加強機關(guān)檔案管理規(guī)范化建設(shè)研究

安亞玲

（山西省晉中市體育發(fā)展中心，山西 晉中 030600）

檔案是機關(guān)單位各項工作的真實記錄，是其履行公共服務(wù)職能的重要依據(jù)，也是保證其有效運行的基礎(chǔ)性工作。隨著我國全面深化改革工作的不斷推進，以及信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用和普及，機關(guān)單位檔案管理發(fā)展取得了顯著的成績，為機關(guān)單位的內(nèi)部運行以及服務(wù)民眾作出了一定的貢獻。但是，面臨新時代下的新形勢、新任務(wù)、新要求，機關(guān)單位在檔案規(guī)范化管理方面還存在一些問題，這些問題導(dǎo)致了檔案資源建設(shè)不合理，檔案資源利用不充分，檔案管理缺乏效率等等。針對此，機關(guān)單位的檔案管理部門有必要積極認識當(dāng)前形勢下檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重要性，并從多角度著手推動檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。

1 機關(guān)檔案管理規(guī)范化建設(shè)中存在的問題

目前，根據(jù)機關(guān)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀，其中運行管理不規(guī)范的問題比較突出，具體表現(xiàn)為：第一，檔案資源的收集不合理，資源獲取不規(guī)范，影響了檔案的整體質(zhì)量。第二，檔案服務(wù)不到位，各部門在借閱檔案過程中缺乏規(guī)范性，導(dǎo)致檔案資源整合效率低下，沒有充分體現(xiàn)其服務(wù)價值。第三，檔案管理安全措施不到位，例如紙質(zhì)檔案的防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防光、防水、防高溫、防有害氣體等方面的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位，檔案存在損毀的風(fēng)險；信息化管理系統(tǒng)存在安全漏洞，檔案在錄入、傳送等環(huán)節(jié)常常丟失，這自然增加了檔案管理風(fēng)險。第四，檔案管理制度建設(shè)存在漏洞。例如檔案立卷歸檔、保管、查閱、借閱等制度不完善，檔案工作缺乏運行的依據(jù)和章程，電子檔案的建設(shè)缺乏管理實施細則，規(guī)范措施落實不到位。

2 機關(guān)檔案管理規(guī)范化建設(shè)的策略

2.1 規(guī)范檔案資源管理，夯實檔案建設(shè)基礎(chǔ)

檔案是機關(guān)單位的重要資源，尤其是在大數(shù)據(jù)時代，其資源價值更加凸顯。因此，在檔案規(guī)范化建設(shè)中，機關(guān)單位應(yīng)從資源管理的角度推進建檔工作，提高檔案工作的覆蓋面，同時加強檢查管理，確保檔案資源的完整性。

在實際工作中，首先機關(guān)的檔案管理部門應(yīng)提高思想認識，根據(jù)相關(guān)規(guī)定，針對重點工作、重大活動、重大建設(shè)項目建立檔案，整合資料，積極配合檢查，以提高建檔工作質(zhì)量。其次，檔案管理部門應(yīng)規(guī)范檔案收集管理工作。在當(dāng)前信息化背景下，檔案形式主要包括紙質(zhì)檔案和電子檔案，在工作中，管理人員應(yīng)該按照規(guī)定對重要會議、重大活動的紙質(zhì)資料進行整理，并歸檔的電子文件、照片、錄音、錄像等材料，根據(jù)相關(guān)要求做好檔案驗收、存檔等工作，這樣才能提高資源整合效率，提高檔案資源價值。最后，加強檔案資源的整合，配合單位各部門的工作要求。例如機關(guān)單位可以根據(jù)實際情況建立以檔案管理部門為主導(dǎo)、各部門密切配合的資源管理架構(gòu)。這樣可以有效促進檔案資源的整合與共享，利用檔案實現(xiàn)各部門之間的溝通與銜接，提高檔案利用效率的同時也有利于各部門的協(xié)調(diào)配合。

