園林檔案管理的現(xiàn)狀、問題及對策研究

金 晶

（杭州市水域管理處，浙江 杭州 310002）

1 當前園林檔案工作中存在的主要問題

1.1 重組織領(lǐng)導，輕制度建設(shè)

在日常工作中，各單位都能夠建立檔案工作領(lǐng)導小組，明確分管領(lǐng)導和責任科室，把各項工作任務(wù)分解落實到具體人員。但是由于園林工作涉及面廣、工作周期長，一直沒有建立系統(tǒng)完善的檔案管理制度，園林部門內(nèi)部各科室保管各自形成的檔案，時常出現(xiàn)“多頭管理”或“誰都不管”的情況，容易引發(fā)工作矛盾，出現(xiàn)工作空當。

1.2 重資料收集，輕審核把關(guān)

有的單位在資料移交時把關(guān)不嚴格，造成原始資料遺失。特別是園林工程資料，交工證書、竣工報告、質(zhì)量保證資料里，有的欄目沒有簽署意見，有的隨意進行涂改，還有的園林工程資料驗收簽證不齊全，存在代簽現(xiàn)象，降低了原始資料的可信度。有的非常重要的文件，在下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)時，就是復印件，難以滿足檔案資料管理規(guī)定中“竣工資料中不允許出現(xiàn)復印件”的基本要求，影響了園林工程資料的使用價值。

1.3 重項目研究，輕日常利用

近年來，以創(chuàng)建“國家園林縣城”為契機，五蓮縣建立了較為完善的園林檔案資源體系，并在此基礎(chǔ)上推進檔案的開發(fā)利用，縣園林管理處和園林綠化科研所積極開展科研項目研究，《五蓮山區(qū)野生杜鵑人工繁殖技術(shù)研究》獲日照市科技進步三等獎，《園林綠化特色研究》獲山東省科技星火三等獎。但是，有的園林工程人員沒有養(yǎng)成合理利用檔案的習慣，在遇到問題時，不是去查檔案，而是找有關(guān)人員回憶情況，工作容易因個人見解或記憶錯誤而出現(xiàn)偏差。

2 園林檔案管理的意義及現(xiàn)狀分析

2.1 園林檔案管理的意義

城市的園林檔案是城市工作的重要組成部分，同時，其綠色理念又與時代發(fā)展特色相符合，因此，園林檔案管理具有重要的時代性意義。具體體現(xiàn)在以下兩個方面：首先，園林檔案管理工作作為重要的理論參考，有利于促進城市園林規(guī)劃設(shè)計、城市綠化工程的發(fā)展。在城市中，需要時刻對城市園林進行規(guī)劃設(shè)計。比如，為城市道路增設(shè)綠化帶、發(fā)展建設(shè)城市公園等。園林綠化工程在城市發(fā)展中是必不可少的。城市園林綠化工程是大型的復雜工程，除了要考慮綠化時的工藝條件外，還要考慮城市本身的規(guī)劃結(jié)構(gòu)，綠化工程需要保證與城市規(guī)劃相協(xié)調(diào)，要從長遠角度進行園林規(guī)劃設(shè)計，同時還不能直接影響到城市的經(jīng)濟發(fā)展，而在這些因素的綜合影響下，城市園林綠化工程很難正常開展。因此，為了保證城市園林綠化工程建設(shè)的周期性和連續(xù)性，就要合理運用園林檔案，并將其作為園林綠化的參考依據(jù)，保證園林綠化在不違背城市發(fā)展規(guī)律的前提下，能夠有條不紊地進行。比如，在園林檔案管理中，會詳細記錄城市園林的規(guī)劃布局、園林花樹的價格和品種，以及近年來的園林經(jīng)濟發(fā)展規(guī)律等。而有了這些園林信息之后，就能更明確地進行城市園林綠化工程，提高城市園林規(guī)劃設(shè)計的可行性，促進城市各行各業(yè)的長遠發(fā)展，城市居民的生活環(huán)境更加優(yōu)美。其次，園林檔案管理工作對城市的經(jīng)濟發(fā)展和社會的和諧發(fā)展都有重要的促進作用。在城市園林的綠化工程中，包括園林場地的新建、園林規(guī)劃改建以及園林綠化帶的擴建項目，這些環(huán)節(jié)在進行過程中，園林檔案信息發(fā)揮著重要的作用。比如，在某一城市的園林綠化項目中，有些品種的花樹是可以就地取材的，如果想知道哪些品種的花樹不需要單獨購買，就可以查閱園林檔案信息，其詳細記錄了目前城市已有的花樹品種、數(shù)量，這樣，就能節(jié)約城市園林綠化工程的成本，間接提升城市經(jīng)濟，并形成良好的城市經(jīng)濟發(fā)展效應(yīng)。除此之外，通過查閱園林檔案信息，能夠?qū)⒁酝囊恍┚哂休^好實踐價值的經(jīng)驗方法加以運用，探索城市園林經(jīng)濟發(fā)展規(guī)律，從而更好地保護城市生態(tài)環(huán)境，讓社會發(fā)展更加和諧。

