淺談建筑工程檔案管理中的問題與對策

蔡贇贇

（上海老港固廢綜合開發(fā)有限公司，上海 200060）

在我國社會、經(jīng)濟發(fā)展的新時期，建筑行業(yè)得到了迅猛發(fā)展，在建筑工程項目實際建設期間，施工人員和檔案管理人員會將其中包括文字、影像資料、圖片、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等有價值的參考信息記錄下來，以此形成建筑工程檔案，可以將施工建設期間的施工過程、細節(jié)工作等真實體現(xiàn)出來，針對各個施工建設環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系和規(guī)律，進行真實的原始記錄，相比于其他類型的檔案，建筑工程檔案具有更高的價值。隨著近年來我國逐漸實施了越來越多的事業(yè)單位建筑工程項目，建筑工程檔案管理工作也逐漸受到了高度重視。

1 新時期加強建筑工程檔案管理的重要性

1）檔案管理的三性。隨著我國快速推進城市化建設進程，針對建筑施工單位，不僅僅對工程質(zhì)量管理提出了更高的要求，同時針對工程內(nèi)容記錄工作，也提出了更高的規(guī)范性要求。借助建筑工程檔案資料，可以將全部建筑工程內(nèi)容、數(shù)據(jù)等真實體現(xiàn)出來，其中涵蓋了建筑工程設計方案、施工合同、協(xié)議書、上級部門審批文件等內(nèi)容，同時還包括施工場地的水文地質(zhì)、氣象情況等資料，同時還包括征地、拆遷、安置等工作產(chǎn)生的文件記錄，針對一些施工材料質(zhì)量證明、試驗報告、竣工報告、圖紙審批、設計更改、技術(shù)交底等方面的主要建筑工程資料也進行了存儲；另外，針對包括監(jiān)理單位在內(nèi)的第三方機構(gòu)，也對相關資料進行了存儲，比如竣工圖、施工總結(jié)等等。

2）建筑工程檔案是順利開展建筑工程施工的重要保證。建筑工程檔案，需要對資料真實性予以保證，結(jié)合實際建設工期，需要檔案記錄與之充分貼合，在建筑單位工作中，針對建筑工程項目審批、招標、施工、竣工等工作，都會借助建筑工程檔案進行記錄，并以此開展是信息統(tǒng)計、材料整理等方面工作，可以實現(xiàn)對各個建筑工程施工階段予以客觀、全面的展現(xiàn)。在建筑工程項目中，針對產(chǎn)生的工期變更、人員調(diào)配、方案優(yōu)化設計等工作，可以借助建筑工程檔案中的詳細記錄作為參考，以此保障順利推進建筑工程施工，實現(xiàn)對資源成本的有效控制。

3）建筑工程檔案可以作為有效依據(jù)保障施工建設質(zhì)量。在完整的建筑工程檔案中，通常會對各個施工負責人、合同單位、建設部門的工作情況進行詳細記錄，從而在產(chǎn)生糾紛和矛盾問題時，可以依據(jù)檔案信息快速確定責任人；在建筑工程竣工并投入使用以后，針對產(chǎn)生的任何問題，其相關的信息都可以在建筑工程檔案中找到，從而對無人承擔責任、責任推卸等現(xiàn)象予以了有效避免。另外，針對后期改建工作，可以在施工設計圖紙和施工單位等方面信息上提供詳細的資料，有助于科學開展后期管護工作。

4）工程檔案信息的建立也是建筑單位資質(zhì)的體現(xiàn)。在建筑工程單位運營過程中，借助建筑工程項目案例可以對成功經(jīng)驗進行總結(jié)，從而在行業(yè)領域內(nèi)，為自身建立更強的影響力。借助對檔案資料進行真實、詳細地記錄，首先可以針對多個包攬建設項目，便于建筑單位實施分析，從而對最終建筑工程施工水平予以提升。其次，針對建筑工程檔案資料，客戶在進行了解和查閱以后，可以對建筑企業(yè)情況予以快速掌握，對于企業(yè)而言，詳細的建筑工程檔案具有很高的利用價值，可以作為自身的名片，對自身未來長遠發(fā)展予以促進。

