基于服務(wù)理念的供電企業(yè)檔案管理策略探析

羅愛(ài)麗

（廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司清遠(yuǎn)連山供電局，廣東 清遠(yuǎn) 511500）

近年來(lái)，時(shí)代的進(jìn)步使得電力成了更多生產(chǎn)力和科技的動(dòng)力來(lái)源，也是人們賴以生存的技術(shù)保障，對(duì)于電力的需求也成了供電企業(yè)發(fā)展的最大市場(chǎng)。隨之帶來(lái)的就是供電企業(yè)的各種服務(wù)問(wèn)題，而檔案管理作為供電企業(yè)所有工作中最基礎(chǔ)的工作部分，要更加適應(yīng)世界市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)機(jī)制。隨著科學(xué)技術(shù)的革新，供電企業(yè)的檔案管理工作質(zhì)量和效率也得到提升，日新月異的社會(huì)發(fā)展讓更多的傳統(tǒng)檔案管理手段失去了原有的價(jià)值和效率，轉(zhuǎn)而追求更快節(jié)奏的工作效率，追求更新的檔案管理方式。相對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方法現(xiàn)階段在新時(shí)代供電企業(yè)實(shí)際工作中顯得有心無(wú)力，尤其在更多電子信息的爆發(fā)式涌入過(guò)程中，傳統(tǒng)的整理的方式表現(xiàn)的效率更低，勞動(dòng)力需求大，錯(cuò)誤率高等問(wèn)題。這時(shí)候供電企業(yè)的檔案管理工作最需要的就是創(chuàng)新，要積極吸納更加先進(jìn)的、實(shí)用的檔案管理辦法，從而在基于服務(wù)理念的基礎(chǔ)上最終實(shí)現(xiàn)供電企業(yè)檔案管理工作和人員能力的全新突破。

1 供電企業(yè)檔案管理服務(wù)現(xiàn)狀以及基本成因分析

因?yàn)榻┠陙?lái)社會(huì)的不斷發(fā)展，電力技術(shù)也實(shí)現(xiàn)了新的突破，國(guó)家對(duì)供電企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新工作越來(lái)越重視，并提出了要基于服務(wù)理念全面實(shí)現(xiàn)供電企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新改革這一理念。這就對(duì)從業(yè)人員提出了更高的要求，要以更加敬業(yè)的態(tài)度工作，同時(shí)用更溫和的態(tài)度服務(wù)大眾，這就需要企業(yè)單位根據(jù)自身情況提高自己公司員工的服務(wù)意識(shí)，擺正服務(wù)態(tài)度。

1.1 企業(yè)單位員工服務(wù)意識(shí)薄弱

在供電企業(yè)的檔案管理過(guò)程中，更多的員工表示檔案管理工作應(yīng)當(dāng)交給專(zhuān)業(yè)人士，對(duì)于自己本身能做到的總結(jié)整理工作異常敷衍，這無(wú)疑是給專(zhuān)業(yè)的管理人員增加了工作難度和工作內(nèi)容[1]，占據(jù)得更多的時(shí)間去處理檔案中細(xì)小的分類(lèi)和排序，對(duì)真正的、有困難的、專(zhuān)業(yè)的工作內(nèi)容卻草草了事，這影響了檔案管理的工作效率和工作強(qiáng)度，也體現(xiàn)了大部分員工服務(wù)態(tài)度不足的問(wèn)題。而且檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)也存在問(wèn)題，大多數(shù)的人員往往認(rèn)為自己從事后勤工作，本身見(jiàn)不到客戶，對(duì)服務(wù)沒(méi)有概念，往往只做手頭上的管理工作，對(duì)服務(wù)工作置之不理。甚至很多工作在管理的過(guò)程中出現(xiàn)無(wú)人管、相互推諉的情況，這嚴(yán)重影響了企業(yè)的總體形象。

1.2 企業(yè)管理人員服務(wù)效率不高

由于管理工作的分配問(wèn)題，管理人員時(shí)常出現(xiàn)對(duì)工作服務(wù)對(duì)象和服務(wù)工作并不重視，出現(xiàn)服務(wù)不及時(shí)，服務(wù)效率低的問(wèn)題，這就導(dǎo)致被服務(wù)對(duì)象要浪費(fèi)大量的時(shí)間、精力去做很多本不應(yīng)該存在的工作。在工作時(shí)，因?yàn)闆](méi)有明確的責(zé)任劃分，服務(wù)人員在服務(wù)過(guò)程中出現(xiàn)不在意、敷衍了事的做派，導(dǎo)致原本簡(jiǎn)單的工作復(fù)雜化，微小的工作巨大化，本來(lái)可以協(xié)商解決的工作卻要上升到更復(fù)雜的層面。

