分析新形勢下科研單位應(yīng)如何解決檔案管理難題

徐海燕

（青海省畜牧獸醫(yī)科學(xué)院（青海大學(xué)畜牧獸醫(yī)科學(xué)院），青海 西寧 810016）

在科技發(fā)展的過程中，各個(gè)科研單位發(fā)揮了十分重要的作用，尤其是一些地方科研院所，為基礎(chǔ)應(yīng)用科學(xué)、前沿技術(shù)、共性技術(shù)等方面的研究貢獻(xiàn)了巨大的力量，為區(qū)域發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供了更多技術(shù)支持。在科研單位建設(shè)的過程中，做好檔案管理尤為重要?？蒲袉挝坏臋n案管理具有綜合性的特點(diǎn)，不僅檔案內(nèi)容復(fù)雜、種類繁多，而且具有一定的機(jī)密性，與員工利益、研究成果有直接關(guān)系。所以，必須要采取有效的管理措施，尤其要加強(qiáng)現(xiàn)代化建設(shè)，加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，促進(jìn)檔案管理質(zhì)效的提升，保障檔案的安全性、全面性，為科研工作提供更多依據(jù)。

1 新形勢下科研單位檔案管理的意義

所謂檔案管理，亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分，也是具有保存價(jià)值的各種記錄資料，包括文字、圖片等多種形式。各個(gè)單位都應(yīng)該重視檔案管理工作，在日常工作中做好檔案的積累和存儲，根據(jù)具體的使用和保管要求進(jìn)行分類整理，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理、有效利用。在檔案管理的過程中，應(yīng)該建立完善的規(guī)章制度，充分認(rèn)識到檔案管理對科研單位發(fā)展的重要性。檔案并不是單純的歷史記錄，而是豐富的經(jīng)驗(yàn)財(cái)富，應(yīng)該采用科學(xué)化、規(guī)范化的管理方式。一方面，檔案管理具有憑證作用[1]?？梢宰鳛閮?nèi)容憑證或形式憑證使用。從廣泛的角度來看，檔案對國家、社會(huì)、個(gè)人的活動(dòng)足跡進(jìn)行記錄，具有一定的保存價(jià)值，記錄了人們在政治、科技、文化、教育等領(lǐng)域活動(dòng)中的信息內(nèi)容，通過各項(xiàng)信息的記載可以真實(shí)地反應(yīng)國家、社會(huì)或某個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展歷程。以科研檔案來說，可以通過檔案了解科研的過程和進(jìn)度，具有十分重要的作用。檔案具有原始性的特定，可以作為形式憑證使用。檔案產(chǎn)生的過程中，不僅可以記錄人的行為、思想，還具有原始的歷史標(biāo)記、文件形式。例如，公文需要按照規(guī)范的格式存儲，保有最原始的簽字、署名等內(nèi)容。尤其在科研單位，利用檔案文件可以確定科研成果的所屬權(quán)，對知識產(chǎn)權(quán)的維護(hù)有很大的幫助。

另一方面，檔案具有參考的作用。檔案為一手資料，內(nèi)容真實(shí)客觀，可以真切地留下歷史痕跡，能夠成為有效的憑證，也可以為各項(xiàng)研究工作提供參考。檔案十分廣泛，各個(gè)區(qū)域都會(huì)建立檔案館，公司、單位都會(huì)建立專門的檔案室，用于保存重要的檔案。如果在工作中出現(xiàn)問題，則可以通過查找檔案的方式追根溯源、探索途徑。此外，檔案還具有記錄的作用，有助于文化的積累、傳承和保護(hù)。在科研工作中，檔案管理可以為有序的工作提供基礎(chǔ)條件。豐富的檔案信息可以為科研工作提供更加豐富的服務(wù)內(nèi)容，通過對各項(xiàng)技術(shù)資料進(jìn)行整理、分類、編輯目錄，可以促進(jìn)技術(shù)防護(hù)、成果保護(hù)等工作水平的提升。不僅如此，各項(xiàng)科研檔案也可以為科研工作提供參考依據(jù)，有助于科研單位的發(fā)展和進(jìn)步，也能促進(jìn)科研成果的進(jìn)一步完善。