2 建筑工程檔案管理中常見的問題

1）建筑工程檔案管理缺乏足夠的重視。針對建筑工程檔案管理工作，雖然我國提出了明確的工作要求，但在實際建筑工程企業(yè)工作中，在實施檔案管理過程中，針對國家規(guī)定和標準并沒有嚴格遵循。很多企業(yè)盲目追求更高的經(jīng)濟效益，而視乎了建筑工程檔案管理的各個細節(jié)，在實際建筑工程施工中，將主要精力放在了追趕施工進度方面，針對檔案管理工作存在應付性的工作態(tài)度，針對檔案管理部門沒有進行專門構(gòu)建，缺少專業(yè)人員對建筑工程檔案管理工作進行負責，難以及時建立和更新各項規(guī)章制度，整體工作隨意性較強，在很多建筑工程項目完成施工以后，為了在驗收環(huán)節(jié)對部門審查工作進行應付，往往是被動開展建筑工程檔案的整理工作，導致難以實現(xiàn)系統(tǒng)性、規(guī)范性的檔案基礎工作。

2）從事檔案管理的工作人員缺乏統(tǒng)一的專業(yè)素質(zhì)。在當前大部分建筑工程企業(yè)中，從事檔案管理工作的人員，大部分都沒有經(jīng)過專業(yè)的教育培訓工作，很多人員都來自其他部門進行兼職，這些人員要么缺乏檔案管理能力，要么缺乏專業(yè)技術(shù)；同時，針對建筑工程檔案日常管理工作，通常是用到才想起來，在沒用的時候就放到一旁，比你更沒有積極維護建筑工程檔案；在對檔案管理技術(shù)進行創(chuàng)新過程中，更是受到互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)普及的顯著推動，在大部分建筑單位中，并沒有專門成立檔案管理崗位，并且缺乏先進的檔案管理措施和技術(shù)手段。

3）沒有完整收錄高質(zhì)量的工程檔案信息。在現(xiàn)階段建筑工程檔案中，并沒有完整收錄各項工程建設信息，甚至沒有超過80%的信息完整性，主要是由于實際施工建設期間，沒有進行及時歸檔，建筑工程檔案管理工作難以予以施工進度保持同步，從而丟失了一些重要文件，經(jīng)常因為這一問題而后期進行回補，但是在建筑工程施工期間產(chǎn)生的會議記錄、合格證、簽章等部分資料方面，回補工作難度較高，由此可能引發(fā)對檔案信息的虛造現(xiàn)象，難以保證建筑工程檔案的真實性，工程檔案的價值難以得到利用和發(fā)揮；另外，針對建筑工程竣工，沒有嚴格把關檔案的驗收工作，沒有嚴格遵循相關規(guī)范和標準開展檔案收錄、立卷、索引以及標引工作，為后期建筑工程檔案查閱工作帶來諸多不便。

4）在電子化歸檔以后存在兩級化。隨著當前我國電子信息技術(shù)水平快速提高，在各個行業(yè)領域中逐漸實現(xiàn)了自動化、網(wǎng)絡化的辦公，另外，隨著當前建筑工程檔案管理水平逐步提升，也逐漸開始大范圍應用數(shù)字化和網(wǎng)絡化等方面技術(shù)，從而導致檔案電子化建設腳步進一步提速。首先，在完成建筑工程檔案電子化建設以后，逐漸開始忽略對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的收錄工作，其次，針對電子文檔，一定程度上忽略了誤刪除、保存介質(zhì)等方面問題，時常發(fā)生電子檔案和紙質(zhì)檔案丟失現(xiàn)象。

3 提升建筑工程檔案管理的策略

1）高度重視建筑工程檔案管理。在建筑工程質(zhì)量管理控制和工程后期維護管理等工作中，建筑工程檔案資料具有十分重要的作用，針對檔案管理工作的重要性、必要性，必須予以正確認識，針對檔案管理工作，需要予以更高的重視，針對檔案管理機構(gòu)進行專門設立，針對檔案記錄工作，安排專業(yè)的檔案管理人員直接負責，從而整個工程建設期間充分參與其中。針對檔案管理制度，施工建設單位需要進行建立和完善，對建筑工程檔案資料、設計圖紙等，對其完整性、規(guī)范性以及準確性予以保證單。在實際建筑工程檔案管理工作中，相關檔案工作人員和建筑工程項目管理者，需要對自身工作職責予以明確，并充分保證檔案維護、檔案保護以及信息化建設等方面的資金投入，對建筑工程檔案質(zhì)量予以全方位保障。