2.2 規(guī)范檔案服務(wù)管理，提高檔案利用水平

檔案是機關(guān)單位履行公共服務(wù)職責(zé)的重要依據(jù)。在檔案規(guī)范化建設(shè)中，機關(guān)單位應(yīng)從服務(wù)的角度出發(fā)，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案資源的利用效率。具體包括：首先，積極推進檔案管理的信息化建設(shè)，建立數(shù)字化的檔案庫，并通過搭建信息資源共享平臺，建立信息公共查閱門戶網(wǎng)站，實現(xiàn)機關(guān)單位的檔案資源與政府公開信息系統(tǒng)網(wǎng)站的有效對接，推動遠程利用服務(wù)體系的建設(shè)，提高檔案服務(wù)工作的覆蓋范圍。其次，積極推進檔案信息開發(fā)，挖掘檔案資源的服務(wù)價值。檔案不是躺在檔案庫中的“古董”，它應(yīng)該成為服務(wù)機關(guān)單位、服務(wù)民眾的“活信息”。因此在檔案管理中，管理部門應(yīng)重新認識檔案資源，并利用規(guī)范化管理將檔案變成各級黨委政府決策的“思想庫”，進而為民眾提供標(biāo)準、規(guī)范的檔案資源。最后，推進數(shù)字檔案的規(guī)范化建設(shè)。目前，大檔案、大數(shù)據(jù)、大平臺、大服務(wù)的理念逐漸滲透到機關(guān)單位的檔案管理中來，而建設(shè)數(shù)字化檔案也成為檔案信息化管理的必然選擇。機關(guān)單位應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署、同步實施，完善數(shù)字化檔案的歸檔、保存、接收、保存、備份等工作，以保證檔案資源的質(zhì)量，為線上服務(wù)奠定基礎(chǔ)。

2.3 規(guī)范檔案安全管理，規(guī)避檔案管理風(fēng)險

安全管理是檔案規(guī)范化建設(shè)的重要內(nèi)容，安全涉及檔案管理的方方面面，也是保證檔案管理質(zhì)量，提高檔案利用效率的關(guān)鍵。根據(jù)規(guī)范化管理的要求，在檔案安全管理工作中，首先要從基礎(chǔ)建設(shè)方面入手。機關(guān)單位應(yīng)根據(jù)實際情況建設(shè)檔案館，并確保檔案館面積達標(biāo)、設(shè)施完善、功能齊全、安全保密、服務(wù)便捷、節(jié)能環(huán)保；同時根據(jù)數(shù)字化檔案管理要求，建設(shè)檔案利用中心、信息查閱中心、電子文件備份中心等，并按照相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準運行管理，從基礎(chǔ)層面規(guī)避安全風(fēng)險，保證檔案的安全。其次，加強檔案的安全保密管理，落實數(shù)字化檔案管理要求。在信息化時代，信息安全問題日益嚴峻，而機關(guān)單位應(yīng)該從人防、物防、技防三個方面規(guī)避檔案管理風(fēng)險。例如嚴格根據(jù)檔案的類型制定公開、發(fā)布、保密、審查制度，針對數(shù)字化檔案的特點做好技術(shù)管理，完善檔案備份保管體系，對涉密檔案的查閱需要建立嚴格保密以及認證體系等等，這樣才能及時堵住檔案管理工作中的安全漏洞，確保檔案長期可用、安全完整。最后，制定并落實檔案安全管理措施。機關(guān)單位應(yīng)重視檔案部門的價值，并從防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防光、防水、防高溫、防有害氣體等方面制定安全管理措施，監(jiān)督各項措施的落實情況，提高檔案安全管理的規(guī)范化水平。

2.4 規(guī)范檔案制度管理，保障檔案管理效果

健全完善的管理制度是機關(guān)檔案管理規(guī)范化建設(shè)的基本保障。因此，機關(guān)單位應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定，不斷完善檔案管理制度。首先，加強組織建設(shè)，明確檔案管理工作責(zé)任。機關(guān)單位應(yīng)根據(jù)實際需要建設(shè)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，明確設(shè)立檔案室并指定專人負責(zé)檔案工作，逐步實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理。其次，健全檔案管理監(jiān)督制度。機關(guān)單位配合上級部門做好檔案檢查工作，完善內(nèi)部監(jiān)督管理，針對檔案損毀、丟失等問題及時追責(zé)，并做好補救措施，保證檔案的安全完整。再次，完善檔案管理的安全機制。機密檔案泄露是檔案規(guī)范管理過程中經(jīng)常遇到的事情。在信息化管理背景下，機關(guān)單位可以利用系統(tǒng)平臺建立安全機制，在線上或線下的保存與使用中，做好監(jiān)督和風(fēng)險防范，保證檔案的安全性。最后，細化檔案管理的各項制度，例如檔案資料征集、鑒定開放、搶救保護、安全保密、數(shù)字化建設(shè)、利用服務(wù)、編纂、陳列展覽、檔案科研、教育培訓(xùn)、設(shè)備購置維護等，保證各項工作的經(jīng)費支出，提高檔案管理的規(guī)范化運行。

