電子檔案的管理認(rèn)識(shí)研究

楊麗麗

（山東省青島市即墨區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)中心，山東 青島 266200）

時(shí)代的進(jìn)步發(fā)展，使我們的生活和工作以及學(xué)習(xí)也開始產(chǎn)生變化。生活中自動(dòng)化的家用小電器、便捷的購物方式，以及學(xué)習(xí)中的多媒體展示和工作中電腦的應(yīng)用，給我們的帶來了極大的便利。尤其工作中，電子信息技術(shù)的發(fā)展使我們更多的開始使用電腦進(jìn)行辦公，對檔案的管理也開始使用電子的方式。既然檔案需要保管和管理同樣的需要對電子檔案進(jìn)行管理，使我們在查閱資料檔案時(shí)更加方便尋找，也不需要大量的位置對紙質(zhì)資料進(jìn)行存放，電子檔案有更大的儲(chǔ)存空間并且電子檔案在經(jīng)過審批后可以直接進(jìn)行增添不漏，節(jié)省重新裝訂檔案冊的過程，沒有管理權(quán)限的人員無法對檔案進(jìn)行修改，保證了檔案的真實(shí)性。給檔案管理工作人員帶來了極大的便利，電子檔案的使用省時(shí)省力，給我們帶來了更便捷的查找方式和完整性。

1 電子檔案

1.1 含義

電子檔案，顧名思義是電子形式的需要保存的資料檔案；通過計(jì)算機(jī)的磁盤等電子設(shè)備的儲(chǔ)存功能，將紙質(zhì)材料檔案輸入到計(jì)算機(jī)中或者紙質(zhì)材料檔案通過掃描將原版的紙質(zhì)材料檔案轉(zhuǎn)化成電子形式，通過各種分類方式進(jìn)行保存。需要進(jìn)行檔案管理的電子信息只有經(jīng)過歸檔過程處理后才可以稱之為電子檔案，未被歸檔處理的電子信息被稱為文件，這個(gè)過程主要是將每件電子信息，封裝成為以卷為單位的檔案基本單位，并且每個(gè)卷都有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的元數(shù)據(jù)(電子封面)，與傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案相似，但不需要以紙作為媒介換成了電子形式的媒介儲(chǔ)存方式。具有統(tǒng)一的電子檔案入口，用統(tǒng)一的格式對檔案進(jìn)行保存，這樣有利于對電子檔案的統(tǒng)一管理。

1.2 特征

便于查閱；紙質(zhì)檔案通過電子存檔，查閱時(shí)也可以根據(jù)分類對需要查閱的檔案進(jìn)行查找，在查閱中還可以根據(jù)需要查找的內(nèi)容進(jìn)行電子模式的查找，計(jì)算機(jī)就會(huì)根據(jù)相同的字體進(jìn)行全部分類的查找給出結(jié)果。甚至在異地都可以通過計(jì)算機(jī)對需要查閱的檔案進(jìn)行查閱，儲(chǔ)存到計(jì)算機(jī)中的檔案信息可以與計(jì)算機(jī)分離，不用區(qū)分地點(diǎn)和同一個(gè)計(jì)算機(jī)的問題，可以隨時(shí)隨地的通過任何計(jì)算機(jī)對檔案資料進(jìn)行查閱。

需要的載體小；紙質(zhì)資料檔案要根據(jù)分類進(jìn)行保存，就需要專門設(shè)置檔案室對檔案進(jìn)行保存；而電子檔案只需要電腦的磁盤、磁帶、光盤等具有儲(chǔ)存功能的介質(zhì)，信息的儲(chǔ)存具有高密度性。甚至隨著時(shí)代發(fā)現(xiàn)的“云儲(chǔ)存”功能上傳至云端進(jìn)行保存，不需要占用電腦介質(zhì)中的儲(chǔ)存量。

真實(shí)性；紙質(zhì)的資料檔案和電子檔案一樣，都是根據(jù)真實(shí)的活動(dòng)進(jìn)行的記錄和保存。紙質(zhì)資料檔案有些會(huì)通過長時(shí)間的存放和查閱的過程中損壞進(jìn)行重新記錄過程中容易被更改和記錄錯(cuò)誤。電子檔案普通人員進(jìn)行查閱不容易被損壞，更過的人員沒有更改檔案的權(quán)限，因此，電子檔案具有相對的真實(shí)性。

便捷性；電子檔案在管理的過程中經(jīng)常需要查缺補(bǔ)漏和修改不正確的地方，管理工作者有自己的權(quán)限對電子檔案中的遺漏文件進(jìn)行補(bǔ)充和增添，比傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案便捷很多，不需要將紙質(zhì)檔案已裝訂成冊的進(jìn)行拆解后進(jìn)行補(bǔ)漏。需要修改的還要經(jīng)過層層審批后將審批的文件也要裝訂到文件中證明修改的合法性和修改后的真實(shí)性。這樣為檔案的工作者節(jié)省了勞動(dòng)力和時(shí)間，同時(shí)也可以有效地提高電子檔案工作人員的工作效率和質(zhì)量。

