合檔案在評審過程中起到了必要的參考作用，對綜合檔案進行高效、縝密的管理，可以為醫(yī)院評審工作的進行奠定基本的保障和維護[2]。

1 綜合檔案管理過程中出現(xiàn)的問題

1.1 檔案管理重視不夠

在醫(yī)院管理中，多數(shù)管理人員都將重點放在醫(yī)療質(zhì)量管理、醫(yī)療設(shè)備的改善和醫(yī)學(xué)技術(shù)的進步上，對綜合檔案的管理較為弱化。問題表現(xiàn)在：1）管理制度不完善。大多數(shù)醫(yī)院對綜合檔案管理沒有達成統(tǒng)一的準(zhǔn)則和要求，這導(dǎo)致在具體執(zhí)行、實施的過程中的效果很難得到保證。由于管理制度上的疏忽帶來的問題，在醫(yī)院管理、服務(wù)和評審過程中都會造成影響[3]；2）原生檔案收集不重視。很多科室對資料的收集、整理工作缺乏主動意識，不重視，這就致使很多工作內(nèi)容沒有得到保存，從而進一步導(dǎo)致在后續(xù)工作當(dāng)中，需要對很多瑣碎的材料進行歸納和整理，這無疑又花費了巨大的人力和精力，造成了額外的工作負(fù)擔(dān)[4]。3）資料歸納不標(biāo)準(zhǔn)。在綜合檔案整理的日常工作中，充斥著大量細(xì)致的工作內(nèi)容，科室收集標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一不詳細(xì)，導(dǎo)致漏存、未存現(xiàn)象，在評審收集資料時出現(xiàn)找不到補檔案材料現(xiàn)象，真實度不可靠。

1.2 檔案編研供不應(yīng)求

處于檔案編研的工作視角，由于等級醫(yī)院評審階段時間有限，因此檔案編研工作時要求把大量的數(shù)據(jù)、材料經(jīng)過仔細(xì)的分析與合理的選取，總結(jié)為一套資料匯總，方能展現(xiàn)出醫(yī)院的管理水平以及研究成果，進而促使等級醫(yī)院評審工作能夠順利開展，形成良性循環(huán)。然而綜合調(diào)查材料發(fā)現(xiàn)，很多醫(yī)療機構(gòu)在平日材料管理時，不能對業(yè)務(wù)材料以及管理成果做到及時的匯總與編研，同時由于專業(yè)能力不達標(biāo)等原因，檔案管理科室對于材料匯總的選題也出現(xiàn)一定的偏差，結(jié)果導(dǎo)致很多評審參考材料并非能夠客觀體現(xiàn)真實情況，多是從多方面拼湊而成，在時效性、邏輯性以及科學(xué)性層面均缺乏說服力，從而難以為醫(yī)院提供合理的審核資料。

1.3 檔案管理較為落后

現(xiàn)階段，由于大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理設(shè)備較為落后，其工作室功能不強大、檢索用時太久等效率低下問題，導(dǎo)致曾經(jīng)的管理模式和設(shè)施已經(jīng)難以滿足當(dāng)前的使用要求。雖然很多醫(yī)院在使用“科怡”檔案辦公及病案檔案管理軟件，但功能不夠強大。特別是科室的檔案收集不及時，上報不及時，醫(yī)療保健檔案類別多，數(shù)據(jù)多，要求保留原始紙質(zhì)文件多，出現(xiàn)查閱耗時，效率不高。雖在使用電子檔案管理，但由于缺少對管理軟件進行適宜開發(fā)和維護的專業(yè)工作人員，導(dǎo)致軟件的運作水平大打折扣[5]。不僅工作效率相較之前沒有得到顯著的改善，甚至陸續(xù)出現(xiàn)了檢索結(jié)果錯誤、數(shù)據(jù)錄入失敗等新的問題。