2.5 利用信息技術(shù)優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案的規(guī)范化應(yīng)用

在互聯(lián)網(wǎng)+背景下，信息技術(shù)在機關(guān)單位檔案管理中的應(yīng)用越來越普及，這為檔案管理工作帶來了新的問題，同時也提高了檔案的資源化水平，促進了檔案的規(guī)范應(yīng)用。機關(guān)單位在檔案管理信息化建設(shè)中，應(yīng)根據(jù)檔案資源開發(fā)與應(yīng)用的需要，引入專業(yè)化軟件，打造高效平臺，提高規(guī)范化管理水平。

首先，加強權(quán)限管理。機關(guān)單位中的一些檔案并不是任何人都可以隨意借閱、翻看的，而在信息共享背景下，檔案應(yīng)用的風(fēng)險也隨之增加，因此，為了在日常管理中控制應(yīng)用者的身份，則需要利用專門的軟件進行權(quán)限設(shè)置。例如管理者可以利用系統(tǒng)功能，對管理分類授權(quán)，每一個分類進行單獨設(shè)置權(quán)限，重點針對機密檔案，進行訪問權(quán)限的設(shè)置以及操作。利用閱讀條目和閱讀權(quán)限區(qū)分檔案類型，保證檔案的安全和規(guī)范使用。其次，建設(shè)檔案搜索平臺，實現(xiàn)檔案精準定位，提高檔案調(diào)取效率。機關(guān)單位日常工作繁雜，所涉及的項目檔案的數(shù)目也是海量，例如一項業(yè)務(wù)開展到后期，管理人員想要找尋之前的檔案資料，就需要與其相關(guān)人員進行溝通，并在海量的檔案中費時費力。但是，在信息化平臺的運行中，使用者可以通過關(guān)鍵詞檢索、全文檢索、二次搜索、掃碼檢索等實現(xiàn)對檔案的定位，及時搜集、整合檔案信息，提高應(yīng)用效率。再次，建設(shè)線上、線下相互獨立與結(jié)合的借還體系。檔案資料是機關(guān)單位開展各項工作的記錄和依據(jù)，但在管理過程中，檔案經(jīng)常會出現(xiàn)被借用后，沒有及時歸還或者丟失等情況。針對此，專業(yè)的系統(tǒng)平臺可以為管理者提供標(biāo)準化記錄功能，當(dāng)使用者想要使用某個檔案的時候，可以在線進入借用流程，流程同意后，使用者才可以在線上或線下取用，而這時系統(tǒng)的后臺會記錄這次借用的所有信息，其中包括借用人、歸還的時間、用途、聯(lián)系方式等，使用者如果沒有如期歸還，平臺會出現(xiàn)紅色警告信息，并且會通過短信、智能語音等加以提醒，確保檔案資料的及時歸還、規(guī)范使用。 最后，系統(tǒng)平臺能夠低檔案資料進行分析統(tǒng)計，形成數(shù)據(jù)資源。系統(tǒng)平臺會對檔案的利用情況、利用明細以及利用安排等信息進行整理、分析，并通過模型直觀展示某種類型檔案使用情況，展現(xiàn)檔案規(guī)范管理中暴露的問題，從而為機關(guān)單位的規(guī)范管理建設(shè)提供依據(jù)。

3 結(jié)束語

總之，對于機關(guān)單位而言，加強檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)是提高內(nèi)部管理效率，提升服務(wù)能力的基本要求。目前機關(guān)的檔案管理在資源獲取、資源利用、安全管理、制度建設(shè)等方面存在諸多問題。針對此，機關(guān)單位應(yīng)加強資源整合，規(guī)范檔案服務(wù)管理，完善安全措施，健全管理制度，進而實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化運行，支持機關(guān)單位各項工作的高效開展。