2）強化建筑工程檔案規(guī)范化管理。針對建筑工程檔案資料收錄、管理、建筑工程建設同步化等方面工作，需要進行加強，針對各個階段建筑工程施工建設，需要對其檔案資料實施有序管理。在建筑工程項目竣工驗收階段，針對檔案歸檔范圍方面要求，需要予以嚴格遵循，并嚴格檢查并審核建筑工程施工期間產(chǎn)生的全部文件資料，對缺失的文件進行及時補回，從而對建筑工程檔案材料的真實性、完整性、及時性予以保證。在實際開展后期檔案管理工作中，需要詳細及時記錄建筑單位各個部門查閱、傳遞以及變更建筑工程檔案的情況，對建筑工程檔案資料丟失和損毀問題予以有效避免。

3）針對建筑工程檔案管理人員進行重點培養(yǎng)。針對建筑工程項目，在檔案管理工作方面，對專業(yè)技術(shù)人才進行重點培養(yǎng)和引進，對傳統(tǒng)教育培訓工作進行積極創(chuàng)新，借助專業(yè)知識講座和培訓活動等途徑，在檔案工作網(wǎng)絡化、軟件技術(shù)使用等方面對檔案管理人員進行培養(yǎng)，促進其管理思路的及時更新和轉(zhuǎn)變，對以往建筑工程檔案管理方法進行持續(xù)創(chuàng)新，針對實際建筑工程檔案管理工作，讓工作人員可以保持更為專業(yè)的態(tài)度和技能。

4）加強電子文件歸檔。在當前建筑工程企業(yè)工作中，逐漸廣泛應用了辦公自動化系統(tǒng)、電子郵件、CAD施工圖紙設計軟件、建筑工程結(jié)算軟件以及建筑工程施工組織資料編制軟件等等，在文書檔案管理方面，歸檔載體產(chǎn)生了改變，逐漸由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榘ňW(wǎng)絡服務器、磁盤、微縮膠片以及光盤等在內(nèi)的電子檔案。首先，針對建筑工程電子檔案安全管理工作，需要對其必要性、重要性予以正確認識。從思想層面入手，對以往管理觀念進行轉(zhuǎn)變，對各級責任制予以落實，遵循層層把關、層層負責的原則，針對內(nèi)部人員，借助完善實施科學的管理，針對電子檔案實施更高水平的安全防護工作，對非授權(quán)訪問現(xiàn)象予以避免，努力實現(xiàn)權(quán)限訪問機制，避免沒有權(quán)限的用戶私自查閱、修改或者調(diào)用建筑工程檔案，從而對檔案信息的安全性、完整性予以充分保證。其次，針對建筑工程檔案管理工作，必須將國家、地方、行業(yè)等方面提出的標準和規(guī)范作為指導依據(jù)，針對一些重要文件，比如對應長期保管的超投標和建筑結(jié)構(gòu)等方面，需要對操作程序予以嚴格遵循，針對越權(quán)辦理行為需要嚴格禁止，并且在存儲過程中，需要全面落實技術(shù)處理工作。再者，針對建筑工程電子檔案管理系統(tǒng)，需要實現(xiàn)對操作權(quán)限管理體系的科學、有效構(gòu)建，針對加密技術(shù)予以科學運用，從而對電子檔案的存儲、傳輸?shù)确矫姘踩杂枰猿浞直ＷC。最后，針對用戶口令管理予以強化，針對口令進行科學設置，并定期進行更換，避免口令被其他人員盜用，從而引發(fā)越權(quán)訪問、非法上網(wǎng)等行為，同時需要嚴格管理文件密級，并采取單機操作方式，保證專機專用。另外，就是定期開展軟件檢測工作，針對殺毒軟件、防火墻等方面的安裝工作予以妥善落實。在建筑工程項目施工全過程中，所產(chǎn)生的全部文件信息共同構(gòu)成了建筑工程檔案，而這些數(shù)據(jù)和信息也是建筑工程項目管理的重要內(nèi)容，建筑工程檔案管理工作的質(zhì)量會直接對后期建筑工程維修、改建以及擴建等工作帶來影響，在一定程度上關系著建筑工程項目所能帶來的經(jīng)濟息效益。

4 結(jié)語

在我國當前社會、經(jīng)濟快速發(fā)展的形勢下，建筑行業(yè)發(fā)展迎來了高峰時期，隨著我國大力推進城市現(xiàn)代化建設工作，越來越多的建筑工程項目投入實施，并且建筑工程規(guī)模也逐步擴大，在這種情況下，也對建筑工程質(zhì)量、工程檔案管理等方面提出了更高的要求。在現(xiàn)階段建筑工程建設期間，建筑工程檔案管理工作逐漸受到了重視，建設單位也對以往檔案管理工作中存在的問題予以了明確，并且充分認識到了建筑工程檔案管理工作的重要性，科學制定了檔案管理策略。