保密性；紙質(zhì)檔案在保存期間有些屬于機(jī)密要件，在管理過程中難免會(huì)出現(xiàn)失誤和意外，讓有心之人有利可圖，對紙質(zhì)資料檔案進(jìn)行觀看，并且紙質(zhì)檔案中一個(gè)文件中可以看到整個(gè)的內(nèi)容無法對部分文件以及部分文件中的個(gè)別重要段落內(nèi)容進(jìn)行隱藏。最簡單的例子就是考試時(shí)的試卷，常?？梢月牭娇荚囶}目泄露的問題，就是因?yàn)榧堎|(zhì)是實(shí)物的總會(huì)出現(xiàn)問題。電子檔案要經(jīng)過密碼的設(shè)置和軟件防火墻等手段對機(jī)密文件檔案進(jìn)行保存，并且可以做到你想查閱哪段具體的內(nèi)容時(shí)這個(gè)文件中其他重要的部分沒有權(quán)限和經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)同意不能進(jìn)行查閱很大程度上減少了機(jī)密文件檔案容易泄露的問題，顧電子檔案具有保密性。

1.3 意義

電子檔案是時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果，生活中和工作中使用的筆和紙的頻率在逐漸的較少，更多的是通過電腦對文件進(jìn)行打印和存放。多數(shù)文件在記錄完成后，通過發(fā)送等方式直接將文件進(jìn)行存檔保存，保證電子檔案的真實(shí)性和完整性。查閱的人員沒有更改文檔的權(quán)限，通過輸入想要尋找的標(biāo)題就可以找到相應(yīng)的文檔資料；甚至對于重要的文件不會(huì)隨著時(shí)間的流逝而消失，也不會(huì)隨著翻閱次數(shù)的增加而有所損壞。國家對于電子檔案的保存也制定了相關(guān)的法律，也是對國家重要的文化和信息的傳承。加強(qiáng)對電子檔案的管理和使用，為查閱電子檔案提供便捷的過程。電子檔案的出現(xiàn)給我們的工作和學(xué)習(xí)帶來了很大的便利，異地出差時(shí)可以跨越城市和國家的局限對檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢，學(xué)習(xí)上利用電子計(jì)算機(jī)對拓展的知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)和查詢。電子檔案的出現(xiàn)對我們的工作和學(xué)習(xí)都帶來了極大的便利。

2 電子檔案的管理

2.1 含義

電子檔案的管理不僅僅是管理檔案的電子信息，還要實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的信息化管理，以及電子信息和實(shí)體檔案的關(guān)聯(lián)管理。電子檔案管理需要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理，將紙質(zhì)資料輸入電子計(jì)算機(jī)形成統(tǒng)一的信息格式形成信息化以及將所有格式通過鑒定和歸檔后形成檔案化。紙質(zhì)檔案的信息化管理是指以電子影像技術(shù)為基礎(chǔ)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子版的信息進(jìn)行管理。電子信息的檔案化管理是指把應(yīng)用系統(tǒng)的電子信息進(jìn)行憑證化處理后，進(jìn)行歸檔保存形成電子檔案，將電子信息從應(yīng)用系統(tǒng)中剝離出來，形成應(yīng)用無關(guān)的，不能隨意更改的，便于查閱的，能夠直接閱讀的規(guī)范性的文檔。

2.2 辦法

依照相關(guān)法律，對電子檔案進(jìn)行合法性的管理。對電子檔案進(jìn)行管理還可以使用產(chǎn)品化的流程管理工具，進(jìn)行查閱的人員通過流程性的管理方式進(jìn)行電子檔案的查閱，防止電子檔案的損壞和更改。對需要使用流程性電子檔案管理應(yīng)用工具的公司可對管理的流程自行定制，對工作流環(huán)節(jié)、路徑進(jìn)行適應(yīng)自己公司需求的制定，用以滿足管理流程的便捷，根據(jù)公司業(yè)務(wù)和流程的需要管理人員自行通過流程性管理工具應(yīng)用程序的平臺(tái)進(jìn)行程序的新增或修改，將環(huán)節(jié)中的部分進(jìn)行角色的分配，這樣就可以滿足各行業(yè)類型的業(yè)務(wù)檔案管理不同的流程需要。電子檔案的最初形態(tài)是只供閱讀的一種機(jī)要文件形式，因此電子檔案后期也是以電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行閱讀的形式儲(chǔ)存。電子檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。檔案信息電子化可充分利用目前我國大部分企業(yè)和政府機(jī)關(guān)現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)資源，提高電子設(shè)備的利用率；縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性；克服手工信息加工工作模式從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間長的缺陷；節(jié)約紙介檔案管理和傳播經(jīng)費(fèi)；便于信息資源的流通和潛在價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