1.3 供電企業(yè)管理信息化水平較低

同時(shí)，因?yàn)楣芾矸椒ㄌ^(guò)傳統(tǒng)，對(duì)新時(shí)代的多元化信息處理力度嚴(yán)重不足，管理人員行事過(guò)于死板，不能第一時(shí)間對(duì)信息進(jìn)行分類(lèi)和總結(jié)，導(dǎo)致信息不斷堆積，積重難返。傳統(tǒng)的檔案管理方式復(fù)雜冗長(zhǎng)的規(guī)矩使得信息很難得到第一時(shí)間的處理，導(dǎo)致信息價(jià)值失效，信息在之后的流通中出現(xiàn)不對(duì)等和不及時(shí)的情況，從而導(dǎo)致服務(wù)對(duì)象沒(méi)有在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間得到幫助，服務(wù)對(duì)象和管理人員發(fā)生沖突。時(shí)代的進(jìn)步賦予了信息以全新的特色，實(shí)時(shí)性和龐大化成了常態(tài)，信息內(nèi)容日新月異，供電企業(yè)的檔案管理工作量也日益增大。作為供電企業(yè)單位應(yīng)該應(yīng)用現(xiàn)代化、信息化管理手段，從而達(dá)到更加高效、科學(xué)地管理檔案，調(diào)整墨守成規(guī)的檔案管理方法，讓自己的員工改變工作松散的服務(wù)態(tài)度，解決管理系統(tǒng)常常崩潰，最終導(dǎo)致檔案管理失敗的問(wèn)題。

2 基于服務(wù)理念的檔案管理創(chuàng)新對(duì)策

檔案管理在供電企業(yè)公司項(xiàng)目運(yùn)行中的地位舉足輕重，首先，工作范圍廣，資料內(nèi)容龐雜，供電企業(yè)內(nèi)部人員管理能力、企業(yè)的資金運(yùn)轉(zhuǎn)、人才管理以及內(nèi)部項(xiàng)目選取方面的檔案管理都在其工作范圍之內(nèi)。在巨大的信息量面前，單純的檔案整理的和簡(jiǎn)單的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)不能滿足企業(yè)單位的需要。同時(shí)供電企業(yè)的檔案管理工作也決定了企業(yè)的服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)，同時(shí)因?yàn)檎莆盏男畔⒘看?，也影響著企業(yè)的管理風(fēng)險(xiǎn)、運(yùn)營(yíng)能力等等。

2.1 牢固樹(shù)立服務(wù)意識(shí)

供電企業(yè)一直以來(lái)都是一種服務(wù)于民的工作企業(yè)，其較高的服務(wù)意識(shí)和優(yōu)良的服務(wù)態(tài)度應(yīng)該是供電企業(yè)每一個(gè)員工的基本工作常識(shí)和工作態(tài)度，也是檔案管理人員需要扎根于大腦的核心工作態(tài)度和服務(wù)理念[2]。沒(méi)有服務(wù)意識(shí)就是沒(méi)有工作態(tài)度，沒(méi)有工作態(tài)度就是工作作風(fēng)出現(xiàn)了問(wèn)題。只有供電企業(yè)單位深度落實(shí)服務(wù)意識(shí)，由上而下地做好員工思想工作，才能讓員工服務(wù)更主動(dòng)、更積極地提高工作服務(wù)效率。

對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，提高檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)基本能夠從兩個(gè)方向考慮：首先是在檔案管理方面可以有間歇性開(kāi)展關(guān)于有效提高服務(wù)意識(shí)的主題講座，在講座中反思的自己的服務(wù)態(tài)度和工作作風(fēng)，提高服務(wù)人員的職業(yè)素質(zhì)，同時(shí)在學(xué)習(xí)的過(guò)程中掌握更全面、更高級(jí)的服務(wù)的技巧。其次是推薦相關(guān)檔案管理人員深入當(dāng)?shù)厣鐓^(qū)中走訪基層民眾，調(diào)查人們?cè)跈n案管理方面的相關(guān)問(wèn)題或者實(shí)時(shí)提議。這種實(shí)地實(shí)地調(diào)查的方式更能讓管理人員對(duì)自己的工作有更深層次的理解和認(rèn)識(shí)，對(duì)自己的工作的服務(wù)部分能夠真正做到換位思考，了解人民的需求，從而更高效地為人民服務(wù)。

2.2 轉(zhuǎn)變管理體制

我們已然迎來(lái)了經(jīng)濟(jì)泡沫時(shí)代，我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)在體制和技術(shù)的影響下也迅速崛起，并充滿了挑戰(zhàn)性，為了不落后于其他企業(yè)，相關(guān)供電企業(yè)應(yīng)當(dāng)觀察自身企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況，適時(shí)更改管理機(jī)制，找到適宜自己企業(yè)發(fā)展的管理機(jī)制，促進(jìn)自身完成經(jīng)濟(jì)效應(yīng)的巨大進(jìn)步[3]。

