如何規(guī)范合理地進行企業(yè)的固定資產(chǎn)檔案管理

胡睿莉

（中檢西部檢測有限公司，陜西 西安 710032）

企業(yè)的固定資產(chǎn)檔案主要擔(dān)任著對企業(yè)的固定資產(chǎn)購買、使用、轉(zhuǎn)接以及報廢等信息的記錄，通過查看企業(yè)的固定資產(chǎn)檔案可以達到對企業(yè)的物資購買情況的了解，加強對企業(yè)固定資產(chǎn)檔案的管理，對提高企業(yè)財產(chǎn)的保護效率具有積極的意義。

1 企業(yè)固定資產(chǎn)檔案管理的常見問題

在企業(yè)的發(fā)展過程中，檔案是記錄企業(yè)發(fā)展的重要文件，加強對企業(yè)的檔案管理建設(shè)，不僅能提高企業(yè)的管理效率，還能為企業(yè)制定發(fā)展改革目標(biāo)提供參考，因此加強對企業(yè)的檔案管理工作具有積極的意義。以下幾點為目前企業(yè)的檔案管理工作出現(xiàn)的問題和不足。

1）缺乏檔案管理重視程度。檔案是記錄企業(yè)發(fā)展歷程的重要文件，加強企業(yè)檔案的管理是促進企業(yè)發(fā)展的必要選擇，在企業(yè)的檔案管理過程中，許多企業(yè)缺乏對檔案管理的重視程度，檔案的管理存在很多問題，主要體現(xiàn)在檔案管理人員的素質(zhì)不高，缺乏專門的檔案管理人員[1]，很多企業(yè)的檔案管理員都是身兼數(shù)職，以及檔案管理工作人員態(tài)度不認(rèn)真等問題，這些現(xiàn)象都造成了檔案的管理人員對檔案管理事業(yè)存在著一定的懈怠性，缺乏完整的檔案管理機構(gòu)，給企業(yè)的檔案管理工作帶來了很大的麻煩，因此加強對企業(yè)檔案的建設(shè)，建立完善的企業(yè)資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)，為企業(yè)的發(fā)展提供保障。

2）檔案管理制度混亂。隨著社會的發(fā)展，企業(yè)為了適應(yīng)新的社會環(huán)境就需要不斷的采購新的設(shè)備和儀器，給企業(yè)的物資管理部門的工作帶來了許多挑戰(zhàn)，企業(yè)的檔案所要面臨的檔案管理種類和數(shù)目也不斷的增多，而大多數(shù)企業(yè)的資產(chǎn)檔案管理工作都是采用人工記錄，面對新增的各種檔案管理任務(wù)、以及檔案部門的人員更替，給企業(yè)的固定資產(chǎn)檔案管理帶來很多不便，一些檔案涂改、資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)缺失、甚至檔案造假現(xiàn)象屢見不鮮[2]，企業(yè)對這些行為只是口頭上的批評，缺乏檔案管理制度和檔案管理方法上的改進，造成了企業(yè)的檔案管理事業(yè)處于混亂的狀態(tài)[3]。

2 企業(yè)固定資產(chǎn)檔案管理實施策略

面對目前企業(yè)檔案管理過程中，出現(xiàn)的種種不足與問題，如何實施一套可行性高且管理效率高的檔案管理系統(tǒng)，是目前企業(yè)固定資產(chǎn)檔案管理的主要方向，如何實施有高效率的改革策略，需要我們做到以下這些方面。

1）提高檔案管理人員的素質(zhì)。企業(yè)的檔案管理人員是保障檔案管理質(zhì)量和效率的重要因素，因此加強對檔案管理人員的綜合素質(zhì)建設(shè)，是提高企業(yè)檔案管理工作效率的重要保障，要想提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)需要做到以下幾點。

2）建立完善的企業(yè)檔案管理機制。企業(yè)的固定資產(chǎn)檔案管理人員是保障企業(yè)檔案管理效率的重要力量，是保障企業(yè)固定資產(chǎn)的核心，因此就要加強人員的考核制度，首先企業(yè)應(yīng)該建立完善的固定資產(chǎn)檔案管理機構(gòu)，從企業(yè)的固定資產(chǎn)統(tǒng)計、設(shè)備儀器維修和轉(zhuǎn)借日期、以及儀器的報廢等情況[4]，都應(yīng)該建立完善的管理和統(tǒng)計人員，與此同時也應(yīng)加強對人員的篩選和考核，在企業(yè)招聘的過程中應(yīng)該強調(diào)應(yīng)聘人員的專業(yè)素養(yǎng)和實踐技能，制定相應(yīng)的人才篩選考核方法和手段，以圖書情報本專業(yè)的本科畢業(yè)生為標(biāo)準(zhǔn)，至少有兩年或者更久的從事相關(guān)行業(yè)的職業(yè)經(jīng)驗，提高檔案管理人員用人的質(zhì)量，為企業(yè)的檔案管理事業(yè)提供穩(wěn)定的保障，強化人才的綜合素養(yǎng)，為企業(yè)的發(fā)展助力。