2 新形勢下科研單位檔案管理工作存在的問題

2.1 不夠重視

科研工作的內(nèi)容較多，需要消耗很長的研究時(shí)間，也有很多重大科研項(xiàng)目會(huì)分為多個(gè)階段進(jìn)行研究，所以項(xiàng)目的參與團(tuán)隊(duì)比較復(fù)雜，每個(gè)工作人員的思想觀念、技術(shù)水平存在差異，所以對檔案管理的重視程度不同。很多科研單位將重心放在科研工作上，忽略了檔案管理的重要性。由于不夠重視，所以工作效率低下，權(quán)責(zé)不夠明確，影響工作質(zhì)效的提升。

2.2 制度落后

在科研單位工作運(yùn)營的過程中，往往要投入很多資源，包括技術(shù)、人力、資金等等。然而，大部分資源都投入在研究工作中，檔案管理工作的投入資源較少，沒有完善科學(xué)的檔案管理制度，資料編輯、信息歸檔的效率低下，在管理的過程中甚至存在資料不全、信息丟失等情況[2]。一方面，移交保管制度不夠完善，很多科研項(xiàng)目時(shí)間較長，由于交接不當(dāng)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)資料丟失的情況。另一方面，權(quán)責(zé)不明，出現(xiàn)丟失情況后沒有及時(shí)處理，造成檔案管理工作出現(xiàn)更多漏洞。

2.3 人才匱乏

目前來看，很多單位都會(huì)設(shè)置專門的檔案管理人員，負(fù)責(zé)管理科研檔案，但大部分管理人員并不十分了解科研項(xiàng)目的具體內(nèi)容，對專業(yè)知識、專項(xiàng)技術(shù)的掌握不夠全面，在科研的過程中很難做好資料收集、檔案歸類等工作。不僅如此，檔案管理人員本身對工作的重要性認(rèn)識不足，沒有完全了解相關(guān)的規(guī)章制度，所以日常工作常常缺少積極性。

2.4 歸檔不當(dāng)

在科研項(xiàng)目檔案管理的過程中，并沒有對管理人員進(jìn)行明確的責(zé)任劃分，各個(gè)部門共同落實(shí)資料匯總工作，沒有專門的部門或人員負(fù)責(zé)資料整編工作，一旦出現(xiàn)問題就會(huì)相互推諉責(zé)任，造成問題處理不及時(shí)。檔案管理人員沒有直接參與科研活動(dòng)，只負(fù)責(zé)檔案管理，所以在收集整理、移交保管的過程中難免會(huì)出現(xiàn)問題，很多管理人員甚至無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，這就很容易造成檔案丟失、信息失真等問題。

3 新形勢下科研單位檔案管理工作的創(chuàng)新改進(jìn)

3.1 加強(qiáng)重視，提高認(rèn)識

在新形勢背景下，科研單位發(fā)展迅速，各類科研項(xiàng)目在不斷增多，檔案管理的難度也隨之加大。為了促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)效水平的提升，必須要先充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，確定各個(gè)部門的職責(zé)內(nèi)容，建立完善有效的責(zé)任制度和獎(jiǎng)罰制度，促進(jìn)各個(gè)部門、人員工作積極性的提升。檔案管理部門應(yīng)該發(fā)揮自身的核心作用，開拓檔案收集的方式和途徑，對管理人員進(jìn)行規(guī)范管理，確保檔案管理工作可以順利開展、全面落實(shí)。應(yīng)該做好同步收集和分類歸檔工作，加深檔案管理人員對科研項(xiàng)目的了解，落實(shí)責(zé)任考核制度，對相關(guān)崗位上的工作人員進(jìn)行嚴(yán)格的考核，保障檔案內(nèi)容和科研項(xiàng)目的規(guī)劃、研究、落實(shí)、完成等環(huán)節(jié)達(dá)成同步[3]。此外，應(yīng)該做好事前監(jiān)控，嚴(yán)格監(jiān)督和管控檔案管理的過程，保障各個(gè)環(huán)節(jié)的順利銜接和有效落實(shí)，避免出現(xiàn)檔案丟失等問題。也可以建立項(xiàng)目法人制度，由法人承擔(dān)核心責(zé)任，加強(qiáng)法人的管理意識，使其可以將檔案管理工作放在科研單位建設(shè)運(yùn)營的首位，確保檔案信息的全面性、詳細(xì)性和真實(shí)性，為科研單位的發(fā)展運(yùn)營提供更多參考依據(jù)。

