事業(yè)單位檔案管理工作中知識(shí)管理與實(shí)踐探討

王小艷

（酉陽(yáng)土家族苗族自治縣規(guī)劃和自然資源局，重慶 409800）

檔案作為事業(yè)單位的知識(shí)資源，可為各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供參考信息，也能夠?qū)崿F(xiàn)知識(shí)共享。通過(guò)對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)及應(yīng)用，可找到單位運(yùn)行過(guò)程中存在的問(wèn)題，經(jīng)過(guò)分析及總結(jié)來(lái)達(dá)到形成知識(shí)資源，為部門工作的開(kāi)展帶來(lái)幫助。因此，事業(yè)單位應(yīng)重視檔案管理，管理人員需要正確看待檔案管理及知識(shí)管理的關(guān)系，采取有效措施開(kāi)展管理工作，使檔案管理及知識(shí)管理得到保障。

1 知識(shí)管理與檔案管理概述

1.1 知識(shí)管理

知識(shí)管理是一種有著靈活性及創(chuàng)新性特點(diǎn)的管理方式，管理的對(duì)象是知識(shí)，但是知識(shí)的屬性已經(jīng)發(fā)生了較大的變化，一般意義上，知識(shí)指的是一種在從事各種信息活動(dòng)的過(guò)程中所發(fā)掘的隱性知識(shí)，有著運(yùn)動(dòng)特征及結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)變。知識(shí)的價(jià)值是可創(chuàng)造出價(jià)值資本，在行業(yè)中具有更多的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，通過(guò)對(duì)知識(shí)的挖掘能夠獲得創(chuàng)新要素，提升技能水平，使信息管理得到了優(yōu)化，因此知識(shí)管理也是信息管理地互補(bǔ)。

1.2 檔案管理

檔案管理是以檔案為核心而實(shí)施的一系列管理活動(dòng)，能夠?yàn)闄n案信息的安全提供保障，實(shí)現(xiàn)信息的長(zhǎng)久存儲(chǔ)及使用。檔案信息指的是個(gè)人或者機(jī)關(guān)部門在社會(huì)活動(dòng)中產(chǎn)生的用文字、圖像或者其他形式代替的信息的總稱。檔案管理中，涉及的信息數(shù)量大，內(nèi)容多，這使管理自身的難度有所提升，因此需要采取多種方式來(lái)對(duì)檔案開(kāi)展管理。

2 知識(shí)管理及事業(yè)單位檔案管理的聯(lián)系

信息化技術(shù)的發(fā)展為檔案管理提供了相應(yīng)的技術(shù)支持，但是信息化管理中也存在一些問(wèn)題，僅僅能對(duì)檔案信息進(jìn)行高效處理，而對(duì)與檔案相關(guān)的潛在知識(shí)難以深度挖掘。而知識(shí)管理能夠發(fā)揮出重要的作用，兩者在管理中存在著較多的相同之處，比如，在管理對(duì)象上有相同的元素，包括文件、檔案等。同時(shí)，在目的上，兩者都是為了使服務(wù)更加便捷。檔案管理及知識(shí)管理都可采用信息化技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)管理，因此兩者之間的結(jié)合有著重要的意義。檔案知識(shí)管理可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理范圍的擴(kuò)充，使與檔案相關(guān)的內(nèi)容在管理中發(fā)揮出價(jià)值。知識(shí)在任何領(lǐng)域中應(yīng)用都具有其自身的價(jià)值，以實(shí)踐知識(shí)管理的角度來(lái)看，將其融入到事業(yè)單位檔案管理中具有較多的可行性條件，包括人力因素、技術(shù)因素等。事業(yè)單位在具有知識(shí)管理優(yōu)勢(shì)，屬于國(guó)家管理機(jī)構(gòu)，有著政治性的特點(diǎn)，因此政策理念宣傳與知識(shí)學(xué)習(xí)模式之間比較相似，容易被大眾所接受。事業(yè)單位檔案管理工作是一種知識(shí)整理的過(guò)程，區(qū)別在于沒(méi)有對(duì)知識(shí)管理進(jìn)行專業(yè)化，需要建設(shè)相應(yīng)的體制，進(jìn)而達(dá)到管理的目的，因此知識(shí)管理的實(shí)踐在事業(yè)單位檔案管理中是可行的。

3 實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作知識(shí)管理的措施

3.1 更新檔案管理理念

事業(yè)單位檔案管理工作可融入知識(shí)管理的理念，管理人員需要認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，能夠了解檔案的價(jià)值，而不是僅僅局限在檔案的顯性知識(shí)上，還需要對(duì)檔案信息進(jìn)行深入挖掘，獲取更多的知識(shí)資源，并且對(duì)資源進(jìn)行有效應(yīng)用?？刹捎么髷?shù)據(jù)等方式來(lái)進(jìn)行檔案信息的深度挖掘，使檔案的信息得到充分的分析，同時(shí)應(yīng)將信息的收集質(zhì)量提升，使檔案能夠發(fā)揮出更多的價(jià)值。通過(guò)對(duì)檔案管理工作的優(yōu)化，提升相關(guān)工作的效率，使檔案資源的服務(wù)功能更加顯著，可借助信息化技術(shù)等來(lái)建立共享系統(tǒng)，使檔案的使用過(guò)程變得更加高效，還可實(shí)現(xiàn)個(gè)性化檔案服務(wù)的目的。