2.2 園林檔案管理的現(xiàn)狀

目前，我國大部分城市園林建設(shè)發(fā)展趨于現(xiàn)代化、科學化，園林經(jīng)濟水平穩(wěn)步提升，這得益于園林檔案信息管理工作的有效開展。與此同時，由于城市是較為復雜的社會集合體，其發(fā)展受社會環(huán)境、時代背景、歷史背景以及文化背景等的影響，城市園林建設(shè)很難穩(wěn)定下來，時刻波動變化，這是目前園林檔案管理的普遍現(xiàn)狀。具體體現(xiàn)在以下兩個方面：1）沒有認識到城市園林檔案管理的重要性。隨著我國城市工業(yè)的不斷發(fā)展，給城市帶來更多經(jīng)濟效益的同時，也轉(zhuǎn)變了城市人的發(fā)展觀念，認為相比于重工業(yè)，園林綠化工程沒有什么實際價值。人們逐漸缺乏了對城市園林檔案的管理意識，不重視這項工作。如今，許多城市職能部門對園林檔案信息管理沒有深入的理解，很難清楚地認識到其經(jīng)濟效益、生態(tài)效益以及所發(fā)揮的社會價值。這樣很難再開展城市園林檔案管理工作，工作人員抱著應(yīng)付的態(tài)度去完成工作，工作職責逐漸模糊，最終，導致城市園林檔案管理工作停滯。2）園林檔案管理工作缺乏執(zhí)行力度。在城市工作中，檔案管理工作沒有形成體系化的工作制度，這使得檔案管理工作一直分散進行，只有需要用到城市檔案信息時，才會想起這項工作；而在平時，則很少在城市建設(shè)中提及檔案管理工作。這樣就導致城市檔案信息不完整，因為城市園林本身是隨時變化的，比如設(shè)施維修、市場價格波動等，如果沒有及時將這些變動信息記錄到檔案庫里，那么，一段時間后，檔案信息就會出現(xiàn)混亂，信息內(nèi)容和數(shù)據(jù)缺乏真實度，很難作為城市建設(shè)和其他城市工作的參考依據(jù)。

3 加強園林檔案管理的有效對策

3.1 要加強工作人員對園林檔案的管理意識

為了加強對園林檔案信息的保管，要從工作人員入手，讓工作人員樹立良好的檔案管理意識。具體步驟：第一，要組織開展園林檔案管理專業(yè)知識培訓，包括對有關(guān)檔案法律的學習，以及專業(yè)化的檔案管理方式，讓工作人員從法律的角度執(zhí)行檔案管理工作，從專業(yè)的角度優(yōu)化管理細節(jié)，提升管理效率。第二，領(lǐng)導要加強對工作人員的職責關(guān)注，把園林檔案管理工作納入城市專題會議當中，并由工作人員做詳細匯報，讓工作人員意識到上級對園林檔案管理工作的重視程度。這樣，能幫助工作人員樹立檔案管理意識，園林信息自然能夠得到妥善保管。

3.2 運用先進的檔案管理模式，使城市園林檔案管理工作更為系統(tǒng)化

在城市園林檔案管理中，如果管理體系不夠系統(tǒng)化，那么各項管理工作會較為分散，管理部門之間也難以很好地進行溝通，會導致檔案管理效率大大下降，容易由于溝通不當導致管理工作出現(xiàn)矛盾沖突，不利于檔案管理工作的和諧進行。因此，需要改變以往的檔案管理模式，將城市園林檔案管理作為一項整體性的工作，系統(tǒng)化進行管理。具體來說，要依據(jù)城市園林檔案的管理要求和各個管理部門的實際情況，對檔案管理工作進行合理分工，安排日常值班工作，并詳細落實好責任制度。在工作中要嚴格制定和執(zhí)行各項工作計劃，比如每周檔案信息總結(jié)、每月集中總結(jié)、每年進行年終總結(jié)等。

3.3 利用互聯(lián)網(wǎng)建立數(shù)字化園林檔案管理平臺

如今是大數(shù)據(jù)時代，許多產(chǎn)業(yè)已經(jīng)開始運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行產(chǎn)業(yè)管理，在對檔案進行管理時，可以有效運用好互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息的云管理。方法如下：首先，搭建網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理平臺，設(shè)置基本的管理功能，比如檔案自動分類、信息篩選功能等。其次，由各部門指定1名工作人員創(chuàng)建專門的平臺賬號，由管理員設(shè)置權(quán)限，然后，將檔案信息上傳到平臺上.最后，對檔案信息管理平臺進行加密，防止信息泄露，并設(shè)立一個動態(tài)修改日期，比如在每周的星期一，對上周的檔案信息進行實時更新。這樣的話，方便工作人員保管檔案信息，龐大的檔案信息數(shù)據(jù)能輕松存儲到電腦中，進行智能分類，不用再考慮檔案袋放置問題，能大大提高檔案管理效率。

4 結(jié)語

我們要牢固樹立社會生態(tài)文明觀，推動形成人與自然和諧發(fā)展現(xiàn)代化建設(shè)新格局，為保護生態(tài)環(huán)境作出這代人的努力。為了做好園林檔案管理工作，本文分別從園林檔案管理的意義、現(xiàn)狀以及問題等入手分析，在此基礎(chǔ)上，提出自己的看法，以及加強園林檔案管理的對策。