2 綜合檔案管理的改進方向

2.1 構(gòu)建完善的管理制度

處于理論的位置來講，醫(yī)院綜合檔案管理的范疇相當(dāng)廣[6]。內(nèi)容也相當(dāng)繁瑣，如果將綜合檔案管理工作處理到位，必須要有一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫?。首先，在整理臨床護理資料時，許多醫(yī)院會把材料收集到文書系統(tǒng)中，然而考慮到文件材料的復(fù)雜程度，如果可以在綜合檔案關(guān)系體系中獨立構(gòu)建一套管理體系，就可以在文書管理時，開展獨立性較強的管理工作，是材料的整理工作更高效、專業(yè)[7]。此外，從橫向來看，材料的整理工作可以分為醫(yī)務(wù)、保健、財務(wù)、門診、住院、護理等幾大類，之后在此分類上，再進一步分化出文書、教學(xué)、科研等分支，這樣可以更加條理、系統(tǒng)地進行檔案分類、管理，增加了資料整理的持續(xù)性和綜合性。

要對醫(yī)院內(nèi)檔案管理部門的內(nèi)部結(jié)構(gòu)進行調(diào)整、升級，以便更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)庫的時代背景。醫(yī)院綜合檔案管理制度的制定和落實，不僅能夠提升管理人員的工作效率和業(yè)務(wù)能力，而且可以在等級醫(yī)院評審時，提供很全面、系統(tǒng)、真實的資料。因此，在等級醫(yī)院評審視角下醫(yī)院綜合檔案管理問題探討時，一定要明確制度存在的問題，同時予以科學(xué)、合適的解決措施，方便檔案管理工作更加高效和可控。

2.2 制定標(biāo)準(zhǔn)的歸檔步驟

在檔案材料收集時，等級醫(yī)院評審機構(gòu)能夠做好檔案材料預(yù)備計劃和收集流程的監(jiān)管，能夠確保在檔案收集中材料的真實性和豐富性。此外，在資料收納方面，應(yīng)該擬定全面、細(xì)致的管理準(zhǔn)則，方便在科室出現(xiàn)人員變動的時候，才能使管理依舊能夠正常運作[8]。在檔案資料的選取階段，還應(yīng)該對檔案質(zhì)量的前端控制進行優(yōu)化，同時對收納的材料做好記錄，為日后的檢索工作提供方便。及時對材料進行同步和更新，提高檔案的歸納水平，能給在日后的評審工作時，提供扎實的基礎(chǔ)[9]。

2.3 檔案管理與評審相結(jié)合

第一，在檔案資料編研階段，應(yīng)該對資料、檔案予以周期性的整理、分類與匯總，同時根據(jù)編研的標(biāo)準(zhǔn)不斷補充、潤色，以至使檔案看起來內(nèi)容豐滿、邏輯清晰、層次分明。在此環(huán)節(jié)，編研工作應(yīng)該依據(jù)等級醫(yī)院評審標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)亻_展工作，力求在多角度、全方位探索檔案、資料信息和價值的同時，能夠給之后的評審服務(wù)工作予以參考。第二，站在評審位置來講，由于資料、檔案很難做到第一時間進行上傳與梳理，因此往往表現(xiàn)出一定程度的延時性，進而導(dǎo)致潛在信息和價值的探索工作，會有不確定性。此外，由于各科室的工作范圍以及專業(yè)知識的局限性，導(dǎo)致匯總的材料、檔案會比較片面、單一，不僅難以最大程度的挖掘出檔案的有用信息，也使得現(xiàn)有的資料利用率不能得到保障。因此，檔案的編研工作需要站在全局的位置開展，既要結(jié)合評審標(biāo)準(zhǔn)對材料進行篩選與處理，又要從多專業(yè)的角度去全面、深入挖掘有用的信息和潛在的價值，最終達到高效、完善的管理效果。

2.4 提高檔案管理資源的開發(fā)與應(yīng)用

雖然醫(yī)院評審工作需要積極、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)厝ッ鎸?，但是檔案管理的根本目的在于為醫(yī)院的發(fā)展和醫(yī)療工作提供服務(wù)與幫助，匯總的檔案能夠高效、科學(xué)的利用是表現(xiàn)其價值的有效途徑。因此，檔案管理應(yīng)該由曾經(jīng)的庫藏為主逐漸轉(zhuǎn)型為開發(fā)利用為主，通過科學(xué)、合理的檔案數(shù)字管理模式，不斷優(yōu)化、完善檔案的檢索方式，同時考慮使用多媒體等先進的電子設(shè)備支持檔案的編研與管理，盡可能使管理模式高效化、管理部門科學(xué)化、管理手段規(guī)范化，主動搜索并提取有效的資源，同時正確的傳播出去，為醫(yī)院的醫(yī)療、培訓(xùn)、科研等工作予以支持和幫助。