3.2 完善體系，改善質(zhì)量

要確保檔案管理工作的有效性，必須要建立完善的管理體系?？蒲袉挝粦?yīng)該主動(dòng)創(chuàng)新和完善檔案管理體系，積極應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，促進(jìn)檔案管理工作向規(guī)范化、信息化、智能化的方向發(fā)展。在科研項(xiàng)目審批階段，應(yīng)該明確科研項(xiàng)目的具體要求，然后建立專門的研究管理部門，為各部門、人員之間的協(xié)調(diào)配合奠定基礎(chǔ)，確保各個(gè)環(huán)節(jié)的順利落實(shí)。在檔案管理方面，應(yīng)該配備專門的管理人員。檔案管理人員應(yīng)該對科研內(nèi)容、材料進(jìn)行詳細(xì)的對比和分析，掌握豐富的資料信息，采用科學(xué)合理的整理方式，然后將資料移交給科研單位的檔案管理部門。做好溝通協(xié)調(diào)工作尤為重要，保障管理體系的科學(xué)性、合理性，為各項(xiàng)工作的落實(shí)提供依據(jù)。應(yīng)該按照標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行資料的收集、信息的記錄，保障印章齊全、書寫清晰，使歸檔分類的質(zhì)量可以進(jìn)一步提升。此外，可以加強(qiáng)信息化建設(shè)，采用信息化的管理方式。加強(qiáng)辦公室軟件和硬件的應(yīng)用，不僅要配備性能先進(jìn)的計(jì)算機(jī)，還要增加高速交換機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代信息處理設(shè)備。與此同時(shí)，要構(gòu)建科研檔案網(wǎng)絡(luò)信息化平臺，豐富檔案的數(shù)字化信息資源，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理?？梢砸M(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，并且開發(fā)手機(jī)客戶端，利用互聯(lián)網(wǎng)和終端平臺實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)共享。尤其在5G時(shí)代背景下，建立手機(jī)客戶端尤為重要，利用手機(jī)客戶端調(diào)取、存儲、增刪檔案信息，為科研、檔案管理等工作人員提供更多便利。

3.3 培訓(xùn)教育，建設(shè)團(tuán)隊(duì)

為了更進(jìn)一步提升檔案管理工作的質(zhì)效，必須要建立一個(gè)專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)。為此，首先要做好監(jiān)督和管理工作，制定詳細(xì)明確的檔案管理制度，確保檔案管理工作嚴(yán)格按照規(guī)范要求落實(shí)。其次，要加強(qiáng)人員的培訓(xùn)教育工作，不僅要提升工作人員的檔案意識，還要提升檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)、職業(yè)素養(yǎng)，確保文件收集、歸檔、分類、存儲等工作可以順利落實(shí)?？梢圆捎眯畔⒒男麄鞣绞?，不僅要建立電子檔案資料庫，實(shí)現(xiàn)云平臺存檔，還要建立各種社交賬號，對檔案管理工作進(jìn)行宣傳和推廣。

3.4 加強(qiáng)監(jiān)管，創(chuàng)新技術(shù)

在工作落實(shí)的過程中，促進(jìn)各個(gè)部門、環(huán)節(jié)之間的相互配合尤為重要。對于管理人員來說，不僅要積極參與科研項(xiàng)目的落實(shí)環(huán)節(jié)，還要綜合分析科研項(xiàng)目的內(nèi)容、人員素質(zhì)等多項(xiàng)因素，對合同、科研資料、文獻(xiàn)報(bào)告等重要檔案進(jìn)行及時(shí)有效的歸檔整理。尤其在圖紙、文件等重要檔案交接的過程中，要發(fā)揮檔案管理部門的作用，嚴(yán)格監(jiān)督各個(gè)崗位的工作情況，確保交接工作的順利落實(shí)，并且采取有效的加密手段，避免專業(yè)的科研信息被泄露。

4 結(jié)語

綜上所述，在新形勢背景下，加強(qiáng)科研單位的檔案管理工作尤為重要。在實(shí)際管理的過程中，不僅要完善規(guī)章制度、提升管理意識，還要加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，積極創(chuàng)新管理方式，做好各個(gè)部門、環(huán)節(jié)之間的相互銜接，保障檔案管理的全面性、有效性。