3）加強檔案管理人員的學(xué)習(xí)工作。時代在不斷的進步，科技也在不斷的發(fā)展，企業(yè)的檔案管理事業(yè)也應(yīng)加強對工作人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)工作，完善對工作人員的培訓(xùn)教育機制，提高其業(yè)務(wù)水平，保障企業(yè)的檔案管理工作順利進行，因此企業(yè)不僅應(yīng)該加強對檔案管理人員的崗前培訓(xùn)教育，挺高其對工作范圍內(nèi)事物的認(rèn)知水平，還應(yīng)建立完善的定時培訓(xùn)和教育工作，例如組織一些有關(guān)企業(yè)固定資產(chǎn)檔案管理的辦法的講座和座談會，學(xué)習(xí)借鑒國內(nèi)先進的檔案管理措施[5]，提高對檔案的管理效率。另一方面企業(yè)還應(yīng)針對企業(yè)檔案管理過程中出現(xiàn)的問題進行討論，集思廣益提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

4）強化檔案管理人員對檔案的重視程度。企業(yè)的固定資產(chǎn)檔案是記錄企業(yè)的財產(chǎn)和儀器設(shè)備信息的重要文件，加強對企業(yè)的固定資產(chǎn)檔案管理工作不僅能提高企業(yè)的財產(chǎn)利用率，還能加強對企業(yè)的固定資產(chǎn)的管理，因此企業(yè)的固定資產(chǎn)檔案管理工作具有重要的意義，在對員工的教育和培訓(xùn)的過程中，應(yīng)該強化檔案的重要性和加強檔案管理的必須性，通過崗前培訓(xùn)、宣傳教育等形式，提高工作人員的意識形態(tài)的轉(zhuǎn)變，使其認(rèn)識到檔案管理的重要性，才能促使其在工作的過程中發(fā)揮其職能作用。

3 打造信息化檔案管理系統(tǒng)

隨著信息化時代的來臨，以5G技術(shù)、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為代表的信息化技術(shù)，逐漸成為促進時代發(fā)展的重要力量，加強企業(yè)的信息化建設(shè)也成為促進企業(yè)改革的主要方向，針對企業(yè)的固定資產(chǎn)檔案管理工作難度不斷增加的局面，加強對檔案管理的信息化建設(shè)具有積極的意義，借助互聯(lián)網(wǎng)的便捷提高企業(yè)固定資產(chǎn)的管理效率。建立完善的企業(yè)固定資產(chǎn)信息平臺，工作人員可以通過信息平臺記錄資產(chǎn)的購入和報廢等情況，極大地方便了對企業(yè)固定資產(chǎn)的有效管理，與此同時還應(yīng)建立相應(yīng)的企業(yè)固定資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)庫，依托“大數(shù)據(jù)技術(shù)”打造企業(yè)檔案管理“云端業(yè)務(wù)”，企業(yè)內(nèi)部的各個機構(gòu)可以借助APP或者局域網(wǎng)等信息化手段，對企業(yè)的固定資產(chǎn)管理狀況進行查看和監(jiān)督，極大地提高了企業(yè)固定資產(chǎn)檔案管理的效率，為企業(yè)的發(fā)展提供了有力的保障。

4 建立完善的檔案管理制度

建立完善的制度是保障企業(yè)檔案管理工作有序進行的保障，因此企業(yè)應(yīng)該制定嚴(yán)格的檔案管理制度，保障檔案管理人員日常工作的標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，對于檔案管理過程中出現(xiàn)的一些違紀(jì)行為，應(yīng)該制定相應(yīng)的懲治措施，杜絕檔案管理工作中檔案管理過程中出現(xiàn)的涂改、檔案信息數(shù)據(jù)混亂、以及檔案丟失等失職行為，制定完善的獎懲措施，規(guī)范檔案管理人員的工作作風(fēng)。另一方面不僅應(yīng)該加強對檔案管理人員的日常工作行為管理和教育，還應(yīng)提高對檔案管理人員的監(jiān)督機制，完善企業(yè)檔案管理過程中存在的問題和漏洞，提高企業(yè)固定資產(chǎn)檔案的管理效率。

5 結(jié)語

信息化時代的來臨給企業(yè)的檔案管理工作帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)，面對企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理模式中，出現(xiàn)的不足與問題，給企業(yè)的發(fā)展帶來了諸多不便，加強對企業(yè)的固定資產(chǎn)檔案管理效率，通過建立完善的檔案管理體系、招募專業(yè)的檔案管理人才、組織定期的檔案管理知識學(xué)習(xí)活動、以及打造信息化檔案管理平臺等方法，提高企業(yè)的固定資產(chǎn)管理效率，為保障企業(yè)的發(fā)展和進步提供保障。