例如：供電企業(yè)單位要不斷完善自身檔案管理責(zé)任制，將每一份工作落實(shí)到人，每一份文件落實(shí)到戶，形成鏈條管理結(jié)構(gòu)，保證責(zé)任到人。同時(shí)管理工作因?yàn)樾畔⒘看?，每一份文件的用處和?fù)責(zé)人也要承擔(dān)起責(zé)任，堅(jiān)持信息往下延伸的責(zé)任制度，最終能都順藤摸瓜，落實(shí)到每一個(gè)管理人員項(xiàng)目負(fù)責(zé)的工程師、甚至是工人，確保信息的流通性的同時(shí)，保證了信息的真實(shí)性和實(shí)時(shí)性。

2.3 更新檔案管理的信息技術(shù)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，供電企業(yè)的檔案管理工作使用緊隨時(shí)代的新技術(shù)，已經(jīng)成為供電企業(yè)檔案管理工作的必然要求。新時(shí)代的來(lái)臨意味著信息的多樣性和復(fù)雜性上升到了新的高度，更加龐雜的信息和文件以電子的方式不斷下達(dá)，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件更加高效，全面。但與此而來(lái)的還有更加復(fù)雜的信息處理和檔案管理工作，這對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)也提出了新的要求。供電企業(yè)單位也應(yīng)該積極引入信息化科技和工具，善于運(yùn)用人工智能和辦公軟件，從而大大提升工作效率，解決工作人員龐雜，勞動(dòng)力需求大的問(wèn)題。同時(shí)也通過(guò)人與科技化機(jī)器的深度結(jié)合，提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率的同時(shí)，還能為被服務(wù)的人們提供方便、個(gè)性化的服務(wù)是我們最期待的目標(biāo)。

3 做好供電企業(yè)檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益

認(rèn)真完成檔案管理工作對(duì)于供電企業(yè)有著不同其他企業(yè)的深層次意義。首先檔案管理工作完成了對(duì)供電企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理時(shí)不斷產(chǎn)生的項(xiàng)目文字樣式、相關(guān)圖片、資料音頻、業(yè)務(wù)視頻等材料的分類(lèi)整理，這些原始數(shù)據(jù)大量地保存了關(guān)于企業(yè)的內(nèi)部信息和項(xiàng)目信息，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展和之后道路的選擇都有決定性作用。同時(shí)檔案的存在也成為企業(yè)單位自己特有的歷史痕跡，依靠這些數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)文化評(píng)估和今后未來(lái)發(fā)展導(dǎo)向都有著很大的影響[4]。

其次力求提升管理效率的最好方法就是打破傳統(tǒng)枷鎖，追求技術(shù)突破。供電企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中涉及的供電站建設(shè)、財(cái)務(wù)管理、技術(shù)研究等各項(xiàng)工作，在這一過(guò)程中產(chǎn)生龐大的工作檔案，這些工作都需要有專(zhuān)業(yè)技能的高素質(zhì)人才完成，對(duì)信息的簡(jiǎn)單分類(lèi)總結(jié)不能滿足供電企業(yè)對(duì)信息處理的要求。因此，傳統(tǒng)的檔案管理工作無(wú)法達(dá)到信息化時(shí)代的要求。這就需要供電公司在人員錄用上更加注重人才的擇優(yōu)錄取，考察人才的專(zhuān)業(yè)技能和靈活變通能力。同時(shí)信息的分類(lèi)和處理有自己的想法和獨(dú)到的見(jiàn)解，為日后的工作需要和技術(shù)革新奠定基礎(chǔ)。

最后，做好供電企業(yè)檔案管理也是對(duì)企業(yè)文化形象起到了非同一般的積極作用。檔案管理的作用對(duì)于供電企業(yè)來(lái)說(shuō)就是可以幫助企業(yè)理清企業(yè)的發(fā)展脈絡(luò)，對(duì)形象有所要求的供電企業(yè)也能夠建設(shè)企業(yè)歷史特色發(fā)展長(zhǎng)廊，從而加深員工的服務(wù)意識(shí)，對(duì)今后的工作更加重視，增強(qiáng)企業(yè)管理員工的凝聚力與向心力，增強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)活力。

4 總結(jié)

基于服務(wù)理念的供電企業(yè)檔案管理方式并不能紙上談兵，更應(yīng)該落實(shí)到行動(dòng)上去，通過(guò)不斷革新技術(shù)，推進(jìn)人才進(jìn)步、企業(yè)發(fā)展。并且相關(guān)從業(yè)人員也更應(yīng)該重視自身工作，對(duì)檔案管理的服務(wù)有更清楚地認(rèn)識(shí)，提高自身的服務(wù)意識(shí)。