2.3 現(xiàn)狀

目前我國對電子檔案的應(yīng)用還是很廣泛的，通過統(tǒng)一的電子檔案管理系統(tǒng)對電子檔案進(jìn)行管理和按照相關(guān)法律的規(guī)定進(jìn)行統(tǒng)一保管。利用電子計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，在對資料進(jìn)行錄入的過程中可以實(shí)時(shí)形成文件，對紙質(zhì)文件和電子形式的文件同步進(jìn)行歸檔，紙質(zhì)文件保證電子文件的真實(shí)性，電子文件確保紙質(zhì)文件的完整性。電子文件需要通過統(tǒng)一的審閱和鑒定后進(jìn)入管理系統(tǒng)由計(jì)算機(jī)進(jìn)行鑒定，同時(shí)將紙質(zhì)資料一同進(jìn)行歸檔保存，并標(biāo)記。我國大多數(shù)企業(yè)采用的都是機(jī)構(gòu)自行分散管理模式，政府部門和事業(yè)單位通常采用的是檔案館集中管理模式，都是將紙質(zhì)資料和電子資料同時(shí)進(jìn)行歸檔保存的，可以互相證明真實(shí)性和完整性。目前我國對檔案的管理意識(shí)還存在局限性，認(rèn)為檔案就應(yīng)該貼上封條不能公之于眾，對于電子檔案也存在這一現(xiàn)象，許多電子檔案只有具有高級(jí)權(quán)限的人員才能查閱電子檔案；通常各個(gè)部門只負(fù)責(zé)各自的部門的電子檔案管理，只有自己部門的人員才能查閱屬于自己部門的電子檔案，電子檔案由各部門的領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行管理，這樣不利于標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的電子檔案管理。電子檔案沒有專業(yè)的管理系統(tǒng)，還是要靠計(jì)算機(jī)本身的系統(tǒng)進(jìn)行儲(chǔ)存和錄入，管理人員對管理系統(tǒng)沒有全面地認(rèn)識(shí)，故不能完全發(fā)揮電子檔案管理系統(tǒng)的全部作用。

3 電子檔案的管理認(rèn)識(shí)研究

在電子檔案的管理中，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式。對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓管理人員從思想上對傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，對檔案的管理形成電子形式的習(xí)慣。加強(qiáng)形成對電子檔案的管理和維護(hù)的思維，為電子檔案的保管提供保障，形成組織管理模式，對電子檔案的管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，充分發(fā)揮電子檔案管理系統(tǒng)的作用。

電子檔案需要通過計(jì)算機(jī)內(nèi)的儲(chǔ)存介質(zhì)進(jìn)行儲(chǔ)存，將信息整理成電子代碼儲(chǔ)存近計(jì)算機(jī)內(nèi)。儲(chǔ)存介質(zhì)會(huì)受很多環(huán)境因素的影響導(dǎo)致電子信息的丟失和損壞，造成電子檔案的不可讀。還是需要電子檔案的管理人員對計(jì)算機(jī)內(nèi)的儲(chǔ)存介質(zhì)進(jìn)行維護(hù)和檢查。及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題進(jìn)行解決，同時(shí)對電子檔案進(jìn)行雙備份的保險(xiǎn)儲(chǔ)存。一份存到“云端”，當(dāng)計(jì)算機(jī)內(nèi)的信息文檔被破壞，“云端”的信息還可以通過下載再次進(jìn)行保存。

管理人員加強(qiáng)對電子檔案的統(tǒng)一管理，熟悉統(tǒng)一管理的應(yīng)用程序，選擇適合自己企業(yè)的管理應(yīng)用程序，對電子文檔的更改和損壞可以及時(shí)掌握。在對電子檔案的傳輸后對電子檔案僅從對比，保證電子檔案的完整性和原始性。對電子檔案的管理是必要的，只有管理得當(dāng)，才能是電子檔案得以利用，為便捷的查閱方式提供良好的環(huán)境。

4 結(jié)語

電子檔案的出現(xiàn)是時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果，時(shí)代在不斷的進(jìn)步中，我們要不斷跟隨時(shí)代的腳步，及時(shí)進(jìn)行思維的轉(zhuǎn)變和對新鮮高科技產(chǎn)品的應(yīng)用。對于電子檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，及時(shí)的給出相應(yīng)的措施進(jìn)行整改。加強(qiáng)對電子檔案的管理，嚴(yán)格依照法律的規(guī)定，對電子檔案的各個(gè)過程都要進(jìn)行核對和檢查，保證電子檔案的真實(shí)性和完整性，才能使電子檔案合理 的被利用。