3.2 全面開(kāi)展檔案管理宣傳工作

事業(yè)單位檔案管理及知識(shí)管理的融合具有重要的意義，單位應(yīng)重視對(duì)檔案管理進(jìn)行宣傳，使人們能夠意識(shí)到檔案資源的知識(shí)價(jià)值，能夠?qū)⒅R(shí)結(jié)構(gòu)、運(yùn)用與檔案管理之間有效地聯(lián)系起來(lái)，使事業(yè)單位的員工在實(shí)際的工作中了解檔案的重要性，并且形成全員參與檔案管理的氛圍，為檔案管理工作的開(kāi)展帶來(lái)更多的幫助。應(yīng)重視加強(qiáng)檔案管理的有效性，使檔案信息資源的范圍擴(kuò)大，能夠充分發(fā)揮出檔案信息的參考作用，進(jìn)而提升事業(yè)單位的各項(xiàng)工作水平。

3.3 優(yōu)化檔案管理流程

為了加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的效果，使檔案知識(shí)價(jià)值體現(xiàn)出來(lái)，應(yīng)對(duì)檔案管理的流程進(jìn)行優(yōu)化，使檔案管理工作的進(jìn)行更加科學(xué)化。應(yīng)明確管理的目標(biāo)，還應(yīng)考慮到檔案信息獲取及共享、利用環(huán)節(jié)的有效性，規(guī)范檔案管理各環(huán)節(jié)工作，使檔案管理地進(jìn)行符合事業(yè)單位發(fā)展需求。針對(duì)檔案管理的情況對(duì)其流程進(jìn)行改善，合理配置檔案管理資源，并且將管理的重點(diǎn)明確，科學(xué)編制檔案管理的工作規(guī)劃，使檔案管理工作順利進(jìn)行。另外，應(yīng)將管理工作的指標(biāo)確定，建立績(jī)效考核機(jī)制，根據(jù)檔案管理工作的開(kāi)展效果來(lái)進(jìn)行人員管理，使檔案管理的水平提升，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的全面優(yōu)化。

3.4 加強(qiáng)檔案管理的安全性

在事業(yè)單位的檔案信息挖掘及利用下，應(yīng)重視對(duì)檔案信息的安全性的管理，采取有效的措施來(lái)減少安全風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，使檔案管理中的信息得到保護(hù)。應(yīng)對(duì)檔案資源運(yùn)動(dòng)空間進(jìn)行優(yōu)化，加強(qiáng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的控制，使資源運(yùn)行及存儲(chǔ)環(huán)境更加符合安全性要求。同時(shí)，應(yīng)開(kāi)展安全宣傳工作，使人員能夠具有安全意識(shí)，能夠參與到檔案信息安全管理中。還應(yīng)制定檔案上傳及保管制度，嚴(yán)格執(zhí)行制度，使檔案信息的安全性提升，避免對(duì)檔案管理工作及事業(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生影響。

3.5 完善檔案管理信息化技術(shù)設(shè)備

事業(yè)單位不僅應(yīng)優(yōu)化檔案管理工作流程，還應(yīng)對(duì)信息技術(shù)設(shè)備進(jìn)行完善，使檔案管理工作具備相應(yīng)的技術(shù)基礎(chǔ)。應(yīng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作規(guī)劃進(jìn)行明確，根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況及發(fā)展目標(biāo)來(lái)引進(jìn)技術(shù)設(shè)備，為檔案管理工作提供支持，使檔案管理信息化建設(shè)水平提升，能夠滿足事業(yè)單位發(fā)展的需求。同時(shí)，應(yīng)重視加強(qiáng)設(shè)備應(yīng)用的針對(duì)性，加大投入力度，使設(shè)備的引進(jìn)更加實(shí)用，避免產(chǎn)生資金浪費(fèi)的問(wèn)題，使檔案管理設(shè)施使用，為檔案管理工作的開(kāi)展提供相應(yīng)的條件。磁軛愛(ài)，應(yīng)加強(qiáng)與第三方機(jī)構(gòu)的合作，借助專業(yè)的管理機(jī)構(gòu)來(lái)實(shí)現(xiàn)知識(shí)服務(wù)創(chuàng)新，使檔案資源檢索質(zhì)量提升，能夠?qū)崿F(xiàn)知識(shí)管理的目標(biāo)，提升事業(yè)單位的檔案服務(wù)水平。

4 結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展對(duì)單位發(fā)展有著重要的意義，在實(shí)際工作中，應(yīng)重視對(duì)檔案信息的深度挖掘，使其知識(shí)價(jià)值體現(xiàn)出來(lái)，能夠?yàn)閱挝桓黜?xiàng)工作提供參考依據(jù)。在管理中，應(yīng)更新檔案管理理念，全面開(kāi)展檔案管理宣傳工作，優(yōu)化檔案管理流程，加強(qiáng)檔案管理的安全性，完善檔案管理信息化技術(shù)設(shè)備，使檔案管理發(fā)揮出服務(wù)的作用，挖掘更多的知